員工囤積的數(shù)據(jù)可能給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)

62%的辦公人員和82%的IT決策者承認(rèn)他們是數(shù)據(jù)囤積者。但這說明什么呢？為什么它是企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意的地方？

現(xiàn)實(shí)生活中，喜歡囤積物品的人如果在屋子里堆滿了紀(jì)念品，屋子很快就會變得破敗不堪，形同倉庫甚至垃圾場。同理，一旦全球所有的硬盤和云存儲都被塞得滿滿當(dāng)當(dāng)，企業(yè)就將面臨著失去敏捷性和創(chuàng)新能力的極大風(fēng)險(xiǎn)。AirBnB、Uber和Booking.com等企業(yè)都是典型的擁有海量數(shù)據(jù)的公司，但它們都把數(shù)據(jù)變成了有利工具，恰當(dāng)有效地利用了這一寶貴的數(shù)字資產(chǎn)。

41%的數(shù)據(jù)三年內(nèi)塵封未動，而且員工也不想刪除文件，也沒人逼迫他們刪除。便宜且高容量的存儲設(shè)備，助長了“免費(fèi)”存儲的神話。只要這種情況不消除，主動刪除信息的動機(jī)就沒有形成之日。

但是，日益增長的數(shù)據(jù)，的確是企業(yè)面臨的一大問題。因?yàn)閿?shù)字囤積減慢了企業(yè)的工作流速度，堵塞了服務(wù)器空間，且對企業(yè)構(gòu)成了實(shí)實(shí)在在的風(fēng)險(xiǎn)。

83%的IT決策者認(rèn)為，自己所在的企業(yè)本身就是數(shù)據(jù)囤積者。此外，77%的調(diào)查對象比一年前更關(guān)心數(shù)據(jù)囤積的影響。

大量企業(yè)都存在這一問題。86%的企業(yè)存儲數(shù)據(jù)為冗余、過期和不重要的數(shù)據(jù)（ROT）或未知數(shù)據(jù)（暗數(shù)據(jù)）。天底下沒有免費(fèi)的存儲：囤積和其他不良的數(shù)據(jù)習(xí)慣導(dǎo)致全球企業(yè)產(chǎn)生高額的成本浪費(fèi)，到2020年存儲和管理費(fèi)用預(yù)計(jì)達(dá)8910億美元。

但需要企業(yè)警醒的不僅僅是存儲囤積數(shù)據(jù)所耗費(fèi)的成本。暗數(shù)據(jù)中埋藏了許許多多可能不符合遵從性要求的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)要么是關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、要么是違反了版權(quán)或數(shù)據(jù)隱私權(quán)的數(shù)據(jù)。如果不找到它，或不知道它的存儲位置，企業(yè)無疑會陷入危險(xiǎn)境地。

其中有些數(shù)據(jù)甚至?xí)ζ髽I(yè)非常不利。未加密的文件會加劇數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露事件，企業(yè)又因龐大的數(shù)據(jù)量而無法快速響應(yīng)。

四分之三的辦公人員和87%的IT決策者承認(rèn)，所存儲的內(nèi)容可能會對企業(yè)不利，誰應(yīng)對這種囤積行為負(fù)責(zé)？

幾乎三分之二（62%）的辦公人員承認(rèn)自己是數(shù)據(jù)囤積者。當(dāng)然，部分存儲內(nèi)容是對個人和公司都非常重要的文件，但大部分不是。90%以上的員工承認(rèn)將個人文件存放在公司的存儲設(shè)備上。

這些文件包括申請其他公司職位的求職申請以及令人尷尬的員工間通信。我們不得不承認(rèn)的是，恰恰是不應(yīng)存放的個人內(nèi)容占用了最多的空間。

然后，他們卻非常依賴這些數(shù)據(jù)。幾乎一半的數(shù)據(jù)囤積者寧愿扔掉他們的所有衣服，或?qū)幵高B續(xù)三個月周末加班，也不愿意扔掉數(shù)字文件。

這種行為由來已久，一時難以擺脫。許多員工也嘗試清除他們的數(shù)據(jù)，但都以失敗告終。其他人則有這種想法，但從來沒有開始過。他們不斷地累積，但他們是不是真正的罪魁禍?zhǔn)啄兀?/p>

轉(zhuǎn)變公司文化

這一問題的根本原因是企業(yè)沒有創(chuàng)建正確的企業(yè)文化和流程，來解決這個問題。IT決策者也對數(shù)據(jù)囤積行為負(fù)有責(zé)任，但由于缺乏清晰的戰(zhàn)略指導(dǎo)，導(dǎo)致他們成為這一問題的根源。

面對日益增長的數(shù)據(jù)，企業(yè)通常的決定是將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)保留，為的是怕這些數(shù)據(jù)可能會有價值。但他們保留數(shù)據(jù)的處理方法一直都是從硬件入手。選擇將問題全扔給“免費(fèi)”存儲，這樣企業(yè)就在不知不覺中鼓勵員工囤積數(shù)據(jù)。這是公司文化和行為問題，并不是技術(shù)問題。

但82%的非IT管理人員并不認(rèn)為這是一個問題，當(dāng)然就不利于問題的解決。缺乏管理層的支持，大部分IT決策者都沒有時間和資源來解決這個問題。

解決囤積問題的未來出路在哪里？

盡力消滅囤積現(xiàn)象并非易事。數(shù)據(jù)囤積行為通常是公司文化造成的，所以，在解決方案中要融入社會因素。只有轉(zhuǎn)變公司文化和開展教育培訓(xùn)雙管齊下，才能為員工指出一條新的出路。

數(shù)據(jù)對于企業(yè)來說至關(guān)重要，大多數(shù)情況下，數(shù)據(jù)是企業(yè)的生命線。因此，數(shù)據(jù)管理方法中還需參入技術(shù)元素，確保重要數(shù)據(jù)得到存儲和利用，無關(guān)數(shù)據(jù)得以剔除。

在更好地了解企業(yè)的重要數(shù)據(jù)后，企業(yè)總有機(jī)會對IT部門進(jìn)行轉(zhuǎn)型并發(fā)現(xiàn)新的業(yè)務(wù)機(jī)會。他們還可以開始刪除31%已知不會給企業(yè)帶來任何價值回報(bào)的數(shù)據(jù)。

請從以下方面開始：

轉(zhuǎn)變公司文化和行為：企業(yè)要經(jīng)常提醒和教育員工，企業(yè)的IT系統(tǒng)不屬于個人財(cái)產(chǎn)。讓員工知道他們的風(fēng)險(xiǎn)行為會產(chǎn)生一定的成本，并解釋這種行為對企業(yè)的影響。這有助于員工了解信息的價值，為更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理鋪平道路。

界定協(xié)作和責(zé)任：遵從性團(tuán)隊(duì)、市場營銷和IT部門與企業(yè)數(shù)據(jù)、各種訪問權(quán)限、歸檔和管理要求息息相關(guān)。因此，企業(yè)亟需在這些部門之間建立一種協(xié)作文化。首席數(shù)據(jù)官或者首席數(shù)字官能將這些業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)換為清晰界定的數(shù)據(jù)管理和分析流程，并推動公司文化的轉(zhuǎn)變。

可見性與分類：要做出明智的數(shù)據(jù)決策，首先要了解所存儲的內(nèi)容。如果企業(yè)基礎(chǔ)架構(gòu)支離破碎，了解存儲內(nèi)容的難度就會加大。打開照亮數(shù)據(jù)的明燈，清楚了解存儲內(nèi)容、訪問人群以及訪問頻率，然后根據(jù)預(yù)定的數(shù)據(jù)保留策略將數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。目前，只有16%的企業(yè)做到了這一點(diǎn)。

辨識風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)施補(bǔ)救：不了解所存儲的內(nèi)容，就無法保證遵從性。囤積個人文件的員工可能會違反版權(quán)，更別提他們離職后可能會牽涉到的數(shù)據(jù)隱私權(quán)。分析并分類暗數(shù)據(jù)才能形成一套行之有效的信息治理戰(zhàn)略。提前辨識風(fēng)險(xiǎn)才能有的放矢地實(shí)施補(bǔ)救措施。

開始刪除：首先重點(diǎn)刪除明顯冗余、不重要或過期的數(shù)據(jù)（ROT）。刪除文件時應(yīng)遵守一個指導(dǎo)策略，并且至少一個季度清理一次。例如，九月刪除ROT數(shù)據(jù)可能會清理掉員工夏季度假的照片和視頻。

以“信息的價值”為導(dǎo)向構(gòu)建公司文化的企業(yè)將在以信息為導(dǎo)向的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下取得不凡業(yè)績。數(shù)據(jù)的分享、所有權(quán)以及生命周期管理需要吻合不斷變化的企業(yè)需求。

這樣，這種敏捷性和透明性就能幫助企業(yè)顯著提高效率，充分利用所保留信息的價值。

調(diào)研方法

我們通過這份獨(dú)立的研究報(bào)告，獨(dú)家呈現(xiàn)了Veritas在企業(yè)數(shù)據(jù)管理方面的重要研究成果。

這份研究由Veritas委托Wakefield Research調(diào)研公司在全球13個國家/地區(qū)開展，對10，000多名IT決策者和辦公人員的數(shù)據(jù)習(xí)慣進(jìn)行了深度調(diào)查，剖析他們的行為如何影響了企業(yè)的數(shù)據(jù)管理狀況。