明同輝

（山東省新聞出版教育培訓(xùn)中心，濟(jì)南 250014）

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淺析信息化時代的高校檔案管理改革

明同輝

（山東省新聞出版教育培訓(xùn)中心，濟(jì)南 250014）

［摘 要］隨著科學(xué)技術(shù)日新月異，信息化已覆蓋經(jīng)濟(jì)社會生活各個方面，檔案管理改革迫在眉睫。本文立足高校檔案管理工作在信息化大潮中的建設(shè)發(fā)展，剖析了高效檔案管理工作中的主要問題，提出了有針對性的改革建議。

［關(guān)鍵詞］信息化；高校；檔案管理

1　前 言

2　信息化時代高校檔案管理改革的重大現(xiàn)實(shí)意義

高校擁有大量的教學(xué)資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發(fā)揮高校檔案管理的資源優(yōu)勢，需要以改革的雄心壯志認(rèn)清形勢，全力推進(jìn)。

2.1適應(yīng)高校檔案管理工作新形勢的需要

高校是傳播現(xiàn)代文化、傳承當(dāng)代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結(jié)高校發(fā)展歷史、凝聚高校發(fā)展共識、革新高校發(fā)展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現(xiàn)，內(nèi)容上紛繁復(fù)雜，數(shù)量持續(xù)增多；另一方面，隨著電子政務(wù)日益普及，新式載體式樣增多、單個載體容量增大，管理不穩(wěn)定性也隨之增加，亟需妥善應(yīng)對。

2.2提升高校檔案管理服務(wù)效率和水平的需要

高校集中了大量的現(xiàn)代前沿信息，是知識創(chuàng)新的重要基地。高效共享并發(fā)揮這些信息的功能，為學(xué)術(shù)研究和科技發(fā)展服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，就要求檔案管理部門不斷加大網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，使之在資源提供方面功能更強(qiáng)大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導(dǎo)平臺。

2.3提高檔案管理人員自身素質(zhì)的需要

科技的迅猛發(fā)展對檔案管理人員提出了更高工作標(biāo)準(zhǔn)。不學(xué)習(xí)就無法勝任工作，不改革就無法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識和技能，跟上時代步伐，使自身知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)全面適應(yīng)新形勢新要求。

2.4節(jié)約資金支出和工作成本的需要

后來，人類又發(fā)明了另一種熟食烹飪方式，那就是蒸。蒸，就是把食物在添加水的鍋中棚架起來用水蒸氣悶熟后吃。再后來，人類又發(fā)明了用動物油脂或植物油脂來烹飪食物，稱之為炸。炸，就是把油脂燒成高溫后把食物放進(jìn)油中弄黃弄熟來吃。

紙質(zhì)檔案收集、歸檔和監(jiān)管投入比較大。推進(jìn)檔案管理信息化，不僅能使辦公經(jīng)費(fèi)得以節(jié)約，特別是紙張使用和打印費(fèi)用大大降低，而且可進(jìn)一步縮減人員數(shù)量，降低勞動強(qiáng)度，提高工作效率，可謂事半功倍。

3　當(dāng)前高校檔案管理工作中的問題

3.1基礎(chǔ)水平參差不齊

高校檔案管理體系構(gòu)成繁雜，特點(diǎn)多樣，管理分散，可以說各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。各高校基礎(chǔ)情況和財力狀況不同，導(dǎo)致了各高校檔案管理無論是硬件配備還是軟件水平都不在一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和平臺上，更無法實(shí)現(xiàn)高校間或高校與其他機(jī)構(gòu)間的共查共享。

3.2隊(duì)伍建設(shè)相對滯后

信息化條件下的檔案管理，需要的是復(fù)合型人才?？萍嫉陌l(fā)展帶來了檔案管理操作難度和復(fù)雜度的上升，大量的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無所適從，甚至自暴自棄。長期以來，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構(gòu)成復(fù)雜，造成“老人不會干，新人不想干，高人進(jìn)不來”的畸形局面。

3.3財政投入嚴(yán)重不足

信息化時代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復(fù)印等設(shè)備，完善的網(wǎng)絡(luò)基本保障和機(jī)要保密設(shè)施，也需要周期性的必備技能培訓(xùn)，這些都需要充足的資金進(jìn)行保障。目前很多高校設(shè)備老化不足，配置低端等問題嚴(yán)重干擾工作開展。

4　加快高校檔案管理改革的思路對策

高校檔案管理的改革是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，已時不我待。高校理應(yīng)高度重視，真正拿出切實(shí)可行的改革方案，各方聯(lián)動，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實(shí)現(xiàn)。

4.1提高對檔案管理重視程度

高校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)把檔案管理工作提高到講政治的高度來認(rèn)識、來落實(shí)、來保障，切實(shí)從思想上重視起來，從措施上強(qiáng)化起來。還要從組織體制上和制度設(shè)計(jì)上保證檔案管理工作的正常開展，定期聽取專項(xiàng)匯報，研究現(xiàn)實(shí)困難，全面清空發(fā)展障礙。

4.2推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強(qiáng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、評價標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合高校實(shí)際的具體執(zhí)行規(guī)程和業(yè)務(wù)流程。通過大力推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，確保任何一項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)都有據(jù)可查、有章可循、有的放矢。

4.3建設(shè)一支與檔案管理信息化改革相適應(yīng)的人才隊(duì)伍

一是傾力營造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進(jìn)出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養(yǎng)老院”；三是嚴(yán)格業(yè)務(wù)技能考核，確保步步緊跟當(dāng)前信息化發(fā)展潮流；四是加大培訓(xùn)力度，開闊眼界，增長本領(lǐng)；五是嚴(yán)抓工作監(jiān)管，加強(qiáng)檔案管理人員工作紀(jì)律和保密意識教育。

4.4為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供充足的基礎(chǔ)投入

一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標(biāo)準(zhǔn)配備好庫房和安保系統(tǒng)；二是建立高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)支持和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)；三是提供計(jì)算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)等必要裝備。經(jīng)費(fèi)要切實(shí)做到年初有預(yù)算，使用有保證，?？顚Ｓ茫攸c(diǎn)保障。

主要參考文獻(xiàn)

［1］張正強(qiáng).電子檔案著錄的研究［J］.浙江檔案,2000（6）．

［2］郭志敏.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題［J］.山東檔案，2003（5）.

［收稿日期］2015-12-04

［中圖分類號］G271；G647

［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A

［文章編號］1673-0194(2016)02-0184-01

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.142