史曉華

【摘 要】“5S管理”是源于日本的一種優(yōu)秀的管理理念和管理方法，通過“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”五個(gè)方面來改善生產(chǎn)工作環(huán)境、提高工作效率、保障產(chǎn)品質(zhì)量、營(yíng)造企業(yè)氛圍、創(chuàng)造企業(yè)文化。將5S管理理念引入到高職院校的教務(wù)系統(tǒng)管理中，目的在與改善教務(wù)管理工作者的工作環(huán)境，提高工作效率，更有效地為廣大教師和學(xué)生服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】5S管理；高職院校；教務(wù)系統(tǒng)管理

一、5S管理的定義

5S管理是起源于日本的一種企業(yè)獨(dú)特的管理辦法。5S管理是指對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的各生產(chǎn)要素（主要是物的要素）所處的狀態(tài)不斷進(jìn)行整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso），使之保持清潔（seiketsu），并最終提升人的素養(yǎng)（sitsuke），因?yàn)檫@五個(gè)活動(dòng)都以S起音，所以簡(jiǎn)稱5S。

二、高職院校教務(wù)系統(tǒng)管理現(xiàn)狀以及存在的問題

1.學(xué)生數(shù)與教務(wù)工作人員比例失調(diào)。（1）近幾年，我系的中德雙元制教學(xué)得到了社會(huì)的認(rèn)可，報(bào)考我系機(jī)電專業(yè)的學(xué)生猛增，每年我系的新生人數(shù)占學(xué)院總招生人數(shù)的五分之一以上；（2）自2015年起學(xué)院開始實(shí)施2.5+0.5的人才培養(yǎng)方式之后，每年的秋學(xué)期，我系的在校生維持在1400人左右，占全?？?cè)藬?shù)的四分之一。而我系的教務(wù)管理人員為2名。教務(wù)管理人員工作量大，壓力重，頭緒多。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)辦公環(huán)境臟亂差，找不到文件，嚴(yán)重影響到了工作效率。

2.教務(wù)管理人員的責(zé)任不明確。在教學(xué)管理工作中，涉及到教師、學(xué)生雙方面的工作內(nèi)容，教務(wù)管理人員需要從橫向和縱向進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通。但因?yàn)楣ぷ髁看?，往往分工不明確，導(dǎo)致有些工作的后續(xù)沒有跟進(jìn)。

三、引入5S管理的必要性

基于以上問題，如果能夠?qū)?S管理理念引入到教務(wù)系統(tǒng)管理中，將工作內(nèi)容細(xì)化、條理化、責(zé)任化，讓每一位工作人員都明確自己的職責(zé)所在，將每件事情都完成地井井有條，才能夠更好地為師生服務(wù)。

5S管理活動(dòng)是一種品性提高，道德提升的“人性教育”，其最終目的在于修身，在于提高人的素質(zhì)，日本企業(yè)家們普遍認(rèn)為5S是企業(yè)管理的基石，是培養(yǎng)優(yōu)秀員工，提高員工個(gè)人品德的根本途徑。

在工作中由于學(xué)生量大，系部教師多，教務(wù)管理人員的壓力很大，頭緒多。來自各方面的資料、通知、文件往往堆積如山。這些東西隨意擺放就會(huì)造成凌亂、找不到甚至丟失的現(xiàn)象，會(huì)極大影響工作效率。因此首先要應(yīng)用5S管理中的第一個(gè)S——整理，留下需要的，舍去沒用的；再應(yīng)用第二個(gè)S——整頓，將文件和資料進(jìn)行分類整理，明確數(shù)量，進(jìn)行有效的標(biāo)志。如：將文件分成學(xué)生類和教師類兩大類，在學(xué)生類下設(shè)學(xué)生學(xué)籍管理（免修類、休學(xué)類、退學(xué)類、復(fù)學(xué)類等），在教師類下設(shè)日常教學(xué)管理（人才培養(yǎng)方案管理、課程標(biāo)準(zhǔn)管理、教材管理、調(diào)課管理、場(chǎng)室申請(qǐng)管理、公開課管理等）、教科研管理（重點(diǎn)課程項(xiàng)目管理、論文管理、課題管理、發(fā)明專利管理等），對(duì)每一類的內(nèi)容進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)志，清晰明了。

對(duì)教務(wù)管理人員的工作環(huán)境進(jìn)行持續(xù)有效的清掃，即第三個(gè)S，時(shí)刻保持工作場(chǎng)所的衛(wèi)生和整潔，對(duì)看得見和看不見的地方都要進(jìn)行徹底清掃，讓每一個(gè)來到教務(wù)管理工作人員辦公室的學(xué)生和老師都能夠感受到一種愉悅的心情。

第四個(gè)S——清潔。如果5S只是一時(shí)性起，那么就很難達(dá)到事半功倍的效果。因此要不斷重復(fù)保持整潔和干凈，形成一種制度，形成一種習(xí)慣來鞏固整理、整頓、清掃的成果。教學(xué)管理人員和其他辦公人員在同一個(gè)辦公室，因此需要大家一起齊心協(xié)力才能將整個(gè)工作環(huán)境變得更加干凈、亮麗、舒適。除了教務(wù)管理人員自身的努力之外，還需要系部形成一個(gè)更有效的管理措施來提高每一位老師的管理理念。

通過管理制度進(jìn)一步明確教務(wù)管理人員的責(zé)任分工。通過制度說明和流程介紹明確每位教務(wù)管理人員的工作內(nèi)容，并將此工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，讓每一位老師都明確資料上交的地點(diǎn)和管理人員，做到工作規(guī)范，有資料可查，有內(nèi)容可查，有責(zé)任可查。對(duì)于至上而下的每件事情都能夠有一個(gè)責(zé)任人，有后續(xù)的跟蹤和總結(jié)，不管是對(duì)學(xué)生還是對(duì)老師，都是一種強(qiáng)有力的責(zé)任心的體現(xiàn)。

責(zé)任明確到位，整理整頓清掃清潔的4S也能夠持久保持，最后的第5個(gè)S——素養(yǎng)，是讓所有的老師都能夠養(yǎng)成“依照規(guī)則，認(rèn)真對(duì)待每一件小事”的工作作風(fēng)，能夠培養(yǎng)所有工作人員積極工作主動(dòng)負(fù)責(zé)、愛崗敬業(yè)的品質(zhì)。

四、總結(jié)

推行5S管理是一個(gè)長(zhǎng)期又艱難的過程。不能因?yàn)榻虅?wù)管理中各類資料的紛繁復(fù)雜而三天打魚兩天曬網(wǎng)，更不能因?yàn)榭吹絼e人不進(jìn)行5S活動(dòng)而隨波逐流。5S活動(dòng)的核心是提高人員的素養(yǎng)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，它始于素養(yǎng)也終于素養(yǎng)，沒有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)教務(wù)管理活動(dòng)就不能順利開展，即使開展了也無法順利進(jìn)行下去。

推行5S管理，不能流于表面和形式。教務(wù)管理人員的5S管理，必須要從學(xué)生的學(xué)習(xí)和教師的教務(wù)工作為著眼點(diǎn)入手，有利于教師的教學(xué)和科研的開展，要以實(shí)用和方便為主。

推行5S管理，要從領(lǐng)導(dǎo)層面開始進(jìn)行。前期進(jìn)行宣傳和引導(dǎo)，不但是教務(wù)管理工作人員，還可以讓廣大的師生從心理上接受這種理念并愿意從行動(dòng)上進(jìn)行實(shí)施。根據(jù)自身的實(shí)際情況分解步驟，不斷創(chuàng)新，循序漸進(jìn)。

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