王麗娟

摘 要：文書檔案作為信息的重要載體，其管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，為有效保障文書檔案的完整性和規(guī)范性應(yīng)加強文書檔案管理工作。本文針對文書檔案管理中存在的問題展開了詳細的分析，并給出了具體的解決措施，以提升文書檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題；對策

一、文書檔案管理的含義及特點

（一）文書檔案管理的含義

文書檔案是指企業(yè)在活動中所產(chǎn)生的以及已經(jīng)形成的具有一定價值的或者是應(yīng)該歸檔的文件，根據(jù)一定的要求和標準規(guī)定進行有效地安排和管理的過程。

（二）文書檔案管理的特點

第一，管理工作的復(fù)雜性。檔案管理工作涉及到收集保存等工作。工作的復(fù)雜度較高，涉及的范圍較為廣闊。因此，文書檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，相關(guān)工作人員應(yīng)不斷加強工作能力提升文書檔案的管理效率。

第二，文書檔案管理工作主要是進行文件的采集整理以及記錄，這也是文書檔案的形成過程。因此，從很大程度上而言，文書檔案直接影響了文書檔案管理的整體質(zhì)量，主要體現(xiàn)在人事以及財務(wù)等方面。這也是文書檔案管理工作豐富性的體現(xiàn)之一。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案的載體也在不斷豐富，內(nèi)容的多樣性以及載體的多樣性對文書檔案管理工作人員提出了更高的要求。

二、文書檔案管理中存在的問題

第一，重視程度不夠。現(xiàn)階段許多單位對于文書檔案管理的重視程度較低，只是進行簡單的文書整理工作，并沒有設(shè)置專職的人員進行檔案的分類和歸檔處理，進而影響了文書檔案的管理效果。

第二，文書工作以及檔案管理工作沒有進行有效的銜接，而是互相進行的。但實際上文書工作與檔案工作具有直接的密切關(guān)系，但是多數(shù)企業(yè)的文書檔案管理人員并沒有清楚地認識到兩者之間的區(qū)別和聯(lián)系，進而造成管理過程中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，在很大程度上降低了文書管理工作的效率和效果，文書的管理工作應(yīng)將文書工作以檔案工作進行緊密的結(jié)合，建立完善的工作體系，進而達到良好的文書檔案管理效果。

第三，文書檔案工作人員的素質(zhì)有待進一步提升?，F(xiàn)階段，擔(dān)任文書檔案管理工作的人員多數(shù)是沒有參加過專業(yè)和系統(tǒng)的培訓(xùn)，無法完全掌握檔案的分類和立卷等程序，專業(yè)能力無法達到的文書檔案管理工作的要求。即使有一部分工作人員是持證上崗的，但是在工作之后并沒有接受繼續(xù)教育，對檔案管理工作的認識欠缺，思想觀念陳舊，無法及時進行文書檔案管理工作知識的更新，難以跟上時代發(fā)展的步伐。除此之外，檔案管理工作人員隊伍的整體素質(zhì)有待進一步提升，管理人員，無法全面系統(tǒng)的掌握文書檔案管理工作技能，很難達到良好的工作效果。

三、提升為書檔案管理工作水平的對策

（一）不斷完善文書檔案管理制度

為有效提升文書檔案管理工作效果，首先應(yīng)建立健全文書檔案管理工作制度，確保文書檔案管理工作能夠做到有法可依、有章可循，進而提升工作的規(guī)范性和專業(yè)性?？茖W(xué)的檔案管理制度，有助于文書檔案工作的順利實施，進而提升文書檔案管理工作水平和工作效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。在進行文書檔案管理過程中應(yīng)嚴格按照所制定的規(guī)章制度進行執(zhí)行，確保檔案不隨便外借提升文書檔案的安全性完整性和規(guī)范性。

（二）有效銜接文書工作與檔案管理工作

進行文書工作以及檔案管理工作的良好銜接是提升文書檔案管理工作效果的重要途徑。因此，在進行文書檔案管理工作過程中應(yīng)進行兩者之間的良好銜接，實現(xiàn)兩者的互相促進。制定文書工作以及檔案管理工作所共同遵守的標準和規(guī)定，加強對工作人員的管理，促進文書信息的標準化和規(guī)范化。與此同時，提升檔案管理工作人員對文書工作的了解程度，及時的進行文書資料的收集整理和歸檔，并對未能按照規(guī)定進行記錄的文書，進行及時的完成和后期的資料整理和管理。其次，應(yīng)加強文書工作人員以及檔案管理工作人員之間的通與交流，進而提升二者的工作效率和工作質(zhì)量，確保文書工作與檔案管理工作共同發(fā)展良好銜接。

（三）進一步提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)不斷提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，通過定期的教育培訓(xùn)來豐富文書檔案管理人員的專業(yè)知識和管理水平；其次，應(yīng)不斷進行檔案管理工作辦法的創(chuàng)新，進行管理內(nèi)容的外延并不對不斷深化檔案管理工作的內(nèi)涵，充分發(fā)揮檔案的信息作用，充分發(fā)揮檔案管理工作對于企業(yè)的重要作用，因此檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷加強對新知識、新業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，并主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識和信息化技術(shù)以及現(xiàn)代管理等有關(guān)知識，充分利用信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行文書檔案的管理工作。因此，相關(guān)人員應(yīng)不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，提高工作的規(guī)范化和標準化，每一個崗位形成電子文檔。文書檔案管理人員應(yīng)全面了解紙質(zhì)文件和電子文件之間的區(qū)別與聯(lián)系，明確文書檔案管理工作職責(zé)，不斷學(xué)習(xí)和提升自己，進而適應(yīng)當前社會的發(fā)展需求。

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