杜振強(qiáng)
(福建醫(yī)科大學(xué)附屬口腔醫(yī)院,福建 福州 350002)
隨著我省醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的全面深入,建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度是醫(yī)院衛(wèi)生體制改革的重要目標(biāo)之一。現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的根本核心思想就是要調(diào)動人的積極性,強(qiáng)化醫(yī)院的獨(dú)立法人地位,落實(shí)經(jīng)營自主權(quán),逐步建立現(xiàn)代醫(yī)院法人治理結(jié)構(gòu)。人作為第一生產(chǎn)力的作用愈發(fā)凸顯出來。醫(yī)院人事、財務(wù)、總務(wù)、信息、醫(yī)務(wù)等職能部門在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立中將承擔(dān)越來越多的任務(wù),起著關(guān)鍵作用,其中人事部門的功用將更加重要。作為人力資源管理的有效載體—人事檔案將在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立和醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革中發(fā)揮著不可比擬的作用。如何在新形勢下,研討加強(qiáng)人事檔案的管理,更好地發(fā)揮在醫(yī)院人力資源開發(fā)中的作用,是值得我們?nèi)ド罹康摹?/p>
人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,也是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略管理不可或缺的重要內(nèi)容。人事檔案是醫(yī)院人力資源的重要財富,是全院廣大干部職工德、勤、績、能、廉等方面表現(xiàn)的原始材料體現(xiàn),是醫(yī)院人力資源開發(fā)利用的重要智力源泉和蓄水池。人力資源開發(fā)利用指的是在現(xiàn)有的人力資源這個平臺上,根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展目標(biāo)、組織框架等實(shí)際情況,通過調(diào)查、分析、研判、規(guī)劃等方式,對人力資源要素進(jìn)行重新調(diào)整、分配,達(dá)到人力資源管理的合理運(yùn)轉(zhuǎn),為醫(yī)院的發(fā)展提供更大的價值。
人事檔案管理與人力資源開發(fā)利用是相輔相成,互相促進(jìn)的關(guān)系。
第一,規(guī)范的、完整的人事檔案是進(jìn)行人力資源開發(fā)利用的根本前提。一份完整的人事檔案應(yīng)該包括十大類。即第一類是履歷材料,包括知青、教師、職工、軍人、干部履歷表、簡歷表、黨委委員、人大常委、政協(xié)委員簡歷表等;第二類是自傳材料,其中包括領(lǐng)導(dǎo)干部個人有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生變化的報告表;第三類是鑒定考核考察材料,包括鑒定材料、干部年度考核表、出國人員鑒定表、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果報告等;第四類是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)資格考試及職務(wù)、反映個人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料;第五類是政治歷史情況,包括有關(guān)干部本人歷史上重要關(guān)節(jié)問題的審查材料及入黨、團(tuán)、參軍、出國等各類政審表等;第六類是入黨入團(tuán)材料;第七類是獎勵材料;第八類是處分材料;第九類是工資、任免、出國及其他材料;第十類是其他重要材料,包括體檢表、殘疾等級、就業(yè)報到證、干部人事檔案報送單等材料。沒有完整、詳細(xì)的人事檔案,人力資源開發(fā)利用將是無泉之水,空中樓閣,無從談起。
第二,人力資源開發(fā)利用的程度一定程度上反過來促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范性。人力資源開發(fā)的越好,對人事檔案管理的要求就越高,要求人事檔案管理部門提供更多的信息和材料。這樣就推動著人事檔案管理部門有意識去收集、整理、分析更多的人事檔案材料,從而使得人事檔案更加齊全、豐富,有價值性。
傳統(tǒng)的人事檔案管理只是比較機(jī)械的、簡單的、單純的將人事檔案材料收集,歸檔,放進(jìn)檔案盒或柜子,這樣工作算告一段落。人事檔案管理人員的工作就是坐著等,有員工需要的時候,提供查詢、檢索。人事檔案的功能就是提供查閱,沒有更多的服務(wù)功能,也更談不上開發(fā)利用?,F(xiàn)有的人事檔案充其量就是提供簡單的查閱功能?,F(xiàn)有查閱頻率比較高的情況大概是三種,第一是干部選拔任用;第二是干部職稱晉升評審的時候;第三是退休人員相關(guān)證明閱檔。人事檔案管理人員的工作職責(zé)自我認(rèn)定就是提供查閱,做好人事檔案的保密工作,及時收集并歸檔好人事檔案材料。這與新時期的醫(yī)院發(fā)展要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)不相適應(yīng),不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度,更加重視人、強(qiáng)調(diào)人的作用,挖掘出人才資源,這就要求我們的人事檔案管理人員要更新理念,改變傳統(tǒng)的工作模式,調(diào)整工作服務(wù)方式,重新審視人事檔案管理工作。
醫(yī)院的工作重心向臨床一線傾斜,注重門急診人數(shù)、醫(yī)療收入指標(biāo)、科研能力指標(biāo)等方面,重業(yè)務(wù),輕管理。這就不可避免帶來了大多數(shù)醫(yī)院行政后勤管理方面工作做得不夠到位,不夠科學(xué)及規(guī)范。目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案室都無法達(dá)標(biāo),沒有辦法做到“三室分開”,即檔案室、檔案工作人員辦公室、閱覽室。隨著門急診人數(shù)的急劇增加,診療空間越來越有限,留給行政管理部門的空間就非常少了。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)性,就要加大對人事檔案管理的硬軟件投入。要給人事檔案管理部門足夠的空間,按照檔案規(guī)章制度要求提供空間和場所。隨著社會的發(fā)展,醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大,醫(yī)院臨床專業(yè)分工越來越細(xì),同樣對行政管理部門的要求也是一樣,分工細(xì)化,職責(zé)分離,各方面的訴求愈發(fā)強(qiáng)烈和多樣。這對行政管理部門提出更多的挑戰(zhàn)、要求,人事檔案管理部門提供的服務(wù)也多樣化、復(fù)雜化。現(xiàn)有的人事檔案人工、手工管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要,需引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理模式,強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化時代特點(diǎn)。
現(xiàn)行的人事檔案管理工作屬于人事部門的一個工作范疇,屬于人事部門日常工作的一部分。從事人事檔案管理工作的人員大多是兼職的,一人多崗,沒有明確的工作任務(wù)和目標(biāo),都是抽空,利用業(yè)余時間整理人事檔案,存在能整理、歸檔多少就多少,可做可不做的現(xiàn)象。這就一定程度上使得人事檔案的功用受限。人事檔案管理的工作目標(biāo)就很空泛,沒有具體化、明確化。從事人事檔案管理人員只負(fù)責(zé)做好人事檔案材料的歸檔、收集就算完成任務(wù)。人事檔案管理部門的工作職責(zé)也不明朗,沒有具體的量化指標(biāo),平時的工作就處于游離狀態(tài),沒有統(tǒng)一、集中、明確的工作目標(biāo)要求。這使得人事檔案資料的收集與利用開發(fā)存在脫節(jié)、不相對稱的關(guān)系。人事檔案資料的最大功用還是在于它們的利用方面,為人力資源的挖掘提供素材和依據(jù),服務(wù)醫(yī)院人才發(fā)展的需要。
人事檔案管理有一整套的規(guī)章制度和要求,有檔案管理人員行為準(zhǔn)則,庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案材料歸檔范圍條例,人事檔案工作職責(zé)、人事檔案管理規(guī)定等等制度和要求。人事檔案管理只有建立統(tǒng)一的、規(guī)范的、科學(xué)的管理制度和規(guī)定,才能更好地發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源開發(fā)利用的作用。除了建立完整的人事檔案管理制度外,還應(yīng)建立人事檔案管理考核體系。再好的制度,如果沒有執(zhí)行的話,那充其量只能算做是空中樓閣,海市蜃樓,曇花一現(xiàn),沒有多大價值。要把制度執(zhí)行到位,落實(shí)到位,監(jiān)督到位,責(zé)任到人,把關(guān)到位,這就需要一定的規(guī)約。無規(guī)不成方圓,建立人事檔案管理考核體系,規(guī)約人事檔案管理工作的規(guī)范、高效就呼之欲出,迫不及待了。這個考核體系也是一個系統(tǒng)工程,需要各方面的密切配合與執(zhí)行,才能發(fā)揮實(shí)際作用。
俗語說,態(tài)度決定一切。思想的高度決定行動的高度。從事人事檔案管理人員的工作理念決定著人事檔案的開發(fā)利用成效。隨著公立醫(yī)院改革的深入,人員流動,人力資源要素重新配置,強(qiáng)調(diào)人的作用,發(fā)揮廣大醫(yī)務(wù)人員的工作積極性,主動性,創(chuàng)新性,調(diào)動優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療資源服務(wù)廣大患者,保證醫(yī)療事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展,維護(hù)人民群眾的健康福祉,這一切的最根本來源是醫(yī)院人力資源的正確配置與開發(fā)。實(shí)現(xiàn)人力資源的正確配置與開發(fā),又要得益于醫(yī)院人事檔案的規(guī)范、高效管理。作為人事檔案管理的執(zhí)行者—人事檔案管理人員,其服務(wù)能力、服務(wù)水平就愈發(fā)關(guān)鍵。提升人事檔案管理人員服務(wù)水平,提供準(zhǔn)確、有效的人事檔案信息,為醫(yī)院用人決策及人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的抓手。
人作為第一生產(chǎn)力,現(xiàn)代社會的競爭歸根結(jié)底是人的競爭。不管是一個國家、一個地區(qū)或一個企業(yè)、一個單位,人才爭奪戰(zhàn)永無停止。人力資源作為一種重要資產(chǎn),彌漫在一場場無硝煙的戰(zhàn)爭中。人力資源這一術(shù)語也越來越被廣泛提起,并獲得非常高的美譽(yù)度。人力資源的開發(fā)利用就被提上議事日程,誰在人力資源開發(fā)利用上下功夫,誰就能獲得成功的主動權(quán)。調(diào)研分析醫(yī)院人力資源的現(xiàn)狀,給予人力資源科學(xué)的分類培養(yǎng)(在醫(yī)療系統(tǒng)中,人員分類可以分為行政后勤人員、醫(yī)生、護(hù)士、醫(yī)技人員。每個類別的人員在醫(yī)院承擔(dān)的職能和作用是不一樣的,這幾類人員不能一刀切,要因人而異,根據(jù)實(shí)際進(jìn)行培養(yǎng),制定明確的培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)措施,才能做到人盡其才,人盡其用),制定相應(yīng)的人力資源管理開發(fā)利用政策,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的全面開發(fā)利用。人力資源配置要作為一個動態(tài)安排,才能滿足不斷變化的醫(yī)院發(fā)展實(shí)際。
人事檔案管理工作不只是一項(xiàng)簡單的業(yè)務(wù)工作,而是跟醫(yī)院發(fā)展大局、醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)息息相關(guān)的。人事檔案管理工作應(yīng)納入醫(yī)院工作的主要議程,與醫(yī)院醫(yī)療工作、后勤保障工作同研究、同部署、同進(jìn)步。加大人事檔案管理的硬軟件投入,比如增加人事檔案管理的場所與配備專門的人事檔案管理人員,設(shè)立人事檔案管理專項(xiàng)資金,制定明確的人事檔案管理規(guī)章、法則,加快人事檔案管理的信息化建設(shè),購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備。按照檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)各方面的投入與建設(shè)。改變傳統(tǒng)的人事檔案管理面貌,用現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代理念武裝、建設(shè)人事檔案管理工作,建立高效、快捷、便利的人事檔案信息查詢系統(tǒng),用更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量來滿足醫(yī)院人力資源開發(fā)利用的要求,推動人事檔案的規(guī)范化建設(shè),發(fā)展規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理工作。
現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立,需要的是醫(yī)院各個層面、各個系統(tǒng)的優(yōu)良組合和良性互動,對各個方面的需求愈發(fā)多樣和迫切,這里面效率、數(shù)據(jù)成為工作的常量。人力資源開發(fā)利用所需要的數(shù)據(jù)、資料是多樣且又是具體精細(xì)的,這就要求,加強(qiáng)人事檔案的編研工作。根據(jù)人力資源開發(fā)利用的要求,多方位、多層面做好專題、專項(xiàng)材料的準(zhǔn)備,既要有母項(xiàng)目,又要有子項(xiàng)目,子項(xiàng)目又要再細(xì)分成各個模塊。人事檔案材料的編研工作做得越細(xì),在工作中發(fā)揮的作用就越多。只有做到常編研,會編研,懂編研,人事檔案材料的價值功用才會用到最大化。這就要求我們的人事檔案管理者要在平時的工作中多分析、多動腦、多調(diào)研,關(guān)注醫(yī)院發(fā)展態(tài)勢,及時把握醫(yī)院發(fā)展動態(tài),適時做好人事檔案的編研工作。
人事檔案在醫(yī)院人力資源開發(fā)中有著獨(dú)特作用,加強(qiáng)人事檔案管理工作方式的創(chuàng)新,提升人事檔案管理人員的工作水平,完善人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,為醫(yī)院的可持續(xù)健康穩(wěn)定和諧發(fā)展添一份力,助一把手,這是公立醫(yī)院改革的要求,也是人事檔案自身價值體現(xiàn)的重要方面。