員工囤積的數(shù)據(jù)可能給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)

62%的辦公人員和82%的IT決策者承認(rèn)他們是數(shù)據(jù)囤積者。但這說(shuō)明什么呢？為什么它是企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意的地方？

現(xiàn)實(shí)生活中，喜歡囤積物品的人如果在屋子里堆滿了紀(jì)念品，屋子很快就會(huì)變得破敗不堪，形同倉(cāng)庫(kù)甚至垃圾場(chǎng)。同理，一旦全球所有的硬盤(pán)和云存儲(chǔ)都被塞得滿滿當(dāng)當(dāng)，企業(yè)就將面臨著失去敏捷性和創(chuàng)新能力的極大風(fēng)險(xiǎn)。AirBnB、Uber和Booking.com等企業(yè)都是典型的擁有海量數(shù)據(jù)的公司，但它們都把數(shù)據(jù)變成了有利工具，恰當(dāng)有效地利用了這一寶貴的數(shù)字資產(chǎn)。

41%的數(shù)據(jù)三年內(nèi)塵封未動(dòng)，而且員工也不想刪除文件，也沒(méi)人逼迫他們刪除。便宜且高容量的存儲(chǔ)設(shè)備，助長(zhǎng)了“免費(fèi)”存儲(chǔ)的神話。只要這種情況不消除，主動(dòng)刪除信息的動(dòng)機(jī)就沒(méi)有形成之日。

但是，日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)，的確是企業(yè)面臨的一大問(wèn)題。因?yàn)閿?shù)字囤積減慢了企業(yè)的工作流速度，堵塞了服務(wù)器空間，且對(duì)企業(yè)構(gòu)成了實(shí)實(shí)在在的風(fēng)險(xiǎn)。

83%的IT決策者認(rèn)為，自己所在的企業(yè)本身就是數(shù)據(jù)囤積者。此外，77%的調(diào)查對(duì)象比一年前更關(guān)心數(shù)據(jù)囤積的影響。

大量企業(yè)都存在這一問(wèn)題。86%的企業(yè)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)為冗余、過(guò)期和不重要的數(shù)據(jù)（ROT）或未知數(shù)據(jù)（暗數(shù)據(jù)）。天底下沒(méi)有免費(fèi)的存儲(chǔ)：囤積和其他不良的數(shù)據(jù)習(xí)慣導(dǎo)致全球企業(yè)產(chǎn)生高額的成本浪費(fèi)，到2020年存儲(chǔ)和管理費(fèi)用預(yù)計(jì)達(dá)8910億美元。

但需要企業(yè)警醒的不僅僅是存儲(chǔ)囤積數(shù)據(jù)所耗費(fèi)的成本。暗數(shù)據(jù)中埋藏了許許多多可能不符合遵從性要求的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)要么是關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、要么是違反了版權(quán)或數(shù)據(jù)隱私權(quán)的數(shù)據(jù)。如果不找到它，或不知道它的存儲(chǔ)位置，企業(yè)無(wú)疑會(huì)陷入危險(xiǎn)境地。

其中有些數(shù)據(jù)甚至?xí)?duì)企業(yè)非常不利。未加密的文件會(huì)加劇數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露事件，企業(yè)又因龐大的數(shù)據(jù)量而無(wú)法快速響應(yīng)。

四分之三的辦公人員和87%的IT決策者承認(rèn)，所存儲(chǔ)的內(nèi)容可能會(huì)對(duì)企業(yè)不利，誰(shuí)應(yīng)對(duì)這種囤積行為負(fù)責(zé)？

幾乎三分之二（62%）的辦公人員承認(rèn)自己是數(shù)據(jù)囤積者。當(dāng)然，部分存儲(chǔ)內(nèi)容是對(duì)個(gè)人和公司都非常重要的文件，但大部分不是。90%以上的員工承認(rèn)將個(gè)人文件存放在公司的存儲(chǔ)設(shè)備上。

這些文件包括申請(qǐng)其他公司職位的求職申請(qǐng)以及令人尷尬的員工間通信。我們不得不承認(rèn)的是，恰恰是不應(yīng)存放的個(gè)人內(nèi)容占用了最多的空間。

然后，他們卻非常依賴這些數(shù)據(jù)。幾乎一半的數(shù)據(jù)囤積者寧愿扔掉他們的所有衣服，或?qū)幵高B續(xù)三個(gè)月周末加班，也不愿意扔掉數(shù)字文件。

這種行為由來(lái)已久，一時(shí)難以擺脫。許多員工也嘗試清除他們的數(shù)據(jù)，但都以失敗告終。其他人則有這種想法，但從來(lái)沒(méi)有開(kāi)始過(guò)。他們不斷地累積，但他們是不是真正的罪魁禍?zhǔn)啄兀?/p>

轉(zhuǎn)變公司文化

這一問(wèn)題的根本原因是企業(yè)沒(méi)有創(chuàng)建正確的企業(yè)文化和流程，來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。IT決策者也對(duì)數(shù)據(jù)囤積行為負(fù)有責(zé)任，但由于缺乏清晰的戰(zhàn)略指導(dǎo)，導(dǎo)致他們成為這一問(wèn)題的根源。

面對(duì)日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)，企業(yè)通常的決定是將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)保留，為的是怕這些數(shù)據(jù)可能會(huì)有價(jià)值。但他們保留數(shù)據(jù)的處理方法一直都是從硬件入手。選擇將問(wèn)題全扔給“免費(fèi)”存儲(chǔ)，這樣企業(yè)就在不知不覺(jué)中鼓勵(lì)員工囤積數(shù)據(jù)。這是公司文化和行為問(wèn)題，并不是技術(shù)問(wèn)題。

但82%的非IT管理人員并不認(rèn)為這是一個(gè)問(wèn)題，當(dāng)然就不利于問(wèn)題的解決。缺乏管理層的支持，大部分IT決策者都沒(méi)有時(shí)間和資源來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。

解決囤積問(wèn)題的未來(lái)出路在哪里？

盡力消滅囤積現(xiàn)象并非易事。數(shù)據(jù)囤積行為通常是公司文化造成的，所以，在解決方案中要融入社會(huì)因素。只有轉(zhuǎn)變公司文化和開(kāi)展教育培訓(xùn)雙管齊下，才能為員工指出一條新的出路。

數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，大多數(shù)情況下，數(shù)據(jù)是企業(yè)的生命線。因此，數(shù)據(jù)管理方法中還需參入技術(shù)元素，確保重要數(shù)據(jù)得到存儲(chǔ)和利用，無(wú)關(guān)數(shù)據(jù)得以剔除。

在更好地了解企業(yè)的重要數(shù)據(jù)后，企業(yè)總有機(jī)會(huì)對(duì)IT部門(mén)進(jìn)行轉(zhuǎn)型并發(fā)現(xiàn)新的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)。他們還可以開(kāi)始刪除31%已知不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)任何價(jià)值回報(bào)的數(shù)據(jù)。

請(qǐng)從以下方面開(kāi)始：

轉(zhuǎn)變公司文化和行為：企業(yè)要經(jīng)常提醒和教育員工，企業(yè)的IT系統(tǒng)不屬于個(gè)人財(cái)產(chǎn)。讓員工知道他們的風(fēng)險(xiǎn)行為會(huì)產(chǎn)生一定的成本，并解釋這種行為對(duì)企業(yè)的影響。這有助于員工了解信息的價(jià)值，為更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理鋪平道路。

界定協(xié)作和責(zé)任：遵從性團(tuán)隊(duì)、市場(chǎng)營(yíng)銷和IT部門(mén)與企業(yè)數(shù)據(jù)、各種訪問(wèn)權(quán)限、歸檔和管理要求息息相關(guān)。因此，企業(yè)亟需在這些部門(mén)之間建立一種協(xié)作文化。首席數(shù)據(jù)官或者首席數(shù)字官能將這些業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)換為清晰界定的數(shù)據(jù)管理和分析流程，并推動(dòng)公司文化的轉(zhuǎn)變。

可見(jiàn)性與分類：要做出明智的數(shù)據(jù)決策，首先要了解所存儲(chǔ)的內(nèi)容。如果企業(yè)基礎(chǔ)架構(gòu)支離破碎，了解存儲(chǔ)內(nèi)容的難度就會(huì)加大。打開(kāi)照亮數(shù)據(jù)的明燈，清楚了解存儲(chǔ)內(nèi)容、訪問(wèn)人群以及訪問(wèn)頻率，然后根據(jù)預(yù)定的數(shù)據(jù)保留策略將數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。目前，只有16%的企業(yè)做到了這一點(diǎn)。

辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)施補(bǔ)救：不了解所存儲(chǔ)的內(nèi)容，就無(wú)法保證遵從性。囤積個(gè)人文件的員工可能會(huì)違反版權(quán)，更別提他們離職后可能會(huì)牽涉到的數(shù)據(jù)隱私權(quán)。分析并分類暗數(shù)據(jù)才能形成一套行之有效的信息治理戰(zhàn)略。提前辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)才能有的放矢地實(shí)施補(bǔ)救措施。

開(kāi)始刪除：首先重點(diǎn)刪除明顯冗余、不重要或過(guò)期的數(shù)據(jù)（ROT）。刪除文件時(shí)應(yīng)遵守一個(gè)指導(dǎo)策略，并且至少一個(gè)季度清理一次。例如，九月刪除ROT數(shù)據(jù)可能會(huì)清理掉員工夏季度假的照片和視頻。

以“信息的價(jià)值”為導(dǎo)向構(gòu)建公司文化的企業(yè)將在以信息為導(dǎo)向的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下取得不凡業(yè)績(jī)。數(shù)據(jù)的分享、所有權(quán)以及生命周期管理需要吻合不斷變化的企業(yè)需求。

這樣，這種敏捷性和透明性就能幫助企業(yè)顯著提高效率，充分利用所保留信息的價(jià)值。

調(diào)研方法

我們通過(guò)這份獨(dú)立的研究報(bào)告，獨(dú)家呈現(xiàn)了Veritas在企業(yè)數(shù)據(jù)管理方面的重要研究成果。

這份研究由Veritas委托Wakefield Research調(diào)研公司在全球13個(gè)國(guó)家/地區(qū)開(kāi)展，對(duì)10，000多名IT決策者和辦公人員的數(shù)據(jù)習(xí)慣進(jìn)行了深度調(diào)查，剖析他們的行為如何影響了企業(yè)的數(shù)據(jù)管理狀況。