文?崔媛

以“全過程控制”推動(dòng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理

文?崔媛

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和新型城鎮(zhèn)化的快速推進(jìn)，各地重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目越來越多，投資越來越大，僅青島市李滄區(qū)2015年就引進(jìn)市級(jí)重點(diǎn)項(xiàng)目9個(gè)，區(qū)級(jí)重點(diǎn)項(xiàng)目100多個(gè)，2016年的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量與上年相當(dāng)。這些項(xiàng)目不僅承載著民生改善的重任，也是各地新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅是記錄重點(diǎn)項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是城市今后經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要參考，規(guī)范和加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有很強(qiáng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)意義。

一、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和作用

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案（下文簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）是指在重點(diǎn)工程建設(shè)從其立項(xiàng)審批直至竣工驗(yàn)收全過程中直接形成的，有保存價(jià)值的，與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)相關(guān)的，各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)言之就是經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。它們是重點(diǎn)工程今后建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)的重要依據(jù)，具有信息記錄的原始性、保存價(jià)值的重要性、檔案載體和轉(zhuǎn)換方式的多樣性、來源的廣泛性、產(chǎn)生領(lǐng)域的專業(yè)性、形成的階段性等特殊的屬性和內(nèi)涵。

項(xiàng)目工程建設(shè)從申請(qǐng)立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收、交付使用，從日常管理到階段總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)在項(xiàng)目工程建設(shè)檔案中均可得到真實(shí)反映。這些檔案不僅是建設(shè)單位和業(yè)主單位項(xiàng)目使用、管理及改擴(kuò)建的主要依據(jù)，也是轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)、審計(jì)核查、明確權(quán)屬和維護(hù)權(quán)益的有效憑證，同時(shí)還是項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、土地規(guī)劃、市容環(huán)境等城市管理的原始載體。檔案具有的憑證和查考作用不僅為地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展留下寶貴資源，也可為項(xiàng)目后續(xù)管理提供基礎(chǔ)性材料，保障項(xiàng)目運(yùn)行順暢，從而有效維護(hù)國(guó)家和企業(yè)利益。

二、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

（一）社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)

在項(xiàng)目建設(shè)過程中“重建設(shè)、輕檔案”，只關(guān)注重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)的立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度、資金調(diào)度等，而忽視在此過程中產(chǎn)生的各類文件材料管理。待到工程竣工驗(yàn)收時(shí)，才投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收，致使建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障，工程檔案的成套性、科學(xué)性難以保證，歸檔率大打折扣。

（二）檔案管理機(jī)制不完善

建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責(zé)不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復(fù)或者殘缺不全。項(xiàng)目建設(shè)單位、業(yè)主單位及監(jiān)理等單位沒有建立起完善的檔案收集、歸檔、保管、鑒定、利用等制度，即便是建立起來也存在制定不規(guī)范或落實(shí)不徹底的問題。機(jī)制不健全導(dǎo)致檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不能有效銜接，各單位各部門之間檔案工作目標(biāo)不明、職責(zé)不清。檔案工作成為日后項(xiàng)目工程維修、改擴(kuò)建、技術(shù)升級(jí)的短板。

（三）檔案人員素質(zhì)不高

在重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)中，大部分單位沒有配備專職檔案員，一般是兼職為主，有的甚至是身兼數(shù)職，致使檔案人員變換頻繁，流動(dòng)性大。大部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，缺乏工程檔案知識(shí)，不懂工程建設(shè)檔案的政策法規(guī)，造成建設(shè)項(xiàng)目資料的收集、整理與工程建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)，歸檔資料內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不完善、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范、復(fù)印件居多，檔案載體只有紙質(zhì)資料，缺少電子、聲像資料等問題。這些現(xiàn)象不僅直接影響了建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量，而且導(dǎo)致重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀，給后續(xù)的利用帶來困難。

（四）檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足

受重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間緊、參建單位多、管理復(fù)雜、機(jī)構(gòu)臨時(shí)性等特點(diǎn)的影響，一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在辦公桌上，甚至堆放在地上；也有部分建設(shè)單位認(rèn)為工程竣工驗(yàn)收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室，或者移交專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)保管，沒有必要投入經(jīng)費(fèi)去配置檔案資料保管設(shè)施；還有一些建設(shè)單位因?yàn)楣こ藤Y金緊張，能省則省，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。

（五）檔案監(jiān)督指導(dǎo)相對(duì)滯后

隨著國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革的逐步推進(jìn)，項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定以及檔案載體都發(fā)生了很大變化。檔案主管部門在如何完善檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，對(duì)接國(guó)家法規(guī)制度上措施不多。檔案監(jiān)督指導(dǎo)也多停留在傳統(tǒng)的制發(fā)業(yè)務(wù)文件、召開業(yè)務(wù)會(huì)議、舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式，缺乏答復(fù)咨詢、上門指導(dǎo)、業(yè)務(wù)檢查等一對(duì)一的具體指導(dǎo)。

三、以“全過程控制”推動(dòng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理

所謂“全過程控制”，從縱向來說是工程立項(xiàng)→施工過程中→工程竣工驗(yàn)收→檔案進(jìn)館利用這一檔案形成順序；從橫向來說是工程施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、法人單位、項(xiàng)目主管單位、檔案主管部門這幾大參與主體。筆者認(rèn)為項(xiàng)目檔案的精細(xì)化是在縱軸的無縫銜接中調(diào)動(dòng)橫軸的齊抓共管。這里既吸收了“三同步”的經(jīng)驗(yàn)（即工程建設(shè)一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行），又進(jìn)行了進(jìn)一步細(xì)化和豐富，更貼合當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀。

（一）事前介入，健全檔案工作機(jī)制，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)

項(xiàng)目檔案要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理，項(xiàng)目主管單位、法人單位、監(jiān)理單位、施工方、設(shè)計(jì)方、檔案主管部門六方一定要密切配合，齊抓共管。堅(jiān)持項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理的原則，建立起以項(xiàng)目法人為主體的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制。項(xiàng)目法人對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案工作負(fù)總責(zé)，要把項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序，納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。建立起項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目技術(shù)員、資料員的檔案工作職責(zé)，明確參建各方的檔案工作職責(zé)。項(xiàng)目法人（業(yè)主、項(xiàng)目建設(shè)單位）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。

（二）事中控制，提高文件歸檔質(zhì)量，加強(qiáng)檔案精細(xì)化建設(shè)

檔案主管部門在這一階段發(fā)揮的作用至關(guān)重要，不僅要幫助項(xiàng)目單位建立起一套完善的符合項(xiàng)目工程特點(diǎn)和檔案管理要求的制度、規(guī)范，還要充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)，深入工地、定期督導(dǎo)、培訓(xùn)人員。一要健全檔案管理制度，建立歸檔制度、管理制度、借閱登記制度、責(zé)任制考核等重點(diǎn)工程建設(shè)檔案工作制度。二要重視檔案人員的培訓(xùn)，對(duì)即將開工建設(shè)的項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)講座。手把手示范，從收集、分類組卷到頁(yè)碼的編寫，編目到錄入目錄信息，打印報(bào)表（含案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表）到保管期限的劃分，裝訂成冊(cè)到裝盒編號(hào)。照片、聲像資料的整理規(guī)范，特別是項(xiàng)目竣工圖的繪制、更改、審核規(guī)范。三要明確業(yè)務(wù)規(guī)范。對(duì)檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等應(yīng)有明確的工作程序。檔案主管部門與具體工程技術(shù)人員和施工人員共同制定《重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案文件歸檔范圍和保管期限表》，對(duì)歸檔范圍和保管期限做詳細(xì)規(guī)定，做到應(yīng)歸盡歸；編制《重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)基本流程知識(shí)介紹》手冊(cè)；對(duì)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行培訓(xùn)講解。四要加強(qiáng)歸檔質(zhì)量要求。保證齊全性，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目或單位工程文件、一個(gè)事情處理的全過程文件、請(qǐng)示與批復(fù)、底稿與正文等材料必須完整齊全，缺一不可。保證準(zhǔn)確性，竣工圖與工程實(shí)體一致，簽字手續(xù)完備。保證成套性，要遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)工程前期文件、施工技術(shù)文件和竣工圖之間的有機(jī)聯(lián)系。整理必須規(guī)范，做到分類編目科學(xué)，檢索利用方便，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。五要整改常態(tài)化。尤其是檔案主管部門要經(jīng)常深入下去，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案的法律、法規(guī)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)建設(shè)單位、施工單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。通過經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，促進(jìn)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案各項(xiàng)管理工作的落實(shí)。建立整改機(jī)制，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)反饋，定期督促改正，從而把制度真正落到實(shí)處。六要加大執(zhí)法檢查力度。依法進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)違法行為及時(shí)查處。借鑒《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案登記管理辦法》建立項(xiàng)目工程建設(shè)檔案登記制度，加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的監(jiān)管。七要確保重點(diǎn)工程建設(shè)檔案現(xiàn)代化和信息化同步擴(kuò)展，聲像、電子檔案也要同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收、同步歸檔。

（三）事尾驗(yàn)收，提高工程質(zhì)量，嚴(yán)把檔案驗(yàn)收關(guān)

項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，項(xiàng)目檔案是反映工程質(zhì)量控制的載體和憑證，將項(xiàng)目檔案質(zhì)量納入工程質(zhì)量保證體系是必要且可行的。在工程結(jié)束后把有關(guān)圖紙文件資料收集齊全完整，并經(jīng)過系統(tǒng)的整理歸檔作為工程竣工驗(yàn)收的關(guān)鍵一環(huán)。一是搞好專項(xiàng)檔案驗(yàn)收，要根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等文件強(qiáng)化驗(yàn)收環(huán)節(jié)，對(duì)檔案不合格的工程建設(shè)項(xiàng)目，決不能通過竣工驗(yàn)收。二是按期保質(zhì)移交檔案。各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。凡分期或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正式通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。竣工驗(yàn)收以后，在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。三是交接手續(xù)齊全。建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。

（四）事后跟蹤，確保檔案安全保管，提供有效利用

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)館，并不意味著檔案工作的結(jié)束，做好檔案安全保管和開發(fā)利用，才是加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作的落腳點(diǎn)。檔案的安全保管是檔案工作的生命線，開發(fā)利用是檔案為憑的價(jià)值體現(xiàn)。一是加強(qiáng)檔案實(shí)體安全，進(jìn)館檔案要門類清楚，賬物相符。確保檔案保管環(huán)境安全，做到“九防”：防火、防盜、防水、防日光照射、防霉、防塵、防污染、防潮、防高溫。二是加強(qiáng)數(shù)字檔案安全。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，對(duì)進(jìn)館項(xiàng)目檔案進(jìn)行全文數(shù)字化。確保檔案數(shù)字化加工過程中、數(shù)據(jù)保管中、數(shù)據(jù)異地備份中安全無事故、切實(shí)消除檔案信息泄密隱患。同時(shí)，安裝檔案信息防火墻，配備相應(yīng)的防病毒系統(tǒng)和軟件，確保泄密事故零發(fā)生。三是加強(qiáng)項(xiàng)目檔案開放審查，全面排查檔案開放情況，依法實(shí)施開放，杜絕失泄密事件發(fā)生。四是做好對(duì)外利用。深化檔案利用體系建設(shè)，切實(shí)發(fā)揮項(xiàng)目檔案為憑的作用，優(yōu)化檔案公共服務(wù)效能。

（作者單位：青島市李滄區(qū)服務(wù)業(yè)發(fā)展局）