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        淺談高校檔案信息化建設(shè)

        2016-12-01 00:19:21浙江大學(xué)檔案館杭州310028
        山東工業(yè)技術(shù) 2016年11期
        關(guān)鍵詞:檔案高校信息化

        王 磊(浙江大學(xué)檔案館,杭州 310028)

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        淺談高校檔案信息化建設(shè)

        王磊
        (浙江大學(xué)檔案館,杭州310028)

        摘要:隨著社會(huì)信息化和“數(shù)字化校園”的逐步推進(jìn),高校檔案工作信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)。為了夯實(shí)高校檔案工作的基礎(chǔ),更好的收集、管理、利用檔案,推進(jìn)高校檔案工作,使高校檔案工作更有深度、廣度,必須重視高校檔案信息化建設(shè)。本文分析高校檔案信息化建設(shè)的必要性,提出高校檔案信息化工作的建議。

        關(guān)鍵詞:高校;檔案;信息化

        0 引言

        近年來(lái),隨著我國(guó)信息化建設(shè)不斷推進(jìn),信息技術(shù)廣泛應(yīng)用,信息網(wǎng)絡(luò)快速普及,高校的信息化建設(shè)快速發(fā)展,高校檔案工作也面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何應(yīng)對(duì)信息化帶來(lái)的變化,進(jìn)一步拓展檔案工作發(fā)展空間,利用信息化為提升高校檔案管理工作和服務(wù)工作,是我們亟待解決的問(wèn)題。

        1 高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

        1.1高校檔案信息化建設(shè)成績(jī)顯著

        自從2000年國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中提出:“要堅(jiān)持依賴科教振興檔案事業(yè)的方針,加快檔案信息化進(jìn)程”,把檔案信息化建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略性任務(wù)明確下來(lái),全國(guó)各地高校均開展了檔案信息化建設(shè)工作,許多高校投入經(jīng)費(fèi),進(jìn)行檔案的數(shù)字化工作,部署數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

        1.2館藏?cái)?shù)字化資源量不斷增大,但檔案資源數(shù)字化比例不高

        大多數(shù)高校已經(jīng)開展數(shù)字化工作,但由于各種原因只能逐步推進(jìn)。一方面存量檔案數(shù)量巨大,數(shù)字化需要大量的人力物力,短時(shí)間內(nèi)難以完成。另一方面新增檔案還不能完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化采集歸檔,大多還停留在紙質(zhì)件歸檔,手工著錄的模式。

        1.3數(shù)字檔案管理系統(tǒng)重管理,輕服務(wù)

        大多數(shù)高校的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的使用已經(jīng)比較成熟,但大多注重檔案的管理,卻不夠重視服務(wù)利用。

        1.4高校檔案信息化投入不足

        檔案信息化工作需要經(jīng)費(fèi)作為保障,但高校檔案部門長(zhǎng)期處于學(xué)校發(fā)展的邊緣化位置,學(xué)校對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,檔案工作的投入本身就不足,更何況檔案信息化建設(shè)。同時(shí)檔案工作作為學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,無(wú)法創(chuàng)收,只能依靠學(xué)校的行政撥款。

        2 高校檔案信息化建設(shè)的必要性

        2.1電子文件日益增多,需信息化手段管理收集

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文歸檔到著錄,然后掃描,最后歸檔的模式耗費(fèi)大量的人力物力。目前高校的公文大多已通過(guò)電子文件的形式在OA中處理,通過(guò)信息化手段,探索電子公文的半自動(dòng)或自動(dòng)歸檔,可以提高檔案收集歸檔工作的效率。

        2.2檔案數(shù)量日益龐大,需信息化手段進(jìn)行管理,提升工作效率

        新時(shí)代下,高校教育教學(xué)、對(duì)外交流等工作均不斷發(fā)展,歸檔范圍也不斷調(diào)整,檔案量隨之不斷增加,高校檔案庫(kù)房緊張,通過(guò)信息化手段一方面數(shù)字化保存檔案,另一方面合理規(guī)劃管理檔案庫(kù)房,從而更好的保存學(xué)校檔案。

        2.3利用服務(wù)要求日益提高,檔案工作需要借助信息化手段提升服務(wù)

        在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下,傳統(tǒng)的檔案查詢利用模式已經(jīng)無(wú)法滿足廣大師生、校友對(duì)檔案利用的要求,通過(guò)信息化手段,提升檔案檢索利用的效率、準(zhǔn)確率,從而更好的提供檔案利用的服務(wù)。

        3 高校檔案信息化建設(shè)的建議

        3.1規(guī)范制度建設(shè),制定明確目標(biāo)計(jì)劃

        標(biāo)準(zhǔn)化是開展檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件,直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗和可持續(xù)發(fā)展。高校檔案信息化工作應(yīng)制定和完善適合自身發(fā)展、符合國(guó)家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)規(guī)范制度。同時(shí)高校檔案應(yīng)制定切合實(shí)際的具體目標(biāo)及計(jì)劃,有序的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

        3.2依托全校信息化建設(shè),強(qiáng)化檔案館基礎(chǔ)設(shè)施

        檔案部門應(yīng)向?qū)W校申請(qǐng)充足的資金,配置檔案信息化建設(shè)需要軟件系統(tǒng)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)施。檔案部門應(yīng)該緊跟學(xué)校信息化建設(shè)的步伐,充分利用學(xué)校信息化建設(shè)成果。例如可以借助學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心的網(wǎng)絡(luò)資源,可以租用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心機(jī)房或虛擬服務(wù)器備份資源,可以抓住學(xué)校其他部門開發(fā)信息化系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)級(jí)對(duì)接,可以借助學(xué)校公共平臺(tái)推送檔案服務(wù)等。

        3.3加快數(shù)字化工作,強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)

        信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分,有條件的高校檔案部門應(yīng)該盡快的開展存量檔案的數(shù)字化工作,存量檔案數(shù)字化工作應(yīng)優(yōu)先考慮早期的老檔案、利用率較高的檔案。同時(shí)對(duì)于增量檔案盡可能采取紙質(zhì)、電子雙套歸檔。

        3.4穩(wěn)重求快,逐步推出應(yīng)用,提升服務(wù)

        高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)在推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí),逐步向師生推送服務(wù),提高檔案工作在校內(nèi)的影響力。例如可以借助微信公眾平臺(tái)向師生推送檔案工作相關(guān)信息,在校內(nèi)提供檔案查詢的網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)系統(tǒng),在校內(nèi)開發(fā)直接提供師生對(duì)部分開放檔案的自助查詢系統(tǒng)等。

        參考文獻(xiàn):

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        [2]李寧.高校檔案信息化的途徑及其模式研究[J].城建檔案,2013(05).

        [3]席杰.高校檔案管理信息化的實(shí)施與評(píng)價(jià)[J].檔案管理,2012(05).

        [4]許慧瑾.高校檔案信息化建設(shè)探析[J].黑龍江檔案,2012(06).

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        [6]吳淑鑫.淺議高校檔案信息化建設(shè)[J].華章,2012(06).

        DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.11.232

        作者簡(jiǎn)介:王磊(1981-),男,浙江杭州人,本科,研究方向:檔案信息化。

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