文/云南天安化工實業(yè)有限公司 鄭曉雯

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基于重點建設(shè)項目工程檔案管理中的問題研究

文/云南天安化工實業(yè)有限公司 鄭曉雯

【摘要】本文以多年檔案管理的實踐經(jīng)驗為例，對重點建設(shè)項目工程檔案管理工作進行了簡要綜述，分析了存在的問題并提出了合理的對策。

【關(guān)鍵詞】重點建設(shè)項目；工程檔案管理；問題研究

我們從基地的建設(shè)中可以明確重點建設(shè)項目工程與一般的基建工程有以下的區(qū)別：1.建設(shè)周期長，從開工到竣工以及隨后的生產(chǎn)磨合及技改技措等，歷時20余年。2.投入資金數(shù)額較大，多以國家投資為主，如基地建設(shè)最初是中國政府與日本海外協(xié)力基金會簽訂的貸款協(xié)議為主，其他投資形式（國家及省政府）為輔的一種運作模式。3.科技含量高，主體裝置均使用國外進口先進設(shè)備、先進技術(shù)，配套裝置國產(chǎn)化。4.施工難度大，參建單位多，如此大規(guī)模的黃磷、酸酸、重鈣裝置當時在國內(nèi)來說還是史無前例的。建設(shè)高峰時期，同時進場單位達數(shù)十家。5.備受各級政府領(lǐng)導(dǎo)高度重視，整個建設(shè)過程中，國務(wù)院、各部委、省政府各級領(lǐng)導(dǎo)多次前來基地調(diào)研、視察工作。從以上區(qū)別可以看出重點建設(shè)項目工程檔案的特點：1.形成的檔案過程長，數(shù)量多，載體多樣、種類繁多、保存價值高。如基地從設(shè)計規(guī)劃到竣工文件，數(shù)量達萬卷以上，包括基建、科研、設(shè)備、地勘以及大量反映建設(shè)過程的文書、會計、聲像等檔案。2.涉及面廣。形成、整理、審核、移交，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、安裝、監(jiān)理等參建單位共同完成，稍有疏忽，就會影響檔案材料的完整性與準確性。

一、重點建設(shè)項目工程檔案管理存在的問題

（一）檔案意識薄弱。由于重點建設(shè)工程項目多、任務(wù)重、參建單位多、水平參差不齊，檔案意識薄弱，在思想上不夠重視檔案管理工作。

（二）歸檔文件資料的管理不統(tǒng)一規(guī)范。一是施工技術(shù)表格式文件格式混亂，存在不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題，大多數(shù)施工單位依據(jù)習慣做法自做表格，形成一個項目的表式文件內(nèi)容、格式不一致，給檔案的統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用帶來不便。二是竣工圖繪制不符合規(guī)范要求，工程變更的依據(jù)圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問題。

（三）項目進度與資料制作進度不同步。由于重點項目工程建設(shè)的階段性特點，使得上一階段形成的檔案剛剛接收整理，馬上就要為下一階段的設(shè)計、施工提供服務(wù)，由于在施工過程中因種種原因經(jīng)常會有一些設(shè)計變更，設(shè)計方在發(fā)出設(shè)計聯(lián)絡(luò)簽通知施工方、建設(shè)方作適時變更，但作為歸檔文件有時卻未及時得到更新。

（四）檔案資料的收集渠道不暢通，收集難、管理差、提供利用不盡人意。如果經(jīng)辦人不移交資料或檔案管理人員不知道、不催交、就保證不了工程檔案的成套性、準確性和完整性，滿足不了當前利用的需要，更反映不了項目建設(shè)的歷史性和真實性。

二、采取的對策

（一）加大宣傳力度，提高檔案意識。加大對《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳力度，增強檔案意識。

（二）強化管理，從源頭把關(guān)。1.以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)實際制定本企業(yè)檔案管理制度。使項目檔案工作有章可循。從而提高檔案管理的質(zhì)量，使重點工程檔案管理真正納入規(guī)范化管理軌道。2.在合同管理中納入重點建設(shè)項目檔案管理。3.落實項目檔案的領(lǐng)導(dǎo)責任制，確保工程檔案的完整、準確和系統(tǒng)。

（三）制訂方案，注重細節(jié)。做好四個管理：1.網(wǎng)絡(luò)管理；2.跟蹤管理；3.全過程管理；4.目標管理。

（四）加強建設(shè)過程中各種檔案資料的收集工作。一個工程項目立項后，將產(chǎn)生可行性研究文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件直到竣工驗收、試生產(chǎn)等各階段的文件資料等，這些文件資料是建設(shè)項目的重要組成部分，應(yīng)及時收集歸檔，妥善保管。在收集的過程中要注意以下幾點：1.及時性。各階段形成的文件資料，要隨著進程及時收集，并要有針對性地收集。2.準確性。3.完整性，工程項目應(yīng)按系統(tǒng)科學排列檔案，使工作項目從個體到整體的構(gòu)成更加合理，維護工程檔案的不可分散性。4.規(guī)范性。歸檔的文件應(yīng)為原件；文件材料的編制要按國家標準和行業(yè)標準執(zhí)行。

（五）加強檔案管理隊伍建設(shè)，全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)。由于參建單位來自全國各地，且工程施工中人員變動大，從實踐來看，絕大部分人員對檔案工作不太了解，有的兼職人員甚至連施工工藝流程都不清楚，整理出來的工程檔案千差萬別，無法交工。所以必須組織各單位專兼職檔案人員進行檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，除了學習檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)范、標準外，還必須反復(fù)強調(diào)和講解重點建設(shè)項目中檔案管理的目的和意義。除了檔案專業(yè)培訓(xùn)外，還可以通過“以會代訓(xùn)”形式向?qū)＜媛殭n案管理人員灌輸檔案法律法規(guī)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用六個環(huán)節(jié)一一進行講解、示范、實踐，提高專兼職檔案管理人員的檔案意識和工作能力。

三、總結(jié)

重點建設(shè)項目工程檔案不僅在建設(shè)過程中的質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在項目建成后的各項管理工作中起到最直接的憑證和依據(jù)作用。借助這些檔案資料，我們可以更好地了解和認識過去、把握和服務(wù)現(xiàn)在、預(yù)見和指導(dǎo)未來。因此，我們必須做好重點建設(shè)項目中的檔案管理工作，為企業(yè)經(jīng)濟持續(xù)、健康穩(wěn)定發(fā)展提供重要保證。

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