谷麗華

（鹽城行政學(xué)院，江蘇 鹽城 224000）

建設(shè)與完善高校教學(xué)檔案管理工作的研究與思考

谷麗華

（鹽城行政學(xué)院，江蘇 鹽城 224000）

本文針對教學(xué)檔案管理工作中普遍存在的問題進(jìn)行了探討分析，突出表現(xiàn)在教學(xué)檔案重視程度不足，教師檔案意識較為匱乏以及管理人員技能水平薄弱等方面，并提出做好教學(xué)檔案管理工作的實踐做法，旨在全面展現(xiàn)教學(xué)檔案管理的價值，同時為相關(guān)領(lǐng)域的研究提供參考.

教學(xué)檔案管理；學(xué)?；顒樱唤虒W(xué)資料

教學(xué)檔案在學(xué)校管理中的價值突出，包含著教學(xué)資料、科研資料以及學(xué)科建設(shè)資料等等，能夠全面展現(xiàn)出學(xué)校管理、學(xué)生管理的實際情況等，對現(xiàn)代學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展也能夠產(chǎn)生重要影響.如何有效對高校教學(xué)檔案實施管理，更好的調(diào)動廣大教學(xué)職工的工作積極性，是當(dāng)前教學(xué)檔案管理中需要思考的重要問題.文章將結(jié)合教學(xué)檔案管理工作開展的現(xiàn)狀進(jìn)行討論，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)研究帶來一定的參考價值.

1 教學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

1.1 分散行特點(diǎn)

分散性特點(diǎn)，是校園教學(xué)檔案的主要特點(diǎn)，其來源有三個，一是本校下發(fā)的文件，二是上級業(yè)務(wù)部門下發(fā)的文件，三是本校學(xué)院及系級機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件.教學(xué)檔案主要是由教和學(xué)兩個方面轉(zhuǎn)化而來，除了這三個來源，還需要分析一線教師的講義，這些材料也可以匯集成教學(xué)檔案.例如教師的教學(xué)情況、教學(xué)考核情況、教師受獎勵或處分情況等等.基于學(xué)生角度，教學(xué)檔案還包括學(xué)生手冊、畢業(yè)設(shè)計、論文等.這些材料都是分散的，不集中的.

1.2 復(fù)雜性特點(diǎn)

教學(xué)檔案的內(nèi)容比較豐富，有自認(rèn)科學(xué)、社會科學(xué)以及新興科學(xué)等，還能夠在其中找出招生計劃、專業(yè)設(shè)置特點(diǎn)、以及教學(xué)安排.其涉及的內(nèi)容廣泛，包括了教學(xué)管理工作的多個方面.

1.3 成套性特點(diǎn)

在校園教育模式上分析，每屆學(xué)生接受的教育都有不同的特點(diǎn)，由此高校教育主要是指某一個層次的教育，例如本科生與研究生的教育模式就有一定差異.在學(xué)歷培養(yǎng)周期中，會形成固定的教學(xué)規(guī)范，其具體體現(xiàn)在教學(xué)活動規(guī)律性上，主要包括學(xué)生的整個學(xué)習(xí)過程，知道畢業(yè)，與此對應(yīng)的就是成套性的特點(diǎn).

1.4 周期性特點(diǎn)

高校校園活動，主要目的是培養(yǎng)學(xué)生，為教育打下良好的基礎(chǔ)，并形成一個周期性的活動.每屆學(xué)生的培養(yǎng)就是一個教學(xué)周期，在教學(xué)活動周期性影響下，體現(xiàn)了教學(xué)檔案周期性的特點(diǎn).由此教學(xué)檔案在年度的劃分與其他檔案有一定差異，主要根據(jù)教學(xué)年度為參考依據(jù)并進(jìn)行區(qū)分，而非傳統(tǒng)意義上的年.

2 檔案管理工作的意義

教學(xué)檔案管理工作能夠較好的落實教學(xué)質(zhì)量的提升與教學(xué)改革，并為其奠定良好的基礎(chǔ).教育教學(xué)改革是高校發(fā)展的主題，基于教學(xué)改革應(yīng)做好檔案管理中，對原教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)制度進(jìn)行創(chuàng)新，指定出科學(xué)的教學(xué)規(guī)劃，列出教學(xué)大綱，提升教學(xué)質(zhì)量.教學(xué)檔案能夠真實的記錄教學(xué)情況，為之后的研究奠定基礎(chǔ).人們可以在檔案資料中找到規(guī)律，深化教育改革，提高教學(xué)管理，促使教學(xué)檔案真正發(fā)揮作用.其次教學(xué)檔案是評價教師教學(xué)的科學(xué)依據(jù)，例如教師個人業(yè)務(wù)檔案可以分為文化素質(zhì)、專業(yè)、特長、教學(xué)目標(biāo)與教學(xué)成果.通過不同檔案的規(guī)劃，能夠?qū)處煋碛懈尤娴牧私猓玫脑趯嶋H課堂上發(fā)揮作用.教學(xué)檔案能夠全面且準(zhǔn)確的反映出教師的水平與教學(xué)情況，正確的評判教師的教學(xué)進(jìn)度，在聘請、晉升以及教學(xué)評優(yōu)中具有重要意義，也是發(fā)生獎金與處理問題的總體依據(jù).最后，教學(xué)檔案是教學(xué)事業(yè)壯大的基礎(chǔ)，其是校園出人才、成果以及教學(xué)實踐的重要信息源.教學(xué)檔案充分記錄中學(xué)校與教育事業(yè)的發(fā)展，并在學(xué)校發(fā)展的過程中，吸取教訓(xùn)，積極創(chuàng)新.學(xué)校發(fā)展，人員更替，教學(xué)檔案始終記錄著這一變化，從這個過程中，更好的了解教學(xué)檔案的結(jié)構(gòu)與人員分布，并結(jié)合新形勢下的教育模式，采取可行的處理措施進(jìn)行調(diào)整.教學(xué)檔案需要編入校史，是未來教育史研究的重要內(nèi)容.

3 教學(xué)檔案管理工作中存在的問題分析

教學(xué)檔案管理中，普遍存在著教學(xué)檔案重視程度不足，教師檔案意識較為匱乏以及管理人員技能水平薄弱等方面問題.

3.1 教學(xué)檔案重視程度不足

當(dāng)前很多學(xué)校中存在著教學(xué)檔案重視程度不足的問題，認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作“可有可無”，沒有必要浪費(fèi)過多的人力、物力與財力[1].教學(xué)檔案管理中，僅僅實施著簡單的集裝訂資料，檔案收集等活動，教學(xué)檔案管理的價值沒有得到充分展現(xiàn).

3.2 教師檔案意識較為匱乏

教師對檔案管理價值的認(rèn)知程度，也是影響教學(xué)檔案管理效果的重要影響因素，但是當(dāng)前很多學(xué)校中教師教學(xué)檔案管理工作的重視程度不足，檔案意識比較匱乏，認(rèn)為教學(xué)資料應(yīng)當(dāng)歸于教師個人管理，便于日常應(yīng)用[2].上述問題會影響教學(xué)檔案的完整性，不利于教學(xué)檔案的全面管理.

3.3 管理人員技能水平薄弱

很多高校中的檔案管理工作中，管理人員自身的專業(yè)技能水平、檔案管理能力存在著相對薄弱的問題，檔案管理工作無法基于學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展現(xiàn)狀等實施針對性管理，檔案歸檔、立卷等工作也存在著盲目性、混亂性的問題[3].歸檔工作的隨意性特點(diǎn)突出，不但無法展現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作開展的價值，同時也會對學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生不利影響，難以全面獲取學(xué)校發(fā)展相關(guān)信息，不利于學(xué)校各項決策的制定.

4 做好教學(xué)檔案管理工作的實踐做法

知識經(jīng)濟(jì)時代下，可以通過健全教學(xué)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員行為；增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識，配合教師落實歸檔查檔；注重檔案管理人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平以及引入現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，提升檔案管理工作質(zhì)量等方式實現(xiàn)教學(xué)檔案管理，改善傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作中存在的不足之處.

4.1 健全教學(xué)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員行為

全面的教學(xué)檔案管理制度，能夠保證各項管理活動的有序開展，對現(xiàn)代教學(xué)事業(yè)的發(fā)展、學(xué)校的建設(shè)等均能夠產(chǎn)生重要影響[4].學(xué)校需要積極學(xué)習(xí)國家教育部門頒發(fā)的相關(guān)政策條例，基于自身的學(xué)校發(fā)展規(guī)章制度、發(fā)展現(xiàn)狀等，制定明確的教學(xué)檔案管理制度，確立學(xué)校檔案管理人員崗位責(zé)任制度，做到“各司其職”，保證教學(xué)檔案管理活動的全面開展.教學(xué)檔案管理活動中，需要對教學(xué)檔案的采集工作、保管工作以及使用工作等，通過專人負(fù)責(zé)的方式加以管理，明確每一位管理人員的職責(zé)范圍.日常學(xué)校管理中，需要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理價值的宣傳，使每一位教學(xué)檔案管理人員、教師以及學(xué)生均能夠認(rèn)識到教學(xué)檔案管理的重要價值，為學(xué)校教學(xué)檔案管理質(zhì)量的不斷提升奠定良好的基礎(chǔ).

4.2 增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識，配合教師落實歸檔查檔

教育事業(yè)快速發(fā)展的時代背景下，需要全面轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理理念.增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識，配合教師落實檔案歸檔、查檔等活動，是當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量提升的重要方式.學(xué)校教學(xué)檔案管理中，需要積極配合教師，與一線教師加強(qiáng)溝通，了解教師每日的課時數(shù)量、教學(xué)內(nèi)容等，鼓勵教師參與到教學(xué)檔案管理活動中，使教師能夠認(rèn)識到教學(xué)檔案管理的重要價值，保證教學(xué)檔案管理的全面性.針對學(xué)生成績的檔案管理，應(yīng)做好記錄，定期進(jìn)行歸類于整理，實現(xiàn)具體內(nèi)容的整合分析.從而實現(xiàn)學(xué)生成績數(shù)據(jù)的高效整合，發(fā)揮其在對比中的效果.由此學(xué)生成績不僅說明數(shù)字本身，還會體現(xiàn)學(xué)生的各項狀態(tài)，實現(xiàn)分類別區(qū)分，教師得到這些數(shù)據(jù)，能夠?qū)虒W(xué)模式進(jìn)行調(diào)整，有針對性的指導(dǎo)與教學(xué).比如可以將教師優(yōu)秀的演講稿、教學(xué)經(jīng)驗等，均實施系統(tǒng)化管理，為日后教學(xué)科研活動的開展奠定良好的基礎(chǔ).同時，學(xué)?？梢灾贫▏?yán)格的工作規(guī)范，明確要求教學(xué)檔案歸檔、整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求等等，保證教學(xué)檔案管理工作開展的綜合效果.

4.3 注重檔案管理人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平

通常而言，高校教學(xué)檔案管理工作，是記錄高校教學(xué)情況、管理情況的重要資料，具有專業(yè)性、針對性的特點(diǎn)，每日教學(xué)檔案管理工作內(nèi)容繁多，這些問題均要求教學(xué)檔案管理人員需要具備一定的技能水平、專業(yè)能力，在實施系統(tǒng)教學(xué)檔案管理活動中，制定科學(xué)、適宜的工作原則，約束檔案管理人員的行為，使每一位教學(xué)檔案管理人員均能夠積極開展各項管理活動，出色的完成本職工作，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案管理水平的全面提升.定期開展教學(xué)檔案管理研討會，也是提升管理人員水平的重要措施，通過這種方法體現(xiàn)管理人員團(tuán)隊的整體素質(zhì)，更好的進(jìn)行彌補(bǔ)不足之處，提升教學(xué)檔案管理的整體價值.學(xué)校需要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的定期培訓(xùn)活動，開展檔案管理技能培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)活動等.比如可以定期開展經(jīng)驗交流會、專業(yè)培訓(xùn)活動等等.在開展完成經(jīng)驗交流會后，要求檔案管理人員書寫經(jīng)驗交流體會，在參與專業(yè)培訓(xùn)活動后，進(jìn)行專業(yè)技能的考核等等，增強(qiáng)每一位教學(xué)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)重視程度，不斷提升檔案管理業(yè)務(wù)水平.

4.4 引入現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，提升檔案管理工作質(zhì)量

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)逐漸進(jìn)入到各項工作中，對工作效率、工作質(zhì)量的提升創(chuàng)設(shè)了良好的條件.在當(dāng)前的教學(xué)檔案管理活動中，需要引入現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理理念，將單純紙質(zhì)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案、聲像檔案以及電子檔案并存的管理方式，不斷提升學(xué)校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平，為學(xué)校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ).

教學(xué)檔案管理應(yīng)采取先進(jìn)的方法，借助計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在工作過程中，要求工作人員具備高水平的專業(yè)知識，能夠熟練應(yīng)用多媒體，擁有熟練的操作技巧.所以在檔案管理中，要嚴(yán)格遵守基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、手段及方法，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化.檔案管理人員要以成為一個復(fù)合型的高校檔案管理人才為目標(biāo)，這也是現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求，需要得到檔案管理單位的重視.

高校檔案管理要實現(xiàn)自動化，應(yīng)摒棄原有的陳舊方法，從教學(xué)檔案管理目標(biāo)入手，熟練應(yīng)用多種現(xiàn)代新產(chǎn)品，準(zhǔn)確操作.目前很多高等院校都設(shè)立了自己的網(wǎng)站，擁有完善的校園網(wǎng)絡(luò)，并在檔案管理上引入了現(xiàn)代化管理手段，從辦公層面基本是你先自動化模式.這樣教學(xué)檔案管理更加完善且高效，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對教學(xué)、后勤以及財務(wù)等內(nèi)容，做好支持工作.校園辦公系統(tǒng)，已經(jīng)初現(xiàn)雛形.真正高效的利用計算機(jī)管理系統(tǒng)才算實現(xiàn)對各個部門的有效支持，體現(xiàn)自動化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要性，并注重科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用與水平提升.

很多校園在教學(xué)檔案管理中，采取現(xiàn)代化管理與傳統(tǒng)管理相結(jié)合的形式，兩者相互補(bǔ)充，相互配合.很多先進(jìn)的管理工具在高等院校，還沒有得到廣泛應(yīng)用，所以檔案管理的各個部門聯(lián)系較少，無法達(dá)到部門之間的連接，導(dǎo)致很多部門在上報檔案資料時，自備電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種，并做出大量重復(fù)性工作，導(dǎo)致檔案管理部門的人員工作量較大.這些都會影響到檔案管理的工作效率，要重點(diǎn)提升各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視.增加管理設(shè)備、管理系統(tǒng)方面的投入，并在人才使用中，注重人才的引進(jìn).

學(xué)校需要積極引入各類先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，將各類電子設(shè)備融入其中，明確認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要價值.同時，還應(yīng)當(dāng)注重信息化檔案管理人才的引入與培養(yǎng)，引入更多具有信息技能操作能力、先進(jìn)教學(xué)檔案管理意識的人才.內(nèi)部需要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的信息化技術(shù)指導(dǎo)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的信息化發(fā)展.

隨著我國現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展，教學(xué)改革勢在必行.學(xué)校需要充分認(rèn)識到教學(xué)檔案管理工作的重要價值，通過健全教學(xué)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員行為；增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識，配合教師落實歸檔查檔；注重檔案管理人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平以及引入現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，提升檔案管理工作質(zhì)量等方式，強(qiáng)化教學(xué)檔案管理的效果，為學(xué)校各項工作的開展奠定良好的基礎(chǔ).

〔1〕崔小宜.以評促建、以評促管：建設(shè)與完善高校教學(xué)檔案管理工作及其應(yīng)對措施[J].陜西教育(高教),2014(11)：63-64.

〔2〕張宇華,陳新.深化實踐教學(xué)改革,提高文秘專業(yè)學(xué)生檔案管理工作能力[J].檔案天地,2014(S1)：255-257.

〔3〕高力.論高等學(xué)校本科教學(xué)檔案管理與教學(xué)工作水平評估問題[J].檔案學(xué)通訊,2012(03)：64-67.

〔4〕謝金.從高職院校人才培養(yǎng)工作水平評估看教學(xué)系部的教學(xué)檔案管理[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2011(05)：118-120.

G270

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1673-260X（2017）10-0146-03

2017-06-27

2016年江蘇省民協(xié)規(guī)劃課題基金項目“如何做好檔案管理工作”（hmx20160322）