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        改進(jìn)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的措施

        2016-11-17 13:56:01孫宏艷
        中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2016年17期
        關(guān)鍵詞:貨幣資金內(nèi)部控制事業(yè)單位

        孫宏艷

        【摘 要】事業(yè)單位貨幣資金運(yùn)行不同于企業(yè),不以企業(yè)利潤(rùn)最大化為運(yùn)行目標(biāo),事業(yè)單位是在財(cái)政預(yù)算的支持下進(jìn)行各項(xiàng)資金活動(dòng),因此事業(yè)單位貨幣資金運(yùn)行狀況更容易出現(xiàn)問(wèn)題。文章探討了事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的措施

        【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;貨幣資金;內(nèi)部控制

        一、引言

        要開(kāi)展事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng),貨幣資金是必不可少的。事業(yè)單位的貨幣資金主要有現(xiàn)金、銀行存款以及其他貨幣資金。貨幣資金與其他各業(yè)務(wù)有著廣泛的聯(lián)系性,流動(dòng)性強(qiáng)、控制難度大,它的性質(zhì)決定了高風(fēng)險(xiǎn)性。所以,大多數(shù)的挪用、貪污等腐敗行為都根源于貨幣資金的控制不當(dāng)。因此,為了確保事業(yè)單位貨幣資金能安全運(yùn)用,財(cái)務(wù)資料能準(zhǔn)確反映,資金的使用效率得以提高,最終保證事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展,構(gòu)建一套合理有效的貨幣資金內(nèi)部控制體系勢(shì)在必行。

        二、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

        1.對(duì)現(xiàn)金保管的風(fēng)險(xiǎn)控制不足。很多單位在貨幣資金內(nèi)部控制制度中明確了要加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金的管理,要定期不定期地盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)金。但由于缺乏很好地監(jiān)督,具體實(shí)施時(shí)還是沒(méi)有落實(shí)到位。有些單位的庫(kù)存現(xiàn)金不能控制在限額內(nèi),經(jīng)核查庫(kù)存現(xiàn)金經(jīng)常會(huì)超出甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出限定的額度,主要有:一是現(xiàn)金賬面余額及庫(kù)存現(xiàn)金量都超出限額。這種現(xiàn)象說(shuō)明該單位的現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)制度沒(méi)有落到實(shí)處,現(xiàn)金結(jié)算業(yè)務(wù)過(guò)多,提取現(xiàn)金隨意,缺乏合理的盤(pán)點(diǎn)制度,現(xiàn)金管理混亂。二是現(xiàn)金賬面余額超過(guò)限額而庫(kù)存現(xiàn)金量沒(méi)有超額。該種現(xiàn)象表明,單位仍然存有白條抵庫(kù)的現(xiàn)象。

        2.預(yù)算在資金的使用過(guò)程中沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督作用。目前雖然事業(yè)單位會(huì)編制預(yù)算,但是處理資金時(shí)仍然按照之前的方式進(jìn)行,開(kāi)始時(shí)隨意使用資金,到后期資金不夠時(shí)只能壓縮支付??傊A(yù)算在資金的使用過(guò)程中沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督作用,在支付資金過(guò)程中存在虛開(kāi)發(fā)票亂開(kāi)發(fā)票等現(xiàn)象。預(yù)算的作用包括事前、事中以及事后3個(gè)階段,而實(shí)際操作過(guò)程中卻忽略了關(guān)鍵的事中監(jiān)督作用,這往往會(huì)帶來(lái)隨意使用資金、造成浪費(fèi)的后果。

        3.授權(quán)審批制度存在問(wèn)題。有些事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理人員動(dòng)輒私下支出大量的資金,而單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)卻長(zhǎng)期不知情,這明顯有悖授權(quán)審批制度的要求。同時(shí),財(cái)務(wù)管理人員以各種辦理業(yè)務(wù)的名義私自將資金轉(zhuǎn)出后,每一筆資金的轉(zhuǎn)出是否合法屬實(shí),居然無(wú)人審核。

        4.印章、支票的風(fēng)險(xiǎn)管理混亂。幾乎每個(gè)事業(yè)單位都知道在設(shè)置貨幣資金業(yè)務(wù)崗位時(shí),應(yīng)充分考慮各崗位間的不相容性,但是基于事業(yè)單位人員編制限制等原因,財(cái)務(wù)人員只有出納和會(huì)計(jì)兩人,因此在實(shí)際工作中遇到一方請(qǐng)假等情況仍會(huì)出現(xiàn)將所有印章交由同一個(gè)人管理的現(xiàn)象。所以很多單位只是規(guī)章上形式上要求將財(cái)務(wù)專(zhuān)用章交由會(huì)計(jì)保管,實(shí)際上出納員仍然一人保管所有支付需要的印章。

        三、改進(jìn)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的措施

        1.務(wù)必要樹(shù)立良好的內(nèi)控觀念。首先,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)單位負(fù)責(zé)人對(duì)貨幣資金的內(nèi)部控制意識(shí)。財(cái)務(wù)工作的第一責(zé)任人是單位負(fù)責(zé)人,因此單位負(fù)責(zé)人必須要在充分認(rèn)識(shí)到貨幣資金內(nèi)部控制的重要性的基礎(chǔ)上,樹(shù)立起良好的控制意識(shí),這對(duì)于加快本單位貨幣資金內(nèi)控建設(shè)有著重要作用。其次,單位負(fù)責(zé)人還應(yīng)當(dāng)組織人員學(xué)習(xí)相關(guān)制度規(guī)范,并通過(guò)專(zhuān)題講座等形式由專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行解讀、指導(dǎo)。已經(jīng)建立貨幣資金內(nèi)部控制體系的單位應(yīng)在原有基礎(chǔ)上結(jié)合新法規(guī)的內(nèi)容進(jìn)行完善;尚未形成體系的單位應(yīng)在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上結(jié)合各單位自身的具體情況,為本單位量身定制出一套適合本單位的貨幣資金內(nèi)控體系構(gòu)建方案、確定詳細(xì)構(gòu)建進(jìn)程計(jì)劃表以加快貨幣資金的內(nèi)部控制建設(shè),并在實(shí)施以后定期進(jìn)行評(píng)估反饋以更好地完善單位的貨幣資金內(nèi)部控制制度。再有,在單位負(fù)責(zé)人的號(hào)召下,其他涉及貨幣資金業(yè)務(wù)的相關(guān)工作人員,要提高貨幣資金的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都要主動(dòng)按照內(nèi)部控制的要求來(lái)約束自己。只有單位負(fù)責(zé)人的內(nèi)控意識(shí)提高了,整個(gè)單位的員工都不折不扣地按內(nèi)控要求規(guī)范自己了,才能保障單位貨幣資金的安全、完整、合法以及有效使用。

        2.建立健全貨幣資金內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。首先,要設(shè)定貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)。然后對(duì)單位貨幣資金業(yè)務(wù)活動(dòng)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行客觀全面的評(píng)估,并制定出嚴(yán)格的評(píng)估報(bào)告作為之后內(nèi)部控制活動(dòng)推進(jìn)的根據(jù)。再者,要科學(xué)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作,在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理的分類(lèi),通過(guò)定性分析和定量分析對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。最后,依據(jù)分析識(shí)別的結(jié)果制定出科學(xué)有效的對(duì)策。在制定對(duì)策的時(shí)候要充分考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率以及影響的大小。對(duì)于高概率發(fā)生且影響大的風(fēng)險(xiǎn)適用規(guī)避的對(duì)策,對(duì)于發(fā)生概率小且影響力小的風(fēng)險(xiǎn)適用承受的對(duì)策。

        3.改進(jìn)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)控制度。首先,單位負(fù)責(zé)人要清楚意識(shí)到自己是內(nèi)部控制制度建立健全的責(zé)任人以及對(duì)實(shí)施效果要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。明確單位負(fù)責(zé)人是內(nèi)部控制制度的宏觀決策者與執(zhí)行者,在單位負(fù)責(zé)人的帶動(dòng)下全體人員共同自覺(jué)執(zhí)行各項(xiàng)相關(guān)規(guī)定,構(gòu)建出一套適合本單位的貨幣資金內(nèi)部控制體系。要將內(nèi)部控制制度執(zhí)行的效果作為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)績(jī)考評(píng)內(nèi)容之一,只有這樣才能在各個(gè)部門(mén)切實(shí)地推行內(nèi)控活動(dòng)。其次財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本單位的貨幣資金業(yè)務(wù)情況以及內(nèi)部控制制度,制定出適合本單位的貨幣資金內(nèi)部控制制度,并且明文要求強(qiáng)制執(zhí)行。四是各擔(dān)當(dāng)人員定期對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的執(zhí)行情況做出書(shū)面報(bào)告,由專(zhuān)人對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估監(jiān)督,并將結(jié)果進(jìn)行反饋,根據(jù)執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題對(duì)貨幣資金內(nèi)控制度進(jìn)行不斷地完善。

        4.加強(qiáng)與貨幣資金有關(guān)的票據(jù)保管和使用。首先,要制定規(guī)范的票據(jù)管理制度,明確各類(lèi)票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、保管以及使用方法,特別是支票因填寫(xiě)錯(cuò)誤等原因作廢時(shí)不得隨意丟棄,要按照規(guī)定登記處理。與支付業(yè)務(wù)相關(guān)的票據(jù)應(yīng)與支付所需印章交由不同人員保管,尤其是支票不得與財(cái)務(wù)章由一人保管。其次,一般法人章由出納保管,財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由主辦會(huì)計(jì)保管,單位的公章則應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人保管。印章的使用要實(shí)行使用責(zé)任制,相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章之前,要嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù),要設(shè)置印章的使用登記薄,簽字或蓋章之前要履行相關(guān)審批手續(xù)并登記。

        5.貨幣資金信息溝通要順暢。首先,貨幣資金內(nèi)部控制的效果,取決于貨幣資金管理人員的控制意識(shí)以及控制行為,更取決與單位負(fù)責(zé)人的重視程度。單位負(fù)責(zé)人重視貨幣資金的內(nèi)部控制,強(qiáng)調(diào)部門(mén)之間,業(yè)務(wù)人員之間加強(qiáng)溝通與交流,便能促進(jìn)貨幣資金內(nèi)控工作的開(kāi)展。其次,加強(qiáng)信息溝通要借助信息化這個(gè)重要手段。通過(guò)先進(jìn)的信息系統(tǒng)平臺(tái),能將單位各部門(mén)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)有機(jī)聯(lián)系在一起,這樣貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)的溝通也變得簡(jiǎn)單、方便、及時(shí),能夠大大提高工作效率。將貨幣資金的內(nèi)部控制活動(dòng)設(shè)計(jì)到信息系統(tǒng)中,能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的制度化和規(guī)范化。再者,要設(shè)計(jì)出有效的貨幣資金相關(guān)的信息溝通渠道,以方便溝通。

        6.加強(qiáng)對(duì)貨幣資金控制的監(jiān)督。首先,各事業(yè)單位應(yīng)該建立貨幣資金內(nèi)部稽核制度并有一個(gè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)。其次,在監(jiān)督檢查過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就應(yīng)采取積極有效的措施,并對(duì)內(nèi)部稽核制度進(jìn)一步糾正和完善。同時(shí),要合理科學(xué)地設(shè)置相關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)工作人員,并且有規(guī)范的監(jiān)督檢查機(jī)制。對(duì)相關(guān)崗位及人員的安排情況以及授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況要進(jìn)行監(jiān)督檢查,絕不容許出現(xiàn)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象以及越權(quán)審批行為;對(duì)印章及票據(jù)的保管狀況要進(jìn)行監(jiān)督檢查,絕不容許出現(xiàn)一人保管所有印章的現(xiàn)象以及出現(xiàn)票據(jù)管理漏洞。此外,要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督檢查作用,完善單位的內(nèi)部審計(jì)工作制度。事業(yè)單位的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)要有一定的獨(dú)立性并擁有相應(yīng)的的權(quán)利,如審計(jì)部門(mén)要有追查的權(quán)利和處罰建議的權(quán)利。在設(shè)計(jì)內(nèi)部審計(jì)工作制度時(shí),要考慮對(duì)貨幣資金等業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查的期間以及相關(guān)的處理程序。

        總之,事業(yè)單位只有建立合理的內(nèi)部控制措施并確保其有效實(shí)施,才能提高事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)控制度執(zhí)行的可操作性和執(zhí)行效率,從而提高事業(yè)單位的貨幣資金內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力,促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)揮自身職能。

        參考文獻(xiàn):

        [1]尹琳琳:事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的探討[J],管理觀察,2014;

        [2]徐傳和:事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制研究[J],財(cái)務(wù)與金融,2014;

        [3]劉永俠:積極推進(jìn)內(nèi)部控制做好行政事業(yè)單位的資金管理[J],商業(yè)經(jīng)濟(jì),2014.

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