孫淑香

摘 要：科學(xué)技術(shù)不斷向前發(fā)展，我國各項事業(yè)都取得了長足的進步。檔案管理工作是企事業(yè)單位諸多工作的關(guān)鍵，也在當前信息時代的發(fā)展過程中發(fā)生了一定的改變，逐漸開始了現(xiàn)代化的進程。為此，本文將就檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性以及檔案管理工作現(xiàn)代化的策略展開分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；管理觀念；管理方式；管理隊伍

能否實現(xiàn)對檔案信息資源的科學(xué)管理乃是評定某一組織整體管理績效的關(guān)鍵標準所在。對于任何組織而言，檔案信息資源具有重要的原始資料承載價值，通過對檔案信息資源的整理、開發(fā)與利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對組織經(jīng)營狀況的精準把握，進而可以使組織的決策者據(jù)此制定契合本組織實際情況的發(fā)展戰(zhàn)略，規(guī)避組織在運行過程中可能遭遇的不確定性。現(xiàn)今國內(nèi)經(jīng)濟已經(jīng)步入新常態(tài)階段，對檔案信息資源進行科學(xué)管理、開發(fā)與利用，將使組織在新常態(tài)下穩(wěn)步前行。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。

1 檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性

檔案管理工作的現(xiàn)代化是解決檔案管理工作問題的重要手段，也是檔案管理工作未來發(fā)展的必經(jīng)途徑。

1.1 解決檔案管理工作問題的重要手段

隨著社會的發(fā)展前行，檔案信息資源的整體數(shù)量呈現(xiàn)出明顯的遞增趨勢，具體表現(xiàn)為檔案信息資源的數(shù)量開始大幅度增長，同時各類檔案信息資源的內(nèi)容也更為龐雜，進而為檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了不小的管理難度。審視國內(nèi)檔案工作的發(fā)展情況能夠發(fā)現(xiàn)，在管理檔案信息資源的過程中，對檔案信息資源的保管一直受到檔案部門的重視，而如何在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)不同檔案信息資源的精準分類，以便為后續(xù)的開發(fā)利用工作提供便利則一直未能得到應(yīng)有的重視。比如一卷多冊現(xiàn)象較為常見。這主要是由于在檔案基礎(chǔ)工作中，沒有明確檔案檔號和目錄號，從而導(dǎo)致一卷多冊問題發(fā)生；案卷標題不規(guī)范，一些沒有涵蓋在案卷標題中的內(nèi)容會給檢索帶來較大的難度，從而導(dǎo)致這些案卷無法得到有效的利用；案卷中存在未標示頁碼的問題，導(dǎo)致一旦發(fā)生掉頁和缺頁現(xiàn)象，就很難被及時發(fā)現(xiàn)。特別是對于一些檔案數(shù)量較為龐大的部門，這類問題尤為嚴重。而檔案管理工作的現(xiàn)代化則可以很好地解決這些問題，有利于檔案管理工作的規(guī)范化和高效化。

1.2 檔案管理工作未來發(fā)展的必經(jīng)途徑

（1）推動檔案管理工作采用現(xiàn)代化管理模式，是現(xiàn)階段社會發(fā)展的內(nèi)在訴求

社會的發(fā)展使得對檔案信息資源的開發(fā)利用訴求不斷提升，因此，檔案管理部門應(yīng)當注重對檔案信息資源采用現(xiàn)代化管理模式，以便使檔案信息資源得到高效的開發(fā)利用。有鑒于此，檔案管理部門應(yīng)當認真學(xué)習(xí)檔案管理的前沿理論，掌握國際國內(nèi)檔案信息資源管理模式的最新發(fā)展動向，同時結(jié)合下一階段的發(fā)展趨勢預(yù)測，制定科學(xué)的檔案信息資源管理模式。唯有如此，方才能夠使檔案信息資源建設(shè)工作滿足我國社會經(jīng)濟建設(shè)的訴求。

（2）實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

如前文所述，當前檔案信息資源的數(shù)量激增，使得檔案管理部門在對檔案信息資源進行保管、開發(fā)、利用的過程中面臨全新的管理難題。同時，考慮到現(xiàn)今時代社會公眾對于檔案信息資源的使用訴求，因此檔案管理部門應(yīng)當積極創(chuàng)新工作模式。傳統(tǒng)落后的手工管理無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展，因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計算機及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2 檔案管理工作現(xiàn)代化的策略

檔案管理工作的現(xiàn)代化推進需要相關(guān)部門改革檔案管理觀念，改進檔案管理方式，建設(shè)檔案管理隊伍。

2.1 改革檔案管理觀念

任何創(chuàng)新均始于思想觀念的創(chuàng)新，依托思想觀念的創(chuàng)新方才能夠帶動行動的改變。就檔案管理工作而言，如若缺少了現(xiàn)代化管理觀念的指引，則我國檔案信息資源管理工作將陷入停滯不前的境地。于20世紀中葉第一臺計算機在美國問世伊始，檔案的載體形式發(fā)生了巨變，即由先前的紙質(zhì)媒介檔案開始逐步向電子媒介檔案轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)媒介檔案不易于長久保存，并且不利于實現(xiàn)檔案信息資源共享，而依托電子媒介檔案的形式，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息資源的高速存儲，并且為檔案信息資源的共享創(chuàng)造了實現(xiàn)的可能?，F(xiàn)今人類已經(jīng)步入信息時代，社會各個領(lǐng)域在信息技術(shù)帶來的科技大潮的沖擊之下已經(jīng)發(fā)生了巨變，有鑒于此，檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當清醒地意識到這一現(xiàn)狀，進而積極實現(xiàn)管理觀念的創(chuàng)新，管理方式的更新，以便迎接信息時代給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)和契機。還有就是，檔案管理從業(yè)者應(yīng)當認真思考信息化檔案建設(shè)過程中易出現(xiàn)的全新問題，諸如知識產(chǎn)權(quán)問題、信息安全問題等，以便制定精準的應(yīng)對策略。同時，為加強對檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。

2.2 改進檔案管理方式

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，改進檔案管理方式，所以檔案管理部門應(yīng)當確保下述工作：第一，科學(xué)制定互聯(lián)網(wǎng)與計算機條件下檔案信息資源管理流程；第二，根據(jù)實際工作情況，對檔案信息資源管理系統(tǒng)軟件進行優(yōu)化設(shè)計與配置；最后，依托系統(tǒng)內(nèi)控機制，實現(xiàn)對檔案信息資源的安全保障。

尤其需要注意的是，檔案管理部門務(wù)必確保電子檔案信息資源的安全，原因在于在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)了檔案信息資源的高效分享利用的同時，各類網(wǎng)絡(luò)黑客與病毒代碼隨時可能向服務(wù)器發(fā)起攻擊，進而造成難以挽回的損失。此外，如若檔案管理系統(tǒng)自身的魯棒性不強，亦會因為系統(tǒng)當機等而造成電子檔案的損毀。因此檔案管理部門應(yīng)當注重檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，同時采取紙質(zhì)媒介檔案與電子媒介檔案雙重保管的方式，提升檔案信息資源管理的安全性。

3.建設(shè)檔案管理隊伍

社會的發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求，對于檔案管理從業(yè)人員而言，其不僅應(yīng)當具備檔案管理相關(guān)知識，亦應(yīng)當積極學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以便提升自身的專業(yè)技能與操作技能。同時，檔案管理部門亦應(yīng)當重視對掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專業(yè)檔案管理人才的引進，以便確保檔案管理隊伍人才建設(shè)的現(xiàn)實需要。因此，要增強檔案工作活力，推動檔案事業(yè)發(fā)展，我們必須樹立人才資源是第一資源的思想，站在人才強檔戰(zhàn)略的高度， 正確地處理好抓檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展與抓人才隊伍建設(shè)的關(guān)系。要針對檔案專業(yè)人員的成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信任理解的良好環(huán)境，努力造就一支素質(zhì)強、業(yè)務(wù)精、作風正、工作實、紀律嚴的檔案管理人員隊伍。

3 結(jié)語

以上，我們從檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性入手，分析了檔案管理工作現(xiàn)代化的策略。檔案管理工作現(xiàn)代化進程是勢不可擋的，只有不斷改革觀念，創(chuàng)新方法，建設(shè)人才隊伍，符合這一趨勢的發(fā)展，才能切實促進檔案管理工作的規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展。

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