郭雯輝

摘要： 本文在分析多項目總承包下采購活動以及采購質(zhì)保工作的特點、QA工程師在工作中遇到的問題及其原因的基礎(chǔ)上，從“目標”、“貢獻”、“主動權(quán)”、“信息”四個方面，結(jié)合貫穿于采購活動全過程的采購質(zhì)保工作，探討了如何提高工作的有效性和效率，提出了解決方案建議。

Abstract： This paper analyzes the characteristics of procurement activities and procurement quality assurance under the multi project general contracting and the problems and causes of QA engineers in the work. Based on these， this paper discusses the how to improve the effectiveness and efficiency of the work from four aspects of "goal"， "contribution"， "initiative"， "information" and the procurement quality assurance of the whole procurement activities and puts forward some suggestions.

關(guān)鍵詞： 核電采購；質(zhì)量保證；有效性；效率

Key words： nuclear power purchase；quality assurance；availability；efficiency

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）07-0051-03

0 引言

采購是由買方或買方指定的代表為得到物項或服務所進行的各種活動，它從提出規(guī)定要求開始，到買方驗收該物項或服務為止[1]。采購控制的目標是確保所采購的物項和服務滿足已制定的要求并按要求發(fā)揮作用，確保選定的供方在履行其采購合同時不斷地提供可接受的物項和服務。不言而喻，采購物項的質(zhì)量對核電廠的安全有重大影響。如何保證核電采購質(zhì)量保證工作的有效性和效率，筆者進行了深入探討。

1 采購質(zhì)?，F(xiàn)狀

工程公司承擔多個核電項目EPC總承包，采購活動以及采購質(zhì)量保證（以下簡稱質(zhì)保）工作的特點是：①幾個核電總包項目采購活動同時進行，采購進度計劃交錯實施；②根據(jù)采購物項、服務或過程對核安全的重要性，在整個供應鏈中采取分級管理；③首次承擔核電廠建造這一巨復雜工程的采購工作，工程技術(shù)背景深厚，但沒有成熟的采購管理隊伍和供應鏈信息庫；④在積極發(fā)展核電的政策下，國內(nèi)各集團有“爭奪”核電供應商的態(tài)勢；⑤管理、執(zhí)行和評定采購工作的采購管理體系初步形成，有些尚未程序化，有些程序有待根據(jù)采購特點進行完善；⑥整個采購活動的QA、QC由質(zhì)保人員、監(jiān)造人員、采購人員等分工實施。

設(shè)備采購質(zhì)保工程師（以下簡稱QA工程師）在工作中時常遇到以下經(jīng)歷和困惑：供應商少有按合同規(guī)定時間提交大綱及程序文件；供應商的質(zhì)保大綱經(jīng)過數(shù)次修改仍難以達到審查要求；供應商不知道哪些分供方必須經(jīng)我公司審查認可，以至未經(jīng)認可便與分供方簽訂了合同；設(shè)備已開始制造，或已制造完成、準備驗收、運至現(xiàn)場，項目質(zhì)保大綱仍然沒有被認可；在質(zhì)保等級高的設(shè)備與質(zhì)保等級低的設(shè)備上投入精力沒有區(qū)別，甚至有的因后者編寫大綱能力弱，花費的時間比前者反而多得多。

以上現(xiàn)象，分析直接原因不外乎：①供應商對合同質(zhì)量保證要求不了解；②供應商與QA工程師對質(zhì)量保證要求的理解和對工程公司的監(jiān)控要求未達成共識；③供應商特別是非核級設(shè)備供應商不知道大綱概述應寫哪些內(nèi)容才可以滿足審查要求；④QA工程師文件審查工作繁重且有進度壓力，無暇將更多精力專注于重要、關(guān)鍵設(shè)備及制造過程中的重要活動，無暇將更多精力專注于出現(xiàn)了問題或可能出現(xiàn)問題的設(shè)備。

在“指責”供應商未能執(zhí)行合同要求的同時，我們不妨反思在管理工作中的內(nèi)部原因，從如何提高工作實效和效率的角度尋找解決的辦法，避免出現(xiàn)惡性循環(huán)。

2 提高采購質(zhì)保工作有效性和效率的途徑

如果用效果來定義“使活動達到預定的目標”，用效率來定義“給定的輸入、更多的輸出（或較少的輸入、同樣的輸出）”，那么，在資源有限的情況下，質(zhì)保作為一項管理活動，效果和效率兩者都十分重要。下面從“目標”、“貢獻”、“主動權(quán)”、“信息”四個方面，探討在總承包項目采購質(zhì)保實際工作中如何能更有效和高效，如何避免無效率和無效果或者通過以犧牲效率來取得效果。

2.1 以目標為中心，注重成果

管理是追求和取得成果的活動，采購質(zhì)保工作的策劃、工作的改進以及評價所做工作是否有成果，都應從目標出發(fā)。衡量所做的工作的標準除了是否完成了任務外，更重要的是是否達到了既定目標。比如，供方評價的目標是對供方能力進行鑒定；合同談判中技術(shù)澄清的目標是雙方達成共識等。從以上目標出發(fā)，為取得實效，本文對采購質(zhì)保有關(guān)工作的策劃有以下建議：

①一直以來，擬采購設(shè)備的潛在供方評價的商務評價由公司商務部負責。但實際評價工作效果證明，建安服務分包商由商務部評價比較合適，但設(shè)備供應商由整個設(shè)備采購活動都不參與的商務部來評價，無論對于商務部還是對于評價組，其評價可能成為“雞肋”。潛在供方評價是供方管理的開始，由采購部代替商務部來負責對設(shè)備供應商的資質(zhì)、以往履約能力和信譽、售后服務的評價，能夠事半功倍，更為有效。原因是，由于設(shè)備采購招投標的組織、合同商務談判、技術(shù)談判等完全是由采購部執(zhí)行，采購部比商務部更加了解或者說更需要了解擬采購設(shè)備的分級、對供應商設(shè)計、制造或銷售方面的資質(zhì)要求、監(jiān)管要求、行業(yè)資質(zhì)要求、報關(guān)政策，更需要了解供應商規(guī)模、以往業(yè)績、客戶滿意程度、售后服務能力等等。這樣做更有利于供方評價和選擇的目標的達成。

②在采購活動中常有以下情況，有些設(shè)備從簽訂采購合同到設(shè)備交貨只有2、3個月的時間，有的設(shè)備供應商任務飽滿、排產(chǎn)緊，有的供應商初次與中核集團合作或初次進入核電產(chǎn)品領(lǐng)域。在這些情況下，在簽約前，應標、澄清、談判過程中應讓供應商充分理解各項條款內(nèi)容，在采購要求、我方監(jiān)控和評價供方績效的意圖方面與其達成共識，這其中包括質(zhì)量保證要求。通過共識達到供需雙方相互配合，從而避免合同執(zhí)行過程中雙方對條款產(chǎn)生分歧，避免供應商提交文件不完整、不及時，使供應商在進度緊的情況下提前做好管理方面的準備和策劃。推而廣之，如盡力使每項設(shè)備采購包都能通過簽約前加上簽約后對要求的不斷強化，對采購QA工程師是有益的。

建議的方法是，在技術(shù)澄清會的議題內(nèi)容給以很好的安排，掌握主動，引導實現(xiàn)滿足上述我方的關(guān)注點。

③關(guān)于采購質(zhì)保中對供應商的監(jiān)查的時機，HAD003/05核電廠質(zhì)量保證監(jiān)查[2]的4.1.1中指導了6種情況下必須安排監(jiān)查，其中第4種情況“對質(zhì)量保證大綱的職能范圍做了重大變更（重大的機構(gòu)改組或程序的重大變更）時”、第5種情況“懷疑因質(zhì)量保證大綱的要求或執(zhí)行方面的缺陷已危及了物項或服務的質(zhì)量時”，在監(jiān)查工作安排的時間和內(nèi)容上應聽取QA工程師的建議，鼓勵QA工程師有意識地主動提出監(jiān)查建議，而其中第4和第5種情況，不妨也鼓勵采購項目負責人、監(jiān)造人員提供信息和建議供質(zhì)保監(jiān)查策劃者和QA工程師考慮。畢竟，QA工程師和采購項目負責人對采購項目進展情況更加了解。在主監(jiān)查員、監(jiān)查員資源有限的情況下，聽取他們的意見可以使監(jiān)查工作安排更有針對性，使監(jiān)查工作效率更高。

2.2 把握整體，重視對外界的貢獻

把握整體，重視對外界的貢獻是把質(zhì)保工作做得更有成效的根基。這里的“外界”指的不是從事質(zhì)保工作以外的人員或部門，而是指本文中提到的采購控制的目標。衡量采購質(zhì)保工作的標準有以下三點：①所做工作對采購控制過程的貢獻；②對識別采購活動中妨礙采購控制目標的問題的貢獻；③對問題的解決和預防的貢獻。而不僅僅是“程序規(guī)定了，我按程序做了”。采購質(zhì)保工作貫穿于采購活動全過程，這些過程包括編制采購要求、評價潛在供方、評標、簽約、建立雙方對技術(shù)規(guī)格書、供貨范圍和質(zhì)量保證要求的共識、審查和批準供方的文件和計劃、監(jiān)控、評價和驗證采購過程、不符合項控制、收貨檢查、控制質(zhì)量記錄等。從整體角度來講，QA工程師也是從事采購活動的人，而采購部各采購項目團隊中的人（采購項目負責人、監(jiān)造人員等）也是從事采購質(zhì)保的人。

如果各級采購質(zhì)保工作人員能夠著眼于如何運用質(zhì)保知識、能力和經(jīng)驗為達到采購控制整體目標做出貢獻，采購質(zhì)保工作重心將可以更多放在幫助提高采購過程的有效性和效率上，以達到“確保所采購的物項和服務滿足已制定的要求并按要求發(fā)揮作用，確保供方在履行其采購合同時不斷地提供可接受的物項和服務”這一目標。從是否看重貢獻，可以看出對“管理”和“實效”理解程度的深淺。

基于以上觀點，QA工程師應更多參與重要、關(guān)鍵設(shè)備的開工檢查、驗收和重要的見證點。建議可在各核電總包項目上細化，列出應參與開工先決條件檢查、最終驗收、停工待檢點見證、重大質(zhì)量問題處理的設(shè)備清單，并匯同采購部門和技術(shù)部門的建議，同時考慮動態(tài)加入出現(xiàn)問題需關(guān)注的供應商所提供的設(shè)備。

應更多關(guān)注不符合項以及對不符合項的管理。不符項控制的目的是防止誤用或誤安裝不滿足要求的物項。在采購階段，如果對供方的不符合項的控制不當，就可能存在未經(jīng)同意使用了不符合的物項，記錄不完整，難以通過最終驗收等方面風險。IAEA 50-C/SG-Q（96）[3]中建議“管理者應分派職責，使不符合項的處理，從識別不符合項起，到糾正措施完成、得到驗證為止，都得到監(jiān)控”。我公司核電項目質(zhì)保大綱程序“不符合項控制”中，授予質(zhì)保部門“對部門不符合項管理情況進行監(jiān)督”，“對供方不符合項管理情況進行監(jiān)督”的職責。這兩個“監(jiān)督”的有效開展的前提是：①熟悉管理程序；②及時了解供方在制造過程中發(fā)生的每個需買方審批、驗證的不符合項。如果不符合項處理完畢后，再提出修改或整改要求，將很難執(zhí)行或延長處理時間。因此，要動態(tài)跟蹤。QA工程師的審查和監(jiān)督工作，對供方不符合項的控制貢獻如下：①防止供方或我公司組織不當，應開啟而未開啟不符合項，目前，這樣的情況在設(shè)備驗收、現(xiàn)場開箱檢查中是存在的；②防止供應商錯誤分類，應向我公司報批而未報批；③防止供應商的處理過程沒有經(jīng)授權(quán)有資格的人員審查、批準，處理方案技術(shù)分析不充分，對安全的影響和對接口的影響分析不充分；④防止處置過程中沒有按要求對返工、返修或被更換的物項的檢查和試驗，沒有得以檢驗就關(guān)閉進入下一道工序，或再檢驗的記錄不完整；⑤防止供應商沒有識別或錯誤識別其產(chǎn)生的原因，未能采取防止因同樣原因而可能再次發(fā)生的措施。以上五點也是審查不符合項報告和監(jiān)督不符合項管理的要點。

對供方不符合項的控制中，除外部的供應商相關(guān)部門外，工程公司內(nèi)部的監(jiān)造人員、采購項目負責人和QA工程師都賦有“監(jiān)督”這一職責。其中QA工程師應更多顯示出在采購活動中對供方不符合項控制的貢獻。

2.3 突出針對性，掌握主動權(quán)

本文開始提到的設(shè)備采購QA工程師在供方質(zhì)保大綱審查、分供方審查工作中遇到的困惑及其原因，可以從增加招標文件內(nèi)容、區(qū)分不同類型供方質(zhì)保大綱內(nèi)容等方面入手尋找解決辦法，突出針對性，發(fā)揮招標方的主動權(quán)，以達到期望的效果。

2.3.1 可在設(shè)備采購招標技術(shù)文件“質(zhì)量保證”這一部分中，增加投標響應要求

通常的投標響應要求包括5項：①投標企業(yè)質(zhì)保體系和認證情況；②提供質(zhì)量手冊及主要質(zhì)量管理程序清單；③目前投標方質(zhì)量保證組織人員情況介紹；④其它核電項目質(zhì)保管理情況；⑤對于本采購包將采取的質(zhì)保措施。其中前3項是必要的，第4項和第5項響應要求針對性不強，可在招標響應要求中增加“提供投標方建議的本項目質(zhì)量保證大綱”，同時，在招標文件中對核級設(shè)備、非核級設(shè)備和部分指定的設(shè)備的項目質(zhì)保大綱內(nèi)容提出更具體的要求。

采取這種作法，可以從投標階段便開始，一直到合同技術(shù)談判，甚至到簽訂合同后的初期，不斷強化供應商對合同質(zhì)量保證要求的了解；有可能縮短合同生效后供應商編制和提交質(zhì)保大綱的時間；使供應商質(zhì)保大綱內(nèi)容更貼近我方要求，避免大綱多次修改無法通過審查；避免質(zhì)保大綱與實際執(zhí)行脫節(jié)的形式主義傾向。這樣，可以使我方的質(zhì)保人員掌握主動權(quán)，提高質(zhì)保大綱審查工作的效率。

2.3.2 在設(shè)備采購招標技術(shù)文件“分包商”這一部分中，通常包括“分包商清單”、“材料、主要零部件明細表”、“對進度、質(zhì)量有影響的外購件及零部件清單”這樣的應標要求，建議在合同談判階段，根據(jù)這幾個清單內(nèi)容，由采購部門協(xié)調(diào)技術(shù)部門，與供應商就其中哪些物項的分包商將作為重要分供方必須由工程公司審查認可，并在合同中約定，從而解決一直存在的分供方審查范圍的問題。使分供方審查工作抓住重點，更有針對性。

2.3.3 關(guān)于代理商的質(zhì)保大綱

通過代理商采購設(shè)備，代理商在合同中的責任、代理商與生產(chǎn)商的關(guān)系有多種情況（不同合同各有不同）。以某項目壓縮空氣生產(chǎn)系統(tǒng)設(shè)備為例，該設(shè)備代理商與生產(chǎn)商同屬瑞典某集團，生產(chǎn)商在該集團質(zhì)量管理體系內(nèi)，代理商為貿(mào)易公司，對生產(chǎn)商沒有管理能力。這種情況下，合同的簽訂應盡可能由我方與代理商、生產(chǎn)商三方簽署，并明確在項目執(zhí)行中代理商和生產(chǎn)商的責任、義務。質(zhì)保大綱應由代理商和生產(chǎn)商分別編制。代理商質(zhì)保大綱的內(nèi)容可參照法規(guī)的要求，結(jié)合合同責任義務適當補充或刪減。如果合同為我方與代理商兩方簽署，還應提交接口管理、采購控制、售后服務管理程序。生產(chǎn)商質(zhì)保大綱根據(jù)設(shè)備分級，選用核級或非核級設(shè)備質(zhì)保大綱的內(nèi)容要求，并根據(jù)需要提供其實施的質(zhì)量管理手冊備案。

以上要求均應在合同澄清過程中與潛在供方達成共識，并在合同的質(zhì)量保證要求中明確，以避免在合同執(zhí)行中產(chǎn)生分歧，并因此給文件審查工作帶來困難。

2.4 保持信息暢通并充分利用

為使已獲取的信息被相關(guān)環(huán)節(jié)所利用，應保持信息的暢通和及時流動。比如，在多項目采購活動同時實施、交錯進行的特點下，對已交貨的供應商進行的績效評價應及時開展，并將結(jié)果作為后續(xù)新項目的供方選擇以及合格潛在供方資格到期延續(xù)的一個很好的參考。

另外，要防止出現(xiàn)信息孤島。目前，網(wǎng)上信息交流平臺已經(jīng)發(fā)展成熟，工作效率較高，但是公司間、部門間由于保密和抵制競爭對手等原因，某些方面的信息交流還可能出現(xiàn)“孤島”現(xiàn)象[4]。足夠的信息，對QA工程師做好核電采購質(zhì)保工作是非常重要的。

總之，全方面、多層次了解和利用信息是高效率開展采購質(zhì)保工作的關(guān)鍵。

3 結(jié)束語

在積極穩(wěn)妥推進核電建設(shè)發(fā)展的政策下，工程公司成為核電站建造階段中各核電業(yè)主矚目的焦點。采購是項目實施階段的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和主要內(nèi)容之一，占項目總支付額相當大的比重。采購過程質(zhì)保工作的有效和高效，很大程度影響建造質(zhì)量，進而影響核安全。為此，應在深入理解采購質(zhì)保工作的目標和貢獻的基礎(chǔ)上，結(jié)合項目需求，精心策劃，采取措施，不斷地提高采購質(zhì)保工作的有效性和效率。

參考文獻：

[1]HAD003/03（1986）《核電廠物項和服務采購中的質(zhì)量保證》.

[2]HAD003/05（1988）核電廠質(zhì)量保證監(jiān)查.

[3]50-C/SG-Q（96） Quality Assurance for Safety in Nuclear Power Plants and other Nuclear Installations.

[4]秦宏偉.淺談核電工程總承包管理存在的問題[J].建筑經(jīng)濟，2009，11：52-54.