楊潤平云龍縣人力資源和社會保障局人才中心

新形式下人事檔案信息化管理策略研究

楊潤平
云龍縣人力資源和社會保障局人才中心

為順應(yīng)當(dāng)代知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源和社會保障局的檔案管理工作應(yīng)該借助信息化技術(shù)進(jìn)行更新完善，來提高人事檔案的管理效率。本文對新形勢下人事檔案信息化管理的策略展開研究。

人事檔案；信息化管理；管理制度；綜合素質(zhì)

人力資源和社會保障局的人事檔案管理包括相關(guān)檔案的收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)與使用，這一系列的工作完成信息化后，能優(yōu)化人事檔案的統(tǒng)籌安排及全面管理，因此，信息化管理水平?jīng)Q定了人事檔案管理的有效性。

一、人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理不受重視

檔案管理屬于基層工作，很受得到相應(yīng)的重視，但實(shí)際工作量繁重，關(guān)系到相關(guān)檔案的收集、整理、保存管理、鑒定、統(tǒng)計(jì)與服務(wù)，各個環(huán)節(jié)緊緊相扣。在缺乏相應(yīng)管理制度和方法時，人事檔案管理工作非常容易陷入不安全、不規(guī)范的狀況中。

（二）人事檔案管理平臺落后

傳統(tǒng)的人事檔案管理是人工進(jìn)行的紙質(zhì)檔案登記記錄，分類歸檔。由于來源分散，每一年都會產(chǎn)生新檔案或需要遷移的檔案，也會有過期注銷的檔案出現(xiàn)，所需檔案室的容量要求也越來越大。紙質(zhì)檔案管理需要注意防潮、防蟲蛀、防火等，投入的管理成本隨著檔案的增多而增加，導(dǎo)致財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)逐漸加重。目前雖已實(shí)施信息化管理，但還無法實(shí)現(xiàn)多單位之間的云共享，所有檔案信息只能內(nèi)部查詢，不能推動人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前從事人事檔案管理的人員大多并不是專業(yè)的信息技術(shù)人才，而是經(jīng)驗(yàn)型的人員，是由“老帶新”模式出來的“人才”。他們在檔案管理這方面沒有專業(yè)性的知識，有的上崗前也并未進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，使得在崗的檔案管理人員素質(zhì)能力層次不齊。由于檔案管理人員不能熟練操作信息化系統(tǒng)，人事檔案的信息化管理進(jìn)程就會受阻，最終限制人事檔案作用的發(fā)揮。

二、新形勢下人事檔案信息化管理的策略

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

檔案管理雖說是基層工作，卻決定了人力資源和社會保障局相關(guān)工作的順利開展。單位領(lǐng)導(dǎo)班子必須充分重視，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，制定嚴(yán)格的管理制度，加大投入設(shè)施資源，引進(jìn)信息化管理的專業(yè)人才，確保人事檔案信息化管理的先進(jìn)性與高效性。同時，也要注意激勵檔案管理人員，做到獎懲分明，調(diào)動管理人員的積極性。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

進(jìn)行規(guī)范的檔案管理必須規(guī)范檔案管理制度，有了制度才有標(biāo)準(zhǔn)，才能使檔案管理全面有序地展開。檔案管理制度要具體細(xì)化，比如規(guī)范性的檔案登記收集、歸檔、統(tǒng)計(jì)等操作行為，明確一崗一責(zé)，完善監(jiān)督權(quán)衡制度，獎懲與績效評估公平公正，提拔晉升公開透明。制度制定出來，就一定要嚴(yán)格執(zhí)行，確保權(quán)威與公正。當(dāng)然，也要結(jié)合檔案信息化的現(xiàn)狀，不斷調(diào)整修訂，使制度規(guī)范化卻不失人性化。人力資源和社會保障局的檔案管理包含應(yīng)屆高校畢業(yè)生的檔案，這部分檔案每年都會產(chǎn)生大量資料信息，收集、登記、歸檔工作量很大，并且經(jīng)常出現(xiàn)檔案遷移，要充分考慮到流動性，應(yīng)專門設(shè)置一套管理制度，提高辦事效率。

（三）提高檔案信息化管理水平

人事檔案管理信息化的首要任務(wù)，就是要對檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化建設(shè)，這就要求專業(yè)的系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)為人力資源和社會保障局及其他有相關(guān)工作聯(lián)系的事業(yè)單位，設(shè)計(jì)出適應(yīng)實(shí)際檔案管理工作環(huán)境和要求的軟件系統(tǒng)，并同時保證操作界面簡潔易懂、操作簡便易上手，更要保障系統(tǒng)的“一崗一責(zé)”權(quán)限制度和系統(tǒng)安全防御性。在借助高新信息技術(shù)管理的同時，不僅要提高人事檔案管理的效率，更要加強(qiáng)應(yīng)對各種突發(fā)事件和意外的發(fā)生，事業(yè)單位應(yīng)在信息化的基礎(chǔ)上，保留部分重要的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，比如已注銷或已銷毀的檔案目錄、已遷移的檔案目錄。這是由于當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展還未到極致，部分系統(tǒng)軟件的功能開發(fā)受到制約，導(dǎo)致人事檔案管理信息化的全面建設(shè)存在局限性。管理者應(yīng)以數(shù)字化和紙質(zhì)版兩種檔案進(jìn)行結(jié)合管理，充分運(yùn)用實(shí)際和虛擬資源進(jìn)行雙向管理傳播，全面發(fā)揮二者在檔案管理上的優(yōu)勢長處，提升檔案管理的有效性和便捷性。

（四）促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

要想使檔案管理工作在現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中逐步穩(wěn)健地發(fā)展完善，第一步就需要搭建全新的云端平臺，應(yīng)用系統(tǒng)性的操作軟件，讓所有信息資料可以通過云端，在各個相關(guān)事業(yè)單位的線上進(jìn)行便捷傳輸。如此一來便能方便各部門的相關(guān)工作人員查閱所需資料，還能更好地監(jiān)管檔案查閱人員。第二步，更新操作系統(tǒng)，使資源信息可進(jìn)行云端備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)，讓檔案管理的丟失幾率極大減小，為日后工作查檔提供保障。第三步，詳細(xì)制定日常檔案工作流程一覽圖，明晰每天的準(zhǔn)備工作、操作準(zhǔn)則、收尾工作，要求人事檔案管理人員每天以工作流程為基礎(chǔ)，開始一天的規(guī)范作業(yè)，降低工作中的錯誤率。最后一步，也是最重要的一步，要設(shè)立專門的審核人員，定期進(jìn)行檔案信息的審核統(tǒng)計(jì)，作為檔案信息安全性和準(zhǔn)確性的二次保障。

（五）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新形勢下檔案信息化管理的關(guān)鍵在于檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。目前大部分檔案管理人員均不是專業(yè)學(xué)習(xí)過檔案管理的人員，這嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效性。所以，在科技、經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新形式下，從事檔案信息化管理的在崗人員不只需要熟練掌握檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識和實(shí)際業(yè)務(wù)操作，還要求熟練掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)操作，懂得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠運(yùn)用各類辦公軟件，另外，還需對新政策有正確的理解認(rèn)知，對單位工作崗位的工作流程和行為規(guī)范有透徹的認(rèn)識，能又快又好地適應(yīng)新時代檔案信息化管理的新環(huán)境，以更好地推動檔案信息化管理的發(fā)展。

結(jié)語

新形勢下，人力資源和社會保障局應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，從人才和技術(shù)兩個新突破口進(jìn)行建設(shè)。充分了解時代的要求，順應(yīng)時代的召喚，運(yùn)用最新信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高發(fā)揮管理人員的綜合素質(zhì)，高效地進(jìn)行人事檔案信息化管理。

[1]黃潔梅.事業(yè)單位人事檔案信息化管理芻議[J].城建檔案，2017，（1）：23-24.

[2]周忠生.淺析流動人員人事檔案信息化管理[J].黑龍江檔案，2016，（3）：94.

[3]張麗巧.人事檔案管理的信息化建設(shè)解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（21）：59.