丁 梅

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及措施研究

丁 梅

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作的作用日益凸顯，然而，事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，不可避免地會(huì)遇到各種問題，這就需要事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中存在的問題，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的不足加以深入地分析，相應(yīng)地采取有效的解決措施，為檔案管理工作的質(zhì)量與效率提供重要保障。

事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 措施

檔案管理工作是一項(xiàng)兼具系統(tǒng)性與復(fù)雜性的工作，不僅擁有數(shù)量龐大的信息量，而且隨著社會(huì)的變化，不斷地發(fā)生變化，這就需要事業(yè)單位的檔案管理工作人員及時(shí)地更新檔案信息，有效地處理檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，為事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量與效率提供重要保障。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理人員的整體素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，檔案管理工作無法順利開展的主要原因是受到檔案管理人員的影響，一方面，由于缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，無法保障檔案管理工作的質(zhì)量與效率，另一方面部分的檔案管理人員忙于日常的工作，忽視檔案管理方面的工作。與此同時(shí)，檔案管理人員的穩(wěn)定性較差，處于不斷地更換與變動(dòng)的狀態(tài)中，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）缺乏對(duì)檔案管理足夠重視

事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。實(shí)際上，在企事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理工作占據(jù)重要地位，通過查閱檔案中記錄的信息，從而加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員個(gè)人資料與相關(guān)經(jīng)歷的了解，為企事業(yè)進(jìn)行人才的選拔提供重要的參考數(shù)據(jù)。然而，大多數(shù)的企事業(yè)單位未能夠提高度檔案管理工作的重視，僅僅是將檔案管理工作停留在抄寫以及保管的層面之上，無法充分地體現(xiàn)出檔案管理工作的意義，加之不重視檔案的保管工作，常常出現(xiàn)遺失檔案等工作，所帶來的經(jīng)濟(jì)損失更是不可估量。

（三）檔案管理體制有待于完善

事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，由于缺乏檔案管理的體制，無法保障檔案管理的質(zhì)量。此外，由于檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。事業(yè)單位一方面未能夠建立起有效的管理體制，另一方面對(duì)于原有體制的執(zhí)行力比較缺乏，這就需要事業(yè)單位應(yīng)加快建立與完善新的管理體制，及時(shí)地處理好事業(yè)單位檔案管理方面的問題，相應(yīng)地提出解決檔案問題的方案，為事業(yè)單位健康的、可持續(xù)的發(fā)展提供重要保障。

（四）落后的檔案管理的方式

隨著信息化時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)改變著人們的生活，對(duì)于檔案信息的管理與使用提出較高的要求。在全新的發(fā)展形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足現(xiàn)階段對(duì)于檔案工作提出的要求。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，以往所采用的手工填寫與更新檔案信息的方式已經(jīng)非常的落后。傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法滿足人們對(duì)于快速調(diào)動(dòng)檔案的需求。為此，事業(yè)單位應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新，改變落后的檔案管理方式，與時(shí)俱進(jìn)地應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方式，在開展檔案管理工作的過程中融入有益的科學(xué)技術(shù)成果。

（五）事業(yè)單位的檔案室的管理設(shè)備陳舊

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得人們的日常生活發(fā)生翻天覆地的變化。現(xiàn)代化的管理設(shè)備更是得到廣泛地應(yīng)用，但是部分的事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程中，由于受到資金的限制，無法及時(shí)地更換陳舊的管理設(shè)備，不能夠滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求，一方面會(huì)對(duì)檔案管理工作人員的心情產(chǎn)生不良的影響，另一方面會(huì)直接降低檔案管理工作人員的工作質(zhì)量與效率。此外，在進(jìn)行檔案檢索工作的過程中，一直沿用傳統(tǒng)落后的手工檢索方式，不僅檢索的速度緩慢，而且缺乏保障檢索的準(zhǔn)確性，同時(shí)會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間查閱檔案。在一定程度上，會(huì)加大檔案管理人員的工作量，不利于開展收集與利用檔案的工作。

（六）檔案管理工作的職責(zé)不明確

由于事業(yè)單位不重視開展檔案管理工作，尤其是忽視檔案管理工作的專業(yè)化特點(diǎn)，不僅存在缺乏專業(yè)的檔案管理人員的問題，也產(chǎn)生經(jīng)常變化崗位的問題，既無法明確管理人員的職責(zé)，也無法進(jìn)行恰當(dāng)?shù)胤止?，不能夠集中檔案管理工作人員的注意力。實(shí)際上，檔案管理工作對(duì)于工作人員的專業(yè)性與技術(shù)性提出較高的要求，這就要求檔案管理工作在日常工作中，努力地提升自身的專業(yè)知識(shí)，解放思想、大膽創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行，不斷地創(chuàng)新與改革檔案管理工作的觀念與方式，減少檔案管理工作中存在的失誤，推動(dòng)與促進(jìn)檔案管理工作健康的/可持續(xù)的發(fā)展。

二、加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）提高對(duì)檔案管理的重視

事業(yè)單位開展檔案管理工作的首要任務(wù)是提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，從而保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，事業(yè)單位不僅僅從思想層面上提高對(duì)檔案管理工作的重視，更要以實(shí)際行動(dòng)保障檔案管理工作的質(zhì)量，逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的科學(xué)化、系統(tǒng)化與信息化的管理。同時(shí)，作為事業(yè)單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與考察，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)與糾正檔案管理工作中存在的問題。為了切實(shí)地落實(shí)地事業(yè)單位的檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員應(yīng)共同增強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供重要保障。

（二）提升管理人員的整體素質(zhì)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，越來越多的企業(yè)重視培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，重視加強(qiáng)對(duì)工作的人員的培訓(xùn)與再教育。因此，有關(guān)的事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理人員的重視，通過各種方式提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。具體而言，包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容，分別是：首先，高薪引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)人才，為事業(yè)單位的檔案管理工作注入更多的活力；其次，事業(yè)單位應(yīng)重視加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，全面地提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，重視提高檔案管理人員信息技術(shù)的使用能力，推動(dòng)與促進(jìn)檔案管理人員的全面發(fā)展與綜合素質(zhì)的提升。

（三）加大對(duì)檔案管理的資金投入

事業(yè)單位應(yīng)充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的重視，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投入，為檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。此外，需要注意的是，檔案管理不僅僅是抄寫以及保存管理相關(guān)的信息表格，更應(yīng)當(dāng)及時(shí)地更新檔案，不斷地對(duì)檔案加以完善。與此同時(shí)，在條件允許的情況下，可以適當(dāng)?shù)乜紤]引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，不斷地創(chuàng)檔案管理的觀念與方式，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理的方式，為事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量與效率提供重要保障。同時(shí)，需要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作之中存在的各項(xiàng)問題，相應(yīng)地采取有效的措施對(duì)其進(jìn)行有效的彌補(bǔ)。

（四）建立健全檔案管理的體系

事業(yè)單位的檔案管理工作，普遍面臨著管理體制不完善的問題，這就要求事業(yè)單位應(yīng)采取有效的措施，以進(jìn)一步地完善體制。通過制定有效的措施，進(jìn)一步明確相關(guān)管理人員的職業(yè)與義務(wù)。此外，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，避免由于疏忽出現(xiàn)遺失檔案以及損害資料等問題。必要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在事業(yè)單位中的重要地位，積極地采取有效的措施以推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。為此，事業(yè)單位可以通過制定有效的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于做出突出貢獻(xiàn)的工作人員，適當(dāng)?shù)亟o予物質(zhì)與精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作散漫、態(tài)度不端正的工作人員，則需要給予一定的懲罰，為獎(jiǎng)懲制度的順利推行提供重要保障。

（五）應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，現(xiàn)代化的信息手段廣泛地應(yīng)用于人們生活的各個(gè)方面，在開展檔案管理工作的過程中，通過構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)落后的管理模式，一方面可以對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，另一方面可以完善與更新檔案之中的信息，尤其是關(guān)鍵字的檢索方式，為檔案的管理提供更多的便利，進(jìn)一步地提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（六）應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)廣泛地應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中，其中，在開展檔案管理工作的過程中，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使事業(yè)單位能夠永久的保存紙質(zhì)文書檔案。通過一定的加工處理后，將以往的物質(zhì)載體形式的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息，構(gòu)建起檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，除了可以推動(dòng)事業(yè)單位的檔案管理工作的順利進(jìn)行，還可以加強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。此外，事業(yè)單位通過配置刻錄儀等設(shè)備，通過刻錄事業(yè)單位的檔案的電子目錄，而后將其制作成光盤的形式，避免原有的事業(yè)單位的電子目錄遭受到損壞以及丟失等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行長期的、完整的保存與管理。

（七）檔案管理設(shè)備的進(jìn)一步優(yōu)化

隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們生產(chǎn)生活得以推廣與普及。在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，是對(duì)傳統(tǒng)的方案管理模式的變革，這就需要對(duì)于檔案管理設(shè)備加以優(yōu)化，尤其是切實(shí)地做好錄入基礎(chǔ)信息資料的工作，為計(jì)算機(jī)管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，檔案管理人員可以通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)的查詢以及統(tǒng)計(jì)的功能，推動(dòng)現(xiàn)代化的檔案管理的實(shí)現(xiàn)，與此同時(shí)，事業(yè)單位重視培訓(xùn)管理人員計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。

（八）提高法制的意識(shí)

現(xiàn)階段，檔案管理人員應(yīng)提高自身的法制意識(shí)，這就需要事單位加大對(duì)檔案法與其他相關(guān)法律的宣傳，按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，貫徹落實(shí)檔案管理方面的工作。通過開展檔案管理工作，可以更好地了解過去、掌握現(xiàn)在，進(jìn)而可以把握未來。為此，檔案管理人員應(yīng)采取有效的措施，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的建設(shè)，依法落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，增強(qiáng)管理人員的法制意識(shí)，建立健全管理制度，將現(xiàn)階段的檔案管理工作提升至更高的水平。

三、結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作的開展具有重要意義，這就需要事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)的檔案管理人才的培養(yǎng)，進(jìn)一步地完善檔案管理的相關(guān)制度，積極地引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理的技術(shù)，不斷地創(chuàng)新檔案管理的觀念與方式，推動(dòng)與促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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（作者單位：菏澤市衛(wèi)生和計(jì)劃生育人才交流服務(wù)中心）