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        事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理的幾點思考

        2017-03-06 03:34:56孫巖
        商情 2016年46期
        關(guān)鍵詞:管理模式

        孫巖

        【摘要】登記檔案是事業(yè)單位主要工作之一,事業(yè)單位通過對于登記及監(jiān)督的方式,成為事業(yè)單位管理工作中的重要資料。登記檔案承擔(dān)著事業(yè)單位服務(wù)及改革等方面的責(zé)任。提高事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理水平,對于提高事業(yè)單位管理水平具有重要作用,進而推動事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展建設(shè)。

        【關(guān)鍵詞】登記 檔案規(guī)范化 管理模式

        檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的重要資料,也是事業(yè)單位從創(chuàng)建以來的歷史憑證,為事業(yè)單位管理及社會查詢方面提供了良好的法律依據(jù)。事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理,主要目的就是保證事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范性,真正發(fā)揮出事業(yè)檔案檔案所具有的價值。

        一、以提高認(rèn)識為前提,強化登記檔案管理責(zé)任意識

        事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理過程中,需要得到事業(yè)單位管理人員的高度重視,提高責(zé)任觀念。在提高對于事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理重視方面,管理人員在實際工作過程中,應(yīng)該高度重視該項工作,并且對于登記檔案規(guī)劃化管理工作經(jīng)常過問及檢查,為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作提供物質(zhì)方面的保證,保證事業(yè)單位登記檔案在規(guī)范化管理過程中,擁有充足的人力、物力及財政方面的資源。將登記檔案管理工作作為事業(yè)單位重要管理工作之一,對于登記檔案日常工作及檢查進行全面性部署,了解登記檔案管理工作的實際情況,幫助工作人員解決工作中所存在的問題。其次事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作應(yīng)該不斷進行數(shù)字化建設(shè),提高登記檔案工作信息化建設(shè)水平。伴隨著網(wǎng)上登記工作的逐漸開展,事業(yè)單位登記檔案在實際工作中會產(chǎn)生大量的數(shù)字檔案,就需要對于數(shù)字檔案進行有效的管理,嚴(yán)禁出現(xiàn)電子檔案散失或者是損毀的問題,同時電子檔案修改十分容易,這樣對于檔案原始信息會造成嚴(yán)重影響。要是不對電子檔案進行科學(xué)的歸檔,就會出現(xiàn)資源分散及查找困難的情況,檔案信息所具有的經(jīng)濟效益及社會效益也難以發(fā)揮出來。所以,事業(yè)單位一定要提高對于登記電子檔案管理工作重視程度,完善事業(yè)單位數(shù)字檔案管理流程。

        二、以嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)為抓手,創(chuàng)新登記檔案管理模式

        (一)創(chuàng)建工作制度,提高對于信息整合強度

        事業(yè)單位登記檔案工作切點就是對于登記管理資料的收集整合,要是沒有該工作,事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理其他工作也就難以順利開展。提高登記管理資料收集及整合質(zhì)量,才能夠有效保證登記檔案規(guī)范化管理工作的完整性及系統(tǒng)性,充分發(fā)揮出檔案信息所具有的價值。在對于登記檔案材料收集及整合工作過程中,應(yīng)該創(chuàng)建有關(guān)制度,通過使用事業(yè)單位管理檔案登記表等等表格,進而對于登記檔案信息進行高效率處理。將事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作與事業(yè)單位法人年檢工作相結(jié)合,在對于事業(yè)單位監(jiān)督審查的過程中,保證年度審查登記檔案管理工作質(zhì)量。

        (二)創(chuàng)新建檔模式,實行分卷立宗

        事業(yè)單位在對于登記檔案規(guī)范化管理過程中,需要嚴(yán)格按照檔案管理工作要求,實行“一戶一檔”管理模式,對于登記檔案進行分柜管理,專柜保管,專人負(fù)責(zé),真正將登記檔案管理規(guī)定落實到實際管理工作中,對于管理登記檔案范圍進行科學(xué)化劃分,并且設(shè)置專門檔案室。

        (三)加大硬件投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施

        為了保證事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利落實,事業(yè)單位應(yīng)該為登記檔案管理部門提供充足的資金作為保證,通過多途徑為登記檔案管理工作籌劃資金,為登記檔案管理工作提供檔案柜及檔案盒等等硬件設(shè)備,并且配備計算機等設(shè)施,為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

        三、以開發(fā)利用為目標(biāo),建立健全檔案管理規(guī)章制度

        事業(yè)單位對于登記檔案進行規(guī)范化管理,主要目的就是希望能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位所擁有的檔案信息進行深度挖掘。為了能夠提高事業(yè)單位對于登記檔案的利用效率,應(yīng)該根據(jù)有關(guān)政策,制定完善的登記檔案管理制度。

        (一)健全完善事業(yè)單位登記檔案收集整理制度

        為了能夠保證事業(yè)單位登記檔案進行規(guī)范化管理,應(yīng)該對于檔案工作人員責(zé)任及檔案管理進行針對性制度,將屬于登記檔案工作的文獻資料,在規(guī)定的時間內(nèi)全部上交檔案管理人員進行統(tǒng)一管理。登記檔案管理工作人員收到申請,經(jīng)過審核之后進行登記,并且頒發(fā)有關(guān)證書及進行公告,已經(jīng)歸檔完畢的文獻應(yīng)該立即收到登記檔案管理人員手中,事業(yè)單位在發(fā)展過程中所形成的文件也需要上交給登記檔案管理人員。

        (二)健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度

        事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的有關(guān)政策,對于登記檔案管理工作不斷進行完善,制定針對性制度,保證檔案管理工作責(zé)任能夠落實到每一個檔案管理人員身上,并且檔案管理人員遵守有關(guān)保密規(guī)定,在檔案管理人員實際工作中,嚴(yán)格根據(jù)“六防”進行管理,也就是防火、防潮、防蛀、防盜、防光及防高溫。保證事業(yè)單位內(nèi)工作人員不會出現(xiàn)私自保存檔案的行為,對于利用檔案的人員,應(yīng)該立即進行處罰,根據(jù)所造成情況進行嚴(yán)肅處理。登記檔案部門要是出現(xiàn)人事上面的變動,應(yīng)該及時將對保管的檔案進行交接,對于登記檔案進行逐項交代,保證登記檔案內(nèi)信息的完整性。

        事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理,主要目的就是提高事業(yè)單位登記檔案管理水平,完善登記檔案資料收集及整合工作的規(guī)范性,保證事業(yè)單位登記方案管理規(guī)范化,讓事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)登記檔案內(nèi)所存在的潛在價值,為事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)提供客觀資料作為保證。

        參考文獻:

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        [3]朱婷,韓偉.事業(yè)單位登記檔案管理工作的若干思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014.

        [4]趙濤.社會轉(zhuǎn)型期事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的幾點思考[J].中國科技投資,2013.

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