楊 陽

晉冀魯豫烈士陵園管理處

淺談檔案數(shù)字化管理應用

楊 陽

晉冀魯豫烈士陵園管理處

隨著社會發(fā)展和技術進步，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化,檔案信息利用的共享化已成為發(fā)展趨勢，但就當前我國檔案管理發(fā)展進展來看，檔案數(shù)字化管理應用仍處在初級階段，多數(shù)基層檔案館或企事業(yè)單位還沒有進入檔案數(shù)字化管理時代，對檔案數(shù)字化管理應用的方法步驟缺乏清晰的認識。針對這一問題，筆者就檔案數(shù)字化管理應用的方法步驟談了一些自己的粗淺認識。

檔案管理；數(shù)字化；應用

數(shù)字化,是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號,或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，再以高速微型計算機對數(shù)字編碼進行壓縮、調(diào)制與解調(diào)的信息處理技術,通常稱為數(shù)字化技術。數(shù)字技術已經(jīng)滲透到社會生活的各個領域，各行各業(yè)，改變了人們的生活方式、工作方式、思維方式。檔案管理作為社會管理中一個重要行業(yè)應用數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化,檔案信息利用的共享化已成為發(fā)展趨勢，對增加檔案存儲量，提高傳播速度，提升檔案社會效益和經(jīng)濟效益，實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化有著極其重要的意義和極大推動作用。但就當前我國檔案管理發(fā)展進展來看，檔案數(shù)字化管理的應用仍處在初級階段，除少數(shù)國家級、省級或各著名高等院校檔案館實現(xiàn)或部分實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理外，多數(shù)基層檔案館或企事業(yè)單位還沒有進入檔案數(shù)字化管理時代，對檔案數(shù)字化管理應用的方法步驟缺乏清晰的認識。本文擬就這一問題談一些自己的粗淺認識，借以擴大和普及檔案數(shù)字化管理知識的宣傳，為檔案數(shù)字化管理應用發(fā)揮拋磚引玉的作用。

筆者認為：檔案數(shù)字化管理應用應按步驟做好以下五個方面的工作。

一、實現(xiàn)檔案資源信息數(shù)字化

檔案資源信息數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文字、圖像檔案以及在現(xiàn)實生活中新產(chǎn)生的紙質(zhì)、電子文件、非數(shù)碼影像等檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號和數(shù)字編碼，生成數(shù)字化檔案。這是檔案數(shù)字化管理應用的基礎。實現(xiàn)檔案資源信息數(shù)字化一般分兩個大的方面：一是對館藏傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字、圖像等檔案資源有選擇性的通過依靠模數(shù)轉(zhuǎn)化技術，即使用數(shù)字模擬整合技術將各種檔案信息數(shù)字化，再運用計算機、數(shù)碼照相機、掃描儀、語音輸入等技術將檔案原件進行數(shù)字化處理，運用多媒體技術對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進行處理并再次顯示。有選擇性，就是對于大量的歷史檔案資源不能全部轉(zhuǎn)化，而是進行科學性選擇，體現(xiàn)系統(tǒng)性和特色性原則。二是對現(xiàn)實中生成的紙質(zhì)、電子、非數(shù)碼圖像依靠以上技術直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。形成完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

二、實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和信息資源的共享化

檔案管理數(shù)字化應用最重要的標志就是提升檔案信社會化服務的效率和效益，而檔案信息傳輸網(wǎng)絡化是提升檔案信息社會化服務的基礎。通過創(chuàng)建檔案自身網(wǎng)絡平臺，以寬帶網(wǎng)為傳輸通道，在高速網(wǎng)絡化的基礎上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務。并極大的提高信息轉(zhuǎn)播速度，擴大傳播范圍。另一方面，由于各級、各地區(qū)檔案館或企事業(yè)的檔案各具特色，在高速發(fā)達的網(wǎng)絡上只是一個節(jié)點，單獨的數(shù)據(jù)庫，不能滿足全社會用戶的信息需求，而通過網(wǎng)絡升級和統(tǒng)一執(zhí)行國家檔案信息化運行管理性標準、業(yè)務性標準和技術性標準，各檔案部門所使用統(tǒng)一硬、軟件系統(tǒng)、電子文件格式，就能實現(xiàn)各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。

三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案存儲、傳輸安全化

存儲、傳輸安全保密既是檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，又存在不足。采取技術措施，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的安全性和保密性，是檔案數(shù)字化管理應用不可缺少的環(huán)節(jié)。加密技術確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術確保用戶為網(wǎng)上合法用戶；簽署技術是證實該文確實出自作者，且內(nèi)容未被他人改動；防寫技術確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術使本機構網(wǎng)絡與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上措施，設置檔案信息和網(wǎng)絡安全保護屏障，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化應用安全化。

四、實現(xiàn)檔案管理方式現(xiàn)代化

檔案數(shù)字化管理應用必然帶來檔案管理方式的變革。我國檔案管理經(jīng)歷了以存儲安全、長久、注重館藏量為主向注重館藏檔案信息資源的應用開發(fā)、增強檔案信息資料社會利用價值，提高傳播共享速率和效率的轉(zhuǎn)變，即側(cè)重于檔案資源管理。推行檔案數(shù)字化管理以后，以上的問題基本上解決，特別是在傳輸速率和共享方面實現(xiàn)了突破。檔案管理的方式應該在此基礎上有新的發(fā)展，那就是由檔案信息資源管理向知識管理的轉(zhuǎn)變。知識管理不僅涵蓋檔案信息資源管理內(nèi)容，深化了對信息技術的要求，對檔案信息的處理轉(zhuǎn)變?yōu)閷χR的識別、挖掘和重組。知識管理的目的就是通過知識挖掘和知識重組，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。它的基本流程是知識的創(chuàng)造、存貯、分配、應用。以滿足用戶對知識創(chuàng)新的需求。

五、實現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)復合化

檔案數(shù)字化管理應用需要建設新型管理人員隊伍，鑒于檔案數(shù)字化管理應用涉及多個專業(yè)技術領域，包含：檔案學、計算機科學、電子網(wǎng)絡技術、文學文字功底、堅定的政治立場和原則等。因此，檔案管理人員應是復合型人才。檔案管理隊伍建設，需要組織、單位給予高度重視，投資進行專業(yè)培訓和人才引進。對于符合條件的檔案管理人員要給予一定的政治、經(jīng)濟待遇，增強其做好工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng)造性。加強各檔案館和企事業(yè)單位檔案管理人員的相互交流學習，相互借鑒好的經(jīng)驗，促進檔案數(shù)字化管理應用的推廣和普及，推進我國檔案事業(yè)的發(fā)展與進步。

檔案數(shù)字化管理應用是檔案管理現(xiàn)代化的標志，是推動檔案信息資源服務社會化有效手段，是社會發(fā)展進步的體現(xiàn)。我們檔案工作者要積極研究探素這一科學管理方式，積極推動其普及和應用，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展做出應有的貢獻。

[1]李莉.淺談企業(yè)數(shù)字化檔案館建設的意義及內(nèi)容[J].城建檔案，2013年02

[2]陳郁華.淺談數(shù)字化檔案館建設[R].南京市檔案局，2013-11-18