摘 要：民營企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)性工作，抓好民營企業(yè)檔案建設(shè)與管理，促進(jìn)民營經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是檔案管理部門和檔案工作者的重要工作內(nèi)容。本文結(jié)合筆者工作實際，就目前民營企業(yè)檔案管理中存在的問題及解決方法進(jìn)行研究。如何促進(jìn)民營企業(yè)檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、信息化管理，對檔案管理部門和檔案工作者來說，既是挑戰(zhàn)，也是難題。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；檔案管理；思考

民營企業(yè)檔案是記錄和反映企業(yè)各項活動和歷史面貌的第一手材料，是生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等各項工作的依據(jù)和參考，也是企業(yè)的寶貴財富。

良好的檔案管理，有助于民營企業(yè)增加技術(shù)和知識儲備，促進(jìn)企業(yè)保護(hù)好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障；有助于民營企業(yè)在國際國內(nèi)市場競爭中增強(qiáng)抵御風(fēng)險的能力，并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益；有助于民營企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，提高企業(yè)誠信度，樹立企業(yè)形象；有助于民營企業(yè)加強(qiáng)自身文化建設(shè)，利用豐富生動的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營理念，提升企業(yè)的文化品位。因此，我們要把企業(yè)檔案管理提到企業(yè)計劃日程上來，把它視作企業(yè)發(fā)展的一項工作來抓，要充分認(rèn)識企業(yè)檔案管理的重要性。但在實踐過程中，發(fā)現(xiàn)企業(yè)對于檔案管理存在著很多弊端，需要我們?nèi)ブ鲃右龑?dǎo)，及時監(jiān)督，積極提升企業(yè)檔案管理工作的知名度和影響力?，F(xiàn)結(jié)合筆者工作實際，探討一下民型企業(yè)檔案實際狀況。

1 存在的問題

（一） 民營企業(yè)主檔案意識不強(qiáng)。民營企業(yè)檔案工作的好壞，決定于企業(yè)主對檔案工作的重視程度。由于民營企業(yè)均以盈利為目的，經(jīng)營理念趨向于追逐利潤最大化，精力和資金主要放在生產(chǎn)、經(jīng)營管理和銷售上，相應(yīng)地檔案資源也失去了展現(xiàn)自身價值的良好平臺。同時，檔案本身所能產(chǎn)生的效益又具有隱蔽性和滯后性，難以量化，檔案工作與企業(yè)的利益關(guān)系不存在著直接的聯(lián)系，它的投入與產(chǎn)出傾向于一種隱性和長時段的狀態(tài)。使得民營企業(yè)主缺乏加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的動力，難以充分調(diào)動各種資源和力量推進(jìn)本企業(yè)檔案工作的順利開展。

（二）檔案管理模式不統(tǒng)一。好多企業(yè)都存在檔案管理模式不統(tǒng)一，有的資料一直由企業(yè)主自行保存，有的存在企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)手中，有的由各部門內(nèi)勤保管，企業(yè)沒有集中管理的綜合檔案室，檔案管理方式也各不相同，有的只把相似的內(nèi)容放在檔案袋中簡單標(biāo)注，有的把可以歸類的資料分類一下，搞不清楚的資料就堆放在一起不去整理。甚至有的根本沒有分類，就把自己手頭的資料統(tǒng)統(tǒng)放在紙箱中，雜亂無章，長年累月，資料也容易受潮而損毀，很難查尋。這種現(xiàn)象也包括部分企業(yè)主，多數(shù)認(rèn)為有價值的資料還是保存在自己手中比較妥當(dāng)，尤其是保密性的材料更是不想讓別人知道，把有利用價值的資料拒為己有，獨(dú)自保存。但一旦幾年后要查用時，卻不知去向或翻箱倒柜的查找，給工作帶來極其不便，嚴(yán)重阻礙了民營企業(yè)檔案工作的順利開展。

（三）移交方式不統(tǒng)一，時間不按時，手續(xù)不規(guī)范。在實際工作中，總是存在每個部門每個人員零散移交資料，沒有統(tǒng)一的移交方式，各門類檔案的移交時間也是隨心所欲，有些人收到相關(guān)文件后連辦理都沒完畢就立馬移交歸檔，結(jié)果一而再、再而三的來辦理借閱手續(xù)；有些人甚至連自己部門的普通工作資料復(fù)印件都要?dú)w檔到檔案室，認(rèn)為檔案室最安全可靠，所以統(tǒng)統(tǒng)把資料都拿到檔案室來歸檔保管，把檔案室變成儲藏室；而有些人是一連再催也不愿移交，喜歡自行保管，認(rèn)為自己分管的工作是自己的事，相關(guān)的工作資料是自己的資料，和檔案室移交歸檔無關(guān)，最終導(dǎo)致該人離崗后只剩下一串鑰匙或一堆廢紙或大量文件堆積的現(xiàn)象，檔案工作的開展受阻，給檔案移交和接收工作造成不利影響，從而嚴(yán)重影響了檔案全宗的連續(xù)性。而在辦理檔案移交手續(xù)方面，移交方往往把相關(guān)資料或一大堆資料捧到檔案室，由檔案員自行選擇進(jìn)行歸檔，并由檔案員填寫目錄清單后再由移交人簽名，移交手續(xù)顛倒，導(dǎo)致有時檔案員因工作繁忙，不能及時登記而疏漏；有時因移交資料繁多，檔案員不能一一登記完畢，時隔多日，待檔案員把所有資料登記完畢后在移交（接收）登記單上雙方核對簽名時，發(fā)現(xiàn)資料缺少，這時雙方就顯得尤為尷尬，各執(zhí)己見，都認(rèn)為自己沒有把資料弄丟，所以這樣就會造成資料是否真的已移交或資料是否真的被檔案員弄丟存在質(zhì)疑？因此，移交手續(xù)顛倒，不但增加檔案管理員的工作量，還違背了檔案移交制度，對移交接收的檔案缺乏真實性和可靠性，尤其對密級或重要文件的移交，更要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)手續(xù)，若顛倒移交手續(xù)，唯恐被有圖謀不軌、思想不正的人占空子，對個人和社會造成不可估量的危害和損失。

（四）檔案管理員隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)檔案知識，管理不當(dāng)。當(dāng)今大多企業(yè)的檔案工作者，要么是兼職，要么就是不屬檔案專業(yè)的人員分管，對檔案基本知識和管理水平相對比較薄弱，而且部分中小企業(yè)人員流動相對較大，各相關(guān)單位的兼職檔案員經(jīng)常發(fā)生變動，導(dǎo)致一些新上崗的兼職檔案員對本單位的歸檔范圍和歸檔文件材料的要求不甚熟悉，即使在接受新的技能知識后也不懂如何將其運(yùn)用于實踐中，只有照搬照抄，知識面較窄，甚至有些檔案工作者還存在職業(yè)情感淡薄，奉獻(xiàn)意識和敬業(yè)精神欠缺，不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，工作上隨便馬虎，敷衍了事，對工作缺乏自覺性和主動性，大大制約了企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（五）檔案室設(shè)施設(shè)備配置比較落后。對照民營企業(yè)檔案室設(shè)施設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，首先，檔案庫房的選擇尤為重要。大多企業(yè)主選擇庫房就顯得非常隨便，認(rèn)為有一個能存放資料的庫房就足夠了，不管樓層高低，不管面積大小，不管專不專用，根本不考慮今后長期保管的后果。有的甚至把既沒有通風(fēng)、又沒有采取“八防”措施中的任何措施的庫房作為檔案庫房，長年累月，造成資料發(fā)霉、蛀蟲爬行或破損、獎牌開裂等現(xiàn)象，對檔案造成嚴(yán)重?fù)p失。其次，檔案裝具也不規(guī)范。有的資料存放在木柜中，有的存放在紙箱里，有的堆放在桌子上，還有的甚至亂攤在地上。再次，計算機(jī)配置也相當(dāng)落后。在檔案數(shù)據(jù)錄入或照片、錄音、錄像等聲像信息存儲時，電腦運(yùn)行緩慢，常有死機(jī)現(xiàn)象，計算機(jī)的內(nèi)存不夠或CPU不足以及沒有安裝刻錄機(jī)等問題，已大大影響了檔案工作者的工作效率和檔案工作的順利開展。

（六）檔案行政管理部門指導(dǎo)管理力度不夠。民營企業(yè)作為獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實體，其所有制的特殊性決定了民營企業(yè)對于自身形成的檔案擁有完全的自主管理權(quán)，檔案的權(quán)屬明確，同時也對選擇什么樣的管理模式，建立什么樣的運(yùn)行機(jī)制具有自主權(quán)。而檔案行政管理部門不能沿用和照搬對國有、集體企業(yè)的指導(dǎo)方法，用統(tǒng)一的指令、計劃、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)去主導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作的開展，監(jiān)督、指導(dǎo)力度明顯削弱，缺乏足夠的監(jiān)管力度。

2 針對民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為應(yīng)著重從以下幾個方面予以加強(qiáng)和引導(dǎo)

（一）確保領(lǐng)導(dǎo)重視，超前控制，齊抓共管。檔案是歷史信息，是歷史的見證。企業(yè)檔案是業(yè)務(wù)工作日常查考、總結(jié)經(jīng)驗、決策研究、保障權(quán)益、編史修志的原始憑證和重要依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。對檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)要重視起來，落實責(zé)任，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，提高各公司各部門分管領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，身先示范，樹立全面收集、及時歸檔的好榜樣。為了防止部分人員長期存在重建設(shè)、輕資料的現(xiàn)象，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須超前控制，避免隱患。例如基建檔案中企業(yè)主應(yīng)對工程項目施工檔案的套數(shù)、費(fèi)用、標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量、移交時間和違約責(zé)任，做到與項目資金結(jié)算掛鉤，不按規(guī)定移交檔案就不結(jié)算工程款，只有這樣才能引起施工單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，保證檔案工作所必需的人、財、物，保證基建檔案能夠按時保質(zhì)保量地完成驗收和移交，從而能避免與相關(guān)單位一系列的矛盾和沖突，確保建設(shè)工程能順利交付。

（二）統(tǒng)一檔案管理模式，嚴(yán)格落實檔案制度。結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為大中型企業(yè)宜采取“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的模式，分階段、分層次進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。小型或微小型企業(yè)可根據(jù)自身經(jīng)營狀況或體制進(jìn)行分類管理。無論采用何種模式管理，都要實事求是，因地制宜，充分尊重各企業(yè)自主權(quán)的精神，系統(tǒng)、規(guī)范地去管理企業(yè)檔案。并貫徹企業(yè)檔案管理制度，獎懲分明，嚴(yán)格執(zhí)行，有效地提高企業(yè)檔案管理工作水平。

（三）規(guī)范移交手續(xù)，確保移交資料準(zhǔn)確無誤。要提高企業(yè)員工檔案法制意識，使企業(yè)員工能正確對待檔案移交工作，把反映企業(yè)歷史面貌的、已辦理完畢的、對企業(yè)有保存價值的原始記錄一一移交歸檔，對濫交檔案的人員要進(jìn)行檔案歸檔范圍知識培訓(xùn)，對拒交或擅自銷毀檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)厲按法律條規(guī)執(zhí)行。按照檔案規(guī)定，檔案移交應(yīng)程序化，移交時應(yīng)嚴(yán)格按照檔案移交接收制度，交接雙方應(yīng)根據(jù)移交單目錄認(rèn)真核對，準(zhǔn)確無誤后雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份備存。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案專業(yè)人員的素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)具備良好的基本素質(zhì)、求真務(wù)實的敬業(yè)精神、優(yōu)良的道德素養(yǎng)以及相應(yīng)的能力業(yè)務(wù)技能，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高服務(wù)質(zhì)量，才能更好地勝任檔案工作。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，對發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。培訓(xùn)是提高檔案管理水平的重要途徑，隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變。檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強(qiáng)綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。有條件的企業(yè)要給檔案專員進(jìn)行適時的外派學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，密切貫徹國家檔案法規(guī)，鼓勵自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況和晉升職位、待遇相掛鉤，最大限度發(fā)揮檔案專業(yè)技術(shù)人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，盡可能的使檔案專業(yè)人員相對保持穩(wěn)定，不要經(jīng)常變動，避免檔案資料散存和散失的嚴(yán)重現(xiàn)象。

（五）加大資金投入，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。結(jié)合工作實際，筆者認(rèn)為須做好以下工作：一是要提高企業(yè)主對檔案工作的重視程度，要讓他們在思想上能夠深刻認(rèn)識到，檔案工作不是可有可無的，平時不起眼，關(guān)鍵時候很重要，要對檔案工作引起足夠的重視，應(yīng)根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)效率和社會發(fā)展的水平來重視和投入。二是要解決好檔案室硬件設(shè)施建設(shè)問題。要強(qiáng)化企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，把它作為檔案工作的重中之重，加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)。三是要加強(qiáng)檔案軟件建設(shè)問題。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，因此對計算機(jī)的配置也亟需提高，便于強(qiáng)化檔案信息化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。四是要解決好提高檔案服務(wù)水平的問題。檔案工作的最高境界是不僅要保管好檔案，更要最大效率地開發(fā)利用檔案。企業(yè)檔案史料承載著厚重的歷史、文化內(nèi)涵，十分珍貴。如何提高企業(yè)檔案開發(fā)利用和服務(wù)水平是檔案工作者要認(rèn)真研究、重點考慮的問題。要強(qiáng)力推進(jìn)檔案資源建設(shè)、檔案安全管理、檔案信息化等工作，提高服務(wù)水平和服務(wù)意識，為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（六）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，與相關(guān)部門形成工作合力。民營企業(yè)的檔案管理工作牽涉多個部門，檔案行政管理部門應(yīng)積極牽頭，主動做好協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)與工商局、發(fā)改委、建設(shè)局等與自身企業(yè)服務(wù)行業(yè)相關(guān)部門的協(xié)作，形成推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作的整體合力，促進(jìn)民營企業(yè)提升檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]何麗麗、田園、朱榮，醫(yī)院檔案管理中存在的問題和對策，中國人民解放軍蘭州軍區(qū)臨潼療養(yǎng)院，2010.02

作者簡介

駱永琴（1975—），女，浙江紹興人，本科，畢業(yè)于浙江大學(xué)檔案管理專業(yè)，從事檔案工作15年，現(xiàn)任浙江華聯(lián)集團(tuán)綜合性檔案主管、館員，研究方向：如何提高檔案管理水平和開發(fā)利用工作。