文/廣東電網(wǎng)茂名信宜供電局 何維

OA無(wú)紙化辦公環(huán)境下的電子檔案管理

文/廣東電網(wǎng)茂名信宜供電局 何維

計(jì)算機(jī)的不斷更新悄無(wú)聲息地改變了人們的生活方式，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷向前發(fā)展，也逐步進(jìn)入到了人們的日常生活工作中，因此，文件的收集和管理方式也慢慢地發(fā)生了變化。由于社會(huì)進(jìn)步的速度比較快，所以每天更新的信息量也成倍地增加，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要耗費(fèi)大量的人力去管理，所以在新的社會(huì)形勢(shì)下如何運(yùn)用新技術(shù)做好電子檔案管理工作尤為重要。

無(wú)紙化；電子檔案；管理工作

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)載體的信息管理方式慢慢被電子檔案的管理模式所替代，隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備不斷被購(gòu)進(jìn)，無(wú)紙化辦公的方式逐漸成為人們工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理變得越來(lái)越方便，無(wú)紙化的檔案管理工作大大節(jié)約了時(shí)間，提高了效率，而且為用戶(hù)提供了更方便的服務(wù)，這對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)無(wú)紙化管理的過(guò)程中充滿(mǎn)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，只有認(rèn)真分析電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并找出對(duì)策改善管理，才能提升電子檔案管理的工作質(zhì)量。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的差異

（一）檔案保管方式之間的差異。電子文件有著操作簡(jiǎn)便、易于存儲(chǔ)、易于保存、信息傳遞的速度極快、并且所需的存儲(chǔ)空間非常小的突出優(yōu)勢(shì)，但是電子文件卻不如紙質(zhì)檔案的安全性高，并且電子檔案保管的時(shí)間較短。由于計(jì)算機(jī)在工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，這樣就很容易造成數(shù)據(jù)的丟失以及被惡意篡改，這些問(wèn)題都給電子檔案的管理工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然管理過(guò)程復(fù)雜，但是檔案的保存時(shí)間較長(zhǎng)，在保存的過(guò)程中只要對(duì)檔案進(jìn)行必要的防霉、防蛀工作，對(duì)破損紙張及時(shí)地補(bǔ)救。但是電子檔案的維護(hù)工作就比較繁瑣，需要對(duì)其進(jìn)行特殊的保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。

（二） 檔案歸檔方式的差異。電子檔案的歸檔時(shí)間不同于紙質(zhì)檔案，而且電子文件的歸檔方式也有兩種選擇，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔的優(yōu)勢(shì)之處在于不但能夠保障電子文件的完整，還有利于查詢(xún)和利用；物理歸檔卻更有益于電子文件備份脫機(jī)保存工作。但是傳統(tǒng)檔案的歸檔方式分為文件形成后和項(xiàng)目完成后進(jìn)行歸檔，后者主要針對(duì)科技類(lèi)文件。電子檔案的歸檔時(shí)間一般是實(shí)際歸檔和定期歸檔，電子文件歸檔時(shí)需要由文件形成部門(mén)轉(zhuǎn)交給檔案管理單位，并且還要進(jìn)行電子數(shù)碼簽名。

二、電子檔案的管理過(guò)程中出現(xiàn)的較為突出的問(wèn)題

（一）對(duì)電子檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)程度過(guò)低。隨著科技的發(fā)展，檔案管理部門(mén)也順應(yīng)時(shí)勢(shì)購(gòu)進(jìn)了大量的自動(dòng)化辦公設(shè)備，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理工作逐步被淘汰，而電子文件每天都會(huì)大量地產(chǎn)生。由于有些檔案管理人員還不能緊跟時(shí)代的步伐，他們的思想陳舊保守，對(duì)電子檔案的管理工作沒(méi)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，因此，他們也就不重視對(duì)電子文件的收集和整理，他們從心理層面拒絕接受信息時(shí)代的改變，對(duì)電子檔案的管理工作采取消極的態(tài)度對(duì)待。由于工作人員對(duì)電子檔案的重要性的認(rèn)識(shí)比較薄弱，所以他們?cè)谌粘５霓k公中沒(méi)有對(duì)電子文件進(jìn)行整理和歸檔，使得很多電子文件處于自生自滅的狀態(tài)。

除此之外，如果對(duì)電子文件的管理過(guò)程不嚴(yán)謹(jǐn)，其中的數(shù)據(jù)信息就有被刪改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盜取秘密信息。此外，有的檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)備存儲(chǔ)過(guò)低，導(dǎo)致舊的電子文件被新的電子文件覆蓋，有的電子文件由于沒(méi)有和紙質(zhì)的文件檔案之間建立統(tǒng)一的管理方式，使得大多數(shù)的電子文件不能被很好的歸檔和管理，電子文件丟失的事情時(shí)有發(fā)生，給工作造成了很大的損失。

（二）缺乏復(fù)合型檔案管理人才。網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展的速度越來(lái)越快，若想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理體系，就必須提高管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)，要求他們具備先進(jìn)的管理技術(shù)水平。但是，目前我國(guó)很多的檔案管理部門(mén)的管理人員資歷都比較老，他們對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方法掌握得非常嫻熟，但是不能勝任信息化管理工作。因此，許多的管理部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)技能和技術(shù)技能都比較高的復(fù)合型管理人才。如果人員的素質(zhì)不能得到有效的提高，那么盡管辦公設(shè)備非常先進(jìn)，檔案的自動(dòng)化、信息化管理水平依舊會(huì)處于較低的水平。

（三）電子檔案管理的法律效力不夠清晰。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著明確的法律依據(jù)，電子文件的法律效力是得到公眾的認(rèn)可的，并且特別強(qiáng)調(diào)了只有紙質(zhì)原件才具有法律的憑證作用。但是電子文件儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，沒(méi)有固定的載體，因此很難制定出明確的法律來(lái)規(guī)定電子檔案的法律效力，除此之外，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)去做電子檔案的管理和保存工作，使得電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案的之后的原始性以及憑證性很難得到明確的認(rèn)證。因此，電子檔案就缺乏了真正的檔案資格，也就無(wú)法發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。由于政府沒(méi)有對(duì)電子檔案管理制定出明確的法律條文，導(dǎo)致檔案的原始性和可信度沒(méi)有相關(guān)的制度進(jìn)行約束。

三、如何解決電子檔案管理工作的問(wèn)題

（一） 建立健全的法律法規(guī)規(guī)范電子檔案管理工作。目前有待解決的最大的問(wèn)題就是關(guān)于電子檔案的法律效力問(wèn)題。由于電子文件產(chǎn)生的速度過(guò)快，政府部門(mén)可以從以下幾個(gè)方面制定電子文件轉(zhuǎn)換成檔案的過(guò)程中的一系列法律問(wèn)題：

1.法律上首先要確定檔案館在電子檔案管理過(guò)程中的主體地位，要授權(quán)給檔案館，使其有權(quán)利將電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案，然后對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔、保存和管理。

2.必須明確電子文件的制作程序以及保存要求，制定明確的檔案利用制度，完善用戶(hù)在使用電子檔案時(shí)的簽名制度。由于電子檔案管理的特殊性，法律上一定要對(duì)電子文件轉(zhuǎn)化問(wèn)檔案的過(guò)程作出明確的規(guī)定，對(duì)電子檔案的保管、檔案的真實(shí)合法性以及檔案的原始可靠性進(jìn)行保障。

3.為了保證檔案的真實(shí)合理性，就必須明確規(guī)定電子檔案的法律效力。

（二） 檔案管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)管理設(shè)備的維護(hù)和管理體制的健全。一個(gè)健全的內(nèi)部管理制度是保障電子文件安全性的重要前提，管理機(jī)構(gòu)應(yīng)明確管理人員的工作內(nèi)容和職責(zé)，保證電子文件的完整性。通過(guò)完善的管理制度，各種形式的電子文件才能被有條理地歸檔和保存。同時(shí)可以積極尋找新的電子檔案的存儲(chǔ)方式，創(chuàng)新管理制度。檔案管理機(jī)構(gòu)也要注重對(duì)設(shè)備的定期維護(hù)，管理人員要防范管理軟件的安全隱患，并及時(shí)修補(bǔ)管理設(shè)備的安全漏洞。在硬件維護(hù)上要注意設(shè)備所處環(huán)境的溫度和濕度，要確保設(shè)備在傳遞和儲(chǔ)存文件的過(guò)程中能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

（三） 加強(qiáng)對(duì)新型管理人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。人才決定管理的水平，單位可在提高管理人員的素質(zhì)能力上做一些投資，提高人員對(duì)電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變老員工的傳統(tǒng)觀念。在進(jìn)行管理人員人才隊(duì)伍的建設(shè)中，要注重對(duì)人員的多學(xué)科培養(yǎng)，根據(jù)新時(shí)代的管理特征，招收復(fù)合型管理人才，逐步優(yōu)化內(nèi)部管理人才機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)，一定要避免管理過(guò)程中有人利用電子檔案信息進(jìn)行違法亂紀(jì)行為。只有當(dāng)管理人員的整體素質(zhì)提高了，才能有效運(yùn)用管理設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行高效地管理，才能給用戶(hù)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

無(wú)紙化電子檔案管理模式將成為社會(huì)主流的辦公方式，雖然較于傳統(tǒng)的管理方式數(shù)字化的管理程序更加簡(jiǎn)單，但是每天都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，從而形成數(shù)以萬(wàn)計(jì)的電子檔案，這就對(duì)檔案管理人員自身的素質(zhì)能力提出了較高的要求，同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還要制定合理的電子檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督，對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升我國(guó)的電子檔案的管理水平，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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