文?李靜靜

從檔案利用分析看檔案工作發(fā)展

文?李靜靜

章丘市檔案館的館藏內(nèi)容主要由建國前的革命歷史檔案和建國后的現(xiàn)行機關檔案組成。截止2014年底，館藏檔案共有165個全宗，近12萬卷（冊），資料1.7萬冊。其中，革命歷史檔案129卷；建國后文書檔案7.1萬卷，3.7萬件；專業(yè)檔案包括：醫(yī)保、社保、農(nóng)保及工傷檔案5773盒，婚姻檔案 5560卷， 土地房產(chǎn)檔案2083卷 ，知青檔案202卷，招工及退伍安置檔案430卷。館藏專業(yè)檔案比例不是很高，黨政機關的“紅頭文件”多，紙質檔案多，照片、實物、音像和電子檔案少。這些檔案的價值是通過檔案利用工作實現(xiàn)的，為更好地發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值，滿足社會公眾的利用需求，章丘市檔案館對2005-2014年10年的檔案利用情況進行研究分析。

一、檔案利用情況分析

（一）檔案利用人數(shù)

章丘市檔案館檔案利用人數(shù)2005—2014年間整體呈逐漸增長的

趨勢（圖1）。年利用人數(shù)從2067人增至7839人，其中2013—2014年兩年利用檔案人數(shù)激增，究其原因主要是民師及土地確權政策的落實，致使檔案利用需求得到提高。經(jīng)統(tǒng)計，10年來章丘市檔案館共接待來館查檔者38405人次，利用者對檔案價值和作用的認識在逐步提高。

圖1 2005-2014年利用檔案人數(shù)

（二）檔案利用者分布

從利用者分布情況圖（圖2）可以看到，章丘市檔案館檔案利用者主要是以社會公眾為主，2005—2006兩年社會公眾與機關企事業(yè)單位的檔案利用者比例基本持平。2007年之后的幾年因工作查考、領導決策和編史修志而查檔的黨政機關、企事業(yè)單位的檔案利用者逐年減少。隨著檔案利用渠道的拓寬，今后個人利用檔案的比例會越來越高。

圖2 利用者分布情況

隨著章丘市經(jīng)濟和社會發(fā)展，社會保障體系的完善，社會公眾在婚姻生活、征地動遷、社會保障中的用檔需求增加，通過檔案來維護自身合法權益的需求比例與日俱增。相比之下，機關企事業(yè)單位查檔用檔比例卻在減少。原因是辦公自動化與信息公開化，機關企事業(yè)單位的文件資料都留有備份，可以通過辦公自動化平臺查閱部分檔案，也可依托政府網(wǎng)站共享現(xiàn)行文件資源。

（三）利用卷次及查檔目的

對2005—2014年檔案利用卷次及查檔目的（圖3）進行分析，發(fā)現(xiàn)10年來檔案利用卷次基本呈逐年上升趨勢。檔案的利用量通常與社會民生發(fā)展相關，這種現(xiàn)象在2013年因民師、土地確權等政策落實體現(xiàn)的尤為明顯。2013—2014年，章丘市檔案館檔案利用進入高峰時期，年均利用檔案9400卷次。

圖3 利用卷次及查檔目的

從查檔目的來看，10年來檔案利用目的以辦理民生事項和工作需要為主，維護公民權益的民生檔案，如婚姻檔案，土地房產(chǎn)、知青檔案等原始證明類民生檔案的需求利用量逐年增加，編史修志、工作查考類檔案的利用需求呈下降趨勢。2005、2006兩年編史修志與工作查考檔案利用量之和與民生需求利用量相持平。

民生檔案的利用與政府的相關政策密切相連。2005年，民生類檔案查閱2834卷次，主要以查閱婚姻證明、土地房產(chǎn)檔案為主；2013年增至9760卷次，除了婚姻、土地房產(chǎn)、知青、人事等民生檔案利用的增加，更重要的增長的原因是：2013年根據(jù)《山東省教育廳關于對原民辦代課教師進行調(diào)查摸底的通知》（魯人教發(fā)〔2013〕3號）的文件精神，我市全面展開了對2002年12月31日以前曾在農(nóng)村公辦中小學（含農(nóng)村公辦幼兒園）教師崗位上連續(xù)工作1年以上（含1年），離開教師崗位后沒有再被機關事業(yè)單位和國有企業(yè)錄用的原民辦代課教師以及上世紀六十年代初下放的公辦教師同時進行調(diào)查摸底，切實解決民辦教師歷史遺留問題。我館迎來了民師檔案查閱高峰。民生檔案的利用已成為社會公眾必須。

編史修志的利用。2005年，編史修志是檔案利用的大年，之后利用量逐年減少。由于我館史料檔案數(shù)量及歷史年限的局限，加之網(wǎng)絡的普及，檔案利用途徑不斷拓寬等多種原因，編史修志檔案利用率呈下降趨勢，檔案的歷史價值沒能更好的傳承。

二、從利用數(shù)據(jù)看今后工作的發(fā)展

10年來檔案利用不斷上升，民生檔案利用成為主體。因此，應全面強化檔案資源建設，不斷創(chuàng)新服務理念，拓展服務功能，加強檔案信息開發(fā)利用，最大限度地滿足社會各界和人民群眾對檔案利用的需求，傾力打造為民服務平臺。

（一）加強檔案資源建設

檔案進館工作。繼續(xù)做好黨政機關文書檔案定期進館，加大對專業(yè)檔案的監(jiān)管，確定移交接收范圍和時限。加大接收包括死亡干部檔案在內(nèi)的干部檔案力度。將照片、實物以及地方性圖書資料（史志、年鑒、歷史史料、報刊、地圖、畫冊等）納入接收范圍。

檔案征集工作。加大社會檔案資源收集力度，對散落在民間的檔案、資料采取托管，捐贈等不同的方式進行征集。繼續(xù)跟蹤收集重大活動檔案和重大事件檔案，對重點檔案進行跟蹤收集，建立覆蓋人民群眾檔案資源體系，確保檔案、資料收集齊全完整。

民生檔案建檔工作。突出民生檔案建設重點，以強化民生檔案建設為中心，指導建立不同種類的民生檔案，切實抓好與群眾自身利益密切相關社會保險檔案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、地（山林）承包（延包）合同檔案、土地流轉合同檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案、公證檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、學籍檔案和企業(yè)職工檔案等重點民生檔案的建設，明確責任，規(guī)范管理。

（二）完善數(shù)字檔案館建設

以數(shù)字檔案館為主體，推進檔案數(shù)字化建設。在基本建成數(shù)字檔案館的基礎上，重點針對館藏檔案數(shù)字化比例不足等問題，進一步完善數(shù)字檔案館建設。在完成重要全宗、重點檔案全文數(shù)字化的基礎上，加快館藏檔案全文數(shù)字化進程。對已建成的檔案數(shù)據(jù)庫，及時備份維護，確保檔案信息的安全性。

（三）多措并舉提供優(yōu)質服務

依托數(shù)字檔案館，推行館室一體化管理，設立“民生檔案信息區(qū)域共享平臺服務點”，構建互聯(lián)互通的民生檔案遠程服務體系，讓查檔群眾能就地就近查到所需要的檔案資料，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

繼續(xù)爭創(chuàng)“檔案利用服務示范窗口”，深入調(diào)查研究，結合實際制訂工作方案及爭創(chuàng)標準。全面熟悉館藏情況，熟練掌握各種檢索方法，使查檔效率不斷提高，正確指導利用者辦理查檔手續(xù)，及時做好函電查閱服務和跟蹤服務工作。為利用者提供各種檔案及檔案信息，為領導決策服務，為百姓排憂解難，及時解決利用者在住房、就業(yè)、婚姻等社會生活中遇到的實際問題。

（作者單位：章丘市檔案局）