文/安徽師范大學(xué)環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)院　胡進(jìn)玲　黃攀

對(duì)如何做好學(xué)院檔案工作的思考

文/安徽師范大學(xué)環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)院胡進(jìn)玲黃攀

本文主要從四個(gè)方面談了如何做好學(xué)院檔案工作：聲像檔案中的照片檔案，教學(xué)文檔，黨委、行政和團(tuán)委文檔，檔案工作的信息化管理。重點(diǎn)闡述如何做好檔案信息化建設(shè)。

學(xué)院；檔案工作；檔案信息化管理

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。一個(gè)學(xué)院的檔案水平，反映一個(gè)學(xué)院的管理水平；保存一個(gè)學(xué)院檔案，就是保存一個(gè)學(xué)院記憶。學(xué)院檔案是一個(gè)學(xué)院發(fā)展前進(jìn)的精神源泉。因此，做好學(xué)院的檔案工作，具有十分重要的意義。

一、關(guān)于聲像檔案中的照片檔案

（一）收集照片。用QQ接收學(xué)院各辦公室發(fā)來(lái)的照片文件及照片說(shuō)明文件，將其統(tǒng)一保存在桌面文件夾里，以方便查找與編輯整理。雙擊該圖標(biāo)打開(kāi)文件夾即可找到對(duì)應(yīng)的文件。

（二）照片沖洗。將需要沖洗的照片統(tǒng)一放在一個(gè)文件夾，拿到照相館沖洗，沖洗出來(lái)的紙質(zhì)照片規(guī)格都要符合學(xué)校的規(guī)定，小照片統(tǒng)一用能長(zhǎng)期保存的好質(zhì)量材料打印，規(guī)格統(tǒng)一為5寸彩打，超大照片統(tǒng)一規(guī)格長(zhǎng)度未超過(guò)60cm，寬度未超過(guò)21cm，保證打印出的照片圖像清晰，不過(guò)塑，照片正下方的文字說(shuō)明對(duì)應(yīng)每橫排的人物姓名。

（三）照片分類。1.分類：按本科生畢業(yè)合影照片及名單，新生軍訓(xùn)合影照片及名單，研究生畢業(yè)合影及名單，教職工合影及名單等照片及人員名單分類；2.排序：分類完成后，將同一類別的照片按時(shí)間順序進(jìn)行排列；3.標(biāo)號(hào)：照片要按規(guī)定編制檔號(hào)，分類號(hào)、案卷號(hào)參見(jiàn)《安徽師范大學(xué)檔案分類主表及檔號(hào)編制規(guī)則》，文件檔號(hào)格式為年度—分類號(hào)—案卷號(hào)—件號(hào)，在標(biāo)簽紙上清楚書寫文件檔號(hào)，并統(tǒng)一粘貼在照片背面的右上角；4.裝袋：將照片分類整理好后，放入不同的檔案袋內(nèi)，并分別放入各照片說(shuō)明，其中照片說(shuō)明參照《照片檔案文字說(shuō)明文檔模板》，里面的人員名單按照站立順序排列并打印出來(lái)，紙質(zhì)照片中的文字說(shuō)明包括拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、事件主題、拍攝人等，統(tǒng)一分類放入檔案袋后，在袋上注明照片歸檔單位、所屬類別和起止件號(hào)。做照片檔案文字說(shuō)明時(shí)有時(shí)會(huì)出現(xiàn)表格重疊情況，處理方式是新建文檔，把重疊表格粘貼過(guò)去，再重新復(fù)制粘貼回來(lái)（粘貼回來(lái)時(shí)，先回車幾行）。然后打印照片檔案的文字說(shuō)明。當(dāng)表格內(nèi)容過(guò)多無(wú)法打印在一張紙上時(shí)，處理辦法：打開(kāi)文件，點(diǎn)擊打印預(yù)覽，選擇頁(yè)面設(shè)置，選擇橫向打印，調(diào)整縮放比例，點(diǎn)擊確定，看是否符合規(guī)范，不符合再繼續(xù)調(diào)整縮放比例，直至符合打印要求，調(diào)整好后點(diǎn)擊打印即可。

二、關(guān)于教學(xué)文檔資料

（一）收集資料。從學(xué)院教學(xué)辦公室收集當(dāng)年所有有關(guān)教學(xué)的電子資料與紙質(zhì)資料，將資料分類存放在電腦文件夾中。

（二）打印資料。將電子資料包括word和excel表格，一一打印出來(lái)，有的文檔需要排版過(guò)后再打印。

（三）蓋章。將資料全部打印出來(lái)后，拿到學(xué)院蓋章處蓋章，有需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)老師簽字的地方，統(tǒng)一交給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)老師簽字蓋章。

（四）將資料分類成冊(cè)。將以上簽字蓋章過(guò)后的文件按類型分類，同一類的文件比如教學(xué)課表類的文件，將其按順序放在一起，用鉛筆在每頁(yè)右下角標(biāo)頁(yè)碼，并按此順序做一個(gè)目錄，目錄里面寫清楚每一份文件的名稱，并標(biāo)明頁(yè)碼，目錄做完了做封皮，封皮上面標(biāo)明該文件的總體內(nèi)容，比如所有教學(xué)課表的文件就寫“2015年某某學(xué)院教學(xué)課表匯編”，該標(biāo)題寫在封皮的正中間，封皮左上角插入本大學(xué)的?；?，封皮底部標(biāo)明院系和年份——“某某學(xué)院”，“二〇一五年”。將封皮、目錄和紙質(zhì)資料整理好，并檢查文件是否有缺漏或者打印不合理處，確定沒(méi)有問(wèn)題后拿到打印店裝訂成冊(cè)，封皮統(tǒng)一用一種彩色封皮紙打印。

（五）統(tǒng)一打碼。打印好的文件再用打碼機(jī)在之前用鉛筆標(biāo)記頁(yè)碼處打頁(yè)碼，并擦除鉛筆印。這樣按步驟，一本冊(cè)子就完成了。按此方法將2015年所有有關(guān)教學(xué)的資料分類匯編成冊(cè)，頁(yè)數(shù)超過(guò)200頁(yè)或者300頁(yè)的資料可以裝訂成上、下兩冊(cè)。在每?jī)?cè)資料的封皮上蓋上學(xué)院的章即可。

三、關(guān)于黨委、行政和團(tuán)委文檔

以“件”為單位，將文件和材料按文號(hào)排列，每“件”按正文、附件、擬稿封面的順序排列好，用曲別針固定好。

將以上三類文檔全部整理好后，填寫檔案移交登記表，里面包括匯編成冊(cè)的文檔名稱、文檔序號(hào)、所屬年份，檔案保存期限是長(zhǎng)期、短期或永久的（參考《檔案工作規(guī)范》中大學(xué)各類檔案歸檔目錄及保管期限表），文檔頁(yè)數(shù)以及備注。移交登記表填寫完成后，再做一個(gè)詳細(xì)的移交清單，清單內(nèi)包括匯編成冊(cè)的文檔大標(biāo)題，還包括每?jī)?cè)文檔里面的每份具體的文檔名稱以及頁(yè)碼與備注。將做好的表和清單排版，調(diào)整好字體與格式后打印出來(lái)。 按黨委、行政和團(tuán)委文檔類、教學(xué)文檔類、聲像檔案類這三類分別填寫檔案移交登記表一式兩份，加蓋單位公章，連同整理好的文件材料一起移交到學(xué)校檔案館。

四、關(guān)于檔案工作的信息化管理

檔案工作要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子建設(shè)的有機(jī)結(jié)合。數(shù)字檔案建設(shè)與紙質(zhì)檔案工作的同步實(shí)施是現(xiàn)實(shí)所需，因此所有文檔重要材料需錄入電子系統(tǒng)，步驟如下：

（一）進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。首先進(jìn)入大學(xué)檔案館首頁(yè)，在熟悉了相關(guān)規(guī)章制度后點(diǎn)擊“檔案查詢”，進(jìn)入登錄界面，輸入用戶名和密碼后進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)；

（二）創(chuàng)建檔案。在檔案信息管理界面，點(diǎn)擊“創(chuàng)建新檔案”，建立一個(gè)以“某學(xué)院（暫存）”命名的檔案表。

（三）添加案卷。點(diǎn)擊該表中的“打開(kāi)”鍵，再點(diǎn)擊錄入頁(yè)面中的“添加案卷”，按照規(guī)定填寫空白處：1.一級(jí)目錄填上案卷對(duì)應(yīng)的年份，二級(jí)目錄填上檔案的一、二級(jí)類目，行政類綜合方面檔案填寫成XZ11；教學(xué)類學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)方面檔案填寫成JX12；研究生學(xué)籍檔案填寫成 XJ11；2.信息分類號(hào)、縮微號(hào)、全宗號(hào)和檔案室代號(hào)均不填，案卷/盒號(hào)及檔案館編件號(hào)是自動(dòng)添加的，若不符合實(shí)際的，可動(dòng)手修改，實(shí)體分類號(hào)是檔號(hào)；3.其他項(xiàng)根據(jù)具體的案卷內(nèi)容填寫，參考了模式提供的范例，錄完后填寫自己的姓名；4.點(diǎn)擊添加，錄入下一卷。

（四）添加文件?！疤砑影妇怼蓖瓿珊簏c(diǎn)擊旁邊的“添加文件”，進(jìn)入填寫頁(yè)面，按要求填寫空白處：1.一、二級(jí)目錄的填寫與添加案卷的填寫要求一樣，參考即可；2.其他項(xiàng)根據(jù)實(shí)際情況填寫，其中實(shí)體分類號(hào)、正題名、文號(hào)、責(zé)任人、頁(yè)數(shù)、時(shí)間、輸入員必須準(zhǔn)確填寫，填完后進(jìn)行檢查核對(duì)，看是否有誤或者漏洞，若發(fā)現(xiàn)及時(shí)更正，填寫并核對(duì)完成后點(diǎn)擊“添加”，進(jìn)入下一個(gè)文件的錄入。

（五）完成并打印。檔案全部錄入完成后，點(diǎn)擊“關(guān)閉”，在彈出的界面中點(diǎn)擊“打印當(dāng)前類目”，選擇打印設(shè)置，勾選相應(yīng)的設(shè)置，打印預(yù)覽看效果，符合要求即可直接打印，不符合要求的再次進(jìn)行編輯與設(shè)置，直到滿意方可打印。

這樣做下去，檔案工作達(dá)到了紙質(zhì)版和電子版的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化、信息化的檔案管理要求。死檔案變成了活資料，故紙堆變成了思想庫(kù)。