劉保瑞

（曲阜市檔案局，山東曲阜 273100）

在信息時(shí)代飛速發(fā)展的大背景下，我國的檔案管理工作也逐漸走向了標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和系統(tǒng)化，它們受益于當(dāng)今社會各種制度的不斷改革，也推動了檔案管理理念的更新?？v觀傳統(tǒng)人事檔案管理模式，它缺乏一套合理高效的人事檔案管理制度，不能將檔案管理理念與人事檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)結(jié)合?；诖?，我國當(dāng)前人事檔案管理工作改革的重點(diǎn)，就必須要更新觀念和創(chuàng)新方法，利用現(xiàn)代檔案管理學(xué)知識推動我國人事檔案管理工作邁向新的臺階。

1 人事檔案科學(xué)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 人事檔案科學(xué)化管理有助于減少部門的日常工作量

作為我國各行各業(yè)人事管理制度的一項(xiàng)重要組成部分，人事檔案是個人身份信息、企業(yè)信息和社會信息等方面的重要依據(jù)，與個人工資待遇、公司福利待遇、社會勞動保障、社會組織關(guān)系緊密掛鉤，具有社會和企業(yè)認(rèn)可的法律效用。因此，構(gòu)建一套合理高效的人事檔案科學(xué)化管理機(jī)制，有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化，方便個人、企業(yè)和社會各類組織開展快速查詢和及時(shí)調(diào)閱，獲取到準(zhǔn)確無誤的人事檔案信息，避免了社會組織和用人企業(yè)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在個人人事檔案信息上，極大減少了檔案管理部門的日常工作量。

1.2 人事檔案科學(xué)化管理提供了招聘錄用的重要依據(jù)

在現(xiàn)代人事檔案管理體系中，它涵蓋了個人履歷、鑒定材料、學(xué)歷職稱材料、政審資料、表彰獎勵資料、違法違紀(jì)資料、人事變動資料、健康資料等相關(guān)人事檔案資料，它們能夠集中反映單位所需招聘崗位的一些人事資料和崗位需求，也成為單位開展招聘錄用的重要依據(jù)。因此，開展人事檔案科學(xué)化管理可以幫助用人單位建立客觀公正的個人評價(jià)體系，確定自己在招聘崗位的競爭優(yōu)勢，明確自己在用人單位的崗位職責(zé)、晉升途徑和發(fā)展目標(biāo)。長此以往，就可以幫助單位明確崗位需求和職責(zé)履行范圍，也凸顯了人事檔案科學(xué)化管理的價(jià)值取向和管理動力。

2 阻礙人事檔案科學(xué)管理的諸多現(xiàn)狀

縱觀當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀，還存在檔案管理手段落后陳舊、人事檔案管理重要性認(rèn)識不足和檔案管理人員重視程度不高等諸多問題。

2.1 檔案管理工作落后陳舊

現(xiàn)代檔案管理工作包含了諸多檔案資料，需要檔案管理部門開展繁重而復(fù)雜的檔案資料管理服務(wù)，有效開展檔案的立卷歸檔、整理保管、借閱查詢、鑒定銷毀等活動，這就對檔案管理的工作效率和技術(shù)手段提出非常高的要求。但是，我們很多單位的檔案管理還停留在傳統(tǒng)檔案室管理階段，沒有相對應(yīng)的檔案微機(jī)室和檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致很多人事檔案資料的收集整理、鑒定統(tǒng)計(jì)工作需要依靠手工操作，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力，而且不能保證人事檔案的權(quán)威性和準(zhǔn)確性，這些都違背了現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的檔案管理理念。

2.2 人事檔案管理重要性認(rèn)識不足

隨著市場化經(jīng)濟(jì)的深入開展，各類人才的流動性和調(diào)動性逐漸增強(qiáng)，而人事檔案在國家公務(wù)員的選拔、事業(yè)單位和成熟民企的招聘中也甄選人才的重要依據(jù)。但是，縱觀當(dāng)前人才招聘市場，在很多用人企業(yè)和各類人才中普遍存在著對人事檔案管理不了解、不關(guān)心的現(xiàn)象，很多畢業(yè)生在工作很多年以后，檔案依然放在學(xué)校，而很多流動性比較大的專業(yè)人才甚至已經(jīng)將人事檔案遺失。

2.3 檔案管理人員對檔案的重視程度不高

在用人企業(yè)，辦理相關(guān)社會保障、職稱晉升、出具相關(guān)工資提升證明都需要提供本人的人事檔案。在已經(jīng)上交人事檔案的企業(yè)中，很多檔案管理人員對檔案的重視程度不高，不能及時(shí)向員工確立歸檔資料的真實(shí)性，不能及時(shí)將各類最新的材料做到收集補(bǔ)充，導(dǎo)致人事檔案的時(shí)效性嚴(yán)重缺失，影響了人事檔案的科學(xué)管理及使用價(jià)值。

3 人事檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的積極對策

3.1 更新檔案管理理念，嚴(yán)格檔案管理程序

沒有嚴(yán)格的管理程序，就很難談檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，也更難開展相關(guān)的檔案歸檔、調(diào)閱、存儲和檢索工作。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案科學(xué)管理的前提條件就是從思想上更新檔案管理理念，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理程序，積極將檔案管理的具體措施與人事管理工作中的工資福利、職稱評定等做到有效對接。

當(dāng)前，人事檔案管理需要三個層次的管理程序：第一是開展人事檔案資料管理和檔案信息開發(fā)工作，主要是開展人事檔案的收集、歸納、鑒定、保管等工作。第二是人事檔案信息加工和檔案輸出環(huán)節(jié)，構(gòu)建完整系統(tǒng)的人事檔案管理體系，有效落實(shí)目錄索引、信息匯編和資料輸出等服務(wù)內(nèi)容。第三是開展人事檔案與用人單位檔案需求的銜接工作，設(shè)定好人事檔案管理體系的各項(xiàng)功能，保證它們能夠組成一個有機(jī)的整體，最終保證人事檔案信息能夠?yàn)樯鐣?shí)踐、企業(yè)人事管理服務(wù)。

3.2 健全檔案管理制度，提高檔案管理認(rèn)識

只有健全的檔案管理制度，才能保證檔案使用者和檔案管理者從思想上提高對檔案管理的認(rèn)識，有效加強(qiáng)對于人事檔案的科學(xué)管理和有效建設(shè)。因此，針對人事檔案管理的現(xiàn)狀，建立健全人事檔案管理制度，主要是從以下幾點(diǎn)開展相關(guān)的制度建設(shè)：

首先，人事檔案的制度建設(shè)必須遵循檔案科學(xué)管理的現(xiàn)代化需求，有效保證檔案管理規(guī)則制度的合理性，這樣才能保證制定執(zhí)行的檔案管理制度能夠迎合單位特點(diǎn)，推動檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。其次，人事檔案管理制度必須簡明扼要，有效保證各項(xiàng)規(guī)章制度能夠具備可操作性，有力發(fā)揮人事檔案在單位人事管理中的指導(dǎo)作用。最后，檔案制度執(zhí)行必須具備嚴(yán)肅性，強(qiáng)調(diào)檔案部門在人事檔案管理中的權(quán)威性，保證檔案管理制度既能做到令行禁止，又能針對具體情況具體對待，能夠保證人事檔案在整個檔案體系中的核心位置。

3.3 把握檔案管理脈搏，做好流動性管理

縱觀人事檔案的科學(xué)化管理，它體現(xiàn)在單位內(nèi)部人事檔案的指導(dǎo)作用，也體現(xiàn)在人才市場的規(guī)范管理。因此，在單位內(nèi)部，檔案部門應(yīng)該最好同類專業(yè)人才的人事檔案流動性管理，保證職工在工作期間，可以借助人事檔案來建立完整齊全的檔案資料體系，保證個體材料客觀真實(shí)，有效服務(wù)于單位人事（服務(wù)）部門的人才檔案管理和工資、職稱等崗位評定。

同時(shí)，等專業(yè)人才離崗或者去新的就業(yè)單位，可以利用人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料與職工人事管理的相互統(tǒng)一，保證社會和企業(yè)能夠構(gòu)建完整系統(tǒng)的專業(yè)人才流動管理體系。另一方面，人事檔案科學(xué)化管理也應(yīng)該強(qiáng)化專業(yè)人才的動態(tài)化管理，保證人事檔案能夠隨著職工職場變遷和崗位變動實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理，保證專業(yè)人才在單位內(nèi)部每一次崗位調(diào)動，都可以把人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)到新的管理部門，保證了人事檔案的完整性和權(quán)威性。

4 總結(jié)

我們的時(shí)代在飛速的發(fā)展，對于人才的評定和管理標(biāo)準(zhǔn)也在不斷改變，這些現(xiàn)狀都對人事檔案管理提出了更高的要求，也導(dǎo)致了檔案管理理念的更新成為了必由之路。因此，加強(qiáng)當(dāng)代人事檔案的科學(xué)管理，必須從更新檔案管理理念入手，把握人事檔案管理的時(shí)代特征，建立健全檔案管理制度，推動人事檔案管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化建設(shè)，保證人事檔案能夠?yàn)樯鐣推髽I(yè)的人事管理提供更好的服務(wù)。

[1] 張雷生.韓國高等教育政策改革[1] 王傳寶，更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理科學(xué)化[J]，黑龍江史志，2015（02）

[2] 賈紅霞，淺談人事檔案更新管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[J]，內(nèi)蒙古水利，2015（12）