毛秀元，賀孝忠

（吉首大學(xué)張家界學(xué)院，湖南 張家界 427000）

高校資助管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐

毛秀元，賀孝忠

（吉首大學(xué)張家界學(xué)院，湖南 張家界 427000）

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入到人們生活的各個(gè)方面.信息化建設(shè)逐漸成為高校建設(shè)的重要環(huán)節(jié)之一，而高校資助作為高校學(xué)生工作的重要組成部分，其本身龐大的數(shù)據(jù)量以及繁冗的校核程序都使得高校自主管理信息化的建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急.本文就高校資助管理信息化建設(shè)的意義進(jìn)行探討，并結(jié)合現(xiàn)狀，分析了資助管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，同時(shí)針對(duì)落實(shí)資助管理信息化建設(shè)提出了建議和對(duì)策.

高校資助；信息化建設(shè)；實(shí)踐；具體措施

現(xiàn)階段為了推進(jìn)教育的公平化進(jìn)程，讓更多家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生能平等享受受教育的權(quán)利，我國(guó)高校已經(jīng)形成了包括獎(jiǎng)學(xué)金、勤工儉學(xué)、助學(xué)金、助學(xué)貸款、補(bǔ)助金和相關(guān)費(fèi)用減免以及“綠色通道”等內(nèi)容的相對(duì)完善的資助體系.但是我們也不能忽視在高校內(nèi)時(shí)常發(fā)生的資金分配不均（如家庭真正貧困的學(xué)生因?yàn)椴糠中畔⑷笔Щ蜃约簩?duì)家庭經(jīng)濟(jì)狀況的描述不準(zhǔn)確而失去了獲得助學(xué)金機(jī)會(huì)）或是處理效率低等現(xiàn)象.開展高校資助管理的信息化建設(shè)在解決傳統(tǒng)資助工作開展所帶來的缺陷上意義重大.

1 開展高校資助管理信息化建設(shè)的意義

1.1 減少資助金分配不合理現(xiàn)象

完善高校資助管理的信息化建設(shè)，能夠一定程度上減少資助資金分配不合理的現(xiàn)象.資助管理信息系統(tǒng)可以將高校學(xué)生資助工作的相關(guān)信息以數(shù)字化形式加以保存、整理、歸納、運(yùn)用和共享，它是規(guī)范高效資助管理工作的重要保障.通過建立完善的資助管理信息系統(tǒng)，學(xué)校能夠?qū)W(xué)生的所有信息通過該系統(tǒng)進(jìn)行管理，并可建立學(xué)生網(wǎng)上個(gè)人申請(qǐng)資助制度，這樣在進(jìn)行學(xué)生資助工作認(rèn)定的過程中可以考慮到每個(gè)學(xué)生的個(gè)人意愿，同時(shí)方便及時(shí)對(duì)專業(yè)、年級(jí)名額分配的問題做出調(diào)整；同時(shí)由于可以跳過收集統(tǒng)計(jì)信息的步驟，所以特別在分配助學(xué)金、助學(xué)貸款等內(nèi)容時(shí)可以將工作重點(diǎn)集中到認(rèn)定家庭經(jīng)濟(jì)普通困難工作上來，讓資助資金的分配趨于合理，在維護(hù)學(xué)生權(quán)利、保證教育公平方面發(fā)揮著積極的作用.

1.2 提高學(xué)生工作辦事效率

加強(qiáng)對(duì)高校資助管理的信息化建設(shè)，有助于高校提高相關(guān)學(xué)生工作的辦事效率，減少反復(fù)信息收集、統(tǒng)計(jì)過程中可能造成的問題.近年來隨著高校辦學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大，同時(shí)學(xué)生在獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金評(píng)定方面所需要統(tǒng)計(jì)的各項(xiàng)成績(jī)、家庭環(huán)境等內(nèi)容愈加復(fù)雜，學(xué)生的資助工作已經(jīng)成為一項(xiàng)環(huán)節(jié)多、工作量大的系統(tǒng)工程.傳統(tǒng)的高校資助管理需要首先通過各班級(jí)、專業(yè)、學(xué)院進(jìn)行學(xué)生個(gè)人申報(bào)，再由學(xué)生工作辦公室進(jìn)行審校并根據(jù)名額進(jìn)行復(fù)核等等；如果能夠建立一套相對(duì)完整的高校資助管理系統(tǒng)以及信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將與學(xué)生資助的相關(guān)內(nèi)容以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存，并且和學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)和政府相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，那么在開展資助評(píng)定工作時(shí)可以節(jié)約大部分人力，同時(shí)提高了工作效率，保證了信息的準(zhǔn)確度.

1.3 增加高校自主信息透明性

加強(qiáng)高校自主管理的信息化建設(shè)，能夠使高校資助信息相對(duì)公開透明，也便于高校接受人民群眾的監(jiān)督.目前部分高校的資助資金分配存在著不合理的現(xiàn)象，其中主要是和評(píng)定程序不透明、學(xué)生信息造假等方面有關(guān).如果不能及時(shí)對(duì)這種現(xiàn)象有所行動(dòng)，那么很多學(xué)生會(huì)因?yàn)橘Y助工作的不公平導(dǎo)致失去參與意識(shí)，甚至影響到個(gè)人的學(xué)習(xí)生活.通過將資助相關(guān)信息數(shù)字化并對(duì)部分認(rèn)定結(jié)果提前公開的方法可以讓更多學(xué)生親自參與到資助評(píng)定工作中來，調(diào)動(dòng)學(xué)生積極性的同時(shí)，也有助于學(xué)校接受外界監(jiān)督，從而有效遏制資助金分配過程中可能存在的貪污腐敗現(xiàn)象.

2 高校資助管理信息化建設(shè)的應(yīng)用現(xiàn)狀

在文獻(xiàn)查閱以及了解部分高校信息的過程中，我們發(fā)現(xiàn)了在建設(shè)高校自主管理信息系統(tǒng)的過程中普遍存在的問題.經(jīng)過歸納，筆者總結(jié)了三點(diǎn)主要問題：

2.1 信息錄入效率低，信息準(zhǔn)確度存在個(gè)體差異

信息化系統(tǒng)要求學(xué)生在申報(bào)時(shí)在線填寫相關(guān)信息，但是由于學(xué)生對(duì)相關(guān)信息的掌握程度（如家庭地址、戶籍所在地、父母工作單位及職務(wù)等）參差不齊，而且申請(qǐng)學(xué)生需要填報(bào)的信息過多且錄入界面沒有對(duì)文本、數(shù)字格式的限制，因而在審核時(shí)很多學(xué)生的信息不全面甚至?xí)霈F(xiàn)格式錯(cuò)誤和填寫錯(cuò)誤，導(dǎo)致管理部門需要組織學(xué)生進(jìn)行多次填報(bào).

2.2 資助管理信息系統(tǒng)在多部門聯(lián)系協(xié)調(diào)方面不夠成熟

資助管理需要多個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)運(yùn)作才能充分實(shí)現(xiàn)其信息化功能.舉例來說，學(xué)生的錄取信息、成績(jī)信息、民主評(píng)定成績(jī)信息等分別有招生處、教務(wù)處和學(xué)生管理辦公室統(tǒng)計(jì)保管；如果這些部門本身沒有規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)或沒有設(shè)置對(duì)接端口，那么資助管理信息系統(tǒng)就無法直接調(diào)用相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)審校.

2.3 部分資助系統(tǒng)受限制于基礎(chǔ)條件和系統(tǒng)維護(hù)等未能發(fā)揮應(yīng)有功能

目前很多高校資助管理信息系統(tǒng)只實(shí)現(xiàn)了初步功能.這一點(diǎn)與管理系統(tǒng)硬件配套設(shè)施、系統(tǒng)構(gòu)建不完善等有關(guān).另外，由于目前高校內(nèi)資助管理人員來自不同崗位，其專業(yè)背景和能力層次存在差距，因而在龐大的信息量面前會(huì)存在工作不協(xié)調(diào)的問題，導(dǎo)致資助管理信息化進(jìn)程受阻.

3 進(jìn)行高校資助管理信息化建設(shè)的舉措

我們看到信息化建設(shè)在高校資助管理方面發(fā)揮著重要的作用，自上世紀(jì)九十年代以來，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與在國(guó)內(nèi)的快速普及，我國(guó)很多高校已經(jīng)建立了高校信息系統(tǒng)，如常見的教務(wù)管理系統(tǒng)等；在高校自主管理信息系統(tǒng)方面，很多學(xué)校已經(jīng)開始嘗試并取得了一定的成果.

首先，很多高校建立了完善的高校資助管理信息系統(tǒng)，并在其基礎(chǔ)上建立了家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的檔案庫(kù).進(jìn)行家庭經(jīng)濟(jì)困難認(rèn)定的學(xué)生可以在申請(qǐng)時(shí)在線填寫《家庭情況調(diào)查表》，明確學(xué)生姓名、性別、入學(xué)時(shí)間、院系專業(yè)以及受資助經(jīng)歷、家庭經(jīng)濟(jì)情況、籍貫、民政部門書面材料等內(nèi)容，在相關(guān)部門在核查后直接錄入數(shù)據(jù)庫(kù).這樣可以避免對(duì)于學(xué)生資助信息的重復(fù)錄入，同時(shí)也能夠加快信息的處理速度；同時(shí)可以授權(quán)于部分管理人員以查詢信息、導(dǎo)出數(shù)據(jù)的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)資助信息的管理整體化、數(shù)據(jù)共享化，建立相關(guān)檔案庫(kù)，方便管理人員在進(jìn)行認(rèn)定時(shí)能夠快速掌握學(xué)生情況.

其次，得益于高校自主管理信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的資助工作模式也逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變.鑒于高校內(nèi)計(jì)算機(jī)的普及和校內(nèi)局域網(wǎng)的便利，部分學(xué)校已經(jīng)落實(shí)網(wǎng)上申請(qǐng)獎(jiǎng)助學(xué)金、進(jìn)行家庭經(jīng)濟(jì)條件困難評(píng)定的工作.網(wǎng)絡(luò)化申請(qǐng)能夠省略傳統(tǒng)工作過程中信息采集、錄入的過程，學(xué)生信息可直接由學(xué)院進(jìn)行統(tǒng)計(jì)審核，同時(shí)規(guī)范化的數(shù)據(jù)也能夠讓工作人員提高效率.

但是我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到目前很多高校存在的問題制約了高校資助管理信息化的進(jìn)一步落實(shí).筆者分析認(rèn)為，以下三點(diǎn)應(yīng)該成為進(jìn)行高校信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的著重點(diǎn)：

3.1 重視高校各部門之間信息化工作的協(xié)調(diào)，規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)

管理信息系統(tǒng)作為系統(tǒng)化工程，本身就需要較長(zhǎng)的建設(shè)周期和各部門有力的協(xié)調(diào)配合，而目前高校信息化缺少規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、共享機(jī)制的問題逐漸暴露，各部門應(yīng)用系統(tǒng)獨(dú)立使得信息難以達(dá)到互換性標(biāo)準(zhǔn)；不僅端口對(duì)接成為問題，數(shù)據(jù)不能共通也會(huì)給系統(tǒng)的維護(hù)帶來困難.因此，首先學(xué)校內(nèi)部應(yīng)該構(gòu)建規(guī)范化、統(tǒng)一化的基礎(chǔ)平臺(tái)，以便將學(xué)生的各方面信息整合到數(shù)據(jù)庫(kù)中；各部門之間注重協(xié)調(diào)合作，明確信息化建設(shè)過程中各自的職責(zé)所在，為學(xué)校資助管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化提供有力保障.其次，對(duì)于學(xué)生的錄入信息，管理人員要對(duì)其中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和填寫不全面的地方進(jìn)行歸納總結(jié)，及時(shí)通知各學(xué)院輔導(dǎo)員或?qū)W生代表，并給出相關(guān)信息的填寫模板，減少學(xué)生們進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入工作時(shí)的失誤，提高管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和校核的效率，也保證了數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的規(guī)范化.

3.2 建立良好的管理機(jī)制，重視管理隊(duì)伍建設(shè)

新型資助管理信息系統(tǒng)的實(shí)施會(huì)使傳統(tǒng)的管理模式以及處理方法有所改變.為了避免規(guī)章制度與資助管理信息化不配套的現(xiàn)象，高校需要根據(jù)管理信息系統(tǒng)的要求制訂相應(yīng)新型管理機(jī)制，從而避免管理人員因客觀原因?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行不正常操作的行為；同時(shí)，管理人員的素質(zhì)與管理信息化的落實(shí)程度息息相關(guān)，現(xiàn)階段高校內(nèi)部需要一批專業(yè)水平過硬、專業(yè)素質(zhì)較高的管理人員來推動(dòng)信息化的建設(shè)進(jìn)程.高校在重視信息化建設(shè)工作的同時(shí)，也應(yīng)該對(duì)包括資助管理、教務(wù)、學(xué)生工作、財(cái)務(wù)等部門的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)以提高其綜合素質(zhì)，并樹立分工精確、責(zé)任到人的工作模式，提高相關(guān)工作效率，保證高校資助信息化建設(shè)進(jìn)程的順利開展.

3.3 注重與系統(tǒng)開發(fā)人員溝通以完善高校資助管理系統(tǒng)功能

建設(shè)高校信息化管理系統(tǒng)，我們也應(yīng)從系統(tǒng)硬件和系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)角度來做出改變.

首先，高校管理信息系統(tǒng)硬件配套設(shè)施的性能決定了信息資源共享能否順利進(jìn)行.如果基礎(chǔ)硬件配套設(shè)施落后，必然會(huì)導(dǎo)致信息流通不暢、管理效率低下等問題，因而高校應(yīng)該對(duì)各部門間過時(shí)的信息化管理硬件設(shè)施進(jìn)行更新，保證管理系統(tǒng)能夠正常、高校運(yùn)作；同時(shí)，大部分資助管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的認(rèn)識(shí)并不深入，因而系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要由專業(yè)公司進(jìn)行；專業(yè)公司設(shè)計(jì)人員如果對(duì)資助管理所需要的功能缺乏了解，那么雙方必然會(huì)產(chǎn)生合作上的沖突.因而在進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)時(shí)，管理人員要和系統(tǒng)運(yùn)維人員及時(shí)溝通，反應(yīng)系統(tǒng)需要加強(qiáng)的功能，如在指引學(xué)生錄入信息時(shí)對(duì)重要信息進(jìn)行標(biāo)示等等，通過不斷地使用不斷摸索并提出改進(jìn)意見，實(shí)現(xiàn)軟件的二次開發(fā)，并讓系統(tǒng)的性能得到進(jìn)一步優(yōu)化.

4 結(jié)束語(yǔ)

高校自主管理的信息化建設(shè)作為教育信息化建設(shè)的重要組成部分，是一個(gè)需要探索、不斷總結(jié)進(jìn)步的建設(shè)過程.作為一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，我們?cè)诼鋵?shí)信息化建設(shè)過程中需要樹立與時(shí)俱進(jìn)的資助管理理念，時(shí)刻分析現(xiàn)階段資助管理信息化建設(shè)存在的問題，尋找問題形成的原因以及客觀因素，并探索能夠切實(shí)有效地開展高校資助管理信息化建設(shè)工作的對(duì)策.各高校也應(yīng)該結(jié)合地區(qū)、學(xué)校特征，參考資助信息系統(tǒng)的規(guī)范化設(shè)計(jì)要求，建立起適合自己的一套新型高校資助管理方式，實(shí)現(xiàn)資助工作的高效、公開與公平.

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〔3〕張莉莉.高校檔案信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2012（24）：223-224.

〔4〕呂滋建.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐[J].中國(guó)管理信息化,2011（06）：33-35.

G647

A

1673-260X（2017）10-0178-02

2017-08-22

“獨(dú)立學(xué)院多元化資助體系的聯(lián)動(dòng)機(jī)制與模式研究”（zyyb201708）