徐麗文

摘 要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷進步和科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)作為一種生活方式滲透到社會生活中的每個角落，進而引發(fā)了人們在工作方面的翻天覆地的變化。本文對現(xiàn)代信息檔案工作的重要性進行整理，說明討論“云時代”背景下檔案信息資源管理模式變化的必要性，并對管理模式的改進進行了理念發(fā)展和工作方式方面的討論，認為技術(shù)和資金的投入以及管理人才的培養(yǎng)室促進檔案信息資源管理模式行之有效的關鍵。希望本文能夠為云時代下檔案信息管理工作的發(fā)展提供幫助。

關鍵詞：云時代；檔案信息；管理模式

檔案是對社會發(fā)展過程中發(fā)生的重要事件以及事物的記錄，檔案是對一個時代社會現(xiàn)狀的保存，也是人們借鑒前人經(jīng)驗、總結(jié)社會發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。不同時代檔案管理的方法不同，在信息時代，檔案管理工作在計算機技術(shù)發(fā)展的基礎上迎來了新的挑戰(zhàn)，其中，信息資源管理模式的變化成為當前檔案管理工作的重點。信息資源管理是將檔案作為一種信息資源，對這種資源進行整體的收集、整理、保存和應用。檔案的信息資源管理模式研究結(jié)果指向該工作的信息化拓展，而隨著全球網(wǎng)絡共享局面的打開，“云時代”成為檔案信息資源管理的主要背景，在該背景下探討檔案工作主要模式，成為檔案管理工作者的工作重點。

1 “云時代”環(huán)境背景

1.1 “云時代”的信息處理特征

隨著信息資源管理模式的不斷優(yōu)化，傳統(tǒng)粗放式由人工對檔案的管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，因此，我們需要通過信息化的技術(shù)手段，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)等高科技的技術(shù)手段來解決資料的收集、整理、歸檔、利用等問題。

“云時代”是在“云計算”概念中衍生出來的。盡管目前“云計算”的概念尚無非常明確的定義，但是，人們對云計算的意義有著非常一致的理解，即云計算是對“云端”數(shù)據(jù)進行的整體計算（“云端”是網(wǎng)絡上的多臺電腦終端），計算結(jié)果體現(xiàn)在某一終端平臺上。人們利用云計算的結(jié)果對某一領域的事物進行改革和改進。云時代即是云計算結(jié)果廣泛應用成就的一種社會生活方式，因此，“云時代”具有非常明顯的信息處理特征。首先，信息來源于網(wǎng)絡；其次，對某一領域的信息化改革基于云計算的結(jié)果；第三，對某一領域的信息處理結(jié)果體現(xiàn)在某一終端平臺上。

1.2 “云時代”信息管理的基本方法

“云時代”的信息處理特征對信息管理方式產(chǎn)生了極為深遠的影響。首先，為了保證云端數(shù)據(jù)的準確性，信息管理關注安全管理，將信息安全作為使用信息的前提；其次，云端上的任何一臺電腦上的數(shù)據(jù)都應該參與云計算，因此，個人CP最終的目的是服務于社會，而個人又可以在某一平臺上享受云計算的成果，即成為接受服務的一份子，那么，信息管理也應該以服務價值的體現(xiàn)為主要發(fā)展方向；第三，在“云時代”背景下，信息管理必須以電腦為主要的管理工具，以網(wǎng)絡化為管理的主要形態(tài)，才能夠使信息管理工作為云計算提供相應的資源，這也是資源共享的需要。

2 “云時代”背景下檔案信息資源管理存在的問題及發(fā)展方向

2.1 管理思路的問題

傳統(tǒng)的檔案信息管理工作是由單位區(qū)分和地域區(qū)分的，通常情況下，檔案信息是某單位或個人的重要資料，對其他人不產(chǎn)生影響。因此，長久以來，檔案工作的管理思路一直保持在“保留資料”而非“利用資料”上，管理工作多體現(xiàn)在檔案的收集和轉(zhuǎn)移上，而并非是對檔案的解讀和應用。在云時代背景下，檔案信息成為云端的數(shù)據(jù)內(nèi)容，要參與大數(shù)據(jù)計算，因此，檔案管理的思路也應該從單純的“收集保管”轉(zhuǎn)移到“實現(xiàn)服務價值”方面。然而，大多數(shù)單位的檔案管理思路并沒有更新，導致大量檔案資源利用不足，研究表明，我國國家機關檔案資料完全信息化程度還比較低，不到50%的檔案資料被納入到云計算系統(tǒng)中，這說明，“云時代”背景下的檔案信息資源應用顯示出的結(jié)果并不完全，不利于我國社會事務的發(fā)展。

2.2 管理方法的問題

檔案管理方法隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展而逐步發(fā)生變化，雖然目前計算機和網(wǎng)絡已經(jīng)成為社會主要的發(fā)展動力，但是檔案管理方法并沒有發(fā)生大規(guī)模改變，紙質(zhì)檔案大量存在，傳統(tǒng)的人工查找和調(diào)取等工作行為仍然是基本的管理行為。這使得我國檔案管理工作仍需要大量的人工，并且，管理效率相當?shù)?，很多與之相關的事務運行慢，浪費人力和時間。在“云時代”背景下，檔案信息應該以數(shù)據(jù)的形式存在于云端上，這說明原有的檔案管理方法已經(jīng)不適用，使用計算機并以網(wǎng)絡為主要途徑進行檔案信息管理方法的改革勢在必行。

2.3 管理技術(shù)的問題

檔案管理方法與檔案管理技術(shù)直接相關。在以紙質(zhì)資料為主要檔案形式，以人工檢索和整理為主要方法的傳統(tǒng)檔案管理中，管理技術(shù)主要圍繞在檔案資料保存的時空條件、檔案記錄的精確性方面，檔案資料形式不變、管理方法不變，管理技術(shù)發(fā)展也進入了瓶頸，不利于檔案工作整體的發(fā)展和創(chuàng)新；而在“云時代”背景下，一切檔案資料都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)模式，一些不能夠用紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出來的事件和事物，可以用音頻和視頻的方式進行資料提取，檔案管理技術(shù)發(fā)展的重點從資料的收集和保存轉(zhuǎn)移到安全保護以及資料的科學利用方面，這是現(xiàn)金檔案資料管理研究的主要內(nèi)容。

3 “云時代”檔案信息資源管理模式

3.1 服務指向管理模式

“云時代”是一個人人為云端，人人又利用大數(shù)據(jù)計算終端的時代，檔案信息資源管理的模式應順應時代要求，體現(xiàn)出相應的“服務指向性”。即信息資源管理工作應該以“提供服務”為出發(fā)點，使信息資源活動起來，并且善于收集更多的檔案信息資源，使其能夠為檔案的“云管理”提供幫助。具體在實際的檔案信息資源工作中，即要做到以下三點：首先，各單位應注意積累政府公開信息和本單位的檔案查閱利用需求信息，主動開展分析研究，為領導決策和社會需求提供及時、有效的信息資源。其次，應立足于國家檔案信息管理工作發(fā)展目要求，圍繞本單位檔案管理工作的主要目標，抓住服務“窗口”的需求反映，有深度、高質(zhì)量地提供檔案信息資源；第三，要適應政府公開信息和檔案查閱利用的熱點需求，適時提供具有權(quán)威性的專題信息資源，積極參與行業(yè)的信息資源交流平臺的建設。

3.2 信息化管理模式

盡管檔案信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度非常快，但分割在各個檔案館里，既形不成大數(shù)據(jù)資源，也難以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行處理。只有各地、各部門的檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)互聯(lián)互通，才能使大數(shù)據(jù)利用有了可能。因此，在“云時代”背景下，檔案管理應以信息化管理為主要模式，在電腦和網(wǎng)絡上實現(xiàn)基本的檔案收集和存儲工作；同時，檔案數(shù)據(jù)庫要可以公開訪問。如果數(shù)據(jù)庫不公開，再多的數(shù)據(jù)也形不成大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)再好也用不上。數(shù)據(jù)庫至少要向大數(shù)據(jù)使用主體開放。構(gòu)建檔案信息共享服務集成系統(tǒng)，在檔案信息化建設中是一項新的、富有挑戰(zhàn)性的工作，缺少可以借鑒的經(jīng)驗，具有一定的技術(shù)難度。對于聯(lián)合各個檔案服務機構(gòu)來說，就是將集成的理念創(chuàng)造性的用于各個機構(gòu)管理的實踐活動中，使得檔案管理工作更加便捷與高效。集成理論的精髓就是優(yōu)勢互補、整體優(yōu)化、動態(tài)開放、過程管理和創(chuàng)造性融合。

3.3 技術(shù)優(yōu)先管理模式

成為“云端”的一份子參與檔案信息資源的大數(shù)據(jù)計算并且在相應的平臺上使用云計算的結(jié)果，都必須依靠相應的管理技術(shù)的發(fā)展。因此，技術(shù)優(yōu)先管理模式應該是“云時代”背景下檔案信息資源管理的主要模式，所謂“技術(shù)優(yōu)先”即在檔案管理的過程中，優(yōu)先考慮管理技術(shù)對信息資源的影響性，從技術(shù)的改革入手提高信息資源的準確性和可用性。在具體的檔案管理工作中表現(xiàn)為以下幾個方面。第一，在信息資源保存的安全性方面，云存儲首先考慮的是數(shù)據(jù)的安全性、可靠性以及效率等問題，采用加密技術(shù)以及身份認證等進行數(shù)據(jù)保護，能夠有效保證信息資源的安全；第二，云存儲將檔案信息放在不同節(jié)點，當某一節(jié)點不能被訪問時，系統(tǒng)自動將讀寫指令發(fā)送到另一服務器上； 同時，云存儲實現(xiàn)了不同位置間的數(shù)據(jù)實時備份，且解決所有存儲中心內(nèi)的負載平衡問題；第三，檔案工作者要學會運用信息化的管理技能，這能夠極大程度的縮減工作時間，同時隨著電子檔案的便捷性、安全性、穩(wěn)定性的提升，檔案信息資源可以實現(xiàn)從主觀到客觀、從單一到整體、從冗亂到整合。

4 “云時代”檔案信息資源管理模式實踐的關鍵

4.1 資金和技術(shù)的投入

“云時代”檔案信息資源管理模式以計算機和網(wǎng)絡的應用為主要實踐脈絡，因此，各單位需要對檔案管理工作投入更多的資金和技術(shù)，資金主要應用于電腦等硬件設施的配置，而技術(shù)則應用于服務窗口的開設、檔案數(shù)據(jù)的處理、應用、檔案信息安全管理等。一切與網(wǎng)絡化信息化管理相關的技術(shù)都應該應用到管理模式的實踐當中，相關的技術(shù)改革也需要投入大量的資金。各單位應該對檔案管理工作的發(fā)展制定較為全面的發(fā)展計劃，在計劃當中體現(xiàn)出資金和技術(shù)的支持，以便使檔案資源管理模式的實踐有據(jù)可依。

4.2 管理人才的引進

檔案管理工作之所以革新慢，很難跟上信息社會發(fā)展的步伐，主要原因在于負責管理工作的員工缺乏相應的管理能力。研究表明，目前我國檔案管理工作人員年齡偏大，在計算機應用、檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)新和檔案管理技術(shù)改革方面行動力較差，甚至無法正確應用信息化檔案資源。在“云時代”背景下實現(xiàn)檔案信息資源管理模式的創(chuàng)新，以管理理念的改進為基礎，以先進的管理方法和技術(shù)為保障。因此，單位需要引進相應的管理人才，無論是從高校直接招聘，還是對原有的工作者進行職業(yè)再培訓，都應該以管理工作發(fā)展需要為依據(jù)，通過人才的吸納保證管理模式的快速更新。

5 結(jié)語

綜上所述，“云時代”成為當今社會主流發(fā)展模式的代名詞，傳統(tǒng)的檔案信息化管理在時代背景下呈現(xiàn)出各種問題，只有以云時代信息處理的特征為依據(jù)，實現(xiàn)檔案管理理念、管理方法、管理技術(shù)的全面變革，檔案信息資源管理模式的改革才能真正促進檔案工作的發(fā)展。

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