葉文玲

（廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院廣州510520）

三十多年來中國人事檔案研究述評(píng)

葉文玲

（廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院廣州510520）

人事檔案作為人們最熟悉、各單位管理必不可少的專門檔案，一直是檔案學(xué)、企業(yè)管理、人力資源管理等專業(yè)研究的重點(diǎn)對(duì)象。中國對(duì)人事檔案的研究從20世紀(jì)80年代至今已有30多年，發(fā)表了大量的期刊論文和學(xué)位論文。通過中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫對(duì)這些論文的年發(fā)文量、研究問題的變化、專門人事檔案管理的分析，得出近30年來中國人事檔案研究的變化以及推測(cè)出未來的研究方向，為未來的研究提出一些建議。

人事檔案研究變化數(shù)據(jù)管理

一、引言

人事檔案是檔案管理工作的重要組成部分，自古至今人事檔案在選拔人才上發(fā)揮著重要的作用。新中國成立以來，中國檔案學(xué)者和工作者對(duì)人事檔案的研究熱情一直高漲，從發(fā)文時(shí)間和發(fā)文數(shù)量上，相比其他檔案問題，一直是較早和較多的，筆者通過對(duì)人事檔案研究的相關(guān)文獻(xiàn)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，對(duì)人事檔案研究變化的文章主要集中在2000年以后，并且調(diào)研的時(shí)間多為10年[1]46-49[2]72-75[3]64-66，而在中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中調(diào)查發(fā)現(xiàn)在1983年就有兩篇有關(guān)人事檔案的文章，從1983年到2000年中國檔案學(xué)者研究發(fā)表了上千篇文章，本文期望通過調(diào)查1983年第一篇研究人事檔案的文章到目前為止發(fā)表的7000多篇文章，發(fā)現(xiàn)中國人事檔案研究變化的特點(diǎn)，為以后的人事檔案研究提供科學(xué)的借鑒。

二、數(shù)據(jù)來源

筆者于2017年6月1日，以“中國知網(wǎng)CNKI”數(shù)據(jù)庫為檢索平臺(tái)，以“人事檔案”+“人員檔案”為檢索詞在篇名中進(jìn)行檢索，檢索的數(shù)據(jù)來源包括中國知網(wǎng)“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”和“碩博學(xué)位論文庫”，檢索的時(shí)間范圍為從研究人事檔案文章出現(xiàn)到2016年，共檢索到7236篇期刊論文和102篇碩士學(xué)位論文。其中期刊論文主要發(fā)表在檔案學(xué)專業(yè)期刊上，少部分發(fā)表在人力資源管理類期刊和大學(xué)學(xué)報(bào)上。期刊論文最早發(fā)表于1983年，碩士學(xué)位論文最早出現(xiàn)于2003年，具體的時(shí)間分布請(qǐng)見表1和表2。

三、研究數(shù)據(jù)的分析

1.論文發(fā)表年度分布的分析。根據(jù)上述檢索到的數(shù)據(jù)繪制年度發(fā)文量變化趨勢(shì)圖，如圖1和圖2所示。圖1期刊文獻(xiàn)年發(fā)文量變化圖可以明顯地看出，從1983年到2015年人事檔案研究的論文呈穩(wěn)步增長的趨勢(shì)，2016年有所下降。圖2碩士論文篇數(shù)從2003年第一篇出現(xiàn)到2016年總體上呈波動(dòng)式增長的趨勢(shì)，由于檔案學(xué)專業(yè)碩士起步較晚，并且在檔案學(xué)專業(yè)碩士教育初期主要是對(duì)檔案理論的研究，對(duì)于這種專門性的人事檔案研究較少，因此從2003年才開始出現(xiàn)碩士論文。研究人事檔案的碩士論文的數(shù)量與每年全國畢業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)的碩士研究生及其他與人事檔案有關(guān)的如人力資源管理、行政管理等專業(yè)的碩士研究生數(shù)量相比，可以說是微乎其微，因此人事檔案研究在碩士、博士研究生中并沒有受到很大的關(guān)注。

2.對(duì)研究主題的分析。

（1）人事檔案的作用。最開始對(duì)人事檔案的研究主要是對(duì)人事檔案作用的研究，新中國成立以來，最早出現(xiàn)在期刊上的人事檔案文章是1983年的《銀行應(yīng)當(dāng)建立企業(yè)人事檔案》，文章中認(rèn)為：“銀行必須在建立企業(yè)經(jīng)濟(jì)檔案的同時(shí)，建立起企業(yè)人事檔案。只有這樣，才能使信貸工作人員對(duì)企業(yè)有全面的了解，貸款才能發(fā)放準(zhǔn)確，有的放矢，達(dá)到提高信貸資金使用效益的目的?！盵4]48在最初的研究中，人事檔案的作用主要是確定和澄清有關(guān)個(gè)人的記錄和證據(jù)，用以組織培養(yǎng)、選拔、考察和使用人員的文件材料。隨著改革開放對(duì)中國政治體制和經(jīng)濟(jì)的影響，改革在社會(huì)各個(gè)方面已經(jīng)鋪展開來。一些學(xué)者將人事檔案的作用與人才開發(fā)聯(lián)系起來，將人事檔案看做“社會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)新人，避免壓抑人才，埋沒人才，促使各種人才揚(yáng)長避短，最大限度發(fā)揮人才效益、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)”[5]9的重要手段。隨著時(shí)間的推移，到了20世紀(jì)90年代，人們又將人事檔案的作用與歷史、社會(huì)教育聯(lián)系在一起，認(rèn)為“人事檔案是研究歷史、撰寫傳記、進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育的寶貴資料”[6]34[7]105。

表1.刊文獻(xiàn)發(fā)表年份統(tǒng)計(jì)表

表2.士論文年份統(tǒng)計(jì)表

圖1.期刊論文年發(fā)文量變化趨勢(shì)

圖2.碩士論文篇數(shù)變化趨勢(shì)圖

（2）人事檔案管理存在的問題研究。從20世紀(jì)80年代到21世紀(jì)，人事檔案管理一直存在著問題，但是每個(gè)時(shí)期人事檔案管理存在的問題是不同的。在20世紀(jì)80年代，人事檔案管理存在的問題，主要集中在管理工作不重視、丟失和遺漏現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生、人事檔案的保密和使用沒有嚴(yán)格的制度和手續(xù)、人事檔案內(nèi)容不全面等[8]23[9]15[10]25。20世紀(jì)90年代，人事檔案管理問題主要集中在流動(dòng)人員的人事檔案管理問題和高校人事檔案的管理問題上。如流動(dòng)人員人事檔案管理問題主要有：“流動(dòng)人員人事檔案?jìng)鬟f混亂、移交不及時(shí)或者不移交，任意涂改檔案，材料收集、補(bǔ)充、續(xù)寫難等”[11]24[12]24；高校人事檔案內(nèi)容陳舊、老化、失真，內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同、空泛抽象等[13]85[14]55。在人員流動(dòng)已經(jīng)成為常態(tài)，流動(dòng)人員檔案初具規(guī)模，人事檔案的作用更寬泛的21世紀(jì)，人事檔案管理存在的問題主要為知情權(quán)的問題，如“當(dāng)事人合法擁有對(duì)人事管理部門保管的有關(guān)自己的檔案材料狀況及其利用等知曉的權(quán)利，用人單位合法擁有對(duì)其員工人事檔案記錄內(nèi)容的客觀真實(shí)程度的知曉的權(quán)利”[15]736[16]44-46。

（3）專門人事檔案管理的研究。

①對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的研究。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理研究源于20世紀(jì)80年代的改革開放，20世紀(jì)90年代人員流動(dòng)逐漸呈現(xiàn)常態(tài)化，流動(dòng)人員人事檔案管理的研究逐漸成為人們的研究熱點(diǎn)。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的研究主要集中在流動(dòng)人員人事檔案組成、存在的問題、問題產(chǎn)生的原因以及對(duì)策上。如朱玉媛將流動(dòng)人員人事檔案管理的難點(diǎn)歸結(jié)為“歸檔齊全完整難、實(shí)行規(guī)范化管理難、查找利用難”[12]24；其提出的管理對(duì)策為“改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，改管理分級(jí)過細(xì)為管理適度分級(jí)或不分級(jí)，改單一管理為分類管理”[17]7-8。

②對(duì)高校人事檔案管理的研究。高校人事檔案管理一直是高校檔案工作者的研究熱點(diǎn)，研究?jī)?nèi)容主要集中在高校人事檔案存在的問題、問題產(chǎn)生的原因以及對(duì)策措施方面。高校人事檔案存在的問題主要有“偽造檔案、擅自建檔、扣檔棄檔現(xiàn)象日漸增多、未曾建檔”[18]37，內(nèi)容陳舊、老化、失真，內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同、空泛抽象等[13]85-86[14]55-56；產(chǎn)生這些問題的原因主要有“檔案法制意識(shí)淡薄，人事檔案管理制度不健全，服務(wù)觀念傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)”，而對(duì)應(yīng)的措施為“轉(zhuǎn)變觀念、增強(qiáng)意識(shí)，規(guī)范管理、加強(qiáng)建設(shè)，由分散管理過渡為統(tǒng)一管理”[18]38。

③對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的研究。醫(yī)院人事檔案管理的研究是專門人事檔案管理的另一個(gè)研究熱點(diǎn)，醫(yī)院同高校性質(zhì)一樣，醫(yī)院的人事檔案是提升醫(yī)療服務(wù)水平的關(guān)鍵，也是醫(yī)院重要的資源，但是醫(yī)院人事檔案管理的重視程度與管理水平要比高校人事檔案管理低，主要表現(xiàn)為“缺乏人事檔案管理的基礎(chǔ)條件，檔案管理人員不專業(yè)，人事檔案內(nèi)容不完善，真實(shí)性不強(qiáng)，人事檔案管理信息化水平不高”[19]112-113，因此針對(duì)這些問題，醫(yī)院應(yīng)完善人事檔案管理設(shè)備，建立健全人事檔案管理工作的規(guī)章制度，提高人事檔案管理信息化的水平，并且在選拔和培養(yǎng)人員方面注重檔案專業(yè)人員的任用。

④對(duì)干部人事檔案管理的研究。人事檔案最初的作用主要是用于干部的選拔、考察，因此干部人事檔案管理一直是人事檔案管理的重中之重。干部人事檔案管理的研究主要集中在干部人事檔案的一般研究上，如存在的問題、對(duì)策和建議；對(duì)干部人事檔案管理體制的分析；對(duì)干部人事檔案收集、整理、鑒定、利用等方面的研究。“當(dāng)前存在的問題有：檔案意識(shí)不強(qiáng)、管理不夠完善、立卷不夠規(guī)范、人檔分離增多。原因?yàn)閷?duì)人事檔案的嚴(yán)肅性、重要性認(rèn)識(shí)不足，管理工作缺乏約束機(jī)制和督查機(jī)制，工作規(guī)范性不強(qiáng)造成檔案缺項(xiàng)，管理手段落后，管理水平低等?！盵2]72-75[20]172

（4）對(duì)人事檔案信息化的研究。碩士論文對(duì)人事檔案信息化管理相對(duì)來說是研究比較多的，并且許多碩士論文都進(jìn)行了案例研究，如海淀人才人事檔案系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[21]。對(duì)于人事檔案信息化的研究主要分為兩類，一類是從概念上優(yōu)化人事檔案信息化管理，如數(shù)字化背景下高校人事檔案管理研究——以N大學(xué)為例，“建立統(tǒng)一的網(wǎng)上人事檔案信息庫，通過網(wǎng)絡(luò)化建立母子體系的人事檔案管理系統(tǒng)，在人事檔案數(shù)字化進(jìn)程中不斷開發(fā)和運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，切實(shí)有效地管理好各類人事檔案”[22]。另一類是通過技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，如新疆工程學(xué)院的人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，“實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理、人事資料管理、借閱流程管理、文件FTP上傳和下載等功能，同時(shí)滿足多種不同權(quán)限用戶的使用需求，最終實(shí)現(xiàn)了一個(gè)滿足新疆工程學(xué)院人事檔案管理需要的系統(tǒng)”[23]。

四、結(jié)束語及研究展望

通過對(duì)30多年來中國人事檔案管理研究文獻(xiàn)的調(diào)研，從論文的年發(fā)文量、研究問題的變化、專門人事檔案管理的分析，發(fā)現(xiàn)：

1.人事檔案是檔案管理的重要組織成分，并且越來越受到檔案學(xué)、企業(yè)管理、人力資源管理等專業(yè)的重視，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，人事檔案面臨的問題會(huì)越來越多，將成為一個(gè)跨學(xué)科的研究熱點(diǎn)。

2.對(duì)人事檔案的研究在每個(gè)社會(huì)時(shí)期是不同的。在新中國成立初期至20世紀(jì)80年代，中國對(duì)人事檔案的研究主要集中在人事檔案的作用上；隨著改革開放的深入，人事檔案管理又與人才流動(dòng)及人才發(fā)現(xiàn)緊密聯(lián)系在一起；進(jìn)入21世紀(jì)后，人們對(duì)人事檔案知情權(quán)呼聲日益高漲，這將成為日后新的研究熱點(diǎn)。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.10

葉文玲，廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2017-06-16