吳迪

[摘要]院系資料室，顧名思義，是高校院系用來儲存各種資料的場所。現(xiàn)階段，隨著素質(zhì)教育的大力推廣，我國各地各大院校對教學(xué)方法的改革也如火如荼地開展起來，相應(yīng)的，傳統(tǒng)的院系資料室管理模式的弊端也日益明顯漸而無法適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)模式，對高校院系資料室管理模式進行改革勢在必行。

[關(guān)鍵詞]高校院系 資料室管理 模式創(chuàng)新

[中圖分類號]G258.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）16-0178-02

和圖書館的功能相比，資料室更為高級，它不僅儲藏著高校院校各個專業(yè)的知識，對老師的教學(xué)有一定的推動作用，除此之外，也有利于學(xué)生課后的自主學(xué)習(xí)（輔助功能）。另外，國內(nèi)各大名校的資料室，在我國在各個領(lǐng)域的科學(xué)研究也中發(fā)揮著極其重要的作用。但是縱觀我國各大院校的資料室，由于資金等原因，在應(yīng)用功能等方面出現(xiàn)一系列亟待解決的問題?；诖耍P者在結(jié)合多年的工作經(jīng)驗并通過查閱各種文獻資料的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)階段我國各大院校在資料室管理方面存在的問題進行分析并提出一些解決方案。

一、高校院系資料室建立的必要性

本文從三個方面闡述了高校院系建立資料室的必要性。下面進行簡單分析。

在上文筆者也有提及資料室在對教師的教學(xué)、學(xué)生的自主學(xué)習(xí)乃至我國各個領(lǐng)域的科研都有極其重要的作用。另外，隨著我國經(jīng)濟市場發(fā)展的不斷完善，傳統(tǒng)的教學(xué)方法已不能滿足社會的需要，在這種情況下，院系資料室以它獨特的形式為高校師生提供幫助。

同圖書館一樣，資料室由相應(yīng)的管理人員進行管理。通過多媒體計算機管理人員能及時有效了解教師教學(xué)進度、相關(guān)課程安排的合理與否，并在一定程度上進行調(diào)整。對于一些名校的院系資料室而言，資料室儲存著大量重要的和科研有關(guān)的資料，資料員在對可以了解科研進程的基礎(chǔ)上做好充分的準備工作。

在傳統(tǒng)理念中，對圖書進行購買時，都是老師開會，通過層層上報的形式，最終由院領(lǐng)導(dǎo)決定購買的數(shù)量。這一購買方法不僅浪費了大量的時間，其出錯率也大大升高；資料室的建立，教師可以通過多媒體互聯(lián)網(wǎng)上將自己的意見在資料室的官網(wǎng)上發(fā)表，進而資料室進行統(tǒng)一購買，如此一來，不僅節(jié)約了大量的人力物力，而且節(jié)約了大量的時間。從另一方面上講，提高了教師的工作效率。

眾所周知，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷進步，我國在對于資料室的管理的過程中，一些知名高校（聯(lián)合政策僅僅針對于幾所高校）對于資料室實行“聯(lián)合”政策。所謂的“聯(lián)合”，通俗來講，就是對各個高校進行聯(lián)網(wǎng)。如此一來。在無論是對于教師的教學(xué)還是我國的科研工作，都可以在第一時間搜集最為可靠、及時的信息和情報，在一定程度上，對于科技的發(fā)展也有一定的推動作用。另外，對于不同院校的資料室，由于資料容量的限制，它所發(fā)揮的作用也不盡相同，而資料室容量或多或少不是一蹴而就，而是一個日積月累的過程，換而言之，它所發(fā)揮的作用和資料室建立時間的長短也有一定的關(guān)系。另外，由于資料室所涉及的內(nèi)容大都關(guān)于教師教學(xué)以及我國各個領(lǐng)域的科研，其專業(yè)性比較強，而圖書館所涉及的知識又相對比較廣泛，資料室的作用源于圖書館而高于圖書館，這也是高校建立資料室的必然原因之一。

二、院系資料室的現(xiàn)狀及存在問題

就院系資料室的現(xiàn)狀和存在的問題，本文從其的管理體制、資金投入、管理手段以及管理人員素質(zhì)等主要方面進行分析。

（一）管理體制不健全

院系資料室管理體制不健全是現(xiàn)階段存在的問題之一。由于它在教師教學(xué)以及科研項目的重要作用，對于它的管理也是業(yè)務(wù)和行政上“雙管齊下”，在一定程度上有利于工作的實施；但是從另一角度分析，由于資料室是由學(xué)院和圖書館部門共同管理，有些工作在分配上模棱兩可，相互推讓，進而在管理就出現(xiàn)“管理真空”的現(xiàn)象。例如，在對圖書的購置方面，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和圖書館領(lǐng)導(dǎo)在不進行很好的溝通的情況下進行圖書的購置，就容易出現(xiàn)重復(fù)購買的現(xiàn)象，不僅浪費了大量的人力物力，也浪費了大量的資金；另一方面，由于經(jīng)濟發(fā)展的需要，學(xué)科交叉也愈發(fā)普遍，進而自己院系的教材已不能滿足交叉學(xué)科教學(xué)的需求，需要借助其他院系的資料庫，而各自院系的資料庫又僅僅對本院系開放，進而導(dǎo)致院校資源無法共享，給老師的教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)帶來極大的不便。究其原因，是由于資料室管理體制不健全導(dǎo)致的。

（二）學(xué)校圖書館對資料室資金投入不足

學(xué)校圖書館對資料室投入資金不足是導(dǎo)致資料室發(fā)展緩慢的又一重要因素。由于教學(xué)以及學(xué)生的學(xué)習(xí)需求，高校院級財政部門都會撥款給圖書館用以圖書的購置（包含資料室經(jīng)費），但是大部分經(jīng)費都用于圖書的購置，留給資料室的所剩無幾，對于各種資料的購置有限，無法滿足教學(xué)和科研的要求。再者，由于資金的原因，對于資料室老舊的設(shè)配不能及時更換，圖書放置空間有限等都制約著資料室的發(fā)展。綜上所述，這一系列原因還是由資料室資金不足造成的。

（三）管理人員少且素質(zhì)有待提高

在各大高校，由于資金的匱乏，加之對資料室的重視力度不夠，因而所聘請的資料員就一到兩人，有的高校為節(jié)約資金，就沒有資料員，而是由其他教師或者由學(xué)校的在編人員進行兼職，由此一來，由于資料員工作量大、人員少，資料員很少有閑暇時間進學(xué)習(xí)，資料員在學(xué)校對資料室采取“坐井觀天”式的管理，其管理模式和思維不能和學(xué)校所研究的科學(xué)領(lǐng)域接軌。在上文筆者也有提及各大高校對資源管理工作的重視力度不夠，相應(yīng)的，管理人員就會出現(xiàn)一種怠懈心理，其積極性不能被充分被激發(fā)，對于工作也僅僅是被動接受，而不能進一步挖掘和發(fā)揮資料室的真正功能。

三、加強資料室建設(shè)應(yīng)采取的有效措施

（一）加強院系資料室特色藏書建設(shè)

和我們高中對于文科和理科教學(xué)的內(nèi)容的側(cè)重點不同一樣，高校對于資料室的建立應(yīng)根據(jù)院校重點專業(yè)而定。例如對于以建筑專業(yè)為重點的院校，由于無論是教師還是學(xué)生，對有關(guān)知識的需求量都是巨大的，進而在對資料室資料的購置等方面都要以建筑為重。當(dāng)然，這里所說的以重點專業(yè)為重，僅僅是“側(cè)重”，另外也要加以高校其他專業(yè)資料的輔助，一方便有助于其他專業(yè)的學(xué)習(xí)，另外，學(xué)科間的融合也十分普遍，也有利于重點專業(yè)教師的教學(xué)以及科研的進行。另外，高校院系可以針對不同的專業(yè)，建立不同的資料室，如此一來，不同專業(yè)的教師在進行資料收集時可以節(jié)約大量的時間。針對“總、分”的模式開設(shè)資料室，就必須要有更多的資料員。為了使資料能達到最大化的利用，不同院校應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)共享資料數(shù)據(jù)。這也是建設(shè)特色資料室藏書建設(shè)的主要工程之一。

（二）改變服務(wù)質(zhì)量

針對于資料員而言，應(yīng)該變自身的服務(wù)態(tài)度。由于資料室是圖書館的延伸，因而資料員對于工作的態(tài)度受到圖書管理員的影響，都是被動地接受工作。為更好地建設(shè)資料室，資料員應(yīng)一改傳統(tǒng)的工作模式，變被動為主動，為院系工作人員做好后勤工作。要想做好后勤工作，首先就要從對學(xué)校專業(yè)的側(cè)重點著手，進而了解教師的教學(xué)進度等，因為只有將學(xué)校最為基礎(chǔ)的狀況充分掌握，才能更好地服務(wù)于教師等工作人員。對于資料內(nèi)部而言，資料員應(yīng)對資料放置的布局有一定的了解，進而能使教師等快速找到所需資料。除了以上我們所提到的之外，還有一點值得我們注意：作為一名資料員，應(yīng)做好“橋梁”的作用，和其他院校應(yīng)積極做好交流工作，從而建立資料共享平臺，更好地服務(wù)于高校。

四、不同方面簡析資料員的職能

（一）導(dǎo)讀職能

眾所周知，在資料室的眾多資料中，找到所需文獻并非易事，在這時，資料員就應(yīng)充分發(fā)揮導(dǎo)讀功能。在充分了解閱讀規(guī)律、閱讀類型的基礎(chǔ)上引導(dǎo)讀者應(yīng)用科學(xué)有效的方法進行閱讀。這就需要資料員有極好的洞察力。例如，針對于在資料室盲目尋找資料的讀者，資料員就可根據(jù)讀者描述，給予尋找區(qū)間。再者，資料員還可以引導(dǎo)讀者用目錄等快捷的方法尋找所需資料。

（二）教學(xué)資料管理及咨詢職能

資料員的主要職責(zé)在于教學(xué)資料的管理，對不同的資料分門別類的放置。在此基礎(chǔ)上，資料員還應(yīng)充分做好咨詢職能，能通過讀者的描述，為師生快速提供有效的文獻、資料。

（三）溝通反饋職能

為更好地服務(wù)于廣大的師生，資料員可以在院有關(guān)部門的協(xié)助下建立溝通反饋平臺，借助溝通反饋平臺，積極主動地和教師交流，進而對自身工作有充分而全面的認識，對不足之處加以改進。另外，資料員不能僅僅依賴于平臺被動的接受意見，同時，也應(yīng)做好自我反省工作，不斷地進行自我完善。一方面，不僅可以促進資料員和教師的感情，另外，在交流中，對教師的教學(xué)進度、科研進程也有一定的了解，進而為教師的工作做更進一步的準備工作。

五、硬件及其本身職能上做出改善

除了以上我們所提到的資料員在做好各種職能之外，學(xué)校也應(yīng)增加重視力度，對資料室各種硬件做好完善工作。眾所周知，隨著科技的進步，計算機已廣泛應(yīng)用到教育中。學(xué)?？梢岳没ヂ?lián)網(wǎng)多媒體這一有力工具對資料室進行管理。用互聯(lián)網(wǎng)代替資料員，不僅提高了工作效率，另外，將資料公布互聯(lián)網(wǎng)上，也有利于教師的教學(xué)以及科研工作的進程，通過互聯(lián)網(wǎng)，真正實現(xiàn)資料的網(wǎng)絡(luò)共享。而實現(xiàn)資料室資源共享是以資料室管理模式標準化為基礎(chǔ)的。因為管理模式混亂，它所建立的數(shù)據(jù)庫也是不標準的，不標準的數(shù)據(jù)庫受到互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的排斥，進而進不了高校的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，對教師教學(xué)和科研工作的進展起不到任何的推動作用。綜上所述，要想使資料室發(fā)揮作用，就必須以標準、規(guī)范化的管理模式為保障。對集料室進行規(guī)范化、標準化的管理，包括對書刊，教學(xué)資料分類的標準化、對藏書組織的規(guī)范化等。

（一）書刊、教學(xué)資料分類要標準化、規(guī)范化

和其他藏書比較，資料室所存放的資料都以書刊和教學(xué)資料為主，書刊、教學(xué)資料占用了資料室的大部分空間。面對眾多的書籍，要想在計算機上快速準確地找到所需資料，就必須按照嚴格的制度進行統(tǒng)一管理。為方便高校資料室資料的統(tǒng)一管理，國家有關(guān)部門也出臺相關(guān)的政策，例如《中國圖書館數(shù)分類法》。資料員應(yīng)熟記其法并嚴格按照其執(zhí)行，進而為教師提供準確的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)。

（二）藏書組織要標準化和規(guī)范化

為方便資料的查找，在資料的表面都會有條形碼和貨架號，進而用電腦進行檢索時，讓人一目了然，但是，有的資料員為圖省事，就對資料進行隨意擺放，進而出現(xiàn)“一架兩地”的現(xiàn)象，互聯(lián)網(wǎng)上和實際擺放不在同一個地方。就這一現(xiàn)象，對于資料員而言，要嚴格要求自己，按照相應(yīng)的規(guī)章制度進行擺放，對于學(xué)校而言，應(yīng)加強資料員的素質(zhì)教育。

六、結(jié)束語

綜上所述，高校學(xué)院系資料室已成為高校圖書館發(fā)展的主要趨勢。它建立的好壞與否和高校教學(xué)質(zhì)量和國家科研的進步有著直接關(guān)系。由于受傳統(tǒng)圖書館模式的影響，資料室還側(cè)重于服務(wù)傳統(tǒng)的教學(xué)模式。本文以此為中心，在三個高校院系資料室建立的必要性的基礎(chǔ)上，從不同角度分析了院系資料室的現(xiàn)狀及存在問題，并根據(jù)問題所在提出一些意見。以上便構(gòu)成本文的主要內(nèi)容，以期為讀者、為相關(guān)工作者提供幫助，并起到拋磚引玉的作用。

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責(zé)任編輯：張麗