邱輪超

摘 要：近年來，隨著社會經濟的不斷發(fā)展，檔案管理越來越受到企業(yè)的重視和認可。檔案管理是企業(yè)和社會發(fā)展史，是一個企業(yè)不斷發(fā)展與前進的重要參考。企業(yè)檔案在企業(yè)的經營管理中扮演了重要的“角色”，在當今社會發(fā)高速發(fā)展的今天，需要企業(yè)強化檔案管理意識，并且把檔案管理的管理和發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展有機結合在一起，提高檔案管理的成效。本文筆者就當前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，談談在新形勢下如何有效提高企業(yè)檔案管理成效。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；企業(yè)；成效；發(fā)展

1 引言

狹義上來說，檔案管理也可以稱作為檔案工作。在企業(yè)的發(fā)展過程中，對于各類檔案的信息進行有效的管理，并且為企業(yè)的發(fā)展提供相關的資料服務。檔案的管理主要分為檔案的采集、歸納、保存、鑒定、統(tǒng)計和查閱等相關部分。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。

2 當前企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 檔案管理模式和方法相對陳舊

新形勢下，企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案的內容和范圍上也在不斷的變化和擴展。檔案的內容和管理在模式和方法上也在不斷的多樣化的發(fā)展與變化，對檔案崗位人員提出了更高的要求。但是在國內的很多企業(yè)中，檔案管理的管理思維和模式仍然處在傳統(tǒng)檔案的管理模式和方法中，無法與當今時代的檔案管理趨勢相吻合。在企業(yè)檔案管理隊伍中，較為缺乏一些高素質的檔案性專業(yè)技能人才，在檔案管理信息化、數(shù)字化的過程中還有很長的一段路需要走。

2.2 檔案管理人員思想認識相對淡薄

存在一部分企業(yè)領導干部，對于檔案管理的認識存在很大的誤區(qū)，對檔案管理的思想認識淡薄。其根本上是沒有認識到檔案管理工作對于企業(yè)進一步發(fā)展、人員的科學管理、企業(yè)效益的不斷提高、工程建設的不斷完善等各個方面的巨大益處。相關檔案管理人員思想意識也相對淡薄，其把檔案管理的工作機械的理解為歸納和整理企業(yè)在發(fā)展過程中涉及到的檔案內容，忽略了檔案管理的其他職責認識，缺乏一定的責任心和職業(yè)道德意識。除此之外，熟練的檔案管理技能、專業(yè)的檔案管理水準、體系的檔案管理手法等都是制約現(xiàn)代檔案管理的重要因素。

2.3 檔案管理配套設施相對落后

近年來，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，效益的不斷提高，但是存在很多企業(yè)對于檔案管理的資金和設施投入與企業(yè)發(fā)展不相符，信息化建設程度相對較低。少數(shù)的一些單位甚至沒有把檔案管理納入到企業(yè)部門之中，而是作為行政或者后勤的隸屬部門參與管理。在很多企業(yè)中，檔案管理就是幾個柜子，一堆文件封，缺少固定的檔案存放制度和措施。檔案丟失、損毀等現(xiàn)象比較明顯。這樣的檔案管理意識和投入，都直接制約了企業(yè)檔案管理信息化和數(shù)字化的快速推進，檔案管理工作規(guī)范化和標準化的管理模式和思維無法實現(xiàn)。

3 新形勢下檔案信息化和數(shù)字化的推進

信息技術的快速發(fā)展，給檔案管理和發(fā)展帶來了巨大的便利和契機。現(xiàn)今，信息化和數(shù)字化的檔案管理和發(fā)展成為大多數(shù)企業(yè)的發(fā)展方向。在一些大型的圖書館或者高校已經在檔案管理的現(xiàn)代化過程中做出了表率和現(xiàn)行，并且取得了卓有成效的經驗，這對于企業(yè)在檔案信息化和數(shù)字化的管理過程中具有重要的借鑒意義。檔案信息化和數(shù)字化管理具有調閱便利性、管理過程便捷性、信息存儲有效于安全性等多方面的益處。在這個過程中，需要企業(yè)提高檔案管理與發(fā)展的思想認識，投入更多的資金、更新現(xiàn)有老舊的基礎設施。例如，在具體的實施過程中通過輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫、在網絡將檔案目錄直接公開，便于信息檢索者直接檢索；并積極與宣傳部門配合，做好部分大型城市建設項目的檔案數(shù)字化工作，通過及時整理、歸檔的方式形成數(shù)據(jù)庫，便于后續(xù)的宣傳應用。

4 完善的檔案管理制度

檔案管理工作相對較為復雜，過程具有相對的動態(tài)性，因此全面的把握檔案管理具有一定的難度。所以企業(yè)應該審視其檔案制度和措施上的完善與否，通過健全的體制和內容的創(chuàng)新與改革，確保檔案材料在采集、歸納、調取等各個環(huán)節(jié)都有章可循，提高檔案管理工作的成效性和紀律性。針對現(xiàn)有的檔案管理程序和措施，進行進一步的規(guī)范和完善，重點在于檔案在采集、歸納等過程，確保檔案在采集和歸納的過程中不出現(xiàn)原則性的錯誤，明確要求檔案內容的真實性與完整性相統(tǒng)一。對于重點檔案文件要制定其相關的調閱措施，對于沒有權限調閱的請求應該予以回絕。最后針對檔案的保存應該制定嚴格的措施和制度，責任明確到人，保障檔案資料的長久保存。

5 高素質的檔案管理隊伍

說到底檔案管理歸結為人的管理。有效的檔案管理離不開高素質的管理隊伍。企業(yè)重視檔案管理，必須要把檔案管理人才多元化的發(fā)展作為檔案管理和發(fā)展的先決條件。通過多方面的培訓和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)管理技能和綜合知識的貯備，建立一支高素質、高水準、高效率、高技能的現(xiàn)代化檔案管理隊伍，為企業(yè)的檔案管理和發(fā)展提供堅實的保障。

6 結語

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求。為了不斷的提高檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的價值，需要加強每一位檔案管理人員的思想認識。在實際的工作崗位上，發(fā)揮自身的主觀能動性，轉變檔案管理理念，改革檔案管理模式和方法，不斷的提高檔案管理成效和持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。新形勢下，新技術和新科技的深入和應用，給檔案管理工作提供了豐富的資源和便捷的管理模式，有利于現(xiàn)代檔案管理體系的構建和發(fā)展，為推動企業(yè)檔案工作的穩(wěn)定、健康發(fā)展注入了新的活力。

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