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        巧用“三步法”科學(xué)管理工作計(jì)劃 提升工作效率

        2017-03-06 03:54:09張磊
        商情 2016年46期
        關(guān)鍵詞:三步法科學(xué)管理

        張磊

        【摘要】工作計(jì)劃是每個(gè)部門、每一位職工都會(huì)定期制定的是對(duì)即將開展的工作的設(shè)想和安排,如提出任務(wù)、指標(biāo)、完成時(shí)間和步驟方法等;對(duì)于基層單位而言,全面的將全年重點(diǎn)工作任務(wù)分解到月和周,合理的將繁雜的工作任務(wù)按照重要層級(jí)進(jìn)行排序,對(duì)于已完成的工作定期做好總結(jié),形成良好的工作習(xí)慣。

        【關(guān)鍵詞】工作計(jì)劃 科學(xué)管理

        一、部門(單位)簡介

        博州公司作為業(yè)務(wù)密集型單位,除了要做好電網(wǎng)方式安排、二次專業(yè)管理、電網(wǎng)事故搶修指揮、新能源廠站調(diào)度等業(yè)務(wù)工作,還要服從省調(diào)和公司其他生產(chǎn)管理部門的各項(xiàng)工作要求,工作量大、業(yè)務(wù)種類繁多,稍有計(jì)劃不周,就會(huì)出現(xiàn)工作任務(wù)未按時(shí)完成,造成上級(jí)部門的考核;所以工作計(jì)劃制定是否得當(dāng)、科學(xué),管理部門是否動(dòng)態(tài)跟蹤基層單位工作計(jì)劃完成情況,對(duì)完成情況是否進(jìn)行督辦,都是目前基層單位存在的問題。

        二、具體問題描述

        (一)工作計(jì)劃制定顆粒度不夠精細(xì)、全面,工作計(jì)劃制定流于形式

        年度工作計(jì)劃的科學(xué)制定與否直接決定著來年各項(xiàng)工作任務(wù)的完成效率。基層單位的年度工作計(jì)劃應(yīng)總結(jié)本年度工作中存在的問題和短板制定來年工作思路,再將上級(jí)部門下達(dá)的重點(diǎn)工作任務(wù)納入其中,這樣制定出的工作計(jì)劃才基本全面??涩F(xiàn)實(shí)呢,往往是不結(jié)合自身實(shí)際提出下一年工作思路,等靠上級(jí)單位下發(fā)全年重點(diǎn)工作任務(wù),從源頭上忽略了自身存在的短板,然而上級(jí)單位下發(fā)的重點(diǎn)工作往往具有廣泛性、代表性,這樣制定出的年度工作計(jì)劃不夠全面,流于形式。

        目前,各部門上報(bào)的工作計(jì)劃大致有周、月、年度及專項(xiàng)工作計(jì)劃,除了少數(shù)部門需要上報(bào)日計(jì)劃外,工作計(jì)劃上報(bào)周期顆粒度已經(jīng)比較精細(xì),就周工作計(jì)劃來說,應(yīng)該是從年度、月度工作計(jì)劃及臨時(shí)工作計(jì)劃分解而來,但現(xiàn)實(shí)情況很難做到這一點(diǎn),更多的是制定周工作計(jì)劃時(shí),眼光只放在下周,甚至沒有將月度計(jì)劃體現(xiàn)出來,更不用說臨時(shí)重點(diǎn)工作,周工作計(jì)劃是部門、單位的最小工作計(jì)劃顆粒,是能否完成全年重點(diǎn)工作任務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn),還是各部門單位進(jìn)行年終總結(jié)的重要資料;工作計(jì)劃制定沒有層次,未對(duì)省公司、地州公司工作以及部門日常工作重要性進(jìn)行劃分,造成基層單位工作沒有重點(diǎn),沒有方向,表現(xiàn)為上報(bào)的工作計(jì)劃只有日常工作及不需要各部門配合完成的工作,這就是制定工作計(jì)劃時(shí)未提前謀劃引起的,在基層單位屢見不鮮,已經(jīng)嚴(yán)重影響工作效率。

        (二)計(jì)劃完成情況未形成監(jiān)督、考核閉環(huán)管理

        對(duì)于工作計(jì)劃的監(jiān)督和考核應(yīng)該是確保公司各項(xiàng)任務(wù)和指標(biāo)完成的重中之重,目前并未形成閉環(huán)管理機(jī)制,往往對(duì)于工作計(jì)劃都是缺少督辦,只注重考核,對(duì)于未完成工作任務(wù)引起的考核都是隨著考核的結(jié)束而結(jié)束,未對(duì)考核原因進(jìn)行分析評(píng)估,這些都是工作計(jì)劃完成情況監(jiān)督、考核閉環(huán)管理體系缺失造成的,是影響計(jì)劃制定剛性、影響工作效率的主要矛盾之一。

        (三)工作計(jì)劃完成情況反饋、監(jiān)督處于托管狀態(tài)

        工作計(jì)劃完成情況的監(jiān)督是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程?;鶎庸ぷ饔?jì)劃管理部門大多存在只注重工作安排,輕于工作任務(wù)過程管控的現(xiàn)象,往往造成工作計(jì)劃處于托管狀態(tài),影響年度工作任務(wù)完成率,會(huì)對(duì)公司造成業(yè)績考核風(fēng)險(xiǎn);工作計(jì)劃執(zhí)行單位大多存在等靠思想,不主動(dòng)上報(bào)、反饋工作計(jì)劃完成情況,久而久之形成了上級(jí)安排的工作只要沒人過問,只要沒有考核沒干完也沒有太大影響,極大地破壞了工作計(jì)劃的執(zhí)行剛性,對(duì)形成好的工作習(xí)慣產(chǎn)生了非常不利的影響?;鶎庸芾聿块T對(duì)于工作計(jì)劃完成情況沒有進(jìn)行持續(xù)跟蹤,不了解重點(diǎn)工作完成進(jìn)度,沒有對(duì)未完成計(jì)劃工作的部門或單位進(jìn)行考核,或者是不了解工作未完成的原因,這些都是工作計(jì)劃處于托管狀態(tài)的體現(xiàn)。

        三、解決問題的思路和方法

        (一)利用星級(jí)區(qū)分工作計(jì)劃重要層級(jí)

        基層單位要在年初要對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行梳理,按照省公司重點(diǎn)專項(xiàng)工作、省公司一般工作、公司“兩會(huì)”或?qū)m?xiàng)重點(diǎn)工作、公司一般工作或部門重點(diǎn)工作、部門或單位一般工作(臨時(shí)工作也按照以上等級(jí)區(qū)分),按照重要程度依次設(shè)置為五、四、三、二、一顆星,在制定計(jì)劃時(shí)就通過星級(jí)對(duì)工作的重要程度進(jìn)行區(qū)分,這樣有利于基層單位有的放矢、抓住重點(diǎn),將工作計(jì)劃上報(bào)至管理部門,對(duì)于管理部門也是一種提醒,形成管理部門與基層單位良好的業(yè)務(wù)溝通體系。

        (二)利用24“節(jié)氣”表分解月度重點(diǎn)工作

        各單位可以利用24“節(jié)氣”表將上級(jí)和本公司年度重點(diǎn)工作分解至每月,加上上一年制定的重點(diǎn)工作思路,再將臨時(shí)下達(dá)的重點(diǎn)工作任務(wù)滾動(dòng)列入節(jié)氣表中,每一個(gè)“節(jié)氣”間根據(jù)實(shí)際情況安排2-3項(xiàng)重點(diǎn)工作,這樣全年的重點(diǎn)工作任務(wù)在年初基本制定完成,將制定好的月度工作計(jì)劃再分解到每周,這樣就達(dá)到了年度計(jì)劃分解至月、周度計(jì)劃的目的,形成了工作計(jì)劃閉環(huán)管理機(jī)制,避免了遺漏重點(diǎn)工作引起的風(fēng)險(xiǎn)。

        (三)加強(qiáng)工作計(jì)劃完成情況過程及考核監(jiān)督管理

        管理部門對(duì)于未完成的工作任務(wù)要格外注意,一定要搞清楚工作未完成的原因,如果是由于人員責(zé)任心造成的一定要加重考核,并要求責(zé)任人限期完成工作計(jì)劃;對(duì)于少數(shù)確實(shí)由于不可抗力造成的可以不予考核,但事后一定要盡快制定后續(xù)工作措施,盡量將不利影響降到最低?;鶎訂挝弧⒉块T要主動(dòng)向上級(jí)部門匯報(bào)工作進(jìn)展情況,按時(shí)上報(bào)工作完成情況的佐證材料,對(duì)于工作中存在的問題要及時(shí)與上級(jí)部門溝通,爭取問題解決的時(shí)間,盡量在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成工作,養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

        四、效果分析和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

        通過利用不同星級(jí)和24“節(jié)氣”表制定的工作計(jì)劃將更有針對(duì)性,各部門、單位在年底就開始謀劃第二年的工作思路,同時(shí)結(jié)合公司下達(dá)的年度重點(diǎn)工作任務(wù),制定出各專業(yè)年度重點(diǎn)工作計(jì)劃,再將年度重點(diǎn)工作任務(wù)分解到每一個(gè)月,再將上級(jí)管理部門和公司臨時(shí)安排的工作任務(wù)補(bǔ)充到計(jì)劃里,列為臨時(shí)工作,這樣以來從根本上解決了基層班組沒有重點(diǎn)、盲目性的工作,管理部門對(duì)于基層班組的管控也變得更有針對(duì)性,提升了年度工作任務(wù)完成率。

        目前,博州公司實(shí)施工作計(jì)劃管理過程中,各部門、單位均能按照工作任務(wù)的重要層級(jí)進(jìn)行計(jì)劃編制工作,對(duì)于臨時(shí)工作也能按要求滾動(dòng)添加的計(jì)劃中,工作完成情況佐證材料能按時(shí)上報(bào),對(duì)于不能按期完成的工作任務(wù)也會(huì)提前向分管領(lǐng)導(dǎo)和管理部門匯報(bào);計(jì)劃管理部門積極跟進(jìn)各部門、單位工作任務(wù)完成情況,對(duì)于快要到期的或上級(jí)部門重點(diǎn)工作任務(wù)進(jìn)行定期督辦,同時(shí)對(duì)于工作任務(wù)未完成者進(jìn)行相應(yīng)的考核,形成了工作計(jì)劃閉環(huán)管理機(jī)制,截至2106年10月底已完成年初公司“兩會(huì)”下達(dá)的68項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)中的60項(xiàng),剩余8項(xiàng)工作將在11月底全部完成。通過對(duì)工作計(jì)劃的科學(xué)管理,確保了公司年初制定和年中滾動(dòng)添加的各項(xiàng)工作任務(wù)都能按時(shí)完成。

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