劉建林

摘要 辦公自動(dòng)化（OA）將新型辦公方式和計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)結(jié)合起來(lái)使信息計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息共享、協(xié)作和協(xié)同辦公，提高辦公效率和辦公質(zhì)量，為管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的服務(wù)。該文結(jié)合我院數(shù)字化建設(shè)實(shí)際情況，闡述了醫(yī)院協(xié)同工作管理平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)，并介紹我院應(yīng)用協(xié)同工作管理平臺(tái)的特點(diǎn)及應(yīng)用效果，探討和總結(jié)其在醫(yī)院信息化建設(shè)與管理中發(fā)揮的作用。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化；協(xié)同工作平臺(tái)；信息化建設(shè)；數(shù)字化醫(yī)院

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）26-0102-02

OA系統(tǒng)已經(jīng)在國(guó)內(nèi)企事業(yè)單位廣泛使用并逐步得到醫(yī)院管理的重視。隨著數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，醫(yī)院OA系統(tǒng)從傳統(tǒng)的即使通訊和流程管理為核心的運(yùn)行模式轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院信息協(xié)同平臺(tái)，并與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如HIS，HRP等）進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，使得信息傳統(tǒng)更快、流程更有效、協(xié)同工作更高效，同時(shí)為決策層提供支持。建立統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)是數(shù)字化醫(yī)院辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)[1]。

1 醫(yī)院信息化管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)的必要性

隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，組織結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整，職能、業(yè)務(wù)部門(mén)的工作不斷細(xì)化，人工操作難免存在疏忽遺漏，進(jìn)而造成信息傳遞延誤甚至是錯(cuò)誤[2]。醫(yī)院人才隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，流動(dòng)性相比其他單位較大，新員工入職后需要更長(zhǎng)的適應(yīng)周期，這就使得員工熟悉了解醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度的時(shí)間相對(duì)長(zhǎng)進(jìn)而影響執(zhí)行力，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量也會(huì)造成影響。在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，需要進(jìn)行較多的紙質(zhì)審批流程，而紙質(zhì)流程審批難以查詢進(jìn)度、辦理繁瑣、人工干預(yù)較多、效率低下。相關(guān)信息傳遞不夠及時(shí)和全面，不能全面掌握工作進(jìn)度，無(wú)法進(jìn)行合理性分析。通過(guò)建立醫(yī)院OA協(xié)同辦公平臺(tái)，更好提高醫(yī)院管理質(zhì)量和管理效率，對(duì)醫(yī)院數(shù)字化管理有著極大推動(dòng)作用。

2 OA協(xié)同工作管理平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)

OA協(xié)同工作管理平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)如下所示：

2.1建設(shè)統(tǒng)一工作管理門(mén)戶、整合內(nèi)部資源

通過(guò)協(xié)同工作管理平臺(tái)整合分散的各類(lèi)系統(tǒng)，建立面向不同角色的個(gè)性化工作門(mén)戶。實(shí)現(xiàn)用戶、數(shù)據(jù)以及應(yīng)用的整合。系統(tǒng)還能與醫(yī)院HIS系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、HRP等系統(tǒng)進(jìn)行整合，使得用戶的內(nèi)部辦公與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，屏蔽信息系統(tǒng)之間“信息孤島”和“數(shù)字鴻溝”。

2.2建設(shè)協(xié)同工作平臺(tái)

協(xié)同辦公和管理是為提高辦公效率，溝通內(nèi)部信息的。通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)，給管理者提供流程化、現(xiàn)代化的辦公環(huán)境，良好的信息服務(wù)，智能化的決策支持，使各部門(mén)協(xié)同工作、信息交流暢通無(wú)阻，使公文管理、行政管理、信息發(fā)布等辦公水平有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

2.3建設(shè)黨群工作平臺(tái)

黨群工作是醫(yī)院日常管理的重要工作，如何有效提升醫(yī)院形象和公眾影響力也是建設(shè)協(xié)同管理平臺(tái)的重要目標(biāo)之一。通過(guò)在平臺(tái)上搭建醫(yī)德醫(yī)風(fēng)模塊，將群眾來(lái)訪登記、感謝姓登記、信訪事項(xiàng)管理、精神文明及行風(fēng)建設(shè)獎(jiǎng)罰、科普宣傳管理等進(jìn)行有效管理，以“改善缺陷管理”為核心思想，針對(duì)門(mén)急診、住院、出院三類(lèi)患者提供滿意度調(diào)查，將患者在醫(yī)院就診各個(gè)環(huán)節(jié)的感受和接收的服務(wù)進(jìn)行真實(shí)且有針對(duì)性的評(píng)價(jià)。提升醫(yī)院綜合服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力及公眾形象。

2.4建設(shè)電子化工作流管理平臺(tái)

通過(guò)OA系統(tǒng)對(duì)信息流程的約束，對(duì)流程過(guò)程進(jìn)行有效管理，把管理目標(biāo)與操作規(guī)范結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)各工作流程的申請(qǐng)、受理、審批、閱辦、辦結(jié)、存檔、督辦、查閱等全流程電子化處理，減少手工操作，提高工作效率。同時(shí)改變有紙化的辦公模式，為網(wǎng)上辦公創(chuàng)造條件，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公模式。

2.5建設(shè)醫(yī)院綜合后勤管理平臺(tái)

搭建人事管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)考勤報(bào)表電子化管理、獎(jiǎng)金和工資發(fā)放電子化、排班管理和執(zhí)行電子化、人事信息檔案電子化。

3 OA協(xié)同工作管理平臺(tái)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用

3.1門(mén)戶平臺(tái)

協(xié)同辦公門(mén)戶作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，是數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)的平臺(tái)。既可以展示關(guān)切和重要的信息，也可以推送一些需要辦理的待辦文件、公文及郵件內(nèi)容，同時(shí)可與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)做接口整合，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄到業(yè)務(wù)系統(tǒng)或?qū)⑾嚓P(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)以實(shí)時(shí)報(bào)表狀況展示到門(mén)戶首頁(yè)。

3.2信息發(fā)布平臺(tái)

為醫(yī)院內(nèi)部信息發(fā)布及傳播提供產(chǎn)所，使醫(yī)院的新聞、通知、公告、規(guī)章制度、各種類(lèi)型文檔能快速傳播；搜集各部門(mén)科室的各類(lèi)信息資源，文檔資料，形成內(nèi)部知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的快速傳播與共享，提高員工的技能素質(zhì)。

3.3工作流平臺(tái)

工作流平臺(tái)使醫(yī)院實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化、電子化，工作流業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)處理，便于流程處理過(guò)程中相關(guān)文檔等按照設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工協(xié)同工作，同時(shí)使醫(yī)院的工作流程透明化、自動(dòng)化，管理者可以全面把握各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況。

3.4公文管理平臺(tái)[3]

公文管理平臺(tái)主要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院公文有序、高效、電子化管理，解決公文傳遞過(guò)程慢，紙質(zhì)化成本高，信息傳遞不及時(shí)、無(wú)法協(xié)同處理、不方便查閱等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)收發(fā)文及文件送審簽等自動(dòng)化管理，利用工作流引擎自定義各處理流程及流程節(jié)點(diǎn)，對(duì)流程辦理過(guò)程進(jìn)行跟蹤，并可對(duì)處理完公文進(jìn)行歸類(lèi)存檔。

3.5人事管理平臺(tái)

人事管理平臺(tái)作為HRP的補(bǔ)充，將人事管理和醫(yī)院各項(xiàng)工作進(jìn)行緊密管理使用。以人為中心，將各項(xiàng)工作、各類(lèi)信息、各類(lèi)流程、各類(lèi)事務(wù)與人進(jìn)行關(guān)聯(lián)。人的各項(xiàng)信息以卡片的方式展示，人在系統(tǒng)中的重要?jiǎng)幼鳎绻ぷ髁鞒痰霓k理情況、信息的創(chuàng)建情況、所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目、創(chuàng)建的日志等一目了然。

3.6內(nèi)部郵件

內(nèi)部郵件是模仿傳統(tǒng)郵件系統(tǒng)基于數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)內(nèi)使用的郵件系統(tǒng)，具有方便快捷，即發(fā)即收，無(wú)信件延誤及。內(nèi)部郵件用于內(nèi)部員工之間信息傳遞，與傳統(tǒng)郵件不同的是，在發(fā)郵件時(shí)可按組織結(jié)構(gòu)或自定義群組選擇收件人，無(wú)需記住個(gè)人的郵件地址。

3.7短信平臺(tái)

OA短信接口與醫(yī)院統(tǒng)一的短信接口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)信息以短信方式提交到用戶手機(jī)，系統(tǒng)中各模塊的工作流程、會(huì)議管理、郵件等模塊都可以調(diào)用短信接口發(fā)送短信。

3.8綜合辦公

主要包括會(huì)議室申請(qǐng)，設(shè)備申請(qǐng)，資料管理，問(wèn)卷調(diào)查、會(huì)務(wù)管理，排班管理，相關(guān)自定義模塊等。

3.9患者滿意度調(diào)查平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)患者滿意度調(diào)查，在醫(yī)院大廳放置調(diào)查用觸摸屏，患者可以對(duì)就診的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行滿意度評(píng)價(jià)，采集的滿意度數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)入?yún)f(xié)同工作管理平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析。

3.10個(gè)人事務(wù)平臺(tái)

用戶可以查看和管理個(gè)人相關(guān)信息，進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，包括設(shè)定工作日志，聯(lián)系人設(shè)置，管理工作匯報(bào)，查看任務(wù)中心，設(shè)置個(gè)人去向，應(yīng)用個(gè)人工具等。

4 OA協(xié)同工作管理平臺(tái)的應(yīng)用效果

1）無(wú)紙化辦公降低了辦公成本

醫(yī)院內(nèi)的文印制度、公告制度可以不再采用紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，通過(guò)辦公系統(tǒng)直接流轉(zhuǎn)，方便員工進(jìn)行查詢，節(jié)省開(kāi)支，提高文檔使用效率。

2）減少溝通時(shí)間，提高辦事效率

與傳統(tǒng)的溝通方式相比，以往需要兩三天解決的問(wèn)題，利用協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)部溝通工具一兩個(gè)小時(shí)就解決了。

3）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基礎(chǔ)工作的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高各科室之間的辦公自動(dòng)化水平和工作效率。

4）建立患者滿意度調(diào)查平臺(tái)使醫(yī)院和患者之間架起了溝通的橋梁，提高醫(yī)院的公信度。

5）為數(shù)字化現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)打下夯實(shí)基礎(chǔ)。

6）促使組織機(jī)構(gòu)扁平化，降低管理成本，提高員工主觀能動(dòng)性。

5結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)建立醫(yī)院OA協(xié)同工作平臺(tái)，可以使醫(yī)院內(nèi)部溝通更順暢、管理更高效、消息傳遞更便捷，為管理者提供決策支持，從而提高醫(yī)院運(yùn)行效率和管理水平，促進(jìn)醫(yī)院信息化數(shù)字化發(fā)展。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)同時(shí)對(duì)醫(yī)院辦公流程化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求，也會(huì)促進(jìn)相關(guān)流程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的不斷改進(jìn)和完善。未來(lái)，相信OA協(xié)同辦公系統(tǒng)將會(huì)在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要作用，同時(shí)，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)也會(huì)不斷優(yōu)化和提升。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王非，許同來(lái).辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化中的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備，2012，27（8）：111-112.

[2] 程志偉.淺談OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J].網(wǎng)絡(luò)與信息工程，2014（22）：58-60.

[3] 苦修內(nèi)功 五招成就高端OA辦公系統(tǒng)[EB/OL].http：//blog.sina.com.cn/s/blog_81f417d901011k9u.html.