文?李純

電子檔案管理若干問(wèn)題的思考

文?李純

電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，電子檔案的管理已成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。[1]隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理的電子化水平已有所提高，但由于管理思想、方式和措施等大相徑庭，其中的問(wèn)題也日益突出。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的意圖，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更安全地利用電子檔案。筆者從電子檔案管理存在的問(wèn)題入手，指出了做好電子檔案管理的若干措施及重要意義。

一、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）電子檔案的原始性問(wèn)題

對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性依附在形式的原始性上，其字體、筆跡、圖像和印章等顯而易見(jiàn)，內(nèi)容的真實(shí)性容易識(shí)別，人們可以借助形式的原始性來(lái)鑒別內(nèi)容的原始性。而電子檔案的原始性是不易判斷和確認(rèn)的，在由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)電子檔案的過(guò)程中，已經(jīng)完全沒(méi)有了這種“原始形態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸和接收時(shí)的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。[2]

（二）電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案極易失真，如在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案的制作流程稍有差錯(cuò)即可造成檔案信息失真，電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴同其生命的自始至終。因此，保持其真實(shí)性是一個(gè)持續(xù)不斷的過(guò)程，電子檔案信息“出錯(cuò)”的幾率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案被原樣拷貝，乃至被改動(dòng)后可不留印跡。

（三）電子檔案的完整性問(wèn)題

電子文件、電子檔案的內(nèi)容很難確保其完整性。電子文件常常處于不固定狀態(tài)，如不及時(shí)捕捉和收集，很可能會(huì)有信息損失；電子文件組成繁雜，存儲(chǔ)方式多種多樣，極易導(dǎo)致信息的殘缺；電子文件的后臺(tái)信息伴同文件處置過(guò)程而不停累計(jì)，并且形式繁多、存儲(chǔ)分散，常常導(dǎo)致電子文件來(lái)源不能一清二楚。

（四）電子檔案的安全性問(wèn)題

電子信息的易改動(dòng)性為非法用戶的侵入以及病毒的入侵提供了便利，現(xiàn)在黑客手段越來(lái)越高明，惡意攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而肆意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接妨害電子檔案的安全。

二、搞好電子檔案管理和利用的主要措施

（一）加強(qiáng)電子檔案管理，樹(shù)立前端控制思想

由于電子文件具有易流失、易更改等特征，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且損失無(wú)法挽回。針對(duì)電子文件“轉(zhuǎn)瞬即逝”的特征，預(yù)防失誤、掌控差錯(cuò)的時(shí)機(jī)應(yīng)延長(zhǎng)至文件生命周期的開(kāi)始，從文件形成初期就做好維護(hù)工作，可以有效地防止電子文件的損傷和破壞?！邦A(yù)防為主、補(bǔ)救為輔”原則適用于電子文件生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)，而“前端控制”原則強(qiáng)調(diào)將措施介入到電子文件形成之初，從源頭抓起，確保電子文件的真實(shí)性和完整性。[3]

（二）制定檔案利用制度，整合各類檔案資源

要制定檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須要先得到檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要制定檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為迅捷，保證電子檔案的快速更新，更好地滿足用戶的需求，并做到電子檔案和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，通過(guò)整合檔案資源來(lái)改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（三）規(guī)范檔案利用方式，避免造成無(wú)法挽回的損失

依據(jù)用戶的情況設(shè)置電子檔案內(nèi)容的密級(jí)類別進(jìn)行可控管理。不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)這類文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采取網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更換，避免因?yàn)檎`操作所帶來(lái)的無(wú)法挽回的損失。

（四）采用“雙套制”模式并存的方式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。[4]“雙套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通訊技術(shù)，不然就無(wú)法參與文檔的收集和保管。此外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應(yīng)該建立“雙套制”，哪些不應(yīng)該建立“雙套制”。只有按照各類檔案的內(nèi)容特征采用相適合的管理方法，有取舍性地建立“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)和物的浪費(fèi)，并且還能實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。

（五）加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)

電子檔案因?yàn)樘峁├梅绞降亩鄻踊c所依靠技術(shù)的多元化，造成了利用工作的復(fù)雜性。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理，從思想上真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上保證檔案管理工作的安全性，做到既能讓電子檔案信息最大程度地被利用，又能使這些檔案信息得到可靠、安全、有效地保護(hù)?？偠灾?，必須加強(qiáng)電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，培養(yǎng)他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，只有這樣才是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本舉措。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

（一）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高電子文件歸檔管理的信息化水平

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)相關(guān)資料信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，為歸檔提供了快捷的管理手段，為信息利用提供了快速途徑，免除了立卷、歸檔、檢索和查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高檔案工作服務(wù)水平

電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的數(shù)字化，海量的原始檔案信息可以統(tǒng)一存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)介質(zhì)中，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，用戶可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選，查閱到所需檔案信息。加強(qiáng)電子檔案的管理，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)，要求工作者必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足用戶多樣化需求

目前，愈來(lái)愈多的用戶對(duì)檔案提供利用的多樣性提出了要求，他們不僅要看原始的文字，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐步成為了滿足用戶多樣化需求的主要舉措。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

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[1]《加強(qiáng)電子檔案的管理，做好電子檔案的利用》，孫志常，《東京文學(xué)》2011年9期

[2]《電子檔案管理面臨的困境及對(duì)策》，李軼慧，《辦公室業(yè)務(wù)》，2012年19期

[3]《淺談電子文件的特性及其管理》，粘玉英，《蘭臺(tái)世界》2008年17期

[4]《加強(qiáng)電子檔案的管理，做好電子檔案的利用》，孫志常，《東京文學(xué)》2011年9期

（作者單位：國(guó)網(wǎng)技術(shù)學(xué)院）