楊麗芳

（臨夏州衛(wèi)生學(xué)校，甘肅 臨夏 731100）

中職學(xué)校檔案管理存在的問題及對(duì)策

楊麗芳

（臨夏州衛(wèi)生學(xué)校，甘肅 臨夏 731100）

近年來，隨著中職教育的飛速發(fā)展，中職學(xué)校檔案管理工作顯得相對(duì)滯后。本文從中職學(xué)校檔案管理工作的作用、內(nèi)容、存在的問題以及改進(jìn)措施等方面進(jìn)行論述。

中職學(xué)校；檔案；管理

檔案是學(xué)校在各項(xiàng)管理工作及教學(xué)、教研等活動(dòng)中直接形成的具有查考價(jià)值的各種文字材料、圖紙、表格、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像資料等，包括文書檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案和基建檔案等，是學(xué)校管理和發(fā)展過程中的重要信息資源。檔案管理是學(xué)校管理工作的組成部分，是維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和記錄發(fā)展歷史的重要途徑。本文從中職學(xué)校檔案管理工作的重要作用、存在的問題以及對(duì)策等方面進(jìn)行了論述。

1 檔案管理工作內(nèi)容及作用

中職學(xué)校檔案管理工作是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，基本內(nèi)容包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用等。

中職學(xué)校檔案可清楚地記錄學(xué)校建校史、發(fā)展史、教學(xué)科研史，同時(shí)也反映出幾代人為培養(yǎng)技術(shù)人才而奮力拼搏的精神以及走過的曲折道路，具有非常重要的研究價(jià)值和實(shí)用價(jià)值。

2 當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

2.1 認(rèn)識(shí)不深

一些學(xué)校的教職員工對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。教師手頭有相關(guān)資料卻不愿意交到檔案室，認(rèn)為自己保管用起來方便，其實(shí)沒有經(jīng)過整理歸檔的文檔更容易丟失。

2.2 設(shè)備簡陋

由于中職學(xué)校特點(diǎn)，學(xué)校資金主要用于教學(xué)設(shè)施的更新和添置，對(duì)檔案管理工作投入較少，硬件設(shè)備落后，很多中職學(xué)校檔案室沒有密集架、掃描儀、刻錄機(jī)、專門存放光盤的柜子、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。

2.3 資料收集不完整

外出參加會(huì)議的教職員工不能及時(shí)把會(huì)議文件交給檔案管理人員歸檔，而檔案管理人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解，導(dǎo)致會(huì)議文件未被及時(shí)歸檔。各處室平時(shí)沒有檔案管理意識(shí)，致使許多重要文件資料收集不完整，如新生記錄簡表、學(xué)校組織的各項(xiàng)活動(dòng)記錄、照片、圖像等沒有及時(shí)收集、統(tǒng)一保存，時(shí)間一長便漸漸遺失了。

2.4 檔案資源利用不夠充分

保存檔案是為了使用，如果只存不用，檔案就失去了存在的價(jià)值。只要充分利用檔案，就可以發(fā)揮檔案材料的價(jià)值，也能引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，擴(kuò)大工作影響力。而目前檔案室多是守株待兔，消極等待使用者查閱檔案，而沒有挖掘自身的資源優(yōu)勢，變被動(dòng)為主動(dòng)，為職工提供便利的檔案或信息利用途徑。

2.5 管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性

中職學(xué)校檔案管理人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，很多人沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)和進(jìn)修，對(duì)各部門的檔案管理缺乏科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員在平時(shí)的工作中不注意收集資料，導(dǎo)致教學(xué)資料不齊全、不完整。在上級(jí)教育、行政部門來校進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí)，學(xué)校為了補(bǔ)上一些檔案材料的缺口，往往花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來補(bǔ)做檔案，這不僅造成很大的浪費(fèi)，還給正常的教學(xué)工作帶來了一定沖擊，同時(shí)使檔案資料的真實(shí)性大打折扣，失去了檔案管理的真正意義。

2.6 電子檔案管理存在漏洞

目前很多中職學(xué)校對(duì)電子文件的歸檔程序不規(guī)范，存儲(chǔ)過于分散，未完成集中脫機(jī)保管，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；一些學(xué)校的電子文件只是簡單地保管在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或軟磁盤遭到損壞，極有可能使電子文件遭到毀壞甚至全部丟失。

3 對(duì)策

3.1 積極開發(fā)檔案資源

為了使檔案資源直接服務(wù)于學(xué)校教育教學(xué)，檔案管理人員應(yīng)齊心協(xié)力，充分利用學(xué)校資源優(yōu)勢，擴(kuò)大檔案、信息收集范圍，為學(xué)校管理、教育、教學(xué)和教研工作做出貢獻(xiàn)。如利用學(xué)校校慶的契機(jī)編寫校友通訊錄，收集歷屆校友名單及通訊地址，平時(shí)加強(qiáng)溝通交流，從而擴(kuò)大學(xué)校教育的外延，提升社會(huì)聲譽(yù)。再如，檔案管理人員根據(jù)日常工作需要，將學(xué)校人員安排、黨員名單、教育教學(xué)論文制成表格、匯輯成冊(cè)，對(duì)迎檢、爭創(chuàng)等各類工作都有細(xì)致的歸檔，使學(xué)校基本情況和各種成果一目了然，為工作創(chuàng)造便利條件，更好地服務(wù)于廣大師生。檔案管理工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中處于相當(dāng)重要的地位，加強(qiáng)檔案建設(shè)有利于提升學(xué)校管理工作整體水平。

3.2 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，健全各項(xiàng)管理制度

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《中華人民共和國檔案法》，通過舉辦檔案管理講座、開展檔案知識(shí)競賽來提高教職工檔案管理意識(shí)。

（2）制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。

（3）建立檔案收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

（4）設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長。將具體工作層層分解，落實(shí)到人，保證時(shí)時(shí)有記錄，事事有依據(jù)。營造全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍，形成一個(gè)組織有序、規(guī)范、完整的檔案管理體系。

3.3 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性強(qiáng)、知識(shí)面廣、標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)的工作，而且部分檔案資料在一定時(shí)間內(nèi)具有一定的保密性。檔案管理部門在某種意義上屬于機(jī)要科室，因此要求檔案管理人員不僅有較豐富的專業(yè)知識(shí)，熱愛本職工作，還具有嚴(yán)格的組織紀(jì)律觀念、保密意識(shí)和責(zé)任感、使命感。特別是隨著《中華人民共和國檔案法》《檔案管理?xiàng)l例》的頒布實(shí)施，檔案管理工作走上了法治化的道路。同時(shí)，檔案管理人員要改變陳舊的服務(wù)觀念，把“你來我找，找到說有，沒有說無”這一工作思路變?yōu)椤爸鲃?dòng)出擊、上門服務(wù)”的工作思路，使各處室人員樹立“我為檔案，檔案為我”的新觀念。

總之，檔案管理工作在學(xué)校管理工作中處于相當(dāng)重要的地位，檔案管理工作水平是衡量學(xué)校工作成績的標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，教師和學(xué)生對(duì)檔案信息的要求會(huì)更高，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格要求自己，使教學(xué)檔案發(fā)揮更大的作用。

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1671-1246（2017）09-0036-02