陸露

摘 要：在當前的交通運輸檔案管理工作中，由于對檔案管理的重視程度不夠、信息管理專職人員配置較少、工作技能沒有進行專門培養(yǎng)，存在諸多問題。因此，需要結(jié)合檔案管理的工作現(xiàn)狀，來制定相應的優(yōu)化途徑，提高交通運輸工作的整體效率。

關(guān)鍵詞：交通運輸；檔案管理；管理優(yōu)化

檔案管理工作，是交通運輸管理工作中一項工作量大、數(shù)據(jù)處理眾多的工作之一，它涉及到文書檔案、、執(zhí)法檔案、車輛檔案、實物檔案等各種信息。隨著我國交通運輸業(yè)的發(fā)展和升級，交通運輸檔案管理工作內(nèi)容和數(shù)量進一步擴大，當前的檔案管理工作較為滯后，需要進行工作優(yōu)化和提升。

1 當前交通運輸管理檔案存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度不夠

檔案管理的工作內(nèi)容，常常被認為是整理材料、儲存數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分類、文件歸檔、數(shù)據(jù)調(diào)用和更新等[1]。這些工作沒有直接涉及到交通運輸?shù)囊痪€工作、也不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值和效益。因此，檔案管理工作一直沒有被列入交通運輸管理工作的戰(zhàn)略性地位中，部分工作人員甚至認為，檔案只要不丟失、不遺漏、不錯誤、不外泄，就達到了管理目的。

（二）檔案管理硬件設(shè)施的缺乏

目前，交通管理部門的檔案室硬件設(shè)施不太齊全，目前的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實物等，需要電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存。電子檔案可以直接采用本地存儲，但是紙質(zhì)檔案需要存放在檔案室中。電子檔案所存放的本地硬盤，存儲容量和信息安全水平能夠滿足當前的管理要求，但是隨著交通運輸事業(yè)的快速發(fā)展，這些硬件技術(shù)也需要不斷更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所存放的檔案室，往往采光差、空間狹小、易出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀的可能[2]。

（三）檔案管理水平的不足

目前的檔案管理者，并不是專業(yè)的情報專業(yè)或檔案專業(yè)的技術(shù)人員，常常都是辦公室工作人員兼任檔案員來進行檔案管理，缺乏檔案管理的業(yè)務知識和技能[3]。而交通運輸部門很少針對檔案管理來制定專門的工作規(guī)范和工作指南，因此，檔案管理制度缺乏或落實程度較差，基層工作者的管理水平明顯不足。

2 交通運輸檔案管理工作的優(yōu)化途徑

可以發(fā)現(xiàn)，當前的交通運輸檔案管理工作存在不足，需要結(jié)合檔案管理的工作現(xiàn)狀，來制定檔案管理工作的優(yōu)化途徑。

（一）加強電子檔案的管理

隨著信息技術(shù)和數(shù)碼成像的不斷發(fā)展，大量的紙質(zhì)文件都可以轉(zhuǎn)化成電子化方式并進行存儲，數(shù)據(jù)管理方式也逐漸成熟。例如：對于目前沒有電子版本的紙質(zhì)檔案，可以進行電子化處理，在未來的工作中，盡可能直接生成電子版的檔案；對已經(jīng)歸檔的文件資料，設(shè)置為只讀或禁止更改的模式[4]，保證了文件的安全性；對當前的檔案格式和內(nèi)容進行統(tǒng)一設(shè)計，提高了文件和檔案的一致性。

（二）建立和完善檔案管理網(wǎng)站

在加強電子檔案的管理的基礎(chǔ)上，將電子檔案進行分類、歸檔、提取、整理，通過內(nèi)部OA平臺上傳進行共享，讓檔案信息真正服務于交通管理工作。同時，在內(nèi)部OA平臺中，授予不同部門查閱、調(diào)用、修改的權(quán)限，保證檔案信息的快速傳遞，提高交通運輸檔案管理的工作效率。

同時，還要積極建設(shè)外聯(lián)網(wǎng)，建立交通運輸檔案信息網(wǎng)站，為廣大用戶提供一個快速查詢交通運輸檔案信息的平臺，使得用戶能夠不受時間和空間的限制，查閱到權(quán)限內(nèi)最新的交通運輸相關(guān)資料。另外，在網(wǎng)站中還可以增設(shè)咨詢服務的窗口，及時提供檔案管理的服務幫助。

（三）加強檔案管理工作的培訓

對于當前已經(jīng)從事檔案管理的專兼職工作人員，需要定期進行專業(yè)培訓，通過不斷學習檔案采集、保存、編排、挖掘的新技術(shù)和新方法，幫助他們解決實際工作中出現(xiàn)的新問題、創(chuàng)新工作方法、提高工作效率。對于剛剛?cè)肼毜臋n案管理工作人員，需要進行入職前的業(yè)務培訓，尤其是對于一些具有檔案管理專業(yè)技能的人才，要通過入職培訓，讓他們盡快了解交通運輸檔案管理工作的內(nèi)容、特點和要求，以便于迅速適應工作，并在工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，不斷提升檔案管理方式和效率。

（四）制定檔案管理規(guī)范

管理規(guī)范的建立，是保證檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)。目前，國家已經(jīng)對各類檔案的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護措施，制定出了各種技術(shù)規(guī)范標準和要求，這些規(guī)定已經(jīng)在政府正式公文管理中得到廣泛應用。而交通運輸檔案的管理，同樣也需要遵照國家的檔案管理要求，并針對交通運輸檔案的特點，來制定針對性的規(guī)范和要求。例如：交通運輸信息的形式具有多樣性，有可能同時具有文字、圖片、視頻等文件，需要做好文件管理和傳遞的臺賬、加快電子檔案的同步化與核對工作。只有這樣，才能為交通運輸管理提供規(guī)范、精確的信息資源，提升整個交通運輸管理的水平。

（五）建立交通運輸檔案管理的保障機制

交通運輸檔案管理的保障機制包括責任機制、考核機制、激勵機制三個部分。首先，是落實交通運輸檔案管理的責任機制。建立交通運輸檔案管理的組織和領(lǐng)導層、明確管理責任、制定制度和管理規(guī)范、落實對檔案管理的資金和人員支持、提高交通運輸部門的內(nèi)部職能。其次是落實交通運輸檔案管理的考核機制。上級部門可以通過定期檢查、不定期抽查、專項工作調(diào)研等方式，到各級交通運輸檔案管理部門進行管理抽檢，查看紙質(zhì)文檔的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護措施是否符合國家標準、檔案室的硬件配套設(shè)施是否更新和完善、查看電子文檔的轉(zhuǎn)化率和發(fā)布情況，將這些檢查結(jié)果作為考核依據(jù)。最后是落實交通運輸檔案管理的激勵機制。這一機制與考核機制密不可分。檢查結(jié)果將作為激勵措施的參考依據(jù)，管理者需要根據(jù)檢查結(jié)果和考核情況，對檔案管理工作成果突出的工作人員進行嘉獎、對檔案管理工作落實較好的基層交通運輸管理單位進行表彰，并且對情況不佳的單位提出針對性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落實實施，再通過定期回訪檢查的方式，了解整改進度。

（六）挖掘交通運輸檔案管理的利用率

目前，有一部分已經(jīng)歸檔的交通運輸檔案一直是處于閑置狀態(tài)，不同的檔案之間，信息的重疊程度很高，還有一部分檔案歸檔之后，查閱困難，很難發(fā)揮檔案管理的效果，造成了大量的資源浪費。因此，需要挖掘交通運輸檔案管理的利用率。對于長期處于閑置狀態(tài)的交通運輸檔案，可以將其移動到后備檔案庫中，將頻繁調(diào)用的檔案放置到前端位置，以便調(diào)用。對于信息重疊程度很高的檔案，需要在檔案收集、整理、存檔的過程中，設(shè)計收集方式，注重信息的配套性和完整性，在電子檔案歸類時，標注檔案之間的信息調(diào)用關(guān)系，節(jié)約存儲空間。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)查詢的方式，減少檔案查詢的難度，盡快將能夠公開的交通運輸檔案信息進行電子化和信息化處理，方便調(diào)用和查閱。

3 結(jié)語

針對當前交通運輸檔案管理工作中，存在重視程度不夠、硬件設(shè)施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等問題，需要加強電子檔案的管理、建設(shè)檔案管理網(wǎng)站、加強對人員的檔案管理培訓、制定檔案管理規(guī)范、挖掘檔案管理的利用率，并建立相關(guān)的責任機制、考核機制、激勵機制，提高檔案管理的效果，為交通運輸管理服務。

參考文獻

[1]姜艷秋. 交通運輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，13：6061.

[2]劉英. 淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)[J]. 赤子（上中旬），2015，23：228.

[3]吳東霞. 交通運輸單位檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 辦公室業(yè)務，2015，17：63.

[4]李長河. 檔案信息化建設(shè)有助于提升交通運輸管理工作效率[J]. 蘭臺內(nèi)外，2011，02：28.