秦綾

摘 要：社會(huì)的發(fā)展伴隨著我國市場競爭的日益劇烈，而對于企業(yè)而言，能夠緊跟時(shí)代的步伐，不斷創(chuàng)新才能獲取更多發(fā)展的空間。進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)也不例外，購買設(shè)備，原料進(jìn)行生產(chǎn)及產(chǎn)出產(chǎn)品的進(jìn)出口銷售等的頻繁交易，使企業(yè)與國際經(jīng)濟(jì)密切接觸；而在進(jìn)行采購過程中也往往要耗費(fèi)大量人力，物力和財(cái)力。對于企業(yè)本身的發(fā)展而言，企業(yè)要生存下來，首先是要盈利。控制和降低采購成本是現(xiàn)有的目前較好的節(jié)約企業(yè)成本的途徑。而這些都需要基于準(zhǔn)確的獲取采購信息，對于上游供應(yīng)商及采購市場的分析判斷。因此進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)落實(shí)采購信息化不僅僅是迎合時(shí)代發(fā)展的需求，更是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢和必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)；采購信息化；分析研究

中圖分類號：F752，6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1006-8937（2016）30-0077-02

當(dāng)下市場及市場信息瞬息萬變，而傳統(tǒng)企業(yè)為了保證采購成本以及自身利潤則會(huì)進(jìn)行市場調(diào)查，即便如此，這些實(shí)時(shí)信息傳遞往往需要一定時(shí)間，這也導(dǎo)致了信息的有效性喪失，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)決策偏差問題。而且進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)屬于特殊企業(yè)，物資采購會(huì)耗費(fèi)大量資金。有效及時(shí)的市場信息則是保證采購準(zhǔn)確性的重要基礎(chǔ)，所以要加強(qiáng)和提升市場信息的有效性，時(shí)效性。那么需要對采購過程中的一些方法進(jìn)行優(yōu)化。而筆者將通過本文，就進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)的采購信息化方面，展開具體的研究與分析。

1 采購信息化的作用與價(jià)值

市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展激發(fā)了國內(nèi)市場的供求聯(lián)系以及競爭特點(diǎn)，特別是在當(dāng)前供求不對等的狀況下，市場競爭也日趨劇烈，而行業(yè)內(nèi)部的競爭主要通過產(chǎn)品的供應(yīng)市場、供需關(guān)系，供應(yīng)信息及時(shí)性、產(chǎn)品的類型、參數(shù)、性能、供應(yīng)商的服務(wù)等一系列的因素展開，所涉及的采購的各方面環(huán)節(jié)都會(huì)直接導(dǎo)致采購成本的提升。而采購工作若是產(chǎn)生差錯(cuò)，則會(huì)影響到企業(yè)正常的生產(chǎn)以及社會(huì)競爭力；同時(shí)還需要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，因而值得企業(yè)重視。就一般來而言，采購管理是一個(gè)綜合的管理過程，正常的物料采購涉及到采購計(jì)劃制定、訂單產(chǎn)生、采購單落實(shí)、收貨流程、核對存庫、采購清單收集以及結(jié)算，及采購過程及后續(xù)階段對于供應(yīng)商的管理。如需保證整個(gè)采購流程的順利進(jìn)行，則需要對采購的環(huán)境進(jìn)行密切追蹤及監(jiān)測，同時(shí)保證采購原料的質(zhì)量。在采購供應(yīng)商的選擇方面，更應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)需求時(shí)間、采購周期、供應(yīng)選擇、供應(yīng)價(jià)格、付款周期等進(jìn)行綜合考慮。因此采取科學(xué)的采購管理和采購流程則可以有效的控制和減少企業(yè)在原料和設(shè)備等物資上的成本支出，控制和減少采購風(fēng)險(xiǎn)，在最大程度上確保企業(yè)的利益最大化以及長久發(fā)展。即如根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料數(shù)據(jù)，一般采購需要花費(fèi)的成本占產(chǎn)品銷售所有成本的55%，而采購成本花費(fèi)減少1%，則會(huì)導(dǎo)致銷售獲利增長高達(dá)18%左右。此外，根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，國內(nèi)大部分企業(yè)的實(shí)際采購成本占比可達(dá)70%左右，由此成本的優(yōu)化還具有一定的空間，所以更需要對采購流程進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而達(dá)到控制和減少原料設(shè)備等物資的成本。當(dāng)然，要保證采購的質(zhì)量與效果，需要對上游市場的深入了解，供需、市場分布、市場價(jià)格走勢、采購的時(shí)間以及采購策略進(jìn)行深入研究，而且對于采購計(jì)劃的完成效率也直接體現(xiàn)出進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)的業(yè)內(nèi)競爭力，所以，落實(shí)進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)的采購信息化也是企業(yè)發(fā)展與需求的必然趨勢[1]。

2 內(nèi)部采購信息化

2.1 管理信息化方法

要實(shí)現(xiàn)進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部采購信息化，則應(yīng)當(dāng)優(yōu)先實(shí)現(xiàn)管理的信息化，即要求進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)本身落實(shí)信息化改革方法，具體的方法則可以通過構(gòu)建采購管理信息平臺(tái)入手，其主要的目標(biāo)就是保證內(nèi)部采購單的安全遞交、審批，同時(shí)能夠方便相關(guān)人員采購前進(jìn)行數(shù)據(jù)查看、分析、觀測以及報(bào)表導(dǎo)入導(dǎo)出等。因此，整個(gè)系統(tǒng)的構(gòu)成可以包含四個(gè)方面，即應(yīng)用程序、管控系統(tǒng)、采購落實(shí)以及監(jiān)管系統(tǒng)。而整個(gè)系統(tǒng)主要是將采購單作為主要的操作目標(biāo)，正常的采購時(shí)，采購部門的負(fù)責(zé)人主要是對采購流程進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)需要將各部門的需求采購單進(jìn)行匯總，進(jìn)而進(jìn)行采購任務(wù)及人員的分配，最后由各個(gè)采購人員將采購情況匯報(bào)給負(fù)責(zé)人[2]。

2.2 財(cái)務(wù)信息化方法

財(cái)務(wù)管理對于企業(yè)的意義重大，進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)也不例外，特別是在采購管理信息化落實(shí)后，采購環(huán)節(jié)會(huì)涉及發(fā)票處理環(huán)節(jié)，即如填寫、核查等等，還會(huì)牽涉到訂單及售后問題，進(jìn)而導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息文檔繁多，也需要花費(fèi)大量的人力、物力及財(cái)力。因而，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化普及與管理也是極其重要的。即如將以往會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)以及材料等工作進(jìn)行結(jié)合，同時(shí)完成流程的減緩與創(chuàng)新，并且結(jié)合集成信息平臺(tái)進(jìn)行完成，即可以達(dá)到相應(yīng)的管控目標(biāo)。例如通過信息化平臺(tái)將供應(yīng)商、原材料的單價(jià)、產(chǎn)品名稱、數(shù)目等有效信息與入庫的實(shí)際登記信息進(jìn)行比對，同時(shí)保證兩者的一致性。而且財(cái)務(wù)付款流程的認(rèn)證依據(jù)則采用憑借進(jìn)賬的發(fā)票，而且?guī)g需要完成相應(yīng)的搭配，最后滿足付款的時(shí)間條件，根據(jù)內(nèi)部集成信息平臺(tái)提供的信息最后由出納支付相應(yīng)的款項(xiàng)。而且整個(gè)管理流程并不需要采購人員介入付款流程中，而且傳統(tǒng)繁瑣的核查流程也將通過集成信息平臺(tái)達(dá)成。而且在采購條件都具備后，此采購人員只需要將付款需求收錄到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，整理分析留檔。可保證賬款的安全性。

2.3 業(yè)務(wù)信息化重組

具體業(yè)務(wù)工作屬于采購流程必不可少的工作和環(huán)節(jié)，而要保證業(yè)務(wù)工作與信息化平臺(tái)運(yùn)作相接軌，則需要將工作開展轉(zhuǎn)變?yōu)槠脚_(tái)開展，以達(dá)到工作的重新組合的效果。因此，制定企業(yè)信息化規(guī)劃是至關(guān)重要的，至少目前，絕大多數(shù)的大中型企業(yè)需要制定信息化規(guī)劃，將有效的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行重組，這樣一來，企業(yè)的采購人員才與供應(yīng)商可以合作完成相關(guān)計(jì)劃，同時(shí)可以同步了解技術(shù)要求以及商業(yè)規(guī)則，并且完成價(jià)值評估，當(dāng)然業(yè)務(wù)信息化的落實(shí)并不包含常規(guī)采購業(yè)務(wù)工作，其主要的目標(biāo)就是調(diào)控價(jià)值，保證采購業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)運(yùn)作。另一方面，業(yè)務(wù)信息規(guī)劃與重組一定要具有前瞻性、完整性和可操作性，要突出采購業(yè)務(wù)重組的重點(diǎn)。如圖1所示。

3 外部采購信息化

3.1 開展網(wǎng)絡(luò)采購方式

網(wǎng)絡(luò)采購的理念精髓在于“開源節(jié)流”，即一方面不斷降低采購成本，同時(shí)強(qiáng)化采購的速度與質(zhì)量，特別是網(wǎng)絡(luò)信息傳播具有公開化、高效化的特征，進(jìn)出口企業(yè)則可以通過網(wǎng)絡(luò)快速獲取各個(gè)供貨商的信息以及材料價(jià)值，最后進(jìn)行對比，有效進(jìn)行控制采購成本消耗；另一方面，網(wǎng)絡(luò)采用還能保證采購的效率，拓展采購的渠道，這也是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并沒有時(shí)間與空間的約束，而進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行材料采購過程中則可以有效拓展搜索供應(yīng)商的范圍，進(jìn)而擇選最佳、最經(jīng)濟(jì)、最具資質(zhì)的供應(yīng)商作為采購對象。當(dāng)然，進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)要開展網(wǎng)絡(luò)采購流程，也需要優(yōu)先考慮構(gòu)建屬于企業(yè)自身的采購網(wǎng)站，并且在站內(nèi)提交相應(yīng)的需求信息吸引相應(yīng)的供應(yīng)商入駐注冊，然后選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)交易。

此外，采購過程中，采購人員則需要通過網(wǎng)絡(luò)去核查供貨商的資質(zhì)，線上線下同時(shí)考察審核，并且與優(yōu)質(zhì)的有競爭力的企業(yè)所需的供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，保證多數(shù)時(shí)間都能夠通過網(wǎng)絡(luò)等渠道與供應(yīng)商建立實(shí)時(shí)的溝通、交流，并在網(wǎng)絡(luò)上完成對供應(yīng)商的評價(jià)和管理優(yōu)化反饋，最終保證企業(yè)采購的效率[3]。例如知名企業(yè)戴爾，其網(wǎng)絡(luò)營銷模式構(gòu)建首先是通過構(gòu)建網(wǎng)站進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，而且其網(wǎng)站本身具有地域特點(diǎn)，特別是頁面下方曾明確標(biāo)明“僅適用于中國客戶的內(nèi)容設(shè)計(jì)”，而且其網(wǎng)絡(luò)服務(wù)比較多樣，既能夠提供購物、網(wǎng)上支付等功能，又能強(qiáng)化與運(yùn)營商的聯(lián)系，例如咨詢服務(wù)，就是將網(wǎng)絡(luò)咨詢與電話咨詢服務(wù)相結(jié)合，一旦出現(xiàn)問題，運(yùn)營商可以通過進(jìn)入戴爾公司的網(wǎng)站或者電話聯(lián)系，任意一種方式提交反饋問題。

3.2 信息化管控供應(yīng)商

在進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)采購中，由于設(shè)備分類比較復(fù)雜，設(shè)備的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，對于設(shè)備采購質(zhì)量把控就顯得尤為重要，設(shè)備的采購在某種程度上決定了企業(yè)的生產(chǎn)情況。而進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)另一重要物資采購：原材料采購。原材料采購也甚為重要。原材料的開發(fā)使用、在實(shí)際生產(chǎn)和最終產(chǎn)品的運(yùn)用上的效果優(yōu)劣成本體現(xiàn)，都是對企業(yè)走向更強(qiáng)更快的一個(gè)關(guān)鍵的后盾支持和保障。正因?yàn)槿绱?，對供?yīng)商團(tuán)隊(duì)需進(jìn)行高效管理和積極引導(dǎo)，根據(jù)對供應(yīng)商的選擇與評價(jià)的準(zhǔn)則、方法和步驟，形成一個(gè)動(dòng)態(tài)優(yōu)化的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，優(yōu)化采購物資結(jié)構(gòu)，建立一個(gè)采購信息共享平臺(tái)，讓整個(gè)采購環(huán)節(jié)形成科學(xué)的供應(yīng)商管理體系，例如SRM系統(tǒng)。在此期間，進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)結(jié)合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)情況，需參與供應(yīng)商的前端技術(shù)和信息，保證企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的正常運(yùn)行，在最大程度上實(shí)現(xiàn)對目標(biāo)市場需求的快速響應(yīng)，積極相應(yīng)，達(dá)成企業(yè)所設(shè)銷售目標(biāo)，不斷提高企業(yè)的市場競爭力。所以，企業(yè)必須對采購管理的所有重要環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商的管理和優(yōu)化等環(huán)節(jié)的把握和掌控。特別是進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)與供應(yīng)商直接的關(guān)系管理，則需要確定兩者直接的共同目標(biāo)，從而開拓出合作互助共贏的局面，而企業(yè)與供應(yīng)商的聯(lián)系則可以通過信息化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，即將供應(yīng)商作為企業(yè)生產(chǎn)流程的一個(gè)關(guān)鍵部門，并且及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)布生產(chǎn)的供求信息，保證與供應(yīng)商的有效聯(lián)系。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，可以通過減少和淘汰一些劣質(zhì)和資質(zhì)較差的供應(yīng)商，控制采購的成本效果，也能保證進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)在業(yè)內(nèi)市場競爭中始終具備較強(qiáng)的競爭的實(shí)力和優(yōu)勢。

4 結(jié) 語

總體來講，采購環(huán)節(jié)的成本管理同樣是企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理的關(guān)鍵一環(huán)，而落實(shí)有效的成本管理方式，將會(huì)為企業(yè)未來的發(fā)展再添助力。此外，對于進(jìn)出口型生產(chǎn)企業(yè)而言，若能有效完成采購流程的成本管理優(yōu)化，則可以在很大程度上控制各環(huán)節(jié)成本，提高整體產(chǎn)出利潤。對于企業(yè)的收益同樣明顯。對于目前和未來采購流程的管理和優(yōu)化，同時(shí)可以將采購效率以及質(zhì)量指標(biāo)作為具體的可控指標(biāo)，有效規(guī)避采購過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)。

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