魏雙躍

摘要：檔案管理是每個(gè)企業(yè)中不可缺少的結(jié)構(gòu)，檔案管理的發(fā)展隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技的進(jìn)步逐漸提升，尤其是檔案管理中檔案收集方式、保存方式、工作內(nèi)容、管理觀念、管理制度、人員素質(zhì)等各方面均以得到有效改善與提高。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，促使檔案管理越來(lái)越規(guī)范化、合理化，使得檔案管理在新時(shí)期下對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 工作內(nèi)容 管理模式 轉(zhuǎn)變

檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要結(jié)構(gòu)，檔案管理效率以及水平與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，因此，加強(qiáng)檔案管理工作、改善傳統(tǒng)的檔案管理模式是企業(yè)當(dāng)前重要的決策和任務(wù)。在新時(shí)期下，科學(xué)技術(shù)的研發(fā)與廣泛應(yīng)用使我國(guó)的檔案管理工作內(nèi)容以及模式有了翻天動(dòng)地的變化，利用現(xiàn)代技術(shù)的功能，可以有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的不足，對(duì)于具體的工作內(nèi)容以及管理模式的體現(xiàn)，本文將會(huì)進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。

一、工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

（一）檔案的收集

收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環(huán)節(jié)，對(duì)檔案管理質(zhì)量影響也非常大。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動(dòng)、議案、個(gè)人信息等相關(guān)內(nèi)容后，在進(jìn)行保存。大多數(shù)情況下管理員會(huì)在相關(guān)記錄人員對(duì)其記錄后再進(jìn)行保管工作。由于檔案信息是一個(gè)需要長(zhǎng)期保存的文件，在日復(fù)一日、年復(fù)一年的累積下數(shù)量越來(lái)越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時(shí)間，對(duì)大量的文檔庫(kù)一一翻查，可以說(shuō)翻查難度非常大。同時(shí)這種保存方式對(duì)文檔的安全性并沒(méi)有基本保障，一些檔案紙張的質(zhì)量會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)質(zhì)量下降，從發(fā)黃到變脆，最后就會(huì)出現(xiàn)破碎情況，這樣就會(huì)使文件內(nèi)容有模糊不清，甚至殘缺的現(xiàn)象。而在記錄過(guò)程中也會(huì)因?yàn)槌浫藛T手寫(xiě)速度的緣故，導(dǎo)致信息內(nèi)容不詳細(xì)，不能達(dá)到全程記錄效果。若是將重要部分內(nèi)容遺漏會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果發(fā)生。

隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技不斷發(fā)展，我國(guó)目前的檔案管理方式已經(jīng)由原來(lái)的手動(dòng)記錄方式轉(zhuǎn)變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠?qū)⒆h案全過(guò)程清楚、真實(shí)的記錄下來(lái)，同時(shí)還能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將議案信息進(jìn)行整理與歸檔，并保存在計(jì)算機(jī)中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時(shí)間限制等特點(diǎn)，這使檔案內(nèi)容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲(chǔ)安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉(zhuǎn)變，同時(shí)也提高了檔案管理質(zhì)量。

（二）檔案的保存

有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關(guān)鍵，目前，我國(guó)對(duì)檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節(jié)約傳統(tǒng)檔案保存所需要的大面積庫(kù)房使用空間，而電子檔案只需要幾臺(tái)計(jì)算機(jī)容身的空間即可。傳統(tǒng)的檔案保存中會(huì)考慮到檔案容易受到鼠、蟲(chóng)類(lèi)對(duì)其嗑、咬、破壞等問(wèn)題，而在使用電子檔案時(shí)就可以不需要考慮該類(lèi)問(wèn)題。同時(shí)，在使用電子檔案過(guò)程中，對(duì)查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質(zhì)操作的時(shí)間與人力，節(jié)省檔案紙張費(fèi)用、減少勞動(dòng)力。

（三）工作新內(nèi)容

由于電子檔案主要是通過(guò)相關(guān)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操控，而計(jì)算機(jī)中所涉及的系統(tǒng)眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對(duì)其保存在安全可靠的位置中，并加強(qiáng)備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，不僅需要一定的規(guī)范性管理制度，可同時(shí)還對(duì)管理者提出更高要求，管理者的綜合素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)一定要過(guò)硬。電子檔案所保存的數(shù)據(jù)需要具備真實(shí)、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時(shí)每次進(jìn)行檔案管理時(shí)，都要做好備份準(zhǔn)備，以防止計(jì)算機(jī)各種問(wèn)題發(fā)生而導(dǎo)致檔案信息丟失。特別是對(duì)重要的信息更要加強(qiáng)重視，做好防火墻保護(hù)措施，提高檔案的安全性。同時(shí)對(duì)所制定的管理制度一定要嚴(yán)格遵守與執(zhí)行，確保按章辦事，按規(guī)操作。

二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

電子檔案的管理內(nèi)容和管理手段發(fā)生了變化，那么整個(gè)管理工作模式也會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創(chuàng)新與優(yōu)化。

（一）優(yōu)化傳統(tǒng)管理思想

檔案管理中，首先要對(duì)信息資源進(jìn)行全方位掌握，保證檔案資料的真實(shí)性與全面性，并能夠?qū)⑦@些有價(jià)值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時(shí)，要做好信息分類(lèi)處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對(duì)具有機(jī)密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發(fā)生。要完全改變傳統(tǒng)的管理觀念，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，保證信息安全，而信息化管理作為當(dāng)前主要應(yīng)用的管理模式，第一可以轉(zhuǎn)變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務(wù)效能。

（二）檔案資源管理制度升華

檔案信息作為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中提供正確決策與創(chuàng)新生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)形式的重要依據(jù)，檔案的安全關(guān)系著整個(gè)企業(yè)發(fā)展，因此加強(qiáng)檔案安全管理意義重大。傳統(tǒng)的信息存檔方式基本以紙質(zhì)為主，并且保存在固定庫(kù)房中，這使一些不法分子很容易對(duì)其盜取、毀滅，由此可見(jiàn)，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過(guò)電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的合成而形成一種具有高保密能力、高監(jiān)控能力的儲(chǔ)存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預(yù)防信息丟失，滿(mǎn)足檔案儲(chǔ)存安全要求。

三、提高管理人員的素質(zhì)

作為檔案管理人員，一定要熟悉業(yè)務(wù)，并努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，通過(guò)對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)。在進(jìn)行相關(guān)電子檔案管理的時(shí)候，通過(guò)不斷的更新自身的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理水平的提升。對(duì)于相關(guān)的部門(mén)，也要注意多方面人才的引進(jìn)，逐漸對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行人才充實(shí)，最終實(shí)現(xiàn)整體管理人員素質(zhì)的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進(jìn)行管理的狀況。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展促使檔案管理工作的不斷改革和轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適合現(xiàn)在的電子檔案管理，只有通過(guò)不斷的改革創(chuàng)新，通過(guò)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容和模式的不斷轉(zhuǎn)變，才能逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)新時(shí)代電子檔案管理的全面掌控。當(dāng)然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質(zhì)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)的先進(jìn)知識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)自身管理能力和素質(zhì)的全面提升。對(duì)于電子檔案的保存，要做到保存的嚴(yán)密性，并確保檔案保存的長(zhǎng)期性。

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（作者單位：黑龍江省社會(huì)捐贈(zèng)管理中心）