王欣宇 舒 暢

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué)沈陽110033）

高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系研究

王欣宇 舒 暢

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué)沈陽110033）

高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系是高校開展數(shù)據(jù)管理工作的重要方法和手段，不但可為高校制定檔案館數(shù)據(jù)管理工作政策與規(guī)劃提供理論依據(jù)與技術(shù)支持，更可以為我國高等教育綜合實力和國際競爭力的提升提供知識整理與傳播支撐。從探討數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)管理體系及檔案館數(shù)據(jù)管理體系等相關(guān)理論入手，結(jié)合我國數(shù)據(jù)管理框架標(biāo)準(zhǔn)與檔案館數(shù)據(jù)管理實際工作需要，構(gòu)建包含檔案館數(shù)據(jù)管理資源、檔案館數(shù)據(jù)管理流程及數(shù)據(jù)管理績效評價三個方面的檔案館數(shù)據(jù)管理體系，對于推進(jìn)雙一流背景下高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系具有重要的可行性及實際意義。

高校檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)動力學(xué)

高校檔案館是傳承文化、保存信息、參與教育的組織，具有較強(qiáng)接受性和兼容性。數(shù)據(jù)管理與高校檔案館檔案管理工作的結(jié)合，既是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的需要，也是高校檔案館管理理論創(chuàng)新與實踐的需要。數(shù)據(jù)管理與檔案館管理完美結(jié)合，則是從業(yè)者一直探索方法和路徑?，F(xiàn)有數(shù)據(jù)管理成果及實踐證明：規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、智能化的檔案館數(shù)據(jù)管理體系，對于實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案館管理向?qū)W習(xí)者為中心的移動互聯(lián)化的數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實意義。

一、數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)管理體系理論

數(shù)據(jù)管理，在移動互聯(lián)時代，被賦予新的意義和價值，可以為高校檔案館管理提供全新的思路、方法和途徑；可以保障檔案館在移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)時代中為用戶提供高效能的數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，對文化傳承形成不可替代的優(yōu)勢。對處于大數(shù)據(jù)集成中心的檔案館來說，如何構(gòu)建數(shù)據(jù)管理體系，把文化和數(shù)據(jù)傳輸?shù)揭苿咏K端，意義更為重要。

（一）數(shù)據(jù)管理的基本內(nèi)涵。

數(shù)據(jù)管理是指對人類現(xiàn)有的數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的創(chuàng)造過程和數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動，它指識別、獲取和利用知識，并能保證終端使用者不受時間和地點限制，隨意獲取知識、使用知識、分享知識，并用不同的形式進(jìn)行傳遞，讓其他終端用戶通過不同方式將其應(yīng)用于實踐。數(shù)據(jù)管理體系包括組織能力、工具與方式、技術(shù)支持、學(xué)習(xí)型組織、知識產(chǎn)品、數(shù)據(jù)的共享和評測等方面。就是把現(xiàn)有的知識數(shù)據(jù)用新的方式加以呈現(xiàn)。

數(shù)據(jù)管理是復(fù)雜的系統(tǒng)過程。為實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理在高校檔案館中應(yīng)用，選擇合適的數(shù)據(jù)管理模式，構(gòu)建嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理體系結(jié)構(gòu)至關(guān)重要。數(shù)據(jù)管理思想和方法體系是以終端學(xué)習(xí)者為中心，以數(shù)據(jù)、信息、知識作為戰(zhàn)略資源基礎(chǔ)，以知識數(shù)據(jù)的創(chuàng)造、積累、共享及應(yīng)用為目標(biāo)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。

（二）數(shù)據(jù)管理體系概述。

數(shù)據(jù)管理體系則指為實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理目標(biāo)而建立目標(biāo)、手段以及相應(yīng)的邏輯關(guān)系。數(shù)據(jù)管理理念和數(shù)據(jù)管理環(huán)境是構(gòu)成數(shù)據(jù)管理體系的主要內(nèi)容。

1.數(shù)據(jù)管理理念由數(shù)據(jù)管理組織的制度和文化兩方面組成。制度包括管理標(biāo)準(zhǔn)體系、激勵政策等制定，規(guī)范數(shù)據(jù)采集和管理流程，便于大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源共享，通過激勵政策鼓勵檔案館工作人員以更加積極的姿態(tài)投入工作中。文化則由組織共享文化、團(tuán)隊文化和學(xué)習(xí)文化構(gòu)成，使檔案管理人員在態(tài)度和價值觀上與客戶的需求高度認(rèn)同。

2.數(shù)據(jù)管理環(huán)境是一個技術(shù)支撐平臺及其運行的環(huán)境。主要用于數(shù)據(jù)收集、加工、存儲、傳遞和利用的，通過移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和應(yīng)用；數(shù)據(jù)管理軟件是對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合處理的大平臺，包括數(shù)據(jù)的鑒別、獲取、存儲、共享、創(chuàng)新和使用等各分支系統(tǒng)。數(shù)據(jù)管理環(huán)境的內(nèi)容大致包括以下內(nèi)容：（1）數(shù)據(jù)管理支持系統(tǒng)：如數(shù)據(jù)庫、知識庫、多庫協(xié)調(diào)系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等基本技術(shù)手段以及人與人之間的各種溝通和傳遞方式等；（2）數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容：內(nèi)容管理、文件管理、記錄管理、通信管理等；（3）知識的獲取和檢索：包括各種各樣的軟件應(yīng)用工具，例如智能搜索、多模式檢索、多策略搜索、多層次獲取和檢索等；（4）數(shù)據(jù)的傳遞和共享：建立數(shù)據(jù)分布圖、數(shù)據(jù)文檔、數(shù)據(jù)傳遞架構(gòu)、數(shù)據(jù)的傳輸、打印等；（5）數(shù)據(jù)的反饋與評價：通過建立一種良好的管理關(guān)系，激勵終端使用者使用和共享數(shù)據(jù)、豐富數(shù)據(jù)內(nèi)容、評價和反饋數(shù)據(jù)的真實性等，促進(jìn)數(shù)據(jù)效益最大化和數(shù)據(jù)集成的最大化。

二、系統(tǒng)動力學(xué)原理下的高校檔案數(shù)據(jù)管理體系構(gòu)建

系統(tǒng)動力學(xué)是系統(tǒng)科學(xué)理論與計算機(jī)仿真緊密結(jié)合、研究系統(tǒng)反饋結(jié)構(gòu)與行為的一門科學(xué)[1]3，把系統(tǒng)動力學(xué)理念引入檔案數(shù)據(jù)管理，是理念和方法上的創(chuàng)新。高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系模型主要由三個環(huán)節(jié)要素構(gòu)成：檔案館數(shù)據(jù)管理資源，檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，檔案館數(shù)據(jù)管理績效評價。這三個環(huán)節(jié)要素構(gòu)建檔案館數(shù)據(jù)管理穩(wěn)定結(jié)構(gòu)：數(shù)據(jù)管理資源是基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是核心，數(shù)據(jù)管理績效評價是發(fā)展的動力源泉。

（一）高校檔案館數(shù)據(jù)管理資源設(shè)施。

檔案館數(shù)據(jù)管理資源設(shè)施是支持檔案館引入數(shù)據(jù)管理的支撐要素，主要包括硬環(huán)境與軟環(huán)境兩個方面：

1.高校檔案館數(shù)據(jù)管理硬環(huán)境。（1）數(shù)據(jù)資源是檔案館數(shù)據(jù)管理客體對象，是檔案館數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)據(jù)資源包括三方面內(nèi)容：檔案館文獻(xiàn)資源、虛擬館藏以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等數(shù)字資源。（2）檔案館人員既是檔案館數(shù)據(jù)管理的主體，也是數(shù)據(jù)管理的客體，是檔案館數(shù)據(jù)管理體系的核心部分。包括了檔案館管理員及檔案館用戶，前者是檔案館提供服務(wù)的主體資源，而用戶則是服務(wù)客體對象。在檔案館數(shù)據(jù)管理體系中強(qiáng)調(diào)用戶為中心，強(qiáng)調(diào)檔案館館員參與管理和監(jiān)督，在大數(shù)據(jù)管理體系下才可以做好檔案館數(shù)據(jù)管理工作。（3）檔案館基建設(shè)施是指檔案館建筑和檔案館內(nèi)部環(huán)境。優(yōu)雅的環(huán)境對于用戶來說，都會產(chǎn)生舒適的感覺。從服務(wù)角度而言，既能調(diào)動員工的工作積極性，也能吸引用戶利用檔案資源。（4）檔案館技術(shù)設(shè)施是指檔案館能夠為數(shù)據(jù)管理實踐提供的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。全方位的移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、多媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)查詢中心、數(shù)據(jù)導(dǎo)圖、自助服務(wù)設(shè)備等等。

2.高校檔案館數(shù)據(jù)管理軟環(huán)境。數(shù)據(jù)管理軟環(huán)境主要包括檔案館目標(biāo)管理，結(jié)構(gòu)與制度建設(shè)，文化理念建設(shè)，戰(zhàn)略規(guī)劃建設(shè)。（1）目標(biāo)管理：數(shù)據(jù)管理的出發(fā)點不同，但是數(shù)據(jù)管理的總體目標(biāo)是圍繞如何推動戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。而檔案館數(shù)據(jù)管理的目標(biāo)是提升檔案館的影響力和生命力，更好地服務(wù)用戶。（2）結(jié)構(gòu)與制度：檔案館數(shù)據(jù)管理的實施需要組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的和適應(yīng)性的調(diào)整。因此制定出相應(yīng)的檔案館數(shù)據(jù)管理運行制度至關(guān)重要，如大數(shù)據(jù)管理的流程與運行制度、大數(shù)據(jù)管理評價與反饋制度等。（3）文化理念建設(shè)：檔案館文化理念是為全體員工認(rèn)同、遵守的特色價值及活動觀念，是檔案館數(shù)據(jù)管理體系的靈魂。檔案館文化理念具有導(dǎo)向、示范作用、激勵作用、輻射功能，從而促進(jìn)檔案館數(shù)據(jù)管理實施。由于創(chuàng)新是檔案館數(shù)據(jù)管理的核心，因此檔案館數(shù)據(jù)管理需要的是創(chuàng)新型檔案館文化，其實質(zhì)是一種知識創(chuàng)新文化、知識共享文化、依賴合作文化、學(xué)習(xí)型文化、以人為本文化。（4）數(shù)據(jù)管理策略：檔案館數(shù)據(jù)管理策略可分內(nèi)部和外部兩個策略。內(nèi)部策略主要是分析與整合內(nèi)部現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源、人力資本；建立檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)；構(gòu)建檔案館學(xué)習(xí)型組織；實施以用戶為中心的數(shù)據(jù)管理體制；建立檔案館數(shù)據(jù)管理的運行機(jī)制與評價反饋機(jī)制。外部策略主要有同其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源整合，建立共享協(xié)作體；建立開放的、具有可操作性的檔案館數(shù)據(jù)管理和分析平臺。

（二）高校檔案館數(shù)據(jù)管理流程。

檔案館數(shù)據(jù)管理流程，就是對各種類型的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行采集、加工、發(fā)布和檢索的流程[2]50，具體由數(shù)據(jù)鑒別、數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)創(chuàng)新活動構(gòu)成，為檔案館數(shù)據(jù)管理活動提供了行動指南。

1.數(shù)據(jù)鑒別。數(shù)據(jù)鑒別是檔案館數(shù)據(jù)管理活動中關(guān)鍵性的工作。數(shù)據(jù)管理首先應(yīng)根據(jù)目標(biāo)，分析數(shù)據(jù)需求，利用各種工具與方法，對所收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選與整理，去偽存真。數(shù)據(jù)鑒別包括現(xiàn)有數(shù)據(jù)的分析和未來數(shù)據(jù)的分析，適用于個人層次日常對數(shù)據(jù)需求和組織層次戰(zhàn)略性的數(shù)據(jù)需求。

2.數(shù)據(jù)獲取。數(shù)據(jù)獲取強(qiáng)調(diào)對已有數(shù)據(jù)的整理積累或外部現(xiàn)有數(shù)據(jù)的獲取。對于檔案館來說，應(yīng)收集整理更多的現(xiàn)存數(shù)據(jù)，并使沉淀下來的數(shù)據(jù)具有可利用價值。具體實施策略包括：以數(shù)據(jù)挖掘、對外采購、兼并、組織間合作等方法，獲取某個領(lǐng)域突破知識的原始積累獲取所需要的數(shù)據(jù)，或有針對性的引入相應(yīng)人才，以獲取其隱性數(shù)據(jù)。

3.數(shù)據(jù)存儲。隨著知識量的增長，知識存儲的重要性也在不斷增長，檔案館應(yīng)對已獲取的數(shù)據(jù)或是創(chuàng)造的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理后，進(jìn)行系統(tǒng)、邏輯、可靠并準(zhǔn)確的存儲。數(shù)據(jù)庫中應(yīng)包括顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)。此外，數(shù)據(jù)也可存儲在組織活動程序中。

4.數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)共享是指數(shù)據(jù)在檔案館中轉(zhuǎn)移、傳遞和交流的過程，借助云平臺和大數(shù)據(jù)技術(shù)將數(shù)據(jù)資源共享到個人或者部門，數(shù)據(jù)共享是高校檔案館工作的最終目標(biāo)，高效率的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能為共享活動提供更便捷的途徑。隨著數(shù)據(jù)量的增加，共享工具與方式變得更為重要，特別是大數(shù)據(jù)時代的到來，各種前沿性的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都可以應(yīng)用到數(shù)據(jù)共享中來。

5.數(shù)據(jù)應(yīng)用。數(shù)據(jù)在應(yīng)用時才能實現(xiàn)其價值。學(xué)習(xí)、變革以及接收和應(yīng)用數(shù)據(jù)的意愿，都體現(xiàn)了檔案館數(shù)據(jù)應(yīng)用程度。個人或者團(tuán)體對數(shù)據(jù)的需求決定了數(shù)據(jù)應(yīng)用程度，是數(shù)據(jù)鑒別、創(chuàng)新、獲取、存儲和共享的參考點。同時，數(shù)據(jù)應(yīng)用體現(xiàn)了檔案館數(shù)據(jù)管理運行狀態(tài)。

6.數(shù)據(jù)創(chuàng)新。數(shù)據(jù)創(chuàng)新是數(shù)據(jù)管理的核心問題，對于檔案館來說，數(shù)據(jù)創(chuàng)新過程不僅是產(chǎn)品或服務(wù)方面的創(chuàng)造過程，要注重創(chuàng)新主體的多元化，通過多種方式積極引導(dǎo)社會力量參與其中[3]13，即鼓勵全體檔案館員工積極參與，同時支持檔案用戶從利用的角度建言獻(xiàn)策。創(chuàng)新有很多方法，如頭腦風(fēng)暴法、小組討論、跨界團(tuán)隊合作等。

（三）檔案館數(shù)據(jù)管理績效評價體系。

檔案館數(shù)據(jù)管理評價可采用指標(biāo)體系的方法：將檔案館數(shù)據(jù)管理的三方面核心內(nèi)容設(shè)定一級指標(biāo)體系，包括：檔案館數(shù)據(jù)管理資源、檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、檔案館數(shù)據(jù)服務(wù)管理。在一級指標(biāo)體系之下，設(shè)二級指標(biāo)，二級指標(biāo)為檔案館數(shù)據(jù)管理各項能力要素。

1.高校檔案館數(shù)據(jù)管理績效評價模型內(nèi)容。（1）高校檔案館數(shù)據(jù)資源：這其中包括數(shù)據(jù)資源硬環(huán)境和軟環(huán)境。（2）高校檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)：建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是檔案館實施數(shù)據(jù)管理的前提條件，也是管理檔案館數(shù)據(jù)資源的重要手段。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案館數(shù)據(jù)管理流程及檔案館管理的自動化，使檔案館更容易提供新理論、新模式、新服務(wù)，使數(shù)據(jù)管理流程更具實用性及高效性。檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)評價包括數(shù)據(jù)流程管理及檔案館業(yè)務(wù)管理兩大模塊。（3）數(shù)據(jù)服務(wù)：高校檔案館開展數(shù)據(jù)服務(wù)是檔案館實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理目標(biāo)的主要手段，其能力水平直接影響檔案館數(shù)據(jù)管理績效。對于數(shù)據(jù)服務(wù)績效評價可以通過檔案館網(wǎng)站訪問量、檔案館數(shù)據(jù)服務(wù)方式多樣化，數(shù)據(jù)服務(wù)涉及面，用戶服務(wù)滿意度，數(shù)據(jù)共享程度及數(shù)據(jù)服務(wù)機(jī)制構(gòu)建等多方面指標(biāo)來衡量。

2.高校檔案館數(shù)據(jù)管理績效評價步驟。結(jié)合高校檔案館數(shù)據(jù)管理績效評價的具體內(nèi)容，基于評價模型，對數(shù)據(jù)管理績效進(jìn)行定量評價。本文借鑒模糊綜合評價理論與層次分析理論，實現(xiàn)對檔案館數(shù)據(jù)管理績效的評價。評價過程有以下四個步驟。（1）確定評價模型要素集W。本文共分為一級指標(biāo)四個W＝{W1，W2，W3，W4}；二級指標(biāo)20個W1={U1，U2，U3，U4，U5，U6}、W2={U7，U8，U9，U10}、W3={U11，U12，U13，U14，U15，U16，}、W4={U17，U18，U19，U20}。（2）確定指標(biāo)要素權(quán)重集Im={I1，I2，…，…，Im-1，Im}，用來表示二級指標(biāo)Un={U1，U2，…，…，Un-1，Un}在數(shù)據(jù)管理績效評價體系中的重要程度。權(quán)重值的確定主要有德爾菲法，比較加權(quán)法，層次分析法等。（3）確定評價水平集合V={V1，V2，V3，V4}={優(yōu)，良，中，差}。用來衡量最終計算結(jié)果，即檔案館數(shù)據(jù)管理績效評價體系中各指標(biāo)要素，哪些是符合構(gòu)建檔案館數(shù)據(jù)管理體系要求，而哪些指標(biāo)需要進(jìn)行改進(jìn)與完善。（4）確定從W到V的模糊關(guān)系，利用模糊數(shù)學(xué)方法對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，推導(dǎo)模糊評價矩陣，對績效評價體系數(shù)值進(jìn)行比較[4]24，通過量化數(shù)據(jù)分析研究檔案館數(shù)據(jù)管理體系中存在的優(yōu)點與不足，通過政策變化與機(jī)制建設(shè)來完善檔案館數(shù)據(jù)管理。

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2017-07-12