迪力奴爾?阿克

摘 要：隨著改革開放的進(jìn)一步深入、國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，以及我國和諧社會建設(shè)的深入開展，企業(yè)檔案工作也開始進(jìn)入了一個新的發(fā)展時期，新的發(fā)展時期對企業(yè)檔案工作也提出了新的更高的要求。如何突出企業(yè)檔案工作的主題、有效途徑、開發(fā)利用、創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，拓寬檔案工作服務(wù)領(lǐng)域，是擺在企業(yè)檔案部門面前亟待解決的重要課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；存在問題；管理模式

筆者認(rèn)為，做好新時期企業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個方面著手：

1 企業(yè)檔案工作要實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”

1.1 要轉(zhuǎn)變思想觀念

傳統(tǒng)的檔案管理大都是重管理輕利用。企業(yè)檔案工作者必須樹立服務(wù)意識，將檔案室所保管的檔案的作用通過多種方式充分發(fā)揮出來，才能體現(xiàn)檔案工作的價值。那么如何對檔案進(jìn)行有效地利用呢？這就提出了檔案工作的思想觀念轉(zhuǎn)變問題。傳統(tǒng)意義上的檔案保管更多的是信賴于紙質(zhì)原始檔案的保管與利用，而這種利用方式不可避免地將加速檔案原件的損毀。因此，采用先進(jìn)的信息化手段，對原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并逐步將提供檔案原件進(jìn)行利用轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁n案數(shù)據(jù)信息，將會大大延長檔案原件的保存時間，提高檔案的利用效率。檔案利用工作做好了，能夠提高檔案工作的地位，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員從檔案利用中得到好處，才能使利用檔案的人感覺到檔案工作的重要性，從而愿意將手中的檔案資料移交給檔案室，愿意給檔案工作投入資金，為檔案工作創(chuàng)造好的條件，檔案工作的地位相應(yīng)得到提高。

1.2 要轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

目前企業(yè)檔案工作主要是接收來自各部門的相關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料，并將檔案資料進(jìn)行分類、整理和歸檔、保存。但是，隨著信息化手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案工作者可以借助檔案管理軟件系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行更廣泛的收集和整理，豐富檔案信息資源。同時借助專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)開展企業(yè)對檔案的需求調(diào)查工作，通過系統(tǒng)中的調(diào)查問卷對檔案的需求進(jìn)行摸底，然后根據(jù)需求情況通過檔案編研、舉辦展覽等形式主動為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)，及時為企業(yè)改革發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。

2 企業(yè)檔案工作要注重“兩個創(chuàng)新”

2.1 要注重工作思路的創(chuàng)新

檔案工作者往往由于工作方式單一和缺少學(xué)習(xí)新知識，創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望不強(qiáng)。日常檔案工作滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用多少卷次、人次。而對企業(yè)發(fā)展真真需要的檔案信息以及檔案工作如何適應(yīng)企業(yè)發(fā)展等知之甚少。要改變這種狀況，首先要加強(qiáng)新知識、新技能的學(xué)習(xí)，進(jìn)行工作思路的創(chuàng)新。比如，當(dāng)前許多部門都利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但大多僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索，而在檔案管理方面的應(yīng)用很少，其實，有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高檔案工作效率。如采用條形碼來標(biāo)識檔號，既安全可靠、方便快捷、又可大大提高借閱、歸還檔案的速度。還有就是工程檔案的管理，可借助計算機(jī)系統(tǒng)對工程檔案的收集環(huán)節(jié)進(jìn)行自動化管理?？梢栽O(shè)定相關(guān)的工程檔案種類和文件格式，如果工程建設(shè)部門傳遞過來的文件種類和文件格式有錯誤，系統(tǒng)就可以自動進(jìn)行錯誤提示，并且把文件回退到工程建設(shè)部門，重新進(jìn)行文件整理和提交。

2.2 要注意管理模式的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方法對檔案工作曾起到了積極的作用，但隨著社會發(fā)展也有一些傳統(tǒng)做法已不能適應(yīng)需要，必須進(jìn)行改革創(chuàng)新。比如，現(xiàn)在的工程檔案和會計檔案的存檔工作，因為其涉及的部門多而且數(shù)量大，如果還是才用以前的管理模式，檔案管理部門收集整理和利用工作效率則跟不上工作的需求。因此，在采用傳統(tǒng)的手工管理模式的同時引入專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行單位的業(yè)務(wù)檔案的收集整理與利用，則顯的尤為重要。

3 加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用

3.1 以利用促開發(fā)

促進(jìn)可公開檔案信息的廣泛利用和深度開發(fā)，圍繞企業(yè)需求所關(guān)注的重大專題，加大對檔案信息內(nèi)容的研究和開發(fā)力度，把檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息知識。要鼓勵廣大職工進(jìn)行增值開發(fā)利用，不斷為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息產(chǎn)品，創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。開展和完善檔案信息資源開發(fā)利用成果評獎活動，逐步建立檔案信息資源開發(fā)利用工作的長效發(fā)展機(jī)制。

3.2 進(jìn)一步建立和完善檔案信息資源

開發(fā)利用管理制度和服務(wù)機(jī)制，積極探索檔案信息在規(guī)定范圍內(nèi)合理使用的方式方法，以各處、所、行政職能為依據(jù)，以應(yīng)用需求為導(dǎo)向，建立檔案信息交換共享機(jī)制，做好企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用工作。

3.3 加強(qiáng)文件資料利用中心的建設(shè)

認(rèn)真做好文件、資料的收集、整理、保管工作，把文件、資料中心利用工作做細(xì)、做深、做實，切實把企業(yè)建設(shè)成為信息利用的場所，充分發(fā)揮橋梁和窗口的作用。

4 加強(qiáng)新時期企業(yè)檔案工作的有效途徑

4.1 要提高企業(yè)全員檔案意識

當(dāng)前影響檔案信息資源開發(fā)的一個重要因素就是企業(yè)內(nèi)部檔案意識普遍不強(qiáng)，許多人以為檔案室僅僅就是為了保管檔案，檔案工作者平時的工作就是看管檔案柜，檔案是保密的等，對檔案室的認(rèn)識存在著一定的偏見和誤解。面對這種情況，應(yīng)通過各種方式，如舉辦檔案陳列展覽，利用橫幅、報告、網(wǎng)絡(luò)等各種方式來宣傳檔案工作，讓職工了解檔案工作，認(rèn)識到檔案也是一種信息資源，從而激發(fā)潛在的檔案需求，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。

4.2 要拓寬檔案利用服務(wù)方式

檔案室在利用檔案方面，除了做好日常的查檔接待之外，還要根據(jù)實際需要積極拓寬檔案信息資源的傳遞途徑，可以做一些專題性的匯編，編研是一種很重要的服務(wù)品種，現(xiàn)在編研是很多檔案室的弱項，檔案部門可以編一些如全宗介紹、大事記、機(jī)構(gòu)沿革、組織機(jī)構(gòu)沿革、室藏介紹、領(lǐng)導(dǎo)變遷、榮譽(yù)成果、獲獎工程、資質(zhì)證書、優(yōu)秀人物、專題介紹、各類文件匯編、勘測設(shè)計技術(shù)回顧與展望等。檔案部門可以把這些編研材料主動送到有關(guān)部門，供其參考。同時要積極向利用者了解有關(guān)情況，有針對性地介紹室藏檔案內(nèi)容和利用工作的注意事項，介紹檔案檢索工作的使用方法，提高利用者自主地利用檔案信息資源的能力。

4.3 要完善檔案信息化和檢索體系

檔案信息化是企業(yè)提升檔案管理水平的重點和難點，要從加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施入手，分期投入，分步實施。一是在編制全宗目錄、總目錄、分類目錄的基礎(chǔ)上，逐步完成案卷級、文件級目錄和計算機(jī)錄入；二是與專業(yè)處、所合作，對單位科技檔案重要現(xiàn)行文件進(jìn)行（光盤刻錄）全文掃描，為數(shù)字化檔案室建設(shè)打好基礎(chǔ)。檔案檢索工具和檢索體系是否完備，是檔案部門是否能夠迅速及時提供檔案信息的前提條件。同時，檔案檢索工作也是檔案部門廣泛、充分的揭示檔案信息內(nèi)容、迅速準(zhǔn)確地向利用者提供檔案信息的必備工具。

4.4 要注重檔案利用效果措施和收集

建立檔案資料利用效果登記表，借閱檔案資料的人員附給該表一份，填寫利用效果反饋意見，要逐步形成制度，多年以來，服務(wù)效果是檢驗檔案工作質(zhì)量的一個很重要的標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門可以通過開展利用效果調(diào)查，調(diào)查利用者利用檔案產(chǎn)生了那些經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，不斷調(diào)整和改善檔案管理和開發(fā)利用工作，提高工作的質(zhì)量。對檔案信息開發(fā)利用進(jìn)行評估，將檔案利用效果進(jìn)行匯編，廣泛宣傳、提高社會檔案意識。

總之，企業(yè)檔案部門要轉(zhuǎn)變檔案工作觀念，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，改變檔案工作方式，拓寬檔案工作領(lǐng)域，扎實做好檔案信息化的建設(shè)，完善檔案管理工作組織體系、制度體系、技術(shù)體系，加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施配置，只有這樣，才能為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出較大的貢獻(xiàn)。