魏 紅

(湖南廣播電視大學(xué)人事處，湖南長沙 410004)

學(xué)校檔案建設(shè)的“大數(shù)據(jù)時代”

魏 紅

(湖南廣播電視大學(xué)人事處，湖南長沙 410004)

近幾年來，學(xué)校檔案建設(shè)得到了快速發(fā)展，但存在著檔案媒介紙質(zhì)化、檔案系統(tǒng)缺乏預(yù)測功能、檔案應(yīng)用呈現(xiàn)“僵尸狀”等問題。隨著“大數(shù)據(jù)理念”的普及，檔案工作難度增加，工作模式被顛覆，也加劇了學(xué)校檔案工作的“瓶頸”制約。因此，我們應(yīng)該重視檔案數(shù)據(jù)源頭、信息安全與服務(wù)功能的建設(shè)，積極適應(yīng)方興未艾的“大數(shù)據(jù)時代”。

學(xué)校檔案；大數(shù)據(jù)時代；建設(shè)策略

麥肯錫提出的“大數(shù)據(jù)”本身是一個商業(yè)化概念，它將數(shù)據(jù)視為一種生產(chǎn)資料，并在當(dāng)前商業(yè)、經(jīng)濟、市場三個維度中發(fā)揮著重大的潛力，可以實現(xiàn)提高生產(chǎn)力創(chuàng)新性、競爭性和實踐性的功能。2012年以來，“大數(shù)據(jù)”概念開始在國內(nèi)流行，但學(xué)術(shù)界沒有提出統(tǒng)一定義，人們對它的理解主要用來描述互聯(lián)網(wǎng)信息的“爆炸性”“海量性”特色，但在應(yīng)用方面則相對一致，紛紛從數(shù)據(jù)定量研究轉(zhuǎn)移到定性研究上。“大數(shù)據(jù)”意味著信息數(shù)據(jù)的數(shù)量已經(jīng)失去了研究意義，信息數(shù)據(jù)的規(guī)模研究、動向研究、分類研究等表現(xiàn)出重大價值，而移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新型技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將徹底顛覆原有的學(xué)校檔案建設(shè)模式。

一、學(xué)校檔案建設(shè)的“傳統(tǒng)”

我國學(xué)校教育系統(tǒng)化模式呈現(xiàn)出僵化、單一性和陳舊性特征，特別是受應(yīng)試教育體系的長期影響，學(xué)校檔案建立、管理和維護明顯滯后。隨著高等教育的大眾化和普及化，擴招、合并、調(diào)整、更名等新的改革不斷深入，加上教育理念、教學(xué)方法與途徑等的創(chuàng)新，以學(xué)校為主體的教育機構(gòu)發(fā)生了根本變化，原本單一主體管理的大量檔案面臨重新歸檔，新的檔案又在不斷增加，學(xué)校檔案建設(shè)的“傳統(tǒng)”性問題充分暴露。

(一)檔案媒介普遍“紙質(zhì)化”

新中國成立以來，我國檔案管理工作普遍重視實體資源，即學(xué)校檔案存儲和管理主要以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字檔案的內(nèi)容較少或者完全沒有。學(xué)校重視紙質(zhì)檔案的原因較為復(fù)雜，從歷史沿革來說，主要受到兩個方面的因素影響：一是檔案形成過程因素。我國學(xué)校檔案主要是由教師檔案與學(xué)生檔案構(gòu)成，教師檔案總量占比不大，學(xué)生檔案的內(nèi)容主要包括基本信息、教育經(jīng)歷、政治面貌等，從小學(xué)教育到高等教育結(jié)束，檔案形成基本靠人工填寫、存儲和傳遞，最終由用人單位接受或進入市場管理系統(tǒng)，學(xué)生本身并不直接管理和操作，這種檔案形成機制直接造成了學(xué)校檔案的“紙質(zhì)化”。二是傳統(tǒng)檔案思想影響。在傳統(tǒng)教育管理體制下，紙質(zhì)檔案具有權(quán)威性、嚴肅性，學(xué)校一般通過紙質(zhì)檔案保存來滿足資料原始記錄需求，在國家教育行政管理部門相關(guān)政策中也有關(guān)于文字檔案的要求，這就直接刺激了紙質(zhì)媒介檔案的生成量。

隨著教育信息化的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)校檔案建設(shè)中得到廣泛應(yīng)用。但學(xué)校教育信息化建設(shè)資源主要傾向于服務(wù)教育，包括硬件、軟件投資都是為了滿足辦學(xué)需要，忽視了學(xué)校檔案本身的獨立價值，在人力、財力和物力供給方面嚴重不足的情況下，學(xué)校檔案的主體部分仍然表現(xiàn)為“紙質(zhì)化”的存在，檔案信息化建設(shè)步伐比較落后，與“大數(shù)據(jù)時代”嚴重脫節(jié)。

(二)檔案系統(tǒng)缺乏預(yù)測功能

“大數(shù)據(jù)”和“大規(guī)模數(shù)據(jù)”是兩個不同的概念，大規(guī)模數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)時代的特征，也是研究“大數(shù)據(jù)”的基礎(chǔ)性材料，當(dāng)數(shù)據(jù)規(guī)模達到無法用常規(guī)模式計算、管理和應(yīng)用的“臨界點”，它所擁有的預(yù)測、判斷功能就逐漸凸顯出來。維托克·邁爾在所著的《大數(shù)據(jù)時代》一書中提出“大數(shù)據(jù)”的核心價值即“預(yù)測”，忽視大數(shù)據(jù)的預(yù)測價值，檔案建設(shè)工作就相當(dāng)于簡單的信息“數(shù)字化”轉(zhuǎn)換，其應(yīng)用范圍和方向會受到約束。

高校檔案館作為學(xué)生檔案的主要匯集地，不僅規(guī)模大、數(shù)量多，且呈現(xiàn)出高等專業(yè)人才在不同社會發(fā)展階段的需求狀況。但紙質(zhì)檔案的流動性較差，加上學(xué)校檔案管理“各自為政”，本質(zhì)上是一個又一個“信息孤島”，學(xué)校內(nèi)外的檔案利用率均較低，沒有對社會開放的渠道，也就不可能形成有效的預(yù)測機制。關(guān)于構(gòu)建學(xué)校檔案的預(yù)測機制，在商業(yè)領(lǐng)域已經(jīng)存在大數(shù)據(jù)預(yù)測的有效模式，例如對電子商務(wù)領(lǐng)域結(jié)合消費數(shù)據(jù)對某一類產(chǎn)品的市場情況預(yù)測，同樣可以用在人才需求分析上，以支持學(xué)校教育靈活地調(diào)整人才培養(yǎng)方向，更好地為社會人力資源服務(wù)。學(xué)校作為教育主體，也可以通過對檔案的“大數(shù)據(jù)分析”，規(guī)避可能出現(xiàn)的教育問題和教育失誤，有效地提高教育質(zhì)量。

(三)檔案應(yīng)用呈現(xiàn)“僵尸狀”

學(xué)校紙質(zhì)檔案為館藏提供了良好的條件，只要不發(fā)生重大安全事故(如火災(zāi)、地震、泥石流等災(zāi)害)，紙質(zhì)檔案大都可以長期保存。但本質(zhì)上說，這種管理模式只重視“館藏”，并不重視“利用”，一旦檔案進入館藏程序，等于匯入檔案的海洋，很難索引和查找，很長時間內(nèi)也不會產(chǎn)生調(diào)用行為，形成缺乏生命力的“僵尸狀”檔案，造成嚴重的數(shù)據(jù)資源浪費。

數(shù)據(jù)的價值建立在分析和篩選之上，只有對檔案信息進行充分的挖掘和整合，才能解除檔案資源的“休眠”狀態(tài)，觸發(fā)內(nèi)部和外部的利用動機?？梢哉f，“大數(shù)據(jù)”的核心價值在于“預(yù)測”，通過對未知資源的影響和判斷，可以彰顯檔案資源自身的價值，這是一種動態(tài)的“聯(lián)動”過程。相反，目前大量學(xué)校檔案應(yīng)用并不活躍，常常處于“僵尸狀”，這不僅是紙質(zhì)檔案自身缺陷所致，也與缺乏信息化意識有著直接關(guān)系，甚至后者的影響更大。因此，我們應(yīng)將“重藏輕用”的錯誤理念加以修正，轉(zhuǎn)變?yōu)椤安匾灾掠谩?，主動尋求大?shù)據(jù)時代學(xué)校檔案的市場化途徑，努力建立有效的開放性檔案建設(shè)機制。

二、“大數(shù)據(jù)理念”的影響

伴隨著“大規(guī)模數(shù)據(jù)”的生產(chǎn)、管理和輸出，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，大數(shù)據(jù)理念逐步深入人心，有效地促進了新技術(shù)、新應(yīng)用、新模式的融合，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價值的深度挖掘和主體的進一步開放，學(xué)校檔案建設(shè)面臨著巨大機遇與挑戰(zhàn)。

(一)增加了學(xué)校檔案工作難度

長期以來，我國學(xué)校檔案管理部門已經(jīng)形成了習(xí)慣性的收集、保管和轉(zhuǎn)移工作模式，但是，“大數(shù)據(jù)理念”要求學(xué)校檔案建設(shè)擺脫“固有習(xí)慣”。從檔案部門分類角度來看，學(xué)校檔案管理機制建設(shè)完全可以“自成一派”，不必拘泥于社會的檔案系統(tǒng)習(xí)慣，更不應(yīng)該將自身的意識缺陷歸結(jié)為社會檔案環(huán)境的影響，但學(xué)校檔案工作水平與全社會檔案信息化程度息息相關(guān)，受大數(shù)據(jù)理念的影響，傳統(tǒng)學(xué)校檔案工作信息化程度低的局限性充分暴露，這既是整個社會檔案機制缺陷造成的后果，也是學(xué)校自身缺乏創(chuàng)新意識的“弊病”。

“大數(shù)據(jù)時代”的特點是數(shù)據(jù)規(guī)?；?，它不僅包括海量數(shù)據(jù)，還包括海量數(shù)據(jù)的有效管理途徑，包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)索引、數(shù)據(jù)范圍等，信息化程度越高，數(shù)據(jù)類型就越繁雜，如果缺乏對這一特點的認識，也就無法對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的“動態(tài)性”數(shù)據(jù)流實現(xiàn)有效監(jiān)控和應(yīng)用。但是，學(xué)校的中心任務(wù)是人才培養(yǎng)，檔案工作缺乏重視是一個普遍現(xiàn)象，檔案管理部門常常被視為一個單純的消耗部門，而建設(shè)大數(shù)據(jù)時代所需要的學(xué)校檔案管理模式，需要硬件和軟件的較大投入，多數(shù)人可能認為這種投入與產(chǎn)出并不匹配，這樣，必然延緩學(xué)校檔案建設(shè)的步伐。

(二)顛覆了學(xué)校檔案工作模式

傳統(tǒng)學(xué)校檔案工作模式下，檔案信息碎片化、零散化，甚至不具備統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標本類型，在應(yīng)用的過程中往往容易降低效率、增加誤差。當(dāng)前，大多數(shù)學(xué)校檔案工作中之所以仍然“堅守”傳統(tǒng)模式，除了經(jīng)濟條件限制外，更主要的是缺乏人員和技術(shù)。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作是建立在信息化基礎(chǔ)上，從從業(yè)人員能力到技術(shù)應(yīng)用模式，都會顛覆傳統(tǒng)的檔案工作，尤其是“數(shù)字化”背景下，數(shù)據(jù)的來源、處理、傳遞、保存、統(tǒng)計等，都要利用“大數(shù)據(jù)思維”展開，這對于傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理人員和技術(shù)而言，顯然無法滿足要求。

大數(shù)據(jù)理念的“顛覆性”，還表現(xiàn)在學(xué)校檔案的價值理念上。大數(shù)據(jù)的“分享”精神是建立在主觀意識下的，通過學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，與其他院校、用人單位、人才市場等建立分享渠道，縮短人才培養(yǎng)和人才實踐的距離，這也是對大數(shù)據(jù)預(yù)測功能的有力補充。在當(dāng)前學(xué)校檔案管理模式下，存在地理空間限制、檔案流程限制，明顯違背了大數(shù)據(jù)時代的“分享精神”，而傳統(tǒng)學(xué)校檔案工作的“低效率”，將成為大數(shù)據(jù)理念的顛覆入口。

(三)加劇了學(xué)校檔案工作“瓶頸”

學(xué)校檔案工作的主要“瓶頸”體現(xiàn)在“思維方式陳舊”和“服務(wù)意識淡薄”這兩個方面，大數(shù)據(jù)理念加劇了這一“瓶頸”的制約作用。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷向教育領(lǐng)域滲透的時代背景下，檔案管理工作者及領(lǐng)導(dǎo)部門負責(zé)人依然“固步自封”，局限于校園和教育體系的檔案價值觀，沒有充分意識到學(xué)校作為檔案生產(chǎn)空間的巨大潛能，造成檔案的潛在價值無法顯現(xiàn)。在社會主義市場條件下，學(xué)校檔案工作人員“市場意識”匱乏，沒有認識到檔案信息的巨大經(jīng)濟價值，缺乏主動開辟市場服務(wù)渠道的能力，制約了學(xué)校檔案建設(shè)的水平。學(xué)校作為人才輸出的“主陣地”，檔案服務(wù)的主體一般被錯誤地認為是學(xué)生而不是市場，檔案工作人員處于一個相對封閉、狹小的空間，基本不參與學(xué)校教育、行政管理工作，處于嚴重的“自我封閉”狀態(tài)。

“大數(shù)據(jù)理念”作為一種外部協(xié)同力量，可以促進學(xué)校檔案工作的內(nèi)部改革。如用戶可以從第三方平臺上獲取完善的檔案信息，并形成巨大的市場經(jīng)濟效應(yīng)，將會刺激學(xué)校檔案工作的開放，提高共享能力。與此同時，大數(shù)據(jù)理念也加劇了“思維方式陳舊”“服務(wù)意識淡薄”與現(xiàn)實需求之間的矛盾，我們因此強烈的感覺到，原有的學(xué)校檔案工作確實難以持續(xù)發(fā)展，已經(jīng)到了非改革不可的程度。

三、“大數(shù)據(jù)時代”的策略

時代的發(fā)展和科技的進步，必然成為促進檔案工作的新生力量，學(xué)校檔案工作將沿著“紙質(zhì)時代——電子時代——網(wǎng)絡(luò)時代——大數(shù)據(jù)時代”的路徑演化和前進，越來越強調(diào)“數(shù)據(jù)價值”，學(xué)校檔案和檔案建設(shè)模式具有重構(gòu)的必然性。

(一)加強檔案數(shù)據(jù)源頭建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，誰能夠掌控數(shù)據(jù)誰就具有發(fā)言權(quán)，而“掌握數(shù)據(jù)”的第一步是形成數(shù)據(jù)生產(chǎn)的規(guī)?；?、體系化和系統(tǒng)化，并滿足數(shù)據(jù)的連續(xù)性需求。主要包括兩個方向：一是加強實體資源的豐富性建設(shè)。長期以來，我國學(xué)校檔案在數(shù)據(jù)方面過于單一、單薄，學(xué)生檔案構(gòu)成了檔案主體，而師資檔案、行政檔案、圖書檔案、后期檔案等則相對較少，即便有也采取分散管理的模式，不利于學(xué)校檔案分享機制的構(gòu)建。因此，在打破檔案范圍限制的同時，還應(yīng)該進一步加強社會層面的檔案收集，如人力資源檔案、畢業(yè)生就業(yè)檔案等，這些內(nèi)容基于實體檔案的資料較為容易獲取，并能夠形成規(guī)模宏大的原始資料庫，提升學(xué)校檔案文化品牌建設(shè)。二是加強數(shù)字資源的信息化建設(shè)。隨著實體檔案資源不斷擴充和完善，數(shù)字資源的信息化建設(shè)逐步展開，需要管理者和領(lǐng)導(dǎo)者不斷轉(zhuǎn)變觀念，將實體檔案和電子檔案列為同等重要的水平。一方面，構(gòu)建源頭上的學(xué)生檔案收集模式，例如從小學(xué)、中學(xué)、大學(xué)的各個檔案錄入著手，直接生成數(shù)字化檔案，并歸納到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫體系，在升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的過程中，只需要個別或批量化處理學(xué)生檔案信息即可，減少實體檔案的現(xiàn)實流轉(zhuǎn)弊端，節(jié)約人力、物力成本。另一方面，學(xué)校應(yīng)該對現(xiàn)有的實體資源進行數(shù)字化處理，不斷促進數(shù)據(jù)庫的容量提升。

(二)推進檔案信息安全建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代強調(diào)數(shù)據(jù)分享、服務(wù)價值的同時，信息安全同樣重要，否則，會對檔案建設(shè)造成嚴重損失。為了推進學(xué)校檔案信息安全建設(shè)，一方面要強化校園內(nèi)部數(shù)據(jù)安全架構(gòu)，建立完善的維護和備份制度，同時實現(xiàn)與實體檔案的對應(yīng)管理。另一方面，在提供社會服務(wù)的過程中，加強數(shù)據(jù)庫“防火墻”建設(shè)，強化用于身份驗證機制，實行用戶實名制驗證，參照高校圖書館開放系統(tǒng)的IP端設(shè)置，以單位對單位的模式確保檔案信息安全。

(三)搞好檔案服務(wù)功能建設(shè)

“大數(shù)據(jù)時代”的檔案服務(wù)要社會化、多元化、開放化，以滿足用戶個性化的數(shù)據(jù)需求，而要實現(xiàn)這一目標，必須做好檔案服務(wù)功能建設(shè)，既包括查詢、統(tǒng)計、打印等基本功能，也包括智能型、遠程性服務(wù)，吸引更多的社會力量認識學(xué)校檔案的利用價值。教育行政管理部門應(yīng)該充分發(fā)揮自身職能，建立起統(tǒng)一的數(shù)字化資源標準，如電子文件標準、格式標準、元數(shù)據(jù)標準等，以構(gòu)建社會公共檔案服務(wù)平臺，讓用戶在同一平臺上訪問不同學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫，解決信息碎片化的弊端。學(xué)校之間、校企之間應(yīng)該加強數(shù)據(jù)的交換與合作，擴大信息分享范圍，打破學(xué)校檔案“信息孤島”的僵局。

[1]周美蘭.大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系建設(shè)的思考[J].山西檔案,2015,(01):68-71.

[2]付雙雙.大數(shù)據(jù)時代高校檔案建設(shè)轉(zhuǎn)型思考[J].山西檔案,2015,(06):57-60.

[3]吳筱貞.大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設(shè)的途徑[J].黑龍江檔案,2016,(03):44.

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[5]陳陽.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生心理檔案建設(shè)與應(yīng)用研究[J].蘭臺世界,2016,(19):45-49.

On the “Big Data Era” in the School Archive Construction

WEI Hong

In recent years, the construction of the school files has been developed quickly. Yet there’re still lots of problems. For instance, most of the files are paper. The file system lacks the function of prediction. And the application of the files becomes somewhat zombie. With the popularization of big data, the archival work becomes harder and harder and the work model is overturned. Therefore, we should care for the data sourse, information safety, and the construction of service.

school archive; big data era; construction strategy

2016—09—28

魏紅(1971— )，女，湖南廣播電視大學(xué)人事處助理研究員。

G270.7

A

1009-5152(2017)01-0091-03