文/陳麗嬪

核電站程序文件的管理方式

文/陳麗嬪

核能源是一種清潔能源，同時(shí)核安全重于泰山。核電站長(zhǎng)期、安全、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的三大支柱是優(yōu)質(zhì)的設(shè)備、有效的文檔管理、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。文檔管理對(duì)核電站的安全運(yùn)行有著至關(guān)重要的作用。從核電站程序文件的管理，可窺探出核電站文檔管理的嚴(yán)謹(jǐn)。

一、什么是程序

在中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》GB/T19000—2008/ISO9000：2005中第3、4、5條對(duì)于“程序”的定義是為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑，程序可以形成文件，也可以不形成文件。核電站執(zhí)行程序化管理，把要做的寫下來(lái)，按寫的去做。程序文件簡(jiǎn)稱為程序，一切按程序辦事，已成為核電站的企業(yè)文化。程序主要分為管理程序和技術(shù)程序。

二、程序的管理要求

1．程序的分類體系。核電站的工作繁多、種類復(fù)雜、技術(shù)尖端且有核安全的要求。作為指導(dǎo)工作開展的程序，必須有清晰的分類，做到接口明確、邏輯合理。如臺(tái)山公司管理程序，文件類型層級(jí)主要有公司政策、各業(yè)務(wù)政策、流程程序、管理制度、業(yè)務(wù)細(xì)則等。要?jiǎng)澐謽I(yè)務(wù)領(lǐng)域，如人力資源、審計(jì)、財(cái)務(wù)、黨群管理、合同與采購(gòu)、質(zhì)保、信息文檔、運(yùn)行、維修等。

2．程序的編碼及模板。程序的編碼需能體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容并具有唯一性的要求，是在信息系統(tǒng)、管理引用等方面的識(shí)別標(biāo)示。如臺(tái)山公司管理程序編碼結(jié)構(gòu)為：臺(tái)山公司—程序類型—業(yè)務(wù)領(lǐng)域—流水號(hào)。統(tǒng)一的封面模板則保證了程序在眾多的文件中具有最高的識(shí)別度，封面上標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、編碼、版本、狀態(tài)、頁(yè)數(shù)、編校審批等信息，也規(guī)范了程序的產(chǎn)生。

3．程序的編校審批。程序是核電站工作使用的依據(jù)文件，準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性是要點(diǎn)。一份內(nèi)容高質(zhì)量的程序?qū)⒂行Т龠M(jìn)工作的開展，程序的產(chǎn)生通過(guò)編寫、校核、審查、批準(zhǔn)四個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管控。每一環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人均需具備相應(yīng)的能力和經(jīng)驗(yàn)、有相應(yīng)的授權(quán)資格。每一環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或需要修改完善的地方，可直接退回到編寫者或上一環(huán)節(jié)處理人進(jìn)行修改，直至程序內(nèi)容達(dá)到出版要求。

4．程序的流轉(zhuǎn)要求。程序出版后就需要快速分發(fā)到需要知悉程序內(nèi)容的部門或人員手中。管理程序一般需要公司范圍知悉，采取的方式是在公司內(nèi)部門戶網(wǎng)上發(fā)布公告，技術(shù)程序?qū)I(yè)針對(duì)性非常強(qiáng)。這里采用標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)清單的工具，即根據(jù)技術(shù)程序編碼、責(zé)任部等屬性對(duì)應(yīng)出需要分發(fā)的部門，并把這些信息匹配到信息系統(tǒng)中，當(dāng)程序經(jīng)過(guò)導(dǎo)入、著錄、檢查步驟后，就會(huì)自動(dòng)匹配出需要分發(fā)的部門信息，程序?qū)⒀杆侔l(fā)到各部門庫(kù)中，同時(shí)以郵件方式通知該部門所有人員。

5．程序的培訓(xùn)、評(píng)審與升版。程序主要用于指導(dǎo)工作的開展和執(zhí)行，程序的編校審批者自然對(duì)程序最為熟悉，但程序內(nèi)容卻需要被更多的人員理解和掌握，程序在出版、發(fā)布或流轉(zhuǎn)后需進(jìn)行相應(yīng)范圍的培訓(xùn)。管理程序出版后若兩年內(nèi)沒有升版過(guò)，則必須由程序產(chǎn)生部門指定負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行評(píng)審，審查和確認(rèn)程序是否需要升版。技術(shù)程序則規(guī)定兩次升版的最長(zhǎng)時(shí)間不超過(guò)5年。

三、程序的管理特點(diǎn)

1．融入核心業(yè)務(wù)管理，為一線業(yè)務(wù)提供支持。核心業(yè)務(wù)是一個(gè)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和賴以生存的基礎(chǔ)，全公司各部門的工作均圍繞核心業(yè)務(wù)開展。對(duì)核心一線業(yè)務(wù)的支持程度和貢獻(xiàn)，決定了各部門在企業(yè)中的地位。程序?qū)σ痪€業(yè)務(wù)開展至關(guān)重要，文檔部門主動(dòng)了解一線業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容和對(duì)程序的使用需求，制定相應(yīng)的管理措施，如為了滿足高時(shí)效性的要求，和業(yè)務(wù)部門共同制定標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)清單等。文檔部門對(duì)程序深度而細(xì)化地管理，為核心業(yè)務(wù)的推進(jìn)提供了保障。

2．深入文件前端控制，為文件質(zhì)量有效提升。文件在履行完現(xiàn)行價(jià)值后進(jìn)行歸檔保存，傳統(tǒng)的文檔部門更多的只是履行文件收集整理、歸檔保存的職責(zé)，這無(wú)法控制文件的形成質(zhì)量。目前，文檔部門深入到程序產(chǎn)生的源頭，和業(yè)務(wù)部門共同梳理程序的分類體系，規(guī)范程序的編碼、封面的格式、內(nèi)容的模板，提升了程序的內(nèi)容質(zhì)量和格式質(zhì)量，發(fā)揮出程序應(yīng)有的作用和價(jià)值。在此過(guò)程中，文檔部門既了解了專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)了和專業(yè)部門的溝通，同時(shí)提升了業(yè)務(wù)部門對(duì)文檔部門的信任度。

3．挖掘數(shù)據(jù)信息價(jià)值，為管理提供決策依據(jù)。文檔部門管理著文件和數(shù)據(jù)信息，猶如保管著一個(gè)信息寶藏。只要逐步挖掘、積累，進(jìn)行整合和提煉，就能提升文件數(shù)據(jù)的存在價(jià)值，也為業(yè)務(wù)部門管理層或員工提供了參考。如技術(shù)程序，可以設(shè)置按專業(yè)類別統(tǒng)計(jì)出版數(shù)量的報(bào)表，并配置到系統(tǒng)中，隨時(shí)導(dǎo)出查閱，從各專業(yè)技術(shù)程序的出版數(shù)量體現(xiàn)出生產(chǎn)準(zhǔn)備推進(jìn)的進(jìn)度。

（作者單位：臺(tái)山核電合營(yíng)有限公司）