邱輪超

摘 要：近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視和認(rèn)可。檔案管理是企業(yè)和社會(huì)發(fā)展史，是一個(gè)企業(yè)不斷發(fā)展與前進(jìn)的重要參考。企業(yè)檔案在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中扮演了重要的“角色”，在當(dāng)今社會(huì)發(fā)高速發(fā)展的今天，需要企業(yè)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，并且把檔案管理的管理和發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展有機(jī)結(jié)合在一起，提高檔案管理的成效。本文筆者就當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，談?wù)勗谛滦蝿?shì)下如何有效提高企業(yè)檔案管理成效。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；企業(yè)；成效；發(fā)展

1 引言

狹義上來(lái)說(shuō)，檔案管理也可以稱(chēng)作為檔案工作。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于各類(lèi)檔案的信息進(jìn)行有效的管理，并且為企業(yè)的發(fā)展提供相關(guān)的資料服務(wù)。檔案的管理主要分為檔案的采集、歸納、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)和查閱等相關(guān)部分。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢(xún)、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 檔案管理模式和方法相對(duì)陳舊

新形勢(shì)下，企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案的內(nèi)容和范圍上也在不斷的變化和擴(kuò)展。檔案的內(nèi)容和管理在模式和方法上也在不斷的多樣化的發(fā)展與變化，對(duì)檔案崗位人員提出了更高的要求。但是在國(guó)內(nèi)的很多企業(yè)中，檔案管理的管理思維和模式仍然處在傳統(tǒng)檔案的管理模式和方法中，無(wú)法與當(dāng)今時(shí)代的檔案管理趨勢(shì)相吻合。在企業(yè)檔案管理隊(duì)伍中，較為缺乏一些高素質(zhì)的檔案性專(zhuān)業(yè)技能人才，在檔案管理信息化、數(shù)字化的過(guò)程中還有很長(zhǎng)的一段路需要走。

2.2 檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)相對(duì)淡薄

存在一部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)存在很大的誤區(qū)，對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)淡薄。其根本上是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展、人員的科學(xué)管理、企業(yè)效益的不斷提高、工程建設(shè)的不斷完善等各個(gè)方面的巨大益處。相關(guān)檔案管理人員思想意識(shí)也相對(duì)淡薄，其把檔案管理的工作機(jī)械的理解為歸納和整理企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中涉及到的檔案內(nèi)容，忽略了檔案管理的其他職責(zé)認(rèn)識(shí)，缺乏一定的責(zé)任心和職業(yè)道德意識(shí)。除此之外，熟練的檔案管理技能、專(zhuān)業(yè)的檔案管理水準(zhǔn)、體系的檔案管理手法等都是制約現(xiàn)代檔案管理的重要因素。

2.3 檔案管理配套設(shè)施相對(duì)落后

近年來(lái)，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，效益的不斷提高，但是存在很多企業(yè)對(duì)于檔案管理的資金和設(shè)施投入與企業(yè)發(fā)展不相符，信息化建設(shè)程度相對(duì)較低。少數(shù)的一些單位甚至沒(méi)有把檔案管理納入到企業(yè)部門(mén)之中，而是作為行政或者后勤的隸屬部門(mén)參與管理。在很多企業(yè)中，檔案管理就是幾個(gè)柜子，一堆文件封，缺少固定的檔案存放制度和措施。檔案丟失、損毀等現(xiàn)象比較明顯。這樣的檔案管理意識(shí)和投入，都直接制約了企業(yè)檔案管理信息化和數(shù)字化的快速推進(jìn)，檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式和思維無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

3 新形勢(shì)下檔案信息化和數(shù)字化的推進(jìn)

信息技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案管理和發(fā)展帶來(lái)了巨大的便利和契機(jī)?，F(xiàn)今，信息化和數(shù)字化的檔案管理和發(fā)展成為大多數(shù)企業(yè)的發(fā)展方向。在一些大型的圖書(shū)館或者高校已經(jīng)在檔案管理的現(xiàn)代化過(guò)程中做出了表率和現(xiàn)行，并且取得了卓有成效的經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)于企業(yè)在檔案信息化和數(shù)字化的管理過(guò)程中具有重要的借鑒意義。檔案信息化和數(shù)字化管理具有調(diào)閱便利性、管理過(guò)程便捷性、信息存儲(chǔ)有效于安全性等多方面的益處。在這個(gè)過(guò)程中，需要企業(yè)提高檔案管理與發(fā)展的思想認(rèn)識(shí)，投入更多的資金、更新現(xiàn)有老舊的基礎(chǔ)設(shè)施。例如，在具體的實(shí)施過(guò)程中通過(guò)輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)、在網(wǎng)絡(luò)將檔案目錄直接公開(kāi)，便于信息檢索者直接檢索；并積極與宣傳部門(mén)配合，做好部分大型城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案數(shù)字化工作，通過(guò)及時(shí)整理、歸檔的方式形成數(shù)據(jù)庫(kù)，便于后續(xù)的宣傳應(yīng)用。

4 完善的檔案管理制度

檔案管理工作相對(duì)較為復(fù)雜，過(guò)程具有相對(duì)的動(dòng)態(tài)性，因此全面的把握檔案管理具有一定的難度。所以企業(yè)應(yīng)該審視其檔案制度和措施上的完善與否，通過(guò)健全的體制和內(nèi)容的創(chuàng)新與改革，確保檔案材料在采集、歸納、調(diào)取等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，提高檔案管理工作的成效性和紀(jì)律性。針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理程序和措施，進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范和完善，重點(diǎn)在于檔案在采集、歸納等過(guò)程，確保檔案在采集和歸納的過(guò)程中不出現(xiàn)原則性的錯(cuò)誤，明確要求檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性相統(tǒng)一。對(duì)于重點(diǎn)檔案文件要制定其相關(guān)的調(diào)閱措施，對(duì)于沒(méi)有權(quán)限調(diào)閱的請(qǐng)求應(yīng)該予以回絕。最后針對(duì)檔案的保存應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施和制度，責(zé)任明確到人，保障檔案資料的長(zhǎng)久保存。

5 高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

說(shuō)到底檔案管理歸結(jié)為人的管理。有效的檔案管理離不開(kāi)高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。企業(yè)重視檔案管理，必須要把檔案管理人才多元化的發(fā)展作為檔案管理和發(fā)展的先決條件。通過(guò)多方面的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)管理技能和綜合知識(shí)的貯備，建立一支高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、高效率、高技能的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍，為企業(yè)的檔案管理和發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。為了不斷的提高檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的價(jià)值，需要加強(qiáng)每一位檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)。在實(shí)際的工作崗位上，發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，改革檔案管理模式和方法，不斷的提高檔案管理成效和持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。新形勢(shì)下，新技術(shù)和新科技的深入和應(yīng)用，給檔案管理工作提供了豐富的資源和便捷的管理模式，有利于現(xiàn)代檔案管理體系的構(gòu)建和發(fā)展，為推動(dòng)企業(yè)檔案工作的穩(wěn)定、健康發(fā)展注入了新的活力。

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