尚宇

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技也在大力發(fā)展。信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，給工作帶來(lái)了極大的便利。我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理工作量大且繁瑣，為了解決這一弊端，企業(yè)人事檔案普遍采取信息化管理，這使得工作效率大大提高，也取得了顯著的成效。但由于信息化管理處在起步階段，仍面臨著很多問(wèn)題，只有對(duì)癥下藥解決了這些問(wèn)題，才能更好的發(fā)揮作用。本文主要對(duì)人事檔案信息化管理的意義進(jìn)行分析，根據(jù)它所面臨的挑戰(zhàn)，提出相應(yīng)的解決策略，以逐步優(yōu)化企業(yè)人事檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)

人事檔案管理是將企業(yè)所有職員的信息歸類(lèi)、整理的過(guò)程，它是一項(xiàng)精確度相對(duì)較高的工作，且需要專(zhuān)業(yè)水平較高的人員從事相關(guān)管理工作。為了保證工作的效率和準(zhǔn)確性，通常采用信息化管理，而傳統(tǒng)的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點(diǎn)逐漸被時(shí)代淘汰。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的飛速發(fā)展，人們已經(jīng)步入信息時(shí)代。信息時(shí)代主要以計(jì)算機(jī)為主要工具，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接。作為企業(yè)管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過(guò)渡。在這一過(guò)程中，不免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但企業(yè)人事檔案管理者應(yīng)該采取積極的應(yīng)對(duì)措施，以促進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要意義

企業(yè)人事檔案信息化管理對(duì)于企業(yè)人事管理行業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。它不僅是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，符合時(shí)代發(fā)展的潮流，也是企業(yè)人事檔案管理的一個(gè)創(chuàng)造性的飛躍，對(duì)企業(yè)、社會(huì)以及自身都意義重大。它具有很多獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，既能保證工作效率，又可以化繁為簡(jiǎn)。在企業(yè)人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質(zhì)量和效率，它主要是減少了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。人事檔案信息化管理的重復(fù)使用率較高，傳統(tǒng)的管理雖然建立檔案相對(duì)容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問(wèn)題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復(fù)利用，可以對(duì)人才的綜合信息進(jìn)行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接的，這擴(kuò)大了人才的信息資源，使其在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業(yè)率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的個(gè)性化和多元化發(fā)展。人事制度對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)也是至關(guān)重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業(yè)更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長(zhǎng)期進(jìn)行保存，還可以進(jìn)行備份防止丟失。相對(duì)于紙質(zhì)版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業(yè)人事檔案管理行業(yè)帶來(lái)了福音，這有利于推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展、進(jìn)步和完善。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項(xiàng)特殊的工作，長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)人事檔案管理的管理模式和方法相對(duì)滯后，一般以單一的管理方式進(jìn)行信息庫(kù)的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動(dòng)增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內(nèi)容繁瑣，經(jīng)常存在或多或少的誤差，這嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。在實(shí)際的管理過(guò)程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進(jìn)行封存，這制約了企業(yè)人事檔案的流轉(zhuǎn)和共享，且查閱起來(lái)相對(duì)困難，耗時(shí)耗力；另外，傳統(tǒng)的檔案管理使得人才的流失嚴(yán)重，不利于企業(yè)對(duì)于人才的配置，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，人才得不到合理的利用，將會(huì)造成極大的損失。

2.2 管理人員的業(yè)務(wù)水平不足

管理人員的業(yè)務(wù)水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平都是由傳統(tǒng)管理培訓(xùn)所得，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，人事檔案信息化管理是一個(gè)新的領(lǐng)域。由于信息技術(shù)水平有限，管理人員對(duì)于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進(jìn)程面臨著較大的挑戰(zhàn)。管理人員是企業(yè)人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠?qū)嵭小?/p>

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實(shí)際運(yùn)行中，需要足夠的信息化設(shè)備作為支撐。信息化設(shè)備主要包括軟件設(shè)備和硬件設(shè)施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實(shí)施人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，企業(yè)大多缺乏管理軟件和平臺(tái)，設(shè)施設(shè)備不足，不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實(shí)行。信息化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏了物質(zhì)條件，人事檔案管理信息化的推進(jìn)更加艱難。

2.4 人事管理與計(jì)算機(jī)操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)版檔案的方法，它主要以網(wǎng)絡(luò)為載體，利用計(jì)算機(jī)將人事檔案儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。人事檔案以信息文件的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，可以提高它的重復(fù)利用率，也可以起到一定的保護(hù)作用。但它仍存在很多不足，傳統(tǒng)的人事管理技術(shù)和工作內(nèi)容與信息化管理相差甚遠(yuǎn)，且利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變的難度系數(shù)較大，需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于技術(shù)層面的問(wèn)題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴(yán)峻。

2.5 缺乏規(guī)范

處于信息化時(shí)代，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價(jià)值和意義，并進(jìn)行了初步的嘗試。在對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革的過(guò)程中，這些企業(yè)仍存在諸多問(wèn)題。企業(yè)管理者并沒(méi)有完全貫徹改革，也未制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在推進(jìn)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，落實(shí)力度不夠，各種問(wèn)題便隨之出現(xiàn)。檔案信息不完整、錄入錯(cuò)誤、信息的及時(shí)性、精準(zhǔn)性等都存在問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)。

3 應(yīng)對(duì)企業(yè)人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)管理人員的技術(shù)水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，首先必須具備較高的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)管理水平，另外，還應(yīng)該熟悉國(guó)家規(guī)定和相關(guān)法律。只有這樣，才能達(dá)到較高的管理水平。對(duì)于只接受過(guò)傳統(tǒng)管理培訓(xùn)的老員工來(lái)說(shuō)，應(yīng)該注重他們業(yè)務(wù)水平的提高，可以對(duì)他們進(jìn)行信息化操作技術(shù)的培訓(xùn)，以使他們熟練掌握并操作現(xiàn)代化設(shè)備。此外，還應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)，以提高工作效率。

3.2 完善設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的先驅(qū)。對(duì)于一些落后的管理軟件和平臺(tái)，應(yīng)視其情況進(jìn)行更新、升級(jí)和淘汰，對(duì)于一些缺少的現(xiàn)代化設(shè)備，企業(yè)應(yīng)該加大資金的投入，購(gòu)入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，為人事檔案信息化管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并滿(mǎn)足人事檔案管理信息化的相關(guān)需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業(yè)從傳統(tǒng)管理向信息化管理過(guò)渡的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特點(diǎn)制定獨(dú)特的管理體制。在進(jìn)行人事檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)制定的規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，以確保人事檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

3.4 規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)該熟悉掌握其管理流程和要點(diǎn)，以原有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為基點(diǎn)，進(jìn)一步規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實(shí)際管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落實(shí)，以確保管理工作的順利實(shí)施。

4 總結(jié)

社會(huì)的現(xiàn)代化程度愈高，信息化的發(fā)展程度也就愈高，目前，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)，信息技術(shù)一方面提高了工作效率、節(jié)省時(shí)間，另一方面也給人們帶來(lái)了便利。由于人事檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)傳統(tǒng)的行業(yè)，因此，在向信息化、現(xiàn)代化過(guò)渡的過(guò)程中，會(huì)存在各種各樣的挑戰(zhàn)。但挑戰(zhàn)是一個(gè)不斷完善、進(jìn)步的過(guò)程，只要抓住問(wèn)題的根本，對(duì)癥下藥，便能早日實(shí)現(xiàn)跨越。

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