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        試論大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理

        2016-11-26 16:13:19山東省監(jiān)獄馬紅梅
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年20期
        關(guān)鍵詞:文書(shū)信息化信息技術(shù)

        文/ 山東省監(jiān)獄 馬紅梅

        試論大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理

        文/ 山東省監(jiān)獄馬紅梅

        信息技術(shù)高速發(fā)展,大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的關(guān)鍵。加強(qiáng)企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理,是確保檔案完整、真實(shí)的有效途徑,對(duì)企業(yè)發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。本文對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析,提出信息化管理的對(duì)策。

        大數(shù)據(jù)環(huán)境;文書(shū)檔案管理;信息化;企業(yè)發(fā)展

        企業(yè)在發(fā)展中各項(xiàng)管理活動(dòng)增多,必然會(huì)生成非常多的企業(yè)文書(shū)檔案,是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理各項(xiàng)信息記錄的保存與管理。在信息化時(shí)代下,企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)信息技術(shù),不管是企業(yè)還是機(jī)關(guān)單位,均構(gòu)建了信息化管理平臺(tái),文書(shū)檔案管理信息化趨勢(shì)也加強(qiáng)。信息技術(shù)為載體的管理方法比起傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理存儲(chǔ)數(shù)量增大,檔案信息瀏覽與查詢(xún)更加便捷,檔案儲(chǔ)存時(shí)間更長(zhǎng),但是依然受到以下因素限制,出現(xiàn)一些管理上的問(wèn)題,仍面臨挑戰(zhàn)。

        一、大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理

        (一)大數(shù)據(jù)概述。人類(lèi)社會(huì)不斷發(fā)展中以及網(wǎng)絡(luò)行為日漸增多的背景下,作為一種信息記錄與數(shù)據(jù)保存下來(lái)的內(nèi)容就是大數(shù)據(jù),其中不僅包含了生產(chǎn)信息、數(shù)據(jù),還包括其他涉及企業(yè)發(fā)展的隱私。在網(wǎng)絡(luò)逐漸普及下,大數(shù)據(jù)應(yīng)用日漸普遍,儲(chǔ)存容量不斷增大,期間會(huì)產(chǎn)生非常多的難以加工與應(yīng)用的數(shù)據(jù),為應(yīng)用與管理帶來(lái)難度。在數(shù)據(jù)容量不斷增大的背景下,很多用戶(hù)可以通過(guò)查詢(xún)、文件檢索、下載、加工、復(fù)制等方法應(yīng)用這些數(shù)據(jù),使數(shù)據(jù)復(fù)雜與繁瑣程度進(jìn)一步增大,為管理帶來(lái)了阻礙。

        在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,各種信息數(shù)據(jù)獲取也更加有難度,激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中誰(shuí)最先獲得了這些信息,誰(shuí)就獲得了發(fā)展機(jī)會(huì),增加了搶占市場(chǎng)的籌碼,對(duì)于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保護(hù)任何企業(yè)都沒(méi)有懈怠過(guò)。大數(shù)據(jù)獲取不僅體現(xiàn)在數(shù)據(jù)源獲得上,更體現(xiàn)在借助這些數(shù)據(jù)源,對(duì)真正有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)一步發(fā)掘,增加數(shù)據(jù)潛在價(jià)值。當(dāng)前,網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體量大幅度增加,大數(shù)據(jù)成為人們生活不可缺少的信息。

        (二)企業(yè)文書(shū)檔案與信息化管理概述。企業(yè)文書(shū)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)成立到發(fā)展期間各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng),比如,財(cái)務(wù)管理、人事管理、外事管理等,都是企業(yè)有顯著價(jià)值的資源,通常,文書(shū)信息由企業(yè)專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé),包括對(duì)文書(shū)的收集、整理、排列以及轉(zhuǎn)送、開(kāi)發(fā)、處理等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理在信息技術(shù)下會(huì)大大提高管理效率,發(fā)揮其內(nèi)在的服務(wù)價(jià)值。

        二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

        (一)企業(yè)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理。企業(yè)文書(shū)檔案以紙質(zhì)為主,其中記錄著各項(xiàng)文字信息,錄入信息的過(guò)程較為漫長(zhǎng),考驗(yàn)著工作人員的耐心,需要付出一定勞動(dòng),如果信息量龐大,容易出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤等,查詢(xún)信息時(shí)也較為困難。但是大數(shù)據(jù)下企業(yè)文書(shū)檔案可以實(shí)現(xiàn)信息化管理,應(yīng)用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)篩選技術(shù)可以有效節(jié)省人力、物力,提高工作效率。大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案管理一個(gè)顯著特點(diǎn)就是可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字處理,且不改變檔案中的信息內(nèi)容,更加利于保存、查詢(xún)等,這就是電子檔案價(jià)值的體現(xiàn),也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理的重要內(nèi)容之一。

        (二)企業(yè)文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。經(jīng)過(guò)從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換后,還需要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理,依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行不分時(shí)間、不分地點(diǎn)的修改與添加,使電子檔案更加細(xì)化、具體,用戶(hù)查詢(xún)更加方便,體現(xiàn)了檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的便捷性。企業(yè)文書(shū)檔案利用功能很多,包括網(wǎng)絡(luò)檢索、借閱、歸檔、復(fù)制、分類(lèi)等。

        三、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案信息化利用

        企業(yè)文書(shū)不僅為企業(yè)發(fā)展提供了支持,體現(xiàn)了生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的價(jià)值,比如,人事管理、財(cái)務(wù)管理、科研成果等,為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗(yàn),也是企業(yè)發(fā)展成果的體現(xiàn)。由此,企業(yè)文書(shū)檔案參考價(jià)值也很顯著,實(shí)施檔案化管理,可為用戶(hù)提供更多、更全面的檔案資源服務(wù)。企業(yè)發(fā)展中還能對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行重建,依據(jù)不同需求提供不同功能的服務(wù),也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案信息化服務(wù)的一種體現(xiàn)。與此同時(shí),借助不同地域下的網(wǎng)絡(luò)可供用戶(hù)隨時(shí)下載、查詢(xún),使用戶(hù)對(duì)企業(yè)文化、產(chǎn)品等的了解更加全面、細(xì)致,還能對(duì)某個(gè)文書(shū)檔案進(jìn)行跟蹤服務(wù),體現(xiàn)開(kāi)放式服務(wù)的優(yōu)勢(shì)。

        四、結(jié)語(yǔ)

        總之,大數(shù)據(jù)環(huán)境下,企業(yè)文書(shū)檔案在信息技術(shù)基礎(chǔ)上可以為用戶(hù)提供更為全面、周到的服務(wù)。在企業(yè)生產(chǎn)日益增多的前提下,人力、物力成本會(huì)逐漸提高,由此,信息化檔案的應(yīng)用可節(jié)省成本與資源,為用戶(hù)在查詢(xún)、應(yīng)用、下載檔案信息中提供了便利。

        [1]庫(kù)俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技,2013(9):50-51.

        [2]江鴻.探析大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理[J].中國(guó)科技投資,2016(4):144.

        [3]徐佳.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理探究[J].卷宗,2014,(7):88-88.

        [4]鐘麗晶.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案,2016(5):22-23.

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