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關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

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隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步完善，檔案管理工作也在不斷的發(fā)展，作為事業(yè)單位的管理過(guò)程中的一個(gè)重要的組成部分，檔案的管理必須以現(xiàn)階段新時(shí)期的發(fā)展作為引導(dǎo)和基礎(chǔ)，要正確認(rèn)識(shí)檔案的管理發(fā)展方式，要?jiǎng)?chuàng)新檔案的數(shù)據(jù)管理，信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

在我國(guó)龐大的社會(huì)行政體系里，事業(yè)單位是其中的主要組成部分，也是我國(guó)行政職能得以落實(shí)的重要機(jī)構(gòu)。而在事業(yè)單位整體的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理作為服務(wù)于事業(yè)管理的重要工作具有特殊的意義，并且，當(dāng)下傳統(tǒng)的檔案管理已然不能夠滿(mǎn)足事業(yè)單位的實(shí)際需求，檔案管理創(chuàng)新改革勢(shì)在必行，這也是擺在每個(gè)事業(yè)單位面前重要的任務(wù)之一。本文主要就事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，嘗試探索事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路。

一、事業(yè)單位檔案管理重要性

一直以來(lái)，沒(méi)有認(rèn)清檔案工作的重要性是行政事業(yè)單位的工作人員，從單位領(lǐng)導(dǎo)到職工本人普遍存在的現(xiàn)象。對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，因?yàn)闄n案工作是幕后工作，不能為單位產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，而且在年度和任期考核中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有考慮把檔案工作納入其中，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理的工作，缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，特別是在檔案管理中需要的配備、硬件設(shè)施的投入，還有檔案日常管理等方面。再有就是檔案管理工作人員自身的問(wèn)題。檔案管理不僅能夠保證整個(gè)行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效的運(yùn)行，更重要的是對(duì)單位自身的科學(xué)發(fā)展、社會(huì)精神文明的建設(shè)、人民群眾正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)都有著重要的作用。當(dāng)前隨著改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理原本存在的不足，慢慢的顯現(xiàn)出來(lái)。事業(yè)單位的檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展和全社會(huì)的信息服務(wù)有著非常重要的作用，因此，相關(guān)的管理人員要提高認(rèn)識(shí)，完善職責(zé)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，在內(nèi)部建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，提高檔案管理的效率。

二、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作整體發(fā)展不均衡

各個(gè)事業(yè)單位中檔案的管理水平有著很大的差距，發(fā)展水平參差不齊，而且有個(gè)別的單位檔案管理工作嚴(yán)重滯后。甚至有些單位將重要的檔案資料存放在部門(mén)或是個(gè)人的手中，沒(méi)有集中的管理，進(jìn)而直接的影響到了檔案材料的安全和齊全的整理，還有些單位的檔案保存的方法手段較老化、方法較陳舊等問(wèn)題，與新形勢(shì)下單位檔案的發(fā)展存在很大的不協(xié)調(diào)之處，而且檔案管理中沒(méi)有及時(shí)的采取相應(yīng)的解決辦法和措施，并且檔案的深度開(kāi)發(fā)力度不夠，大多數(shù)的單位在檔案的管理上還是只停留在簡(jiǎn)單的查閱利用這一方式上。

（二）單位檔案的基礎(chǔ)管理不扎實(shí)

近年來(lái)，有很多的單位檔案管理基礎(chǔ)性的管理工作不扎實(shí)，缺乏具體的工作流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理的制度等。在體系的建立上不夠系統(tǒng)，缺少專(zhuān)門(mén)、統(tǒng)一且高效的管理體系。其中一些事業(yè)單位的民生檔案和民生檔案較為分散，有些存放在下屬的業(yè)務(wù)單位，而沒(méi)有向綜合的檔案室移交管理，所以導(dǎo)致檔案的完整安全管理沒(méi)有根本性的保證。

（三）單位檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)

事業(yè)單位檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)是很普遍的現(xiàn)象，而在另一方面，檔案管理工作人員還存在不固定的現(xiàn)象，有些經(jīng)常的變動(dòng)或調(diào)整，檔案管理人員的工作技能和業(yè)務(wù)水平還有待進(jìn)一步的提高。所以檔案管理工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性以及準(zhǔn)確性受到嚴(yán)重的影響，這一狀況也是制約事業(yè)單位檔案管理進(jìn)一步發(fā)展的重要原因。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新辦法

（一）建立健全檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時(shí)應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿(mǎn)足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡(jiǎn)明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過(guò)程中，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。檔案管理人員的素質(zhì)能力直接關(guān)系到檔案管理工作能否順利開(kāi)展，所以要努力提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。由于檔案管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作，對(duì)管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識(shí)和技能。事業(yè)單位要定期組織管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)。提高他們的檔案管理知識(shí)和技能，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和能力。同時(shí)要具備較高的職業(yè)道德。樹(shù)立檔案管理意識(shí)，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開(kāi)展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）開(kāi)展信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作實(shí)行信息化管理也是當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀(guān)需求。事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新需要最大限度地發(fā)揮檔案資源，提高管理效率，采用科學(xué)的管理辦法可以滿(mǎn)足新時(shí)期社會(huì)的需求。首先，事業(yè)單位必須利用互聯(lián)網(wǎng)高速的信息傳遞功能，實(shí)現(xiàn)各級(jí)事業(yè)單位檔案信息的準(zhǔn)確與高效傳遞，保證信息的時(shí)效性；然后利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將事業(yè)單位的檔案信息錄入電腦，并對(duì)信息進(jìn)行技術(shù)處理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，將檔案資料數(shù)字化；最后充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，為社會(huì)各界提供高效的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)檔案管理保密工作

在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，保密工作是我們必須要實(shí)行的一項(xiàng)工作，要求我們?cè)趲?kù)房建造和選址過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照我國(guó)相關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行建造，做到辦公室和庫(kù)房分開(kāi)建造，閱覽室和庫(kù)房分開(kāi)建造，庫(kù)房門(mén)窗必須要進(jìn)行加固，這樣能夠在一定程度上防止盜竊行為的發(fā)生，在庫(kù)房的管理方面，我們要派遣專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行看管，那些與檔案管理無(wú)關(guān)緊要的人員必須要禁止其進(jìn)入，最后，我們要對(duì)庫(kù)房管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠正確的對(duì)保密檔案和保管檔案進(jìn)行區(qū)分，如果保密檔案泄露出去，一定會(huì)對(duì)國(guó)家利益和安全造成嚴(yán)重的危害，因此，筆者認(rèn)為，在事業(yè)單位檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理的保密工作是十分必要的。

（五）加強(qiáng)檔案管理工作的電子信息化

隨著電子科技的快速發(fā)展，利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理工作勢(shì)在必行，這種高效、準(zhǔn)確、快速的管理模式必將為人們提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的電子信息化水平，作為檔案管理人員要探索建立電子檔案管理的新途徑，充分利用網(wǎng)絡(luò)形成開(kāi)放式的共享資源平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)或區(qū)域聯(lián)網(wǎng)的公共檔案管理系統(tǒng)和人事檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)，以提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

我們要從觀(guān)念上更新對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，逐步建立健全檔案管理的規(guī)章制度，不斷研究和探索快捷、高效的現(xiàn)代化檔案管理模式，就能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的檔案管理工作水平適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展，使檔案管理在實(shí)際工作中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。

四、創(chuàng)新中要適應(yīng)社會(huì)形勢(shì)的變化

提供服務(wù)和材料是檔案管理工作最基本也是最直接的社會(huì)作用，而要想提供更好的社會(huì)服務(wù)，就需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的服務(wù)方式、內(nèi)容和手段。談到創(chuàng)新服務(wù)的方式，首先要做的就是使檔案管理工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，并在此基礎(chǔ)上提高事業(yè)單位檔案的參考價(jià)值和利用價(jià)值，把死的資料變成活的資源。另一方面，在服務(wù)內(nèi)容上的創(chuàng)新，便是實(shí)現(xiàn)工作重心從數(shù)量的服務(wù)向質(zhì)量的服務(wù)的轉(zhuǎn)移。檔案的工作人員不應(yīng)該只局限于將收集檔案，而是要將自身的潛能進(jìn)行充分的挖掘，不斷的完善并創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)內(nèi)容，加大檔案的編研工作的力度，使得檔案資源的作用得到充分的發(fā)揮。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展影響重大，對(duì)社會(huì)發(fā)展的影響同樣不可忽略。事業(yè)單位必須重視檔案管理工作的開(kāi)展，并且需要在工作實(shí)踐中尋求創(chuàng)新，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，使其在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)中更加適應(yīng)。并且，加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及員工的積極貢獻(xiàn)，將檔案管理工作做好，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮與發(fā)展。

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