陳霞廣東醫(yī)科大學(xué)

學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展及推進(jìn)途徑分析

陳霞
廣東醫(yī)科大學(xué)

因?yàn)榭萍技夹g(shù)的飛速發(fā)展，使計(jì)算機(jī)技術(shù)深入到到我國(guó)各個(gè)行業(yè)中，當(dāng)然教育行業(yè)也不例外，信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，因此本文主要針對(duì)于學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展及推進(jìn)途徑為切入點(diǎn)進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)下學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀為主要依據(jù)，從改變檔案管理的服務(wù)理念、加大檔案管理信息化投入、對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)這三方面進(jìn)行深入探索與研究，主要目的在于加大學(xué)校檔案管理，從而推動(dòng)學(xué)校全面發(fā)展。

高校；檔案管理；信息化

引言

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化建設(shè)在我國(guó)各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，各個(gè)行業(yè)都在陸續(xù)開(kāi)展計(jì)算機(jī)辦公，教育行業(yè)也不例外，利用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)校中的檔案進(jìn)行管理與劃分，對(duì)科研成果進(jìn)行歸類(lèi)總結(jié)，大力推動(dòng)了數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建速度，為檔案管理工作提供高標(biāo)準(zhǔn)、高規(guī)范的服務(wù)水平，從而確保學(xué)校的檔案管理工作有效進(jìn)行。

一、高校檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

（一）學(xué)校檔案管理制度的監(jiān)控力度較差

在學(xué)校中會(huì)有諸多部門(mén)，各個(gè)部門(mén)的職能以及運(yùn)轉(zhuǎn)的空間都是比較廣泛的，檔案管理部門(mén)的設(shè)立是不受外在因素影響的，是由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)直接任命與委派的。學(xué)校對(duì)檔案工作及檔案信息化工作未給予高度重視，認(rèn)為檔案管理工作只是紙質(zhì)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N新型的表現(xiàn)形式，即電子檔案，因此在信息管理的設(shè)備與硬件的投資力度比較小、建設(shè)規(guī)范不健全以及檔案管理人員的素質(zhì)比較低，使學(xué)校的檔案管理工作無(wú)法得到有效推動(dòng)。

（二）檔案管理人才的缺失

學(xué)校中的檔案資料無(wú)論是在數(shù)量上，還是質(zhì)量上都是十分豐富的，因?yàn)闄n案信息的管理工作量度較大，檔案資料的重要性與文化性極為顯著，致使檔案管理人員需要具備一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及綜合素養(yǎng)，才能做好學(xué)校檔案管理工作。而當(dāng)前學(xué)校普遍存在的現(xiàn)象就是將大量的人力、物力、財(cái)力都投入到了教學(xué)中，諸多學(xué)校中的檔案管理者都是兼職人員，甚至并非是專(zhuān)業(yè)人員，在對(duì)檔案調(diào)研、分類(lèi)、編排等方面的工作未達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)一些新型的設(shè)備或是軟件不能進(jìn)行有效利用，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作存在的價(jià)值不能有效發(fā)揮。

（三）檔案資源共享程度有待提高

在學(xué)校中進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，由于建設(shè)規(guī)范的欠缺，致使檔案信息化管理沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格的制度為依據(jù)，不同學(xué)校中的檔案管理系統(tǒng)是有所不同的，其建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不同性造成學(xué)校的檔案管理工作互不相容，各個(gè)學(xué)校不能及時(shí)的掌握其他學(xué)校的檔案管理工作，從而造成學(xué)校檔案管理部門(mén)出現(xiàn)孤島效應(yīng)，使檔案管理結(jié)構(gòu)被不斷重復(fù)使用，硬件與軟件不能進(jìn)行合理互通，使科研成果的共享性得不到充分發(fā)揮，從而影響學(xué)校檔案信息化建設(shè)。

二、推進(jìn)高校檔案管理信息化發(fā)展的推進(jìn)途徑

（一）轉(zhuǎn)換檔案管理的服務(wù)理念

由于我國(guó)社會(huì)的逐步發(fā)展，致使革新的速度日益提升，教育事業(yè)也呈現(xiàn)出了發(fā)展的新景象，檔案信息化的優(yōu)勢(shì)日益顯著，社會(huì)公眾對(duì)信息資源的需求量與日俱增。檔案資源不再是政治部門(mén)的附屬品，而是社會(huì)公眾的共同財(cái)富。學(xué)校內(nèi)的檔案資源具有獨(dú)特的條件，使學(xué)校內(nèi)的師生與檔案管理者對(duì)檔案管理的服務(wù)理念與服務(wù)方式提出新要求，提出知識(shí)管理理念，可以在根源上解決學(xué)校因?yàn)樾畔l(fā)展所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，在學(xué)校的終極目標(biāo)上實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新與分享，從而使學(xué)校中的檔案管理效應(yīng)充分發(fā)揮出。在對(duì)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要對(duì)檔案的服務(wù)理念進(jìn)行轉(zhuǎn)換，只有在根源上解決問(wèn)題，才會(huì)提高檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)，首先需要把工作的重心放在軟件與硬件這兩點(diǎn)建設(shè)上，它們是決定檔案信息化建設(shè)的直接因素，所謂將軍難打無(wú)兵之仗，硬件設(shè)備的配置是不可或缺的因素，它主要是基于檔案管理信息化資源所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分利用計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)的框架，來(lái)對(duì)檔案信息資料庫(kù)的接納與存儲(chǔ)；而軟件的存在是靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)，充分結(jié)合職業(yè)要求以及檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)等，來(lái)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的編程與操作，這兩點(diǎn)的重視程度會(huì)關(guān)系到檔案信息管理工作開(kāi)展的效率，是改變傳統(tǒng)的檔案管理的新模式，也是增加檔案開(kāi)發(fā)程度的突破口，而在此時(shí)，是需要一定資金來(lái)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與修復(fù)的，有多媒體的有效配合，可以使檔案信息化管理的價(jià)值得到深入保障，從而防止學(xué)校中的檔案信息化管理與社會(huì)群眾對(duì)檔案工作的需求相違，從而影響學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)

對(duì)于學(xué)校中的檔案管理者的綜合素質(zhì)不高以及專(zhuān)業(yè)技能差的情況，需要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)管理人員的培訓(xùn)力度，同時(shí)還要增加其福利待遇，通過(guò)誘人的待遇來(lái)留住一些檔案信息化建設(shè)管理人才，以此來(lái)激發(fā)他們的工作熱情。加大培訓(xùn)力度是為了提升檔案管理人員相關(guān)工作技能，比如督促工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行編輯、檢索，通過(guò)檔案管內(nèi)的文獻(xiàn)與資源來(lái)對(duì)自身文化進(jìn)行豐富，從而加強(qiáng)自身知識(shí)儲(chǔ)備量，可以與檔案方面優(yōu)秀人員開(kāi)展學(xué)術(shù)交流，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行專(zhuān)題探討，分析當(dāng)前檔案管理的新動(dòng)態(tài)，以此來(lái)提高管理人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性與積極性，提升檔案管理人員對(duì)未來(lái)地憧憬以及當(dāng)前的緊迫感，來(lái)督促檔案信息化建設(shè)人員不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)，從而提高工作效率。在對(duì)學(xué)校中的檔案管理信息化建設(shè)中，要保障管理人員的管理水平，才會(huì)切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展對(duì)于我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，因?yàn)楫?dāng)前科技的發(fā)展，使信息化成為了社會(huì)當(dāng)下發(fā)展的主要依據(jù)，而在學(xué)校中實(shí)行檔案信息化建設(shè)，是確保學(xué)校得到長(zhǎng)足發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案信息化管理的發(fā)展是當(dāng)前教育行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，它具有流動(dòng)性強(qiáng)、方便且快捷的特點(diǎn)，是提高學(xué)校檔案信息規(guī)范化的關(guān)鍵，切實(shí)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，從而確保學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展。

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