夏維

（北京首都國(guó)際機(jī)場(chǎng)股份有限公司，北京 100621）

企業(yè)信息化建設(shè)中OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

夏維

（北京首都國(guó)際機(jī)場(chǎng)股份有限公司，北京 100621）

在日益發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)，企業(yè)信息化建設(shè)日益受到各個(gè)企業(yè)的重視。越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)行相關(guān)的信息化建設(shè)，其中不少企業(yè)選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)主要通過(guò)以流程、信息管理和內(nèi)部事務(wù)管理為核心從而信息和流程整合的互聯(lián)網(wǎng)辦公軟件。文章主要介紹了OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)、企業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)信息化中的應(yīng)用。

企業(yè)信息化；OA協(xié)同辦公系統(tǒng)；應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日漸發(fā)展和普及，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)逐漸被企業(yè)所接納。為了實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化整合和有效管理客戶和內(nèi)部團(tuán)隊(duì)，越來(lái)越多的企業(yè)選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)，從而更好地推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展和狀態(tài)，從而提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，節(jié)省管理的人力物力和時(shí)間。

1　OA協(xié)同辦公系統(tǒng)簡(jiǎn)述

辦公自動(dòng)化是經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、辦公業(yè)務(wù)量劇增年代的產(chǎn)物，是綜合行為科學(xué)、管理科學(xué)和系統(tǒng)工程學(xué)為理論基礎(chǔ)，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和信息技術(shù)等多種技術(shù)綜合應(yīng)用于日常處理業(yè)務(wù)中，從而提高工作質(zhì)量，提升工作效率。辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展催生出辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，也就是OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化工程的快速發(fā)展而日漸成熟。其中的智能協(xié)同型OA系統(tǒng)是將協(xié)同作為核心，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)跨功能的信息和流程整合。OA協(xié)同辦公協(xié)同是將流程、信息管理以及內(nèi)部事務(wù)管理作為核心，能夠及時(shí)安全傳遞信息和進(jìn)行操作的一款網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，具有操作簡(jiǎn)單、功能實(shí)用、服務(wù)可靠等優(yōu)點(diǎn)。由于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠有效提高處理事務(wù)的效率，并且能夠及時(shí)獲得所需信息，因而越來(lái)越受到企業(yè)的歡迎。

2　企業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

現(xiàn)在企業(yè)的信息化建設(shè)主要通過(guò)建設(shè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，以便優(yōu)化辦公流程和提升辦公效率。隨著網(wǎng)絡(luò)的日漸普及，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的飛速發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)的硬件和軟件技術(shù)都已日趨完備，而其價(jià)格也都有所下降。OA系統(tǒng)良好的安全性和低風(fēng)險(xiǎn)性，讓企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)都普遍將OA產(chǎn)品作為突破口?，F(xiàn)有選擇以O(shè)A系統(tǒng)作為信息化建設(shè)的企業(yè)多是具有壟斷性質(zhì)及國(guó)資背景的企業(yè)以及有效益的外資和民營(yíng)企業(yè)等。但由于企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候?qū)τ谵k公自動(dòng)化的管理基礎(chǔ)和信息積累基礎(chǔ)的忽視，對(duì)于其本質(zhì)作用的不理解，以及對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)缺乏必要的重視，都導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)中出現(xiàn)項(xiàng)目投資超過(guò)預(yù)期，建設(shè)內(nèi)容重復(fù)，重視硬件而忽視軟件等問(wèn)題，更難以體現(xiàn)信息化建設(shè)下企業(yè)辦公的高效性。

3　OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)信息化中的應(yīng)用

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)規(guī)范管理了工作流和信息流，提高了對(duì)知識(shí)的增值利用率，建立在最先進(jìn)的管理思想之上，為企業(yè)提供一個(gè)高效科學(xué)的信息化工作平臺(tái)。通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，能夠有效降低管理成本，減少工作內(nèi)耗，提高了管理力度和辦事效率。將企業(yè)日常工作中繁瑣無(wú)序的工作進(jìn)行優(yōu)化整合，讓有限的人力物力集中處理更為重要和有價(jià)值的事務(wù)，從而在整體上提高了企業(yè)的辦事效率。

企業(yè)通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠整合各類有效資源，將其集成在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺(tái)上為廣大員工所共享，從而實(shí)現(xiàn)資源的增值和互相促進(jìn)，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。對(duì)于人力資源的有效控制和管理，為企業(yè)工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)提供了一個(gè)穩(wěn)定的基礎(chǔ)。同時(shí)通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)分享優(yōu)秀員工的經(jīng)驗(yàn)和心得，能夠有效提高員工的業(yè)務(wù)水平，極大程度提升了員工的職業(yè)技能。

通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)下達(dá)文件、任務(wù)和通知，能夠在短短幾秒鐘內(nèi)傳達(dá)到每一位員工，實(shí)現(xiàn)信息流通的快速化。同時(shí)員工的反饋內(nèi)容也能通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)及時(shí)反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)人才的發(fā)現(xiàn)和問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)。在多個(gè)部門之間使用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠更加方便、直接進(jìn)行溝通和協(xié)作，消除了傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展中信息滯后、失真等弊端，極大程度上節(jié)約了溝通時(shí)間，提高了溝通的便捷性。

此外，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠規(guī)范企業(yè)的辦公流程，使得辦公流程從雜亂無(wú)序變?yōu)橐?guī)范有序，能夠提高辦公的效率。同時(shí)還能使得員工之間的工作責(zé)任明確，實(shí)現(xiàn)具體工作到位，具體工作有專人負(fù)責(zé)，杜絕了員工推卸責(zé)任的可能。在此基礎(chǔ)上，能夠減少企業(yè)辦公中可能出現(xiàn)的涉及責(zé)任明確的弊端，能夠促進(jìn)企業(yè)建立協(xié)調(diào)、簡(jiǎn)單而可靠的管理機(jī)制，保持企業(yè)的活力，推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。

4　總結(jié)

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)等多種技術(shù)上逐漸發(fā)展起來(lái)的，對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)有著較大的促進(jìn)作用，能夠幫助企業(yè)整合各類有效資源，實(shí)現(xiàn)信息的流通，節(jié)省時(shí)間，規(guī)范辦公流程，提高工作效率。目前OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在實(shí)際使用過(guò)程中還存在一些不足，但通過(guò)對(duì)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的正確認(rèn)識(shí)和軟件建設(shè)的投入，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)將發(fā)揮更大的效益。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.19.032

F270.7

A

1673-0194（2016）19-0055-02

2016-08-09

夏維（1980-），男，山東荏縣人，北京首都國(guó)際機(jī)場(chǎng)股份有限公司信息技術(shù)部工程師，碩士，主要研究方向：項(xiàng)目管理。