衣英強(qiáng)

[摘 要]隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化水平也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所代替，這不僅提高了檔案管理的效率，也極大地解放了人力，節(jié)約了資源。本文在分析“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理特征和面臨的挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討了檔案管理創(chuàng)新策略，以供參考。

[關(guān)鍵詞]互聯(lián)網(wǎng)+；檔案；管理；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.107

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

“互聯(lián)網(wǎng)+”是創(chuàng)新2.0下的互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)相互結(jié)合、共同發(fā)展的一種新形態(tài)、新業(yè)態(tài)。新一代信息技術(shù)條件下，產(chǎn)生了創(chuàng)新2.0，二者共同作用，形成了物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、社會(huì)計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的新形態(tài)。“互聯(lián)網(wǎng)+”代表了一種新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，其實(shí)質(zhì)是利用互聯(lián)網(wǎng)在社會(huì)各生產(chǎn)要素配置中的優(yōu)化、集成功能，將互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新發(fā)展成果，應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域，以促進(jìn)實(shí)體經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，社會(huì)各領(lǐng)域都發(fā)生了深刻的變化。以檔案管理為例，檔案管理是我國(guó)國(guó)家檔案事業(yè)的最基本的組成元素，主要是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并為相關(guān)使用單位或個(gè)人，提供檔案檢索、查詢與使用服務(wù)。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度，取決于檔案管理水平的高低，而檔案管理水平，則要適應(yīng)不斷提高，以滿足社會(huì)需求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理特征出現(xiàn)了新的變化，而開放共享的發(fā)展理念、二位一體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)化的工作對(duì)象和海量的信息用戶，也使檔案工作在開發(fā)模式、管理環(huán)節(jié)和服務(wù)方式等方面，面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為提高檔案管理與服務(wù)水平，更好地發(fā)揮檔案的積極作用，必須加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐的創(chuàng)新，以加快檔案管理事業(yè)發(fā)展的步伐。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理的特征

第一，檔案管理的完整性要求更高。檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)，主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的出現(xiàn)，促進(jìn)了檔案管理的升級(jí)轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案管理的完整性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是檔案資料的完整性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)便捷地獲取和完善檔案資料，因而對(duì)檔案資料的完整性要求更高。二是檔案管理流程的完整性。檔案管理流程包含多個(gè)環(huán)節(jié)，例如：檔案基礎(chǔ)資料的收集、整理，檔案的管理、檔案的查詢及檔案的利用等，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可提高該流程的完整性。

第二，檔案管理存儲(chǔ)介質(zhì)日益多元化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”為檔案數(shù)據(jù)管理提供了更多的技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化管理。它以互聯(lián)網(wǎng)為手段，激活檔案信息資源、推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)融入公共信息服務(wù)生態(tài)圈，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理與政府、企業(yè)和公眾之間的信息融合與聯(lián)合創(chuàng)新?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代為檔案管理提供了新的存儲(chǔ)介質(zhì)，并實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案儲(chǔ)存管理。數(shù)字化檔案管理極大地豐富了檔案管理的形式，檔案資料可以通過(guò)傳統(tǒng)的文字存儲(chǔ)與展現(xiàn)，也可以通過(guò)圖像、音頻、視頻等形式存儲(chǔ)與展現(xiàn)。目前，大型檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)已經(jīng)建立，將所有檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，既能大幅提高管理效率，解放人力，節(jié)約物力和財(cái)力，同時(shí)，也能有效避免檔案數(shù)據(jù)和信息資料丟失，而且用戶能夠快捷、方便地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)查詢與利用。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作面臨“四座大山”，即社會(huì)認(rèn)知度較低、服務(wù)創(chuàng)新力較弱、內(nèi)容質(zhì)量較差及用戶活躍度較低等。其中，社會(huì)認(rèn)知度問(wèn)題源于檔案工作本身較強(qiáng)的資政性，從服務(wù)主旨和服務(wù)機(jī)制上限制了檔案服務(wù)對(duì)象的普遍化和服務(wù)產(chǎn)品的市場(chǎng)化；服務(wù)創(chuàng)新力問(wèn)題源于我國(guó)實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的檔案管理體制，缺乏專門的檔案服務(wù)創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制、創(chuàng)新扶植政策和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)環(huán)境等條件的支持，容易形成消極狹隘的工作態(tài)度和僵化保守的工作方法；內(nèi)容質(zhì)量是整個(gè)信息服務(wù)行業(yè)不斷追求的永恒的工作主題，提高優(yōu)質(zhì)內(nèi)容生產(chǎn)力也是檔案管理重塑自身優(yōu)勢(shì)和突破競(jìng)爭(zhēng)重圍的核心武器；用戶活躍度問(wèn)題出現(xiàn)于日益膨脹、競(jìng)爭(zhēng)激烈的新媒體運(yùn)營(yíng)市場(chǎng)，是市場(chǎng)供應(yīng)與用戶需求錯(cuò)位脫節(jié)現(xiàn)象的普遍產(chǎn)物，也是現(xiàn)今所有社交媒體服務(wù)的通病。如果要消除“四座大山”的壓力，必須對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理創(chuàng)新策略

3.1 協(xié)同優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)歸檔

在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和社交媒體等復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如何從用戶、法律、技術(shù)和管理等多維度確保歸檔網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，是檔案管理當(dāng)前面臨的主要挑戰(zhàn)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，跨界融合的趨勢(shì)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理、用戶和新媒體運(yùn)營(yíng)商三方協(xié)同優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)歸檔的新模式，提供了前所未有的發(fā)展契機(jī)。檔案管理人員可以與新媒體運(yùn)營(yíng)商合作，研發(fā)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)抓取和內(nèi)容分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的用戶可下載和成批量歸檔。同時(shí)，鼓勵(lì)用戶爭(zhēng)做“市民檔案員”，自主上傳至云歸檔平臺(tái)，這樣既可以提高網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集的全面性與準(zhǔn)確性，又可以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)所有權(quán)和開發(fā)權(quán)的爭(zhēng)端。

3.2 鼓勵(lì)公眾參與數(shù)據(jù)著錄

大檔案觀將一切具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻及實(shí)物都視為檔案?；诖髾n案觀視角的網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)，具有媒體類型多樣、數(shù)量龐大和內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)，尤其是照片、音頻和視頻等多媒體檔案數(shù)據(jù)，在語(yǔ)義檢索方面還存在較大障礙，檢全率和檢準(zhǔn)率都比較低，進(jìn)而造成大量?jī)r(jià)值密度高的多媒體檔案數(shù)據(jù)形成信息孤島，無(wú)法被用戶充分利用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理部門可以將這部分?jǐn)?shù)量巨大的半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)面向公眾開放，由公眾對(duì)文本、照片、音頻和視頻檔案的內(nèi)容自由貼標(biāo)簽，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)簡(jiǎn)單過(guò)濾后，根據(jù)用戶標(biāo)簽頻率的排名先后，為這些文件著錄關(guān)鍵詞。

3.3 深度挖掘檔案數(shù)據(jù)商用價(jià)值

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的巨大商用價(jià)值將更加凸顯。檔案數(shù)據(jù)不同于泛化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，其真實(shí)可靠性強(qiáng)化了大數(shù)據(jù)分析、預(yù)測(cè)和輔助決策等功能，因而在政府管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等領(lǐng)域開拓了廣闊的用戶市場(chǎng)。一方面，可以設(shè)置軟硬件開發(fā)和維護(hù)的技術(shù)部門，彌補(bǔ)檔案行業(yè)“重硬件輕軟件”的短板，在硬件維護(hù)的基礎(chǔ)上，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，加大對(duì)數(shù)據(jù)挖掘、分析和預(yù)測(cè)方面的軟件開發(fā)力度；另一方面，可以建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，既可以實(shí)現(xiàn)高價(jià)值檔案數(shù)據(jù)的公開獲取，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的二次利用，又可以根據(jù)用戶利用頻率和口碑相傳過(guò)濾出價(jià)值密度較高的檔案數(shù)據(jù)，為高質(zhì)量的內(nèi)容輸出提供來(lái)源支持和用戶反饋，以便檔案管理更有針對(duì)性地滿足用戶的商用需求。

3.4 通過(guò)數(shù)據(jù)開放提供檔案創(chuàng)意定制服務(wù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案服務(wù)方式變革是公共信息服務(wù)市場(chǎng)擴(kuò)大的必然要求，檔案管理可以運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維優(yōu)化現(xiàn)有服務(wù)方式，積極主動(dòng)地推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的開放獲取、促進(jìn)技術(shù)平臺(tái)的整合優(yōu)化和實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的交互定制，使現(xiàn)有服務(wù)表現(xiàn)出開放化、自動(dòng)化和個(gè)性化的新時(shí)代特征。第一，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的開放獲取。檔案數(shù)據(jù)開放獲取是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)的工作核心和創(chuàng)新前提，可通過(guò)積極參與制定數(shù)據(jù)開放政策、優(yōu)先開放部分結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、有效維護(hù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整來(lái)實(shí)現(xiàn)。第二，促進(jìn)技術(shù)平臺(tái)的整合優(yōu)化。數(shù)據(jù)價(jià)值的聚合為檔案管理開拓出前所未有的服務(wù)空間，這就要求檔案管理必須跨越行業(yè)界限，綜合應(yīng)用并整合優(yōu)化云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，突破政府、企業(yè)和公眾之間的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)壁壘，整合海量檔案數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建檔案創(chuàng)新服務(wù)技術(shù)生態(tài)圈，實(shí)現(xiàn)開放共享、信息增值和知識(shí)化輸出等創(chuàng)新服務(wù)，以滿足日益擴(kuò)大的用戶市場(chǎng)需求。第三，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的交互定制，搭建檔案信息服務(wù)交互定制平臺(tái)，加快服務(wù)上線的速度、拓展服務(wù)上線的廣度、挖掘服務(wù)上線的深度，從而為檔案管理服務(wù)于更廣闊的用戶市場(chǎng)提供可能，進(jìn)一步提高檔案管理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的生存和發(fā)展空間，同時(shí)，還要進(jìn)行互動(dòng)反饋，公開檔案信息服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)流程，及時(shí)對(duì)各個(gè)線上服務(wù)環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)產(chǎn)品進(jìn)行優(yōu)化和迭代，最終實(shí)現(xiàn)以極低的成本同時(shí)為海量的用戶市場(chǎng)服務(wù)。

4 結(jié) 語(yǔ)

我國(guó)檔案管理工作是按照國(guó)家檔案發(fā)展體制運(yùn)行的，自由度較小，對(duì)技術(shù)創(chuàng)新的反應(yīng)也相對(duì)緩慢遲滯。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，除了從技術(shù)層面研究檔案管理創(chuàng)新外，更需要從運(yùn)行機(jī)制、開發(fā)模式和管理流程等方面出發(fā)，研究如何增強(qiáng)檔案管理的改革自覺(jué)性、時(shí)代適應(yīng)力和服務(wù)創(chuàng)新力，如何通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)開放平臺(tái)激發(fā)創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，挖掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值以及如何提升檔案工作的核心競(jìng)爭(zhēng)力，最終使檔案管理及服務(wù)成為政府信息公開服務(wù)圈中不可或缺的重要一環(huán)。

主要參考文獻(xiàn)

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