文/左豐華

基層稅務(wù)部門檔案管理存在的問題與建議

文/左豐華

基層稅務(wù)檔案是稅務(wù)部門在履行稅收職能、依法征收管理過程中各方面的真實(shí)記錄，包括形成的紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、影像、實(shí)物等各種門類和載體資料，具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性等特點(diǎn)，反映了稅收工作的發(fā)展歷史。如機(jī)構(gòu)、編制、人員、黨建、會(huì)議、制度、信息化等資料展現(xiàn)了行政工作，如登記、申報(bào)、征收、檢查、評(píng)估、稽查、審批等資料展現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作。但由于種種原因，基層稅務(wù)部門在稅務(wù)檔案收集、整理和利用中，還存在一些困難和問題，需要進(jìn)一步解決和規(guī)范。

一、基層稅收檔案的重要性

基層稅收檔案對(duì)于政府部門、稅務(wù)部門和納稅人都具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在：

1.通過供應(yīng)原始稅收數(shù)據(jù)和分析資料，為政府宏觀決策、各部門政策制定提供科學(xué)依據(jù)，為研究區(qū)域、行業(yè)經(jīng)濟(jì)稅收發(fā)展趨勢(shì)提供精準(zhǔn)服務(wù)。

2.對(duì)稅務(wù)部門而言，可以為各稅種、各行業(yè)的稅源分析和稅源監(jiān)控提供詳細(xì)完整的歷史數(shù)據(jù)，為稅務(wù)檢查和稅務(wù)執(zhí)法工作提供準(zhǔn)確、可信的信息資料、依據(jù)和憑證，為行政復(fù)議、訴訟和稅務(wù)工作提供重要依據(jù)，為納稅評(píng)估建立綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系提供科學(xué)、原始數(shù)據(jù)和資料；

3.為納稅人提供準(zhǔn)確、詳實(shí)、全面的歷史納稅資料和相關(guān)憑證資料，便于納稅人在辦理其他業(yè)務(wù)時(shí)查詢。

二、存在的問題

1.基層稅務(wù)人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)片面。一方面，隨著“營(yíng)改增”等財(cái)稅體制改革的不斷深入，基層國(guó)稅部門工作量激增，人員力量則相對(duì)增長(zhǎng)緩慢，人均工作任務(wù)繁重，存在一定的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”思想。一個(gè)縣級(jí)國(guó)稅部門一般下設(shè)6-7個(gè)稅務(wù)分局，人員大多在6-15名左右，而每個(gè)分局管轄的納稅戶少則二、三百戶，多則上千戶。

另一方面，基層稅務(wù)部門的檔案管理工作重點(diǎn)在于對(duì)文書、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案的規(guī)范管理，而對(duì)業(yè)務(wù)檔案，特別是對(duì)稅收征管資料、稽查案卷等涉稅資料管理卻相對(duì)不足。稅收征管檔案在實(shí)行“一戶一檔”的管理方式后，大多只是將納稅人在一年中形成的包括申報(bào)、征收、檢查、評(píng)估、發(fā)票領(lǐng)用存等全部資料作為一個(gè)整體單獨(dú)保存， 檔案資料散落在各個(gè)部門科室，并沒有納入綜合檔案室的統(tǒng)一管理，對(duì)稅收檔案信息的價(jià)值都將造成一定的影響。

2.基層稅務(wù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)?；鶎訃?guó)稅部門普遍存在“人少事多”的現(xiàn)象，加之稅收工作任務(wù)等工作繁雜，檔案管理人員大多為兼職，有的是一些臨近退休的老同志。由于基層稅務(wù)檔案管理內(nèi)容、環(huán)節(jié)眾多，不但需要掌握基本的檔案管理要求，還必須掌握一定的稅收征管知識(shí)，而檔案員因接觸檔案時(shí)間短、接觸面窄，沒有時(shí)間專門學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，專業(yè)素質(zhì)很難得到保障和提升，只能固守成規(guī)保證檔案工作的基本運(yùn)行，很難跟上檔案工作新形勢(shì)、新要求，甚至有的無(wú)法保障檔案工作的正常開展，導(dǎo)致后續(xù)管理、查找、利用就費(fèi)時(shí)費(fèi)力十分困難。

3.基層稅務(wù)檔案信息化管理相對(duì)落后。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，信息化在日常工作生活中應(yīng)用越來(lái)越普遍。圍繞稅收主業(yè)務(wù)工作，國(guó)稅部門配有稅收業(yè)務(wù)處理類、監(jiān)控分析類、行政辦公類幾十個(gè)辦公系統(tǒng)，信息化程度不斷升高，流轉(zhuǎn)的電子數(shù)據(jù)也與之俱增。加之無(wú)紙化辦公和各類便民政策的深入推行，部分類別檔案開始出現(xiàn)電子檔案多于紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象。

與此相對(duì)，檔案信息化建設(shè)投入不足。一方面，國(guó)稅部門的主要職能就是稅收，政策、資源自然傾向稅收征管工作。因此在制定信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃時(shí)，檔案管理所占比重往往不高。另一方面，由于國(guó)稅部門為垂直系統(tǒng)，大部分信息化系統(tǒng)都是頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一運(yùn)行，具有便于數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)計(jì)分析、后臺(tái)維護(hù)等優(yōu)點(diǎn)?；鶎訃?guó)稅部門無(wú)法單獨(dú)建立檔案管理系統(tǒng)，只能簡(jiǎn)單配備檔案管理軟件，缺乏綜合管理平臺(tái)，檔案資料檢索、信息共享、利用服務(wù)效率較低。手工管理檔案已難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的要求，檔案管理信息化迫切需要鋪開。

三、加強(qiáng)檔案管理的建議

1.提高基層國(guó)稅部門檔案管理信息化水平。檔案是國(guó)稅工作開展的重要記錄，是各類資料的集合，應(yīng)當(dāng)伴隨著稅收業(yè)務(wù)信息化建設(shè)而發(fā)展，著力打造信息化、規(guī)范化、綜合化的管理平臺(tái)。一是加快軟硬件建設(shè)，依據(jù)實(shí)際情況和檔案工作需求，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施，通過一定的財(cái)力物力的投入來(lái)完成信息化基礎(chǔ)建設(shè)和信息系統(tǒng)的全面優(yōu)化管理。二是健全電子檔案管理機(jī)制。不僅要完善電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔制度，還要進(jìn)一步明確統(tǒng)一電子數(shù)據(jù)信息格式，如基本信息類型、文件格式、數(shù)據(jù)歸類標(biāo)準(zhǔn)等要求，便于掛接與后續(xù)管理使用。三是完善電子檔案安全管理機(jī)制。電子檔案是各類數(shù)據(jù)的歸集，具有很高的價(jià)值性，必須做好身份驗(yàn)證與安全防護(hù)工作，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存。定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止因硬件損壞、系統(tǒng)故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。

2.培養(yǎng)提升稅務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)包含政治理論、檔案專業(yè)知識(shí)、稅收專業(yè)知識(shí)、保密常識(shí)、管理能力以及信息技術(shù)等多方面。一是要選取綜合素質(zhì)突出、責(zé)任心強(qiáng)的人員作為檔案管理員，并在一定程度上保障崗位專屬性。二是積極安排檔案管理人員參加當(dāng)?shù)貦n案部門組織的各類培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)檔案管理與利用服務(wù)水平，將檔案管理人員培養(yǎng)成熟悉稅收業(yè)務(wù)、檔案管理的復(fù)合型人才，不斷增強(qiáng)檔案管理與利用服務(wù)水平。

3.提高檔案利用效率與服務(wù)針對(duì)性。基于檔案的歷史再現(xiàn)性與真實(shí)性，要充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)整體工作的作用。一是健全檔案統(tǒng)計(jì)。依據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)室存檔案分類統(tǒng)計(jì)進(jìn)行匯編，例如針對(duì)重要的稅收法規(guī)、分稅種稅收完成情況等內(nèi)容開展匯編工作，將匯編成果提供給有關(guān)科室，服務(wù)稅收工作開展。二是以檔案為載體完善單位文化建設(shè)及重大專題活動(dòng)。例如以機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能改變、稅收事業(yè)發(fā)展檔案資料為基礎(chǔ)，再現(xiàn)國(guó)稅發(fā)展歷程，加快文化國(guó)稅建設(shè)；再如以黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)、“三嚴(yán)三實(shí)”和“兩學(xué)一做”資料為主體，充分展現(xiàn)黨建教育成果，不斷完善充實(shí)文化體系。比如臨沭縣國(guó)稅局深挖檔案資源，先后編研了《內(nèi)控預(yù)防體系》、《征管崗責(zé)流程》、《稅源管理》、《征管基礎(chǔ)》、《稅務(wù)稽查》、《辦稅服務(wù)》、《稅收宣傳》、《國(guó)稅文化體系建設(shè)》、《國(guó)稅文化品牌建設(shè)》、《國(guó)稅文化實(shí)踐活動(dòng)》等系列材料，建設(shè)了文化國(guó)稅展廳、黨建活動(dòng)室、國(guó)稅歷程等多個(gè)展廳，打造了同心國(guó)稅文化、納稅服務(wù)、廉政文化品牌，充分展現(xiàn)了臨沭國(guó)稅事業(yè)發(fā)展歷史。

（作者單位：臨沭縣國(guó)家稅務(wù)局）