武 明

（遼河數(shù)碼科技發(fā)展有限公司，遼寧 盤錦 124010）

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ERP系統(tǒng)在油田企業(yè)設(shè)備修理管理應(yīng)用中的幾點(diǎn)建議

武 明

（遼河數(shù)碼科技發(fā)展有限公司，遼寧 盤錦 124010）

［摘 要］本文結(jié)合油田企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用情況，提出該系統(tǒng)在設(shè)備修理管理中應(yīng)用的局限性，并提出了有針對(duì)性的解決辦法。

［關(guān)鍵詞］ERP系統(tǒng)；油田企業(yè)；設(shè)備修理

ERP在國(guó)內(nèi)應(yīng)用已經(jīng)有20多年了，隨著信息化的快速發(fā)展，ERP已經(jīng)在電子、醫(yī)藥、航空等多個(gè)方面得到了廣泛應(yīng)用。近些年，隨著信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略的確立，國(guó)內(nèi)軟件企業(yè)的推動(dòng)，油田企業(yè)也掀起了應(yīng)用ERP的高潮。

1　ERP系統(tǒng)管理在油田企業(yè)應(yīng)用中優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)

設(shè)備修理管理作為設(shè)備模塊功能的一部分，整個(gè)藍(lán)圖設(shè)計(jì)過(guò)程和運(yùn)行過(guò)程體現(xiàn)了“管理提升”（設(shè)備管理、運(yùn)行管理、維修管理統(tǒng)一信息化管理平臺(tái)；以修理管理單臺(tái)核算為基礎(chǔ)，向精細(xì)化管理邁進(jìn)；將修理管理和財(cái)務(wù)結(jié)算通過(guò)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門流程串聯(lián)、數(shù)據(jù)共享）和“有效實(shí)用”（通過(guò)ERP與AMIS資產(chǎn)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一方錄入，多方共享；ERP系統(tǒng)提取業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)自動(dòng)生成報(bào)表，業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)透明化）兩大特點(diǎn)。

2　ERP系統(tǒng)在設(shè)備修理管理功能的局限性及建議

在設(shè)備修理管理中，由于部分設(shè)備修理的不確定性、生產(chǎn)中的實(shí)際需求與ERP系統(tǒng)部分功能實(shí)際操作要求存在一定差異，造成系統(tǒng)功能在實(shí)際應(yīng)用得不到最大發(fā)揮。其局限性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1采購(gòu)訂單的有效審批與計(jì)劃的偶然性

拿金馬油田開發(fā)公司（遼河油田下屬的二級(jí)單位）來(lái)說(shuō)，設(shè)備的維修計(jì)劃一般情況會(huì)按以往的實(shí)際發(fā)生或維修經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行主管判斷，為此計(jì)劃和實(shí)際發(fā)生往往會(huì)有不同程度的差異。按照設(shè)備維修的標(biāo)準(zhǔn)流程：計(jì)劃下達(dá)后，二級(jí)單位組織三級(jí)單位按照計(jì)劃進(jìn)行工單維護(hù)，形成采購(gòu)訂單后進(jìn)行逐級(jí)審批，終審后開始項(xiàng)目實(shí)施。待項(xiàng)目實(shí)施后會(huì)發(fā)現(xiàn)，已審批工單的內(nèi)容與實(shí)際發(fā)生存在差異。如默認(rèn)差異的存在，采購(gòu)訂單在整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行中的意義受到了質(zhì)疑；如不認(rèn)可差異，采購(gòu)訂單進(jìn)行重新審批，審批的嚴(yán)肅性受到了挑戰(zhàn)。對(duì)此，筆者認(rèn)為，在采購(gòu)訂單的建立過(guò)程中，對(duì)于工單的建立應(yīng)有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)（比如大型設(shè)備要建立工單），常規(guī)設(shè)備（如抽油機(jī)、加熱爐等）無(wú)需通過(guò)建立工單形成采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單的形成可以通過(guò)行項(xiàng)目中成本中心進(jìn)行粗放式管理，在結(jié)算時(shí)對(duì)詳盡的設(shè)備維修信息進(jìn)行確認(rèn)，同樣可以達(dá)到對(duì)設(shè)備維修信息的掌握，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

2.2服務(wù)確認(rèn)（預(yù)提）的設(shè)置與實(shí)際業(yè)務(wù)不融合

一是“不支持”分批次預(yù)提。所謂的“不支持”是在服務(wù)確認(rèn)數(shù)據(jù)上傳（傳統(tǒng)稱之為預(yù)提）的設(shè)置上體現(xiàn)的。在服務(wù)確認(rèn)表單的內(nèi)容中需體現(xiàn)“驗(yàn)收時(shí)間”，而在項(xiàng)目的具體實(shí)施過(guò)程中，一般情況下要在項(xiàng)目整體施工完畢后，主管部門組織聯(lián)合驗(yàn)收。以跨月合同（合同期限超過(guò)一個(gè)月）為例，如果第一個(gè)月發(fā)生了工作量卻沒(méi)有驗(yàn)收，理論上講不能在系統(tǒng)內(nèi)做預(yù)提，從而導(dǎo)致成本的實(shí)際發(fā)生在財(cái)務(wù)賬面上沒(méi)有真實(shí)體現(xiàn)。如通過(guò)線外預(yù)提（ERP系統(tǒng)之外，做手工預(yù)提表單），可以實(shí)現(xiàn)成本發(fā)生的真實(shí)性，但在系統(tǒng)內(nèi)的服務(wù)確認(rèn)功能無(wú)從實(shí)現(xiàn)。為此，在服務(wù)確認(rèn)表單中的“驗(yàn)收時(shí)間”應(yīng)設(shè)為“當(dāng)月完成時(shí)間或驗(yàn)收時(shí)間”，在填報(bào)表單時(shí)對(duì)沒(méi)有驗(yàn)收的項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度填報(bào)具體的當(dāng)月完成時(shí)間，在結(jié)算時(shí)按照驗(yàn)收時(shí)間進(jìn)行填報(bào)，這樣在ERP系統(tǒng)內(nèi)既可以體現(xiàn)成本的真實(shí)發(fā)生，又可在系統(tǒng)內(nèi)完成真實(shí)填報(bào)。

二是不能完成超限額預(yù)提。上面曾提到，計(jì)劃與實(shí)際發(fā)生存在有差異的可能性，這會(huì)造成采購(gòu)訂單的行項(xiàng)目的數(shù)量、金額的不準(zhǔn)確，此時(shí)應(yīng)在預(yù)提過(guò)程中將其體現(xiàn)出來(lái)，但系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)超行項(xiàng)目金額預(yù)提，影響了成本的真實(shí)性。也就是說(shuō)，假如某個(gè)采購(gòu)訂單共有4個(gè)行項(xiàng)目，分別為10、20、30、40，金額分別為5萬(wàn)元，在實(shí)際發(fā)生時(shí)，10、20行項(xiàng)目分別為6萬(wàn)元，30、40行項(xiàng)目分別為4萬(wàn)元，此時(shí)系統(tǒng)并不支持真實(shí)數(shù)據(jù)的填報(bào)，每個(gè)行項(xiàng)目只支持該行項(xiàng)目金額以內(nèi)數(shù)據(jù)填報(bào)。而在結(jié)算環(huán)節(jié)，系統(tǒng)可以在不超采購(gòu)訂單整體金額的前提下，實(shí)現(xiàn)超行項(xiàng)目結(jié)算，在一定程度上彌補(bǔ)了預(yù)提環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)上的不足。筆者認(rèn)為，既然系統(tǒng)內(nèi)可實(shí)現(xiàn)超行項(xiàng)目結(jié)算，應(yīng)在預(yù)提環(huán)節(jié)設(shè)置超行項(xiàng)目預(yù)提。

2.3無(wú)法實(shí)現(xiàn)單臺(tái)設(shè)備核算

ERP系統(tǒng)在設(shè)備管理上，體現(xiàn)了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，但在結(jié)算過(guò)程中對(duì)單臺(tái)設(shè)備核算卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)。比如說(shuō)某個(gè)修理項(xiàng)目，計(jì)劃修理10臺(tái)次，在系統(tǒng)內(nèi)建立了包含10個(gè)工單的采購(gòu)訂單（也就是形成了10各行項(xiàng)目）。在結(jié)算過(guò)程中，預(yù)算和審計(jì)等相關(guān)價(jià)格審定部門并不是在系統(tǒng)內(nèi)按照單臺(tái)設(shè)備維修進(jìn)行審定，而是在系統(tǒng)外對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一審核，在整個(gè)審核過(guò)程中，它不針對(duì)每個(gè)工單（或行項(xiàng)目），但在“結(jié)算明細(xì)導(dǎo)入”表單中，要求填寫每個(gè)行項(xiàng)目具體的結(jié)算金額。作為資產(chǎn)管理部門，實(shí)際上是對(duì)工作量及工作進(jìn)展程度掌握，對(duì)價(jià)格的審定方面沒(méi)有介入，通常的做法是只要系統(tǒng)內(nèi)項(xiàng)目結(jié)算的合計(jì)價(jià)格與最終審定價(jià)格相符，不必也不可能錄入單臺(tái)核算數(shù)據(jù)，盡管如此也能達(dá)到系統(tǒng)要求。實(shí)際上，在系統(tǒng)內(nèi)并沒(méi)有真實(shí)反映出單臺(tái)設(shè)備的修理價(jià)格，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)功能在似乎完成的同時(shí)造成了數(shù)據(jù)的失真。造成此問(wèn)題的重要原因在于ERP系統(tǒng)還不能提供覆蓋企業(yè)各個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的管理功能，在整個(gè)業(yè)務(wù)流程上存在疏漏。

除此之外，分批結(jié)算對(duì)于乙方單位，尤其是對(duì)于中小型修造企業(yè)來(lái)說(shuō)，意義至關(guān)重要，它在一定程度上可以緩解資金周轉(zhuǎn)的壓力，但在ERP系統(tǒng)的藍(lán)圖設(shè)計(jì)上，得不到支持。在藍(lán)圖的設(shè)計(jì)上，不應(yīng)單方面考慮操作的方便或管理的便捷，更應(yīng)該有利于維護(hù)雙方共同利益，這對(duì)于企業(yè)的協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展奠定了外界環(huán)境基礎(chǔ)。

2.4采購(gòu)訂單的審批和撤銷審批

在上面提到，一旦采購(gòu)訂單與實(shí)際不符并不認(rèn)可差異時(shí)，采購(gòu)訂單需要進(jìn)行重新審批。在實(shí)際的操作過(guò)程中，“采購(gòu)訂單部門負(fù)責(zé)人審批”作為采購(gòu)訂單審批的最初審批者，可對(duì)完成最終審批的采購(gòu)訂單進(jìn)行取消審批操作，筆者認(rèn)為此功能并不符合流程設(shè)置初衷。系統(tǒng)內(nèi)的設(shè)置應(yīng)該執(zhí)行逐級(jí)審批流程，相反在撤銷審批應(yīng)設(shè)置為逆向流程，最初審批者不應(yīng)有權(quán)對(duì)已審批的采購(gòu)訂單進(jìn)行撤銷。

3　結(jié) 語(yǔ)

作為先進(jìn)的管理系統(tǒng)，一方面要體現(xiàn)其先進(jìn)性，促進(jìn)精細(xì)化管理的推進(jìn)；一方面要滿足企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)管理需要，根據(jù)實(shí)際需求設(shè)計(jì)藍(lán)圖，同時(shí)要確保系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上是靈活的、可操作的，運(yùn)行上是人性的、友好的，這才是油田企業(yè)需要的ERP系統(tǒng)。

［收稿日期］2015-12-04

［中圖分類號(hào)］F273.4

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194(2016)02-0058-01

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.046