◆李美華 李海燕

辦公室文員在企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)中不可忽視的作用

◆李美華 李海燕

伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也推動(dòng)了我國(guó)各大國(guó)有企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營(yíng)離不開(kāi)每個(gè)部門的共同努力，辦公室作為保障企業(yè)所有工作順利開(kāi)展的綜合管理部門，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響。然而辦公室文員是辦公室各項(xiàng)任務(wù)的最終實(shí)踐者，其素質(zhì)和能力對(duì)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)中有著不可忽視的作用，為了提高企業(yè)的日常工作效率，有必要重視辦公室的文員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力[1]。本文針對(duì)辦公室文員在企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的作用進(jìn)行深入的分析和研究，并探討其重要性和意義，供企業(yè)管理相關(guān)人員進(jìn)行參考。

辦公室文員；企業(yè)；運(yùn)轉(zhuǎn)；作用

一、企業(yè)辦公室對(duì)于企業(yè)的作用

辦公室是企業(yè)最基礎(chǔ)，也是最重要的綜合管理部門，日常主要任務(wù)有：檔案管理、公文處理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策參謀等，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)工作的重要部門，也是企業(yè)對(duì)外開(kāi)放的一個(gè)窗口。辦公室具有“上傳下達(dá)”的樞紐作用以及對(duì)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，對(duì)決策進(jìn)行參謀的作用。同時(shí)，辦公室也對(duì)企業(yè)的后勤管理有著重要的作用，管理企業(yè)材料整理、人事變動(dòng)、會(huì)議接待等?？偠灾k公室的日常工作十分瑣碎且工作量大，對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的作用。

二、辦公室文員工作的特殊性及現(xiàn)狀

辦公室文員是現(xiàn)代化企業(yè)重要的人力資源，其工作雖然沒(méi)有太大的技術(shù)含量，但卻十分繁瑣、復(fù)雜，對(duì)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的影響。例如文員在收發(fā)文件時(shí)，不僅要求文員要完整無(wú)誤的接收文件并進(jìn)行及時(shí)移交，還要分清文件的類別和正確送達(dá)文件的各個(gè)環(huán)節(jié)。文員在工作中的任何疏漏，都會(huì)對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響。目前，相對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)人員、銷售人員等，辦公室文員對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的直接利益體現(xiàn)并不明顯，得不到企業(yè)的重視，辦公室文員的待遇制度不夠完善。

三、辦公室文員對(duì)于企業(yè)的作用

（一）文件書寫。文件書寫就要求辦公室文員有較好的文案功底、總結(jié)能力等，無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)的總結(jié)，還是對(duì)外的報(bào)告性文件，都需要辦公室文員來(lái)完成，并且在書寫過(guò)程中，文件書寫的格式都有著嚴(yán)格的要求，文件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔、明了、精煉。該項(xiàng)工作不僅對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理有著重要的參考作用，也是企業(yè)對(duì)外展示企業(yè)能力重要具有重大的意義。

（二）印發(fā)文件。打印文件要求辦公室文員能夠熟練地使用打印機(jī)、熟悉日常打印文件的格式、能夠準(zhǔn)確無(wú)誤、迅速的打印出需要的文件，若打印出現(xiàn)紕漏，就會(huì)直接對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響，影響會(huì)議、活動(dòng)開(kāi)展的進(jìn)度。傳送文件包括傳真、郵箱、郵件、直接送文件等方式，這就要求辦公室文員能夠熟練地使用傳真機(jī)、熟悉通過(guò)郵箱發(fā)送文件的流程、使用快遞傳送文件的流程、對(duì)各部門、領(lǐng)導(dǎo)所在地、電話等信息的了解等，才能迅速、準(zhǔn)確的傳送文件，提高企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的效益。

（三）決策參謀。辦公室文員是對(duì)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)基礎(chǔ)工作做的最多、對(duì)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)信息了解最全面的職位，當(dāng)企業(yè)管理層在對(duì)企業(yè)進(jìn)行一些決策和規(guī)劃前，通常都會(huì)要求辦公室文員整理出能夠給決策和規(guī)劃提供參考價(jià)值的文字材料和數(shù)據(jù)信息，甚至?xí)筠k公室文員對(duì)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行發(fā)表見(jiàn)解為決策者提供參謀，在季度、年度的總結(jié)會(huì)議中也會(huì)要求辦公室文員出席為管理人員提供企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)情況最直接、實(shí)際的相關(guān)信息。

四、加大對(duì)企業(yè)辦公室文員的管理力度

（一）提高對(duì)辦公室文員入職的標(biāo)準(zhǔn)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和建設(shè)，企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作越來(lái)越多，辦公室的任務(wù)量也越來(lái)越大且重要，對(duì)辦公室文員的素質(zhì)和能力的要求也相應(yīng)提高。因此，在進(jìn)行辦公室文員的入職選拔中，應(yīng)提高入職標(biāo)準(zhǔn)，便于辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展，提高辦公室的整體素質(zhì)。

（二）提升辦公室文員的素質(zhì)和能力。在社會(huì)不斷進(jìn)步下，辦公室文員的素質(zhì)和能力應(yīng)該也要相應(yīng)的提高。企業(yè)要定期對(duì)辦公室文員的素質(zhì)和能力進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，辦公室文員也要積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新的技能，更好地服務(wù)企業(yè)，提高工作質(zhì)量和效率，推動(dòng)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）完善辦公室文員的待遇制度。企業(yè)不僅要對(duì)辦公室文員的日常工作有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也要相應(yīng)的完善辦公室文員的待遇制度，對(duì)處理特殊任務(wù)的辦公室文員給予津貼，在季末或年末對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的文員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，提高辦公室文員工作的積極性和熱情。

五、總結(jié)

綜上所述，辦公室文員在企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)中有著不可忽視的作用，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障，也是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要崗位。企業(yè)應(yīng)認(rèn)清辦公室文員對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大意義，重視辦公室的發(fā)展和建設(shè)，加大對(duì)企業(yè)辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質(zhì)和能力，為企業(yè)的快速發(fā)展打好基礎(chǔ)。

[1]倪偉明.辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的不可忽視的作用[J].民營(yíng)科技,2014,20（12）:131.

[2]胡璠,周苗麗.辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用[J].企業(yè)改革與管理,2015,23（22）:217-218.

（作者單位：湖南寶山有色金屬礦業(yè)有限責(zé)任公司行政管理部）