丁 丹

遼陽市政府投資工程項目建設(shè)辦公室

淺析工程檔案管理存在問題及對策

丁 丹

遼陽市政府投資工程項目建設(shè)辦公室

工程檔案是工程項目建設(shè)一個重要組成部分。也能夠為各類工程建設(shè)的實施和規(guī)劃提供必要的科學(xué)依據(jù)?？墒窃诋?dāng)前情況下，仍然有部門工程檔案在管理上存在一定問題，這勢必將影響檔案所起到的效用。所以對問題進(jìn)行深入的分析，并尋求其解決方案，將大大的有利于檔案價值的發(fā)揮。本文就分析了目前工程檔案管理中存在的主要問題，并簡述主要對策。

工程項目；檔案管理；問題對策

工程檔案是工程項目在規(guī)劃、建設(shè)和管理等一系列過程中作為記錄而產(chǎn)生的具有一定作用的文字、圖片、音像制品等資料，它是項目建設(shè)等活動中直接產(chǎn)生和形成的原始記錄。認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行工程項目檔案管理，能夠更好的為項目的建設(shè)做好服務(wù)，這也是作為檔案管理人員以及項目的管理和技術(shù)人員所共同應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任。

一、工程建設(shè)檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.檔案管理未能形成系統(tǒng)的體系

檔案的管理尚未能夠形成完整的體系的主要原因是其制度不夠詳盡，以及保管條件并不完全規(guī)范。部分設(shè)計單位不能夠按照《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案存放和管理，工程在設(shè)計變更時所使用的編號并不能夠保證完全統(tǒng)一；還有一部分建設(shè)施工單位在進(jìn)行項目建設(shè)和管理時所進(jìn)行的記錄以及建造材料的質(zhì)量證明都不夠完整；工程在驗收時的檔案接收檢查不夠仔細(xì)等問題依然存在，同時，檔案記錄雜亂，不能形成同意標(biāo)準(zhǔn)，這就造成檔案在最終整理以及進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化過程中形成層層阻礙。此種檔案記錄與歸檔不夠認(rèn)真仔細(xì)，敷衍了事，造成與工程施工等進(jìn)度不同步，不相符，并最終導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與施工實際情況有所差別或缺失，并且因為與工程施工的不完全同步，使得施工所使用的材料的質(zhì)量認(rèn)證的文件不全，對工程建造情況和質(zhì)量認(rèn)知造成誤差，一旦發(fā)生問題，將直接對責(zé)任追究造成誤導(dǎo)。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

目前部分施工單位為降低成本，檔案管理人員存在兼職、或隨意聘請等現(xiàn)象，這就造成這些檔案管理人員未能對檔案組卷要求和工程相關(guān)知識進(jìn)行充分了解和掌握，更無法實現(xiàn)檔案科學(xué)管理。工程檔案管理工作綜合性較強(qiáng)，在整個工程建設(shè)始終中，隨時都需要施工技術(shù)表格的填寫、施工材料的保存、竣工圖紙的整理及資料的專業(yè)分類組卷及文件整理歸檔的工作，這就從事工程檔案管理的人員對工程建筑知識及檔案管理能力都需要掌握，而上述單位檔案管理人員很難實現(xiàn)對兩種專業(yè)知識都全部掌握，這就造成檔案管理困難。

3.檔案管理認(rèn)識不清、職責(zé)不明

一般來說，項目主管的單位、施工單位領(lǐng)導(dǎo)對于項目整個建設(shè)從設(shè)計直至竣工驗收的整體過程都是高度重視，尤其是項目的設(shè)計、招投標(biāo)、建設(shè)、審計、驗收等各個關(guān)鍵關(guān)節(jié)，但是很多單位側(cè)重點在于關(guān)鍵環(huán)節(jié)完成情況和辦理情況，而往往忽視了辦理所需文件材料的整理和管理。最常見的情況就是各個材料散存在辦事人員處存放。這就使得文件的負(fù)責(zé)人與文件管理者在職責(zé)分工上不明確，責(zé)任劃定不明晰。還有部分建設(shè)部門，在項目施工中對工程檔案的責(zé)任界定就不夠明確，而在項目驗收時，則把各自負(fù)責(zé)的任務(wù)文件委托給施工部門來組卷上報，但是由于施工單位對文件的內(nèi)容實質(zhì)了解程度不組，勉強(qiáng)能夠達(dá)到案卷名目外觀合格，而案卷內(nèi)部資料的準(zhǔn)確性仍不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，這就是遺留項目驗收及檔案管理所出現(xiàn)的不合理之處。

4.檔案電子化水平和效率低

在信息網(wǎng)絡(luò)時代，辦公電子化水平已經(jīng)較為普及。但是在項目檔案錄入時，很多單位的信息化和電子化程度則不高，通常檔案錄入采取按條目簡單條目整理錄入，雖然進(jìn)行了一定的電子化，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到高程度電子化及信息化網(wǎng)絡(luò)化的水平。這主要是由于缺乏相關(guān)專業(yè)人員，技術(shù)水平不足，網(wǎng)絡(luò)化措施落后，信息化建設(shè)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，而且在管理和上仍然不規(guī)范。這樣一來，檔案的信息化和電子化只是有了一個殼子，卻沒能發(fā)揮其真正的效用。

二、改善工程檔案管理措施

1.加強(qiáng)相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

任何先進(jìn)制度的前提是人，管理人員及技術(shù)人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力應(yīng)該是整體改革中的重中之重，加強(qiáng)管理人員和技術(shù)人員的專業(yè)化素質(zhì)和操作水平勢在必行，他將有利于提高工程檔案管理整個進(jìn)行的效率和專業(yè)化程度。這就要求工程項目檔案管理人員提高與單位業(yè)務(wù)有關(guān)的法律及合同等業(yè)務(wù)知識，并加強(qiáng)其他與工程項目相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，因此來提高相關(guān)人員的工作素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平，同時要注重知識的更新，隨著業(yè)務(wù)的伸展和時代的進(jìn)步不斷更新知識水平，以此滿足不斷更新中的檔案管理新要求。

2.檔案管理要需項目管理要求相適應(yīng)

項目的檔案管理市工程建設(shè)的一部分，必須要與之想適應(yīng)，相同步才能更好的為工程建設(shè)服務(wù)，這就需要從項目的籌備立項直到竣工驗收的全程，都要有檔案的及時準(zhǔn)確記錄和收集整理與之相配套，并且與之同步進(jìn)行，只有檔案黨的內(nèi)容、時間、要求與項目建設(shè)保持一致才能更好的服務(wù)于項目建設(shè)，保障建設(shè)效率及后續(xù)保障。

3.明確建設(shè)單位自身檔案管理及職責(zé)范圍

明確自身管理職責(zé)范圍是工程檔案管理的先決條件，這就需要按照建設(shè)項目實施的各個環(huán)節(jié)檔案管理范圍、責(zé)任有一個準(zhǔn)確清晰的明晰，如施工單位負(fù)責(zé)施工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理，項目運行單位和項目建設(shè)部門共同負(fù)責(zé)收集項目的試運行和生產(chǎn)準(zhǔn)備過程的文件收集歸檔，二其他環(huán)節(jié)的檔案，如立項、設(shè)計、材料等檔案則由工程項目的建設(shè)單位負(fù)責(zé)整理歸檔。只有項目涉及的各單位在檔案管理方面分工明確，才能避免出現(xiàn)文件缺失，重復(fù)，混亂等問題。

總而言之，工程項目的檔案管理需要項目涉及的跟部門分工協(xié)作，做好工作溝通與銜接，順應(yīng)市場和社會的發(fā)展要求和趨勢，同時要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展對檔案管理工作作出相應(yīng)的調(diào)整，以及分工的調(diào)配。只有優(yōu)化檔案管理，探求并利用好檔案的真正價值和意義，才能推動項目的科學(xué)發(fā)展。