文/四川音樂學(xué)院檔案館 邱迎春

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高等藝術(shù)院校檔案資源建設(shè)初探

文/四川音樂學(xué)院檔案館 邱迎春

【摘要】高等藝術(shù)院校檔案資源建設(shè)對高校的可持續(xù)發(fā)展、擴大自身優(yōu)勢有著重要的推動作用。高等藝術(shù)院校檔案內(nèi)容豐富，種類繁多，主要來源于課堂教學(xué)、藝術(shù)研究、藝術(shù)實踐、藝術(shù)文化表演等活動直接形成的對學(xué)校和社會具有留存價值的各種文字、音頻、視頻等不同形式、載體的歷史記錄。本人擬從高等藝術(shù)院校檔案資源建設(shè)中存在的問題這一視角，進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的解決途徑。

【關(guān)鍵詞】高等院校；檔案；資源建設(shè)

一、加強高等藝術(shù)院校檔案資源建設(shè)的重要性

2016年4月13日，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》?！笆濉币?guī)劃綱要中明確提出了發(fā)展目標(biāo)：到2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會相適應(yīng)、有效服務(wù)國家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系。所謂五位一體即“檔案治理法制化”“檔案資源多元化”“檔案利用便捷化”“檔案管理信息化”“檔案管理安全高效化”“檔案隊伍的專業(yè)化”?！拔逦灰惑w”建設(shè)為高校檔案館的發(fā)展指明了方向和目標(biāo)。檔案資源的高效管理是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，同時也是適應(yīng)高等教育改革發(fā)展的需要，高等藝術(shù)院校應(yīng)充分認(rèn)識檔案資源建設(shè)是建立檔案資源體系的基礎(chǔ)，努力創(chuàng)建具有高等藝術(shù)院校特色的檔案資源體系。

二、高校檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀分析

雖然近年來高等藝術(shù)院校檔案館在加強檔案資源建設(shè)方面做出了許多努力，但總體而言，仍存在以下問題。

（一）高等藝術(shù)院校檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能弱化。高校檔案館具有雙重職能:既是具體執(zhí)行學(xué)校檔案管理的行政部門，又是永久保管和提供檔案服務(wù)的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)。高校檔案館普遍存在業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能相對弱化，一方面由于檔案館在整個學(xué)校組織機構(gòu)中的地位邊緣化；檔案館在參與學(xué)校重大事項，以及關(guān)鍵活動中的參與度有限。另一方面檔案館工作人員的自身能力素質(zhì)的局限性；檔案館工作人員的主要構(gòu)成是以檔案專業(yè)為主，計算機以及信息管理專業(yè)人員相對較少。在檔案實務(wù)工作中主要表現(xiàn)在檔案的收集環(huán)節(jié)。檔案館一般根據(jù)學(xué)校的發(fā)展以及各立檔單位的職能范圍制定的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，但在實際的檔案收集過程中，立檔單位很少能嚴(yán)格按照歸檔范圍收集材料，一般是立檔單位交什么，檔案館就收什么。立檔單位歸檔材料質(zhì)量的高低主要取決于立檔單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。加強檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，構(gòu)建和諧的檔案管理交流體系，處理好監(jiān)督與指導(dǎo)的關(guān)系。

（二）高校檔案資源建設(shè)渠道單一。目前，高校檔案部門主要實施《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》來收集檔案資料。一般年終收集當(dāng)年的檔案材料。筆者認(rèn)為在日常檔案收集管理中，應(yīng)該年終與日常收集相結(jié)合。與立檔單位日常教學(xué)工作相關(guān)的例行的歸檔范圍中的檔案材料可以年終收集；對于學(xué)校階段性的重大事件、重要的學(xué)術(shù)活動、有影響力的藝術(shù)實踐以及大型演出活動應(yīng)在事件完成后及時歸檔。一方面有利于材料的收集完整與齊全，便于及時追繳相關(guān)檔案材料。另一方面，有利于檔案材料及時入館，在一定程度上有利于建立檔案項目的專題管理。檔案館工作人員應(yīng)該及時關(guān)注學(xué)校的發(fā)展、注重日常收集與日常專題檔案征集活動相結(jié)合。發(fā)動學(xué)校教師和學(xué)生的參與檔案收集活動的積極性。同時要加強與各院系、職能部門協(xié)同合作，不斷拓展檔案收集渠道。

（三）高等藝術(shù)院校檔案資源建設(shè)意識淡漠。檔案意識是指，人們對檔案以及檔案工作的認(rèn)識程度。高校檔案館一般通過檔案知識展覽以及開展檔案知識系列講座，使廣大教師、學(xué)生對檔案以及檔案相關(guān)知識有了一定的了解，但對于準(zhǔn)確表達(dá)檔案利用需求，有效通過檔案資源的查詢輔助教學(xué)、科研或者學(xué)生進(jìn)行藝術(shù)課題研究方面比較薄弱。檔案工作者應(yīng)加強檔案知識的宣傳，通過校園網(wǎng)、檔案網(wǎng)站平臺進(jìn)行宣傳，開展相關(guān)的檔案知識競賽、檔案法制系列講座活動，出版檔案編研成果，讓教師及學(xué)生從思想上強化檔案意識，特別是在國際檔案日、學(xué)校周年慶開展檔案宣傳系列活動，以展覽的方式直觀、生動地再現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷史進(jìn)程、教學(xué)成果。強化各部門和全校師生“既是檔案的制造者，又是檔案保護(hù)者”的法治意識和責(zé)任意識，形成人人懂檔案、愛檔案、知檔案、用檔案的良好氛圍。

三、加強高等藝術(shù)院校檔案資源建設(shè)

（一）上級主管部門和高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視。進(jìn)入十三五以來，四川省將大力發(fā)展以音樂產(chǎn)業(yè)為龍頭的文化產(chǎn)業(yè)，作為西南地區(qū)最大的多學(xué)科、多層次綜合性藝術(shù)院校，我院在促進(jìn)四川省文化建設(shè)、推動四川省音樂產(chǎn)業(yè)發(fā)展起著積極的引領(lǐng)作用。面對外部良好的歷史發(fā)展機遇，學(xué)院擬定了“關(guān)于音樂產(chǎn)業(yè)發(fā)展三十條措施”的報告。這是我院

全面提升自身優(yōu)勢的又一歷史機遇。

檔案工作若能得到上級主管部門以及院領(lǐng)導(dǎo)的重視，必將順利完成。作為上級主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)，只有把檔案工作納入自己工作規(guī)劃中，才能保這項工作的順利進(jìn)行。檔案工作所需要的人力、物力、財力等才能快速到位。針對我省大力發(fā)展文化產(chǎn)業(yè)的歷史契機，我院作為其中重要的參與者，在整個事件活動中會產(chǎn)生豐富、優(yōu)質(zhì)的檔案資源。作為檔案工作者有責(zé)任和義務(wù)利用檔案學(xué)理論和知識維護(hù)檔案資源的有機聯(lián)系，記錄整個事件，記錄在我省文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展中，我院參與事件的歷史記錄，同時也是我院的歷史成長軌跡。

（二）加快高等藝術(shù)院校特色檔案資源的整合開發(fā)。高等藝術(shù)院校特色檔案資源是指學(xué)校在從事藝術(shù)教學(xué)、科研以及創(chuàng)作、藝術(shù)表演實踐等活動中形成的，具有學(xué)校特色，具有查考利用價值的歷史記錄。以我院為例，根據(jù)學(xué)校的教學(xué)、科研進(jìn)行專題性區(qū)分，將原來的檔案材料按照“藝術(shù)實踐”“西南地區(qū)樂器研究”“藏羌文化研究”“非物質(zhì)文化遺產(chǎn)研究”等專題進(jìn)行分類標(biāo)注，然后進(jìn)行相關(guān)專題的提取，形成專題檔案。經(jīng)過優(yōu)化整合的特色檔案資源不僅反映學(xué)校的多元化成果，而且可以有助于豐富館藏內(nèi)容、改善館藏結(jié)構(gòu)。

（三）開拓檔案資源建設(shè)新思路。高等藝術(shù)院校檔案部門要樹立“大檔案”意識，以新的思維、新的方法去應(yīng)對新變化。要把加強和促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)作為業(yè)務(wù)建設(shè)的重點。高校檔案部門要與時俱進(jìn)，積極引進(jìn)新觀念、采用新技術(shù)、不斷開拓檔案資源建設(shè)新路。檔案館應(yīng)加強與圖書館、博物館、信息技術(shù)部門及學(xué)校其他相關(guān)部門合作，共同構(gòu)建文獻(xiàn)信息資源平臺，形成信息合力。使檔案館、圖書館、博士館相互鏈接，形成龐大的信息資源庫。

四、結(jié)束語

高校檔案資源建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要得到組織機構(gòu)以及主管院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與支持，高校檔案資源建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，在信息化背景下，檔案館要以開放的姿態(tài)，不斷改進(jìn)檔案信息資源的管理方法，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，讓檔案信息資源發(fā)揮更大的效用。

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