摘要:企業(yè)信息化對內(nèi)部控制活動產(chǎn)生影響,內(nèi)部控制信息化是內(nèi)部控制的發(fā)展趨勢,從信息化環(huán)境對內(nèi)部控制的影響分析,探析構(gòu)建內(nèi)部控制信息化,提出基于管理信息系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)上構(gòu)建內(nèi)部控制信息化模式。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;信息化;管理信息平臺
中圖分類號:F275 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2016)024-0000-01
我國于2008年發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》提出:企業(yè)應當運用信息技術(shù)加強內(nèi)部控制,建立與經(jīng)營管理相適應的信息系統(tǒng),促進內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機結(jié)合,減少或消除人為操縱因素。可見,利用信息技術(shù)手段實施內(nèi)部控制,減少人為因素造成的錯弊,提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力和效率,是內(nèi)部控制信息化的目標。
一、企業(yè)內(nèi)控信息化存在的問題
(一)內(nèi)控信息化系統(tǒng)不夠完善
在實現(xiàn)內(nèi)控信息化的過程中,ERP系統(tǒng)里的模塊具備嚴格的自動控制,比如生產(chǎn)部門的成本歸集是根據(jù)企業(yè)供應鏈提供的信息,進行部門成本分配及職工薪酬計算,系統(tǒng)里的模塊緊密結(jié)合,數(shù)據(jù)鏈接,貫穿于整個信息系統(tǒng)[1]。企業(yè)通過資源信息系統(tǒng)對生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務進行有序的管控,結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制中各部門的協(xié)調(diào)和專業(yè)管理方面,僅依靠ERP系統(tǒng)來滿足企業(yè)的管理是不足夠的,還需ERP系統(tǒng)結(jié)合辦公自動化系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、供應商管理系統(tǒng)等,實現(xiàn)自動化生產(chǎn)經(jīng)營過程、網(wǎng)絡化管理方式、智能化經(jīng)營決策、電子化商務運營。
(二)內(nèi)部控制環(huán)境和體系不健全
1.從管理層角度來看,管理層重視信息化技術(shù)層面的建設(shè),但容易忽視信息系統(tǒng)與管理思想的有機結(jié)合。比如對員工風險識別及評估不到位。首先是對員工的道德風險分析不到位,對操作方面的風險,缺乏有效控制。其次是缺乏風險量化評估模型,表現(xiàn)在對各個工作崗位缺乏量化指標,內(nèi)控系統(tǒng)無法進行有效考核。
2.風險控制體系不健全。不少企業(yè)在風險識別、評價、預警和監(jiān)測系統(tǒng)等方面尚未構(gòu)建有效的結(jié)合機制,企業(yè)沒有形成全員的風險管理和內(nèi)控環(huán)境,道德風險隱患大。
3.管理環(huán)境的影響
企業(yè)內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ),內(nèi)部環(huán)境包括企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責分配、內(nèi)部審計、人力資源政策和企業(yè)信息化等因素,上述因素都會影響企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境。
在實施信息化的企業(yè)環(huán)境下,信息成為資源的基礎(chǔ),建立信息化快讀傳遞架構(gòu),可以減少管理層級,使決策層可以直接面對市場,了解顧客的真實需求。
二、基于管理信息系統(tǒng)平臺的內(nèi)控信息化構(gòu)建
內(nèi)部控制信息化是管理信息系統(tǒng)平臺建立的關(guān)鍵,內(nèi)部控制信息化能將事前、事中及事后控制相結(jié)合,結(jié)合企業(yè)需求,基于管理信息系統(tǒng)平臺的內(nèi)部控制信息化的構(gòu)建,在構(gòu)建方式選擇和業(yè)務流程規(guī)劃、管理系統(tǒng)二次開發(fā)方面要做好規(guī)劃。
(一)構(gòu)建方式選擇
實施內(nèi)部控制信息化,可以在企業(yè)現(xiàn)有的信息化平臺增加內(nèi)部控制模塊和開發(fā)新的內(nèi)部控制信息系統(tǒng),使內(nèi)部控制信息化的要求得到滿足。按照內(nèi)部控制信息化的要求,利用企業(yè)現(xiàn)有的信息化平臺增加內(nèi)部控制模塊進行二次開發(fā),使企業(yè)原有的管理系統(tǒng)平臺結(jié)合內(nèi)控信息化,使其具備內(nèi)控控制功能,使企業(yè)實現(xiàn)投入小,見效快。
(二)業(yè)務流程規(guī)劃
在實施內(nèi)部控制信息化的過程,企業(yè)要優(yōu)化業(yè)務流程,分析當前業(yè)務流程是否存在內(nèi)部控制,如何將內(nèi)部控制嵌入業(yè)務流程而又不影響業(yè)務流程的開展;通過信息系統(tǒng)中的各種應用程序模塊來支持控制的實施,將控制機制嵌入到業(yè)務流程平臺,使信息處理與業(yè)務集成,實現(xiàn)控制活動。
如銷售業(yè)務,將風險控制嵌入業(yè)務流程,應做到以下控制:
1.不相容職務相分離。企業(yè)銷售相關(guān)的不相容崗位設(shè)置:購貨商的信用估計與審批;銷售與審批;銷售合同協(xié)議的擬訂與審核等。
2.銷售與出庫環(huán)節(jié)。建立采購商的信用評價制度,設(shè)置銷售價格以及折扣審批制度;對出庫的商品作好記錄,做到管錢不管賬,管賬不管錢。
3.收款與對賬環(huán)節(jié)。財務部門應與銷售部門共同制定要賒銷制度,結(jié)合對應收賬款進行壞賬損失分析,加強賒購的信用條件監(jiān)督與審批。
(三)建立利用系統(tǒng)進行持續(xù)性監(jiān)督的機制
利用信息系統(tǒng)進行持續(xù)性的監(jiān)督室實現(xiàn)有效、高效內(nèi)部監(jiān)督的重要方式,具體程序包括:利用誤差管理、監(jiān)督應用程序變更、評價系統(tǒng)狀況、評價過程完整性等程序。前兩項程序主要是對系統(tǒng)日常操作的直接監(jiān)控;后兩項程序主要有內(nèi)部控制部門專門開發(fā)檢查程序進行監(jiān)督,具體方法是通過對關(guān)鍵點對應的業(yè)務流程、管理權(quán)限、不相容職責和參數(shù)予以標準化,建立信息系統(tǒng)標準程序,針對程序開發(fā)檢查工具,通過定期運行檢查程序,對比與標準程序的差異,逐步建立持續(xù)性監(jiān)督的機制。
三、強化管理環(huán)境建設(shè)
(一)企業(yè)文化對企業(yè)控制的影響
企業(yè)文化是企業(yè)通過生產(chǎn)經(jīng)營活動逐步沉淀而形成的企業(yè)員工的精神狀態(tài)和行為規(guī)則[2]。擁有誠信經(jīng)營、奮發(fā)向上,團結(jié)友愛的企業(yè)文化理念的企業(yè),員工接受并服從內(nèi)部控制制度的約束力和自覺性就會強一些,有利于企業(yè)內(nèi)控制度的建立和健全。管理層對內(nèi)控認識的高低,決定內(nèi)控執(zhí)行質(zhì)量的高低;員工素質(zhì)如果不高,難以積極履行各自的崗位職責,從而使內(nèi)控制度的完善和健全得不到有效保障。企業(yè)應重視企業(yè)文化的建設(shè),營造出有利于企業(yè)管理層和員工工作的環(huán)境,內(nèi)控信息化才有發(fā)揮的空間。
(二)企業(yè)人力資源建設(shè)對內(nèi)控的影響
1.績效考核和獎罰政策。制定科學合理的員工績效考核機制和公平公正的獎罰措施,調(diào)動全體員工的工作積極性,激發(fā)員工的工作創(chuàng)造性,從而達到加強員工自覺執(zhí)行內(nèi)部控制的目標。
2.人才的應用與培養(yǎng)。企業(yè)科學建立崗位設(shè)置體系,根據(jù)員工的優(yōu)點和特點進行定崗,使每一位員工有平臺發(fā)揮其特長,揚長避短,才能發(fā)揮整體的人才效益,全面提升員工的職業(yè)判斷能力,加強員工職業(yè)道德修養(yǎng)教育。建立人才培養(yǎng)機制,保持企業(yè)人才活力,實現(xiàn)企業(yè)待遇和感情留住人才[3]。
基于管理信息系統(tǒng)平臺的內(nèi)部控制信息化平臺的構(gòu)建,使企業(yè)內(nèi)部控制信息化實現(xiàn)事前、事中和事后控制與其結(jié)合,是企業(yè)實施內(nèi)部控制信息化的有效途徑。企業(yè)在實施過程中,應定期或不定期地對內(nèi)部控制信息系統(tǒng)本身進行風險評估,使內(nèi)部控制信息系統(tǒng)安全、高效,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標。
參考文獻:
[1]畢會靜淺議如何實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制信息化.時代報告,2011(8).
[2]范瑞.企業(yè)內(nèi)部控制信息化實現(xiàn)的途徑探析.財務與會計,2011(4).
[3]鄭偉.企業(yè)內(nèi)控制度信息化構(gòu)建.現(xiàn)代商業(yè),2010(10).
作者簡介:賴金明(1979-),漢族,廣東人,碩士研究生,講師,研究方向:財會審計、職業(yè)教育。